Afskrift:
Denne video giver dig et overblik over e-mail-indstillinger i OneDesk. For at konfigurere e-mail-indstillinger skal du klikke på administrationsikonet og klikke på e-mail-indstillinger. Her vil du se alle de forskellige konfigurationsmuligheder for din e-mail. De er opdelt i fire faner beskedcenter, udgående, indgående og udseende. Vi gennemgår dem én ad gangen. Meddelelsescentret giver dig et komplet overblik over alle de e-mails, vi sender på dine vegne, og giver dig mulighed for også at administrere dem herfra. Automatiske beskeder sender beskeder automatisk på samtaler, når visse regler opstår. Det er her, du kan håndtere dem. Når en bruger eller kunde ikke har set en besked inden for et minut, videresender vi den automatisk via e-mail til dem. Så de savner det ikke. Denne øverste her er den relæ-e-mail. Så hvis du redigerer det, kan du se, at her er emnelinjen. Og hvad det inkluderer, er oversigten over varen og alle de beskeder, der er på den vare på det tidspunkt. Du kan indsætte yderligere egenskaber. Du kan ændre det her, og hvis du laver fejl, kan du nulstille til standard ved at klikke på dette ikon her.
Længere nede har du en liste over de automatiseringer, som i øjeblikket sender beskeder under visse omstændigheder. Og du kan se, at de alle er aktive. For at forstå hver af disse automatiseringer kan du læse, hvornår den er lagt ud, hvem den er sendt til, og hvad er indholdet af det, der er lagt ud. For eksempel er dette autosvaret. Så når en ny billet oprettes ved hjælp af automation a02, modtager brugere og kunder, der følger varen, kære din forfatter, tak for at indsende din billet. En agent er blevet tildelt dig og så videre. Hvis det ikke ses i realtid inden for et minut, bliver du automatisk videresendt af dette. Hvis du gerne vil ændre logikken, der sender dette, klikker du på automation 02, og du kan ændre logikken om, hvornår den sendes, og indholdet af beskeden.
Automatiserede e-mails ligner hinanden, bortset fra at i stedet for at sende beskeder på en samtale, sender de e-mail direkte. For eksempel giver denne besked til de tildelte, når deres opgave snart skal afleveres. Disse to andre, som du kan se, er intakte og sender i øjeblikket ikke. De bruges af en deaktiveret automatisering. Så hvis du gerne vil bruge det, klikker du på automation a12, og du kan aktivere det. Denne her handler om brud på serviceniveauaftaler, og den er slået fra som standard. System-e-mails er de e-mails, som OneDesk sender kun for det almindelige flow ved at bruge OneDesk. For eksempel, når en ny bruger oprettes, får de en e-mail for at fortælle dem, at deres konto er oprettet. Denne automatisering styrer det. Nu kan du ikke kontrollere reglerne for afsendelse af disse e-mails, men du kan ændre indholdet af dem, og du kan slå dem helt fra. Vi anbefaler kraftigt, at du ikke slår disse fra, medmindre du absolut har brug for det. Disse er til det normale flow og funktion af OneDesk.
Den næste fane er den udgående e-mail. Når OneDesk sender en e-mail på dine vegne, opretter den en post her. Du kan se, hvem der har modtaget den i emnelinjen, da den blev sendt. Og vi har gemt de sidste 72 timers e-mails, vi har sendt på dine vegne. Du kan søge derind, hvis du leder efter en bestemt e-mail. Du kan også se, om e-mailen blev leveret eller ej. For at finde ud af flere detaljer, kan du klikke på se e-mail-detaljer, og her kan du se indholdet af den e-mail, der blev sendt. Og her er begivenhedshistorien i omvendt kronologisk rækkefølge. Det er lige lappet her, og det blev modtaget med succes på dette tidspunkt. Den indkommende e-mail gør det modsatte. Den registrerer alle e-mails, vi fanger på dine vegne, og hvilke handlinger vi har foretaget. Så for eksempel, vi modtog denne e-mail, sæt emnelinjen, hjælp mig venligst med at oprette min konto. Og vi oprettede automatisk en billet. Endnu en gang kan du se på e-mail-detaljerne, og du kan se disse detaljer her om, hvad der skete.
En af de ting, der er værd at nævne i den udgående ting, er, at du kan bruge din egen SMTP-server til udgående e-mail. For at gøre det skal du markere dette felt og udfylde disse indstillinger. For at fuldføre disse indstillinger skal du bede din administrator om disse forskellige indstillinger her. Der er en hjælpevejledning her. Og hvis du ikke skulle glemme at indstille dine fra mailadresser, som kan findes her. Under fanen Udseende kan du ændre udseendet af dine e-mails. I det væsentlige. Du kan ændre overskriften, signaturen, farverne og visningsadresserne. Når mails er sendt.
Derudover kan du til sidst tilføje e-mails til blokeringslisten. Vi anbefaler, at du tilføjer e-mails til denne liste, når disse e-mails repræsenterer ikke-personer. Så hvis du for eksempel har en supportboks, eller du har en e-mailboks, der er i dit flow, som ikke er en person, anbefaler jeg, at du tilføjer dem her. De vil aldrig blive tilføjet som følgere til emnerne, og dette vil forhindre alt for omfattende e-mails, der går ud og modtager en masse e-mails i den boks. Der er en anden ting, du skal vide for at konfigurere din e-mail, og det er den automatiske videresendelse af e-mail, som du skal konfigurere. For at gå til din billetansøgning. Du kan se eller dine billetindstillinger, du kan se, at du har en oprettelses-e-mailadresse på min konto, som hedder acne04. Min e-mail til oprettelse af billetter er tickets@acne04.onedesk.com. Din vil blive formateret på samme måde med en anden partikel her for at repræsentere din organisation. Det, du vil gøre, er at tage denne e-mailadresse og automatisk videresende den fra din supportboks. Så hvis dit domænenavn er acne04.com, og din support-e-mailadresse er support@acme04.com. Det, du vil gøre, er automatisk at videresende support@acne04.com til tickets@acne04.onedesk.com. Du har e-mail-registreringsadresser for hver enkelt af de varetyper, du aktiverer, uanset om det er billetter, opgaver osv.
Det er vigtigt, at du forstår forskellen mellem automatisk frem og manuel frem, når du opsætter denne automatisk frem. Når du manuelt videresender, vil OneDesk fange det og oprette en billet ud af det, men det behandler dig den person, der foretog videresendelsen, som anmoderen. Når du konfigurerer en automatisk videresendelse, sender den bare automatisk den e-mail igennem. Og hvornår det i virkeligheden vil fange den oprindelige afsender som rekvirenten, hvilket er det, du ønsker det meste af tiden. Så der går du. Det er e-mail-indstillinger i OneDesk. Hvis du har spørgsmål, så tøv ikke med at klikke på dette ikon her og chatte med os. Tak.