Afskrift:
OneDesk er en enkelt applikation, der kombinerer projektledelse og helpdesk, så du kan betjene dine kunder og arbejde på dine projekter, alt sammen ét sted. OneDesk giver din it-afdeling mulighed for automatisk at fange billetter fra slutbrugere og give ordentlig assistance til dine slutbrugere. OneDesk giver dig også mulighed for at konvertere disse billetter til opgaver, som derefter kan tildeles teammedlemmer og planlægges inden for projekter. I dette panel kan du oprette projekter og porteføljer. Dine porteføljer vil fungere som containere for dine projekter. Hvordan du planlægger at bruge denne funktion er ved at klassificere dine porteføljer sådan. Du kan have én portefølje kaldet opdateringer, og så vil alle de projekter, der er relateret til opdateringerne, blive placeret her. Dette giver dig mulighed for at kortlægge de projekter, der er relateret til deres respektive portefølje. Du kan derefter se, hvordan projekterne skrider frem i den specifikke portefølje, samt hvordan en kundes portefølje klarer sig. Og dine projekter vil fungere som containere til dine billetter og opgaver. En billet i OneDesk kan genereres ved automatisk videresendelse. Din nuværende support-e-mail til den e-mailadresse, der findes her under administrationsindstillingerne.
Når slutbrugere derefter sender en e-mail til din support, e-mail, vil OneDesk fange den e-mail og generere en billet. Emnet for denne e-mail bliver emnet for billetten, vedhæftede filer vil blive fanget, og e-mailens brødtekst bliver til detaljerne for billetten. Da OneDesk automatisk opretter nye slutbrugerregistreringer og nye kundeorganisationer fra indgående e-mails. Alt du skal gøre er at konfigurere e-mail-automatikken for at begynde at fange nye billetter, slutbrugere og kundeorganisationer. Alternativt kan dit it-firma indsamle billetter ved hjælp af kundeportalfunktionen, som OneDesk tilbyder. Denne portal er for dine slutbrugere til at indsende billetter til dig, kommunikere med agenter og gennemgå fremskridtene på deres billetter. Du kan aktivere filtreringsmuligheder for dine slutbrugere, så de kan se på billetterne i specifikke projekter. Slutbrugere kan også modtage notifikationer via e-mail. Så her vil du være i stand til at ændre de egenskaber, der vil blive vist på denne portal.
Du kan oprette tilpassede webformularer, som slutbrugere kan udfylde, for at indsende billetter. Formularer kan være et skridt op i forhold til processen, fordi du med formularer kan kræve en korrekt udfyldt billet med alle de oplysninger, du har brug for. Du kan også lave sofistikerede brugerdefinerede arbejdsgange, der starter med disse formularer. Standard webformularen ser sådan ud. For at tilpasse denne webformular kan du gå tilbage til dine administrationsindstillinger og klikke under webformularer. Du vil være i stand til at stille visse felter påkrævet, ændre navnene på bestemte. For eksempel vil vi gerne omdøbe titlen på denne formular.
Og du kan også tilføje yderligere felter, herunder brugerdefinerede felter. Så vi har oprettet et til operativsystem, og vi kan gøre dette felt påkrævet. Nu kan vi opdatere formularen, og sådan vil formularen se ud. Du vil bemærke, hvordan nogle af disse felter har en stjerne ved siden af, hvilket betyder, at de skal udfyldes for at kunne indsende denne billet. Når denne billet nu er indsendt, vil den generere en billet. Og sådan kommer billetten til at se ud. Du kan se detaljerne, der blev udfyldt, på webformularen. Det er tilpasningen af det brugerdefinerede felt, titlen osv. Herfra vil du være i stand til at klikke på tildel for at tildele denne billet til andre brugere eller teams. I øjeblikket er det i øjeblikket tildelt Fatima, men du ville være i stand til at tildele det til flere individuelle brugere. I OneDesk kan denne tildelingsproces også automatiseres.
OneDesk kan automatisere din arbejdsgang for at gøre livet lettere og øge din produktivitet. Dette kan involvere automatiske tildelinger, automatisk routing af elementer til projekter, automatiske svar til slutbrugere, tilpassede meddelelser og meget mere. Mange it-afdelinger bruger OneDesks flowautomatisering til at opsætte autoopgaver for at maksimere effektiviteten. Måden de gør dette på er ved at navigere til vores administrationsindstillinger og klikke på billetfanen. Så du går til administration og klikker på billet. Du kan scrolle ned til bunden og derefter oprette en workflow-automatisering her. Sig, at du gerne vil have, at dine billetter skal tildeles ved round robin, som du kan gøre, når en hvilken som helst type billet er oprettet, så er den handling, vi foretager, at tildele ved round robin. Derefter vælger du alle de brugere, som du gerne vil have, at disse billetter skal cirkulere igennem. Og det betyder, at opgaverne blev roteret med hver ny billetindsendelse, så arbejdet er jævnt fordelt mellem dit it-team. Dette er kun én metode til automatisk tildeling.
En anden automatisering, der hjælper med at maksimere effektiviteten, kan findes ved at navigere til kundefanen og vælge kundeorganisationen. Så kundefanen findes her og klik på kundeorganisationen. Her vil du være i stand til at tilføje domæner til kundeorganisationen, så hver gang en billet kommer ind med det pågældende domæne, kan den blive rutet i overensstemmelse hermed. Sådan kan du konfigurere det. Du kan klikke på domænet, tilføje yderligere domæne, og derefter kan du tilføje en routinghandling. Vi har allerede en på plads til denne. Det betyder, at hver gang 123-virksomheden sender en billet ind, vil den ændre projektet til det specifikke projekt, som jeg har fået det til at gå til. Du kan vælge dette og ændre det til et andet projekt, og så vil det ske sådan her. Når du er færdig, klikker du på Gem. Hvis din slutbruger gerne vil følge op på deres billetter, kan de svare via e-mail eller bruge kundeportalen til at oprette en samtale med en agent og stille deres spørgsmål. Det vil generere en samtale her.
Denne besked vises også i messenger-appen, der findes her for at sikre, at ingen besked går glip af. Når en slutbruger bruger kundeportalen til at sende en besked på en eksisterende billet, kan de gøre det lige her. Dine agenter kan nu svare på denne eksisterende tråd af svar for at kommunikere med slutbrugeren, eller de kan vælge at oprette en ny samtale internt for at kommunikere med andre medlemmer fra dit it-team. Denne samtale vil blive skjult for slutbrugeren, da den er defineret som en intern besked. Dette er nyttigt, når en agent kan støde på et problem og forsøge at løse denne billet og har brug for yderligere hjælp fra deres teammedlemmer, de kan tagge nogen eller henvise til et separat element i deres besked ved at bruge @-tasten eller #-tasten til reference en genstand. Billetter er normalt til øjeblikkelig handling, men hvis en billet kræver yderligere planlægning og arbejde, kan du konvertere den til en opgave. Opgavefunktionen vil give dig mange projektstyringsfunktioner. Måden du kan konvertere din billet til en opgave på er ved at klikke på ikonet her og klikke på opgave. Du har nu flyttet dette element til opgaveapplikationen, som findes her.
Sådan vil opgaven se ud inde i projektstrukturen, adskilt af forskellige mapper, projekter og porteføljer. Du kan have forskellige visningsmuligheder, som du kan bruge, såsom Gantt-visningen, som viser dig din tidsplan for dine tests baseret på deres planplan kontra deres faktiske tidsplan, statustavlen, som viser dig forskellige kolonner relateret til deres livscyklus statusser, som du kan trække og slippe dine varer ind i, kalenderen, som viser dig din plan kontra din faktiske tidsplan på månedsbasis og dashboardvisningen, som viser dig forskellige diagrammer relateret til timer, udført af medarbejdere, og hvordan billetter skrider frem . På OneDesk kan du oprette alle de visninger, du har brug for, for at hjælpe dig med at administrere dine billetter og opgaver. Du kan oprette brugerdefinerede visninger med yderligere filtre her.
Sådan kan du gå videre og oprette en ny brugerdefineret visning. For eksempel er en af de brugerdefinerede visninger, som du kan oprette, at gruppere dine åbne billetter efter oprettelsesdato og tilføje en prioritet for at bortfiltrere det, der ikke kræver så meget opmærksomhed. Så vi vil gerne se på alt med en prioritet mere end tre stjerner. Og nu vil vi kun se på dette specifikke element, der matcher vores filter. Når nogen på dit team har arbejdet på en opgave, logges arbejdet ved at oprette en timeseddel eller køre en opgavetimer. Når du indsender en timeseddel, udfylder du, hvor meget arbejde der blev udført. Hvad er den aktuelle status for denne vare. Om det arbejde, du udførte, var fakturerbart eller ej, osv. Dette giver dig mulighed for at se, hvor dine brugere bruger deres tid, da du derefter kan køre rapporter på disse indsendte timesedler.
Hvis du gerne vil køre en rapport på dine timesedler, kan du gå til timesedlen, applikationen og eksportere denne visning. Du kan gøre det ved at klikke på værktøjer og klikke på eksporter denne visning. Du vil være i stand til at tilføje eller deaktivere bestemte kolonner fra gitteret, hvis du gerne vil have dem i din tilpassede visning. Når du har gjort dette, og du føler, at du har alle kolonnerne klar, kan du klikke på værktøjer og klikke på eksport. Når du har gjort dette, vil du være i stand til at gemme denne visning, hvis du ønsker, at den skal gentages i fremtiden. For en mere sofistikeret rapport, brug guiden, der findes under tilføj og klik på rapport. Dette giver dig mulighed for at planlægge rapporter, køre og automatisk sende dem til folk via e-mail. Du undrer dig måske over, hvordan slutbrugere kan holde sig opdateret. Som standard e-mail-notifikationer, gå ud til slutbrugere for hver status, ændring eller besked, du sender.
Slutbrugere kan søge efter opdateringer i deres kundeportal, og yderligere notifikationer med workflowautomatiseringer kan også etableres. Yderligere funktioner, som OneDesk tilbyder, er, at du kan oprette en vidensbaseportal for at finde svar på ofte stillede spørgsmål. Og vi leverer også en live chat til live support med en agent. OneDesk inkluderer endda en mobilapp til dit team, så du kan holde styr på arbejde og besvare billetter, når du er udenfor stedet, hjemme eller væk fra dit skrivebord. Derudover kan du finde integrationer med andre tjenester ved at klikke på fanen integrationer. Og her har vi forskellige applikationer, som du kan integrere med. For eksempel, til regnskab, vil du måske bruge FreshBooks eller QuickBooks. Vi tilbyder også single sign-on for brugere og kunder. OneDesk har alt, hvad din it-virksomhed har brug for for at fange, automatisere og administrere billetter samt spore den tid, der bruges på hver klient. Desuden kan du med indbygget projektstyring spore kundeprojekter og yderligere fakturerbart arbejde ved hjælp af de samme værktøjer. OneDesk tilbyder også flere muligheder for at øge den værdi, du tilføjer til dine kunder, ved at tilbyde en kundeportal, vidensbase og live chat-tjenester. Alle disse ekstra funktioner er samlet uden ekstra gebyrer eller tilføjelser, prøv OneDesk, og hvis du har spørgsmål, er vi her for at hjælpe dig i gang.