I dagens hurtige forretningsverden er det afgørende at finde det rigtige værktøj til at strømline din organisations processer. Uanset om du er en erfaren projektleder eller en nysgerrig iværksætter, har vi dig dækket. I denne blog vil vi udforske 12 must-have-funktioner at kigge efter i en PSA-software. Fra administration af serviceanmodninger til fakturering og kapacitetsplanlægning, vil vi guide dig til at træffe informerede beslutninger. Læs videre, mens vi gennemgår nogle topfunktioner, der kan revolutionere dit arbejde og øge dit teams produktivitet. Lad os dykke ind!
Hvad er PSA-software?
Først og fremmest, lad os tage fat på spørgsmålet: Hvad er en PSA-software? En PSA-software , eller Professional Services Automation-software, er et værktøj designet til at strømline de processer, der er involveret i at levere professionelle tjenester. PSA-software tilbyder en centraliseret platform, der sætter virksomheder i stand til at administrere deres projekter, ressourcer og økonomi. PSA-software kan passe til behovene hos en række professionelle servicetyper fra konsulentfirmaer, it-tjenester, marketingbureauer, juridisk praksis, arkitektfirmaer, ingeniørvirksomheder og meget mere.
Hvad er de must-have funktioner i en PSA-software?
1. Spor klientinteraktioner
Evnen til at spore klientinteraktioner er afgørende for en PSA-software, da det gør det muligt for virksomheder effektivt at administrere og optimere klientforhold. Softwaren skal give en komplet historik over interaktioner, herunder billetter indsendt af klienten, en historik over samtaler og alle klientprojekter, fakturaer og tidslogger. En PSA-software holder al denne kommunikation på ét sted og gør det nemt at finde og få adgang til opdateret information og sikre problemfri kommunikation.
2. Automatisering til salg og support
Som navnet PSA antyder, er automatisering en vigtig funktion i en PSA-software. Overordnet set kan begrebet automatisering omfatte mange forskellige funktioner fra rapportering med et enkelt klik eller fakturering til tilpassede arbejdsgangsregler. Automatiseringer reducerer gentagne og tidskrævende opgaver fra dataindtastning til rutinehandlinger, så dit team kan fokusere på vigtigere ting.
3. Administration af servicebillet
Billetter er anmodninger fra dine kunder. Billetter kan være til en ny tjeneste, et supportproblem eller en ny projektforespørgsel. Brug af et billetstyringssystem strømliner processen med oprettelse og løsning. Et billetstyringssystem centraliserer dine anmodninger og giver værktøjer til at hjælpe med en bedre organisation. Servicebilletter giver mulighed for at oprette, spore og prioritere baseret på presserende og vigtighed, hvilket sikrer rettidig løsning og kundetilfredshed. Et billetsystems kollaborative karakter muliggør effektiv kommunikation mellem teammedlemmer og giver mulighed for at tildele billetter til de bedst egnede ressourcer, problemfrit dele information og yde førsteklasses support.
4. Tidsregistrering
De fleste professionelle tjenester er afhængige af at udføre tjenester for en række forskellige kunder og opkræver baseret på fakturerbare timer. Af denne grund spiller tidsregistrering en afgørende rolle i at optimere produktiviteten, forbedre projektstyringen og lette nøjagtig fakturering. Det giver også værdifulde data til at estimere fremtidige projekter og forbedre projektplanlægningen. Desuden muliggør tidsregistrering præcis og effektiv fakturering, hvilket sikrer, at kunderne bliver debiteret nøjagtigt for de leverede tjenester. I PSA-værktøjer som OneDesk fungerer tidsregistreringsfunktioner synkroniseret med faktureringsfunktioner.
5. Projektplanlægning
Se efter en PSA, der giver dig mulighed for at oprette detaljerede projektplaner, herunder:
- Opdeling af projekter i mindre opgaver og delopgaver.
- Estimering af sværhedsgrad og tid til at fuldføre hver opgave.
- Uddelegere opgaver til den rigtige person og evaluere teamets kapacitet.
- Overvågning af fremskridt og flytning af ressourcer i realtid.
6. Fakturering og fakturering
Faktureringsprocessen kan i sig selv være tidskrævende. Processen kan omfatte: indsamling af den fakturerbare tid, beregning af faktura, afsendelse af faktura, modtagelse af betalingen og arbejde med dit regnskabssoftware. En PSA-software kan skære ned på den tid, der er involveret i denne proces og reducere risikoen for fejl. Se efter et PSA-værktøj med integreret tidsregistrering og fakturering. Denne funktion giver dig mulighed for at oprette fakturaer fra fakturerbar tid . PSA vil beregne og generere fakturaen på få sekunder baseret på de satser, du vælger. Du kan derefter sende fakturaen til dine kunder direkte fra PSA-softwaren.
7. Budgetstyring
Brug af regneark og flere brudte værktøjer involverer indtastning og genindtastning af tal, hvilket øger risikoen for fejl. Budgetstyringsfunktioner giver fagfolk mulighed for at sætte økonomiske mål, estimere omkostninger og allokere ressourcer i overensstemmelse hermed. Desuden er der let at sammenligne faktiske udgifter med planlagte budgetter, hvilket letter proaktiv beslutningstagning. Din PSA-software skal hjælpe dig med at levere projekter til tiden og inden for budgettet, hvilket i sidste ende fører til forbedret rentabilitet og kundetilfredshed.
8. Rapporter og analyser
Se efter evnen til at oprette rapporter til kunder, interessenter og ledere. Rapporter kan være for den aktuelle status for opgaver eller projekter, logs over medarbejders tid, en ugentlig rapport over uløste problemer og meget mere. En must-have-funktion til din PSA-software er evnen til ikke kun at oprette tilpassede rapporter, men automatisere disse rapporter. I OneDesk kan du for eksempel konfigurere dine rapporter og planlægge, at de skal sendes via e-mail til kunder, ledere eller kolleger. Du kan bestemme præcis, hvornår rapporten sendes. Planlæg f.eks. en ugentlig rapport om timelogs, hvilket gør det nemt at holde styr på medarbejdernes arbejde.
9. Kundeportal
En klientportal er klientsiden af din PSA-software. Kundeportalen kan omfatte en måde, hvorpå kunder kan indsende nye serviceanmodninger og overvåge fremskridt i eksisterende projekter. Du kan også kigge efter en PSA-software, der giver andre værktøjer til klienter, såsom live chat-funktioner eller en hjælpecenterapplikation.
10. Ressourcestyring
Ressourcestyringsfunktioner kan omfatte kapacitetsplanlægning, budgetstyring og tidsstyring. Typisk bør du lede efter funktioner, der gør, at du kan udnytte dit teams tid så optimalt som muligt. En arbejdsbelastningsvisning er for eksempel et værktøj, der giver dig mulighed for at se hvert teammedlems tilgængelighed inden for en given periode. Så når du tildeler en opgave, kan du bestemme, hvem du vil tildele den til, samt hvornår den skal planlægges.
11. Regnskabsintegration
En must-have funktion er integreret fakturering med en ekstern regnskabssoftware som QuickBooks Online. En integration gør det muligt for din PSA-software og dit regnskabssoftware at linke sammen og sende information fra den ene til den anden med en lille indsats fra din side. Denne funktion reducerer behovet for manuel dataindtastning. For eksempel giver OneDesk og QuickBooks Online integrationen dig mulighed for at kopiere fakturaer eller sende fakturaer direkte fra regnskabssoftwaren uden at forlade dit PSA. Dit regnskabsteam vil takke dig!
12. Mobil adgang
I dagens verden af smartphones og fjernarbejde er muligheden for at få adgang til serviceanmodninger og projektopgaver på farten et must-have for PSA-software. Nogle af de funktioner, du skal kigge efter i mobilversionen af din PSA er:
- Mobil tidsregistrering.
- Billet- eller opgaveoprettelse.
- Kommunikation med holdkammerater eller kunder.
- Log status eller status for billetter eller opgaver.