Planlægning er et centralt aspekt af projektledelse. Effektiv projektstyringsplanlægning omfatter mere end blot at angive projektets forfaldsdato. I stedet for, for effektiv planlægning, bør en projektleder sørge for at definere opgaven og projektaktiviteterne, estimere indsats og varighed, bestemme afhængigheder og overvåge alt i realtid. OneDesk tilbyder mange muligheder og nyttige værktøjer til at planlægge og overvåge fremskridtene for dine opgaver og projekter. Denne artikel vil dække, hvordan man planlægger, planlægger, estimerer indsats og skaber afhængigheder i OneDesk.
En oversigt over opgave- og projektplanlægningsfunktioner:
- Indstil planlagte tidsplaner for opgaver og projekter fra deres detaljepaneler, fra Gantt-diagrammet eller fra kalenderen. Du kan planlægge opgaver for en bestemt dag eller på tværs af flere dage og til at starte og slutte på et bestemt tidspunkt.
- Estimer indsatsen for opgaver baseret på dage, timer og/eller minutter.
- Estimer indsats for opgaver og projekter ved hjælp af et agilt pointsystem.
- Opret “planlægningslinks” mellem opgaver inden for det samme projekt, som forbinder deres start- eller sluttidspunkter. Disse er nemme at visualisere (og oprette) på Gantt-diagrammet, men kan også oprettes på andre måder.
- Aktiver begrænsninger for tidsplanen for opgaver (dvs. en opgave skal starte på en bestemt dato).
- Overvåg det planlagte kontra det faktiske arbejde, der udføres på opgaver og projekter.
Planlægning af opgaver og projekter
Planlæg en opgave på detaljepanelet
For det første kan du planlægge en opgave (eller et projekt) direkte fra detaljepanelet . Detaljepanelet er, hvor dit team arbejder på opgaver, herunder at se en opgavebeskrivelse, logge tid og kommunikere med holdkammerater.
Følg disse trin:
- Fra detaljepanelet skal du klikke på datoerne ud for “Planlagt tidsplan”.
2. Indtast den planlagte indsats (hvor meget tid forventer du, at opgaven tager).
3. Indstil de planlagte datoer ved at klikke på feltet planlagte datoer. Klik på en dag for at indstille opgaven til en bestemt dag. Klik og træk for at angive en opgave for flere dage.
4. Angiv start- og sluttidspunkt. Klik på timerne ud for starttidspunkt. Klik en time på uret, og dette vil bringe dig automatisk til at indstille minutterne. Alternativt kan du rulle gennem timerne ved hjælp af dit musehjul og derefter klikke uden for uret. Denne handling bringer dig ikke automatisk ind i minutvalget.
Du kan vælge minutterne uafhængigt. Ligesom timevalget kan du klikke direkte på minutterne for at vælge minutterne, og dette lukker automatisk vinduet. Eller du kan rulle gennem minutterne med dit musehjul og derefter klikke uden for uret for at gemme dit valg.
- Følg de samme trin som #4 for at indstille dine sluttider.
Planlæg en opgave i kalenderen
Kalenderen har daglig, ugentlig og månedlig visning. Vælg dit visningsniveau øverst til venstre i kalenderen. Ligesom andre visninger i OneDesk kan din kalender have brugerdefinerede visninger . Tjek de relaterede artikler for mere detaljerede forklaringer om brugerdefinerede visninger. Sammenfattende er du i stand til at filtrere, hvilke opgaver der skal vises i kalenderen. For eksempel kan du filtrere for kun at se opgaver, der er tildelt et specifikt team. Du kan have flere brugerdefinerede visninger, hver med forskellige indstillinger, og derefter gemme dine visninger og skifte mellem dem. Du kan også vælge at se enten de planlagte eller faktiske tidsplaner eller både de planlagte og faktiske tidsplaner sammen i kalenderen.
For at oprette en brugerdefineret visning af kalenderen skal du vælge ikonet ud for ‘Mine visninger’
Kalenderfunktioner pr. visningsniveau:
På alle visningsniveauer (dag, uge, måned) kan du:
- Klik på opgaven for at få vist muligheder: se detaljer, rediger eller slet opgaven.
- Dobbeltklik for at åbne detaljepanelet.
- Dobbeltklik for at oprette en ny opgave, eller klik og træk for at oprette en ny opgave med en tidsplan.
I dagsvisning:
- Træk i bunden af opgaven for at øge eller mindske varigheden (sluttimer og minutter) af opgaven.
- Klik og træk opgaven for at ændre dens starttidspunkt.
I ugevisning:
- Klik og træk i bunden af opgaven for at øge eller mindske varigheden (sluttimer og minutter) af opgaven.
- Klik og træk opgaven op eller ned for at ændre dens starttidspunkt.
- Klik og træk opgaven til venstre eller højre for at ændre dens planlagte dag.
I månedsvisning:
- Træk og slip opgaven i løbet af måneden, mens varigheden bevares.
Planlæg en opgave på Gantt-diagrammet
Gantt-diagrammet kan skaleres til: minut, time, dag, uge, måned, kvartal og år. For at skalere skal du vælge skaleringsindstillingen i øverste venstre side af Gantt-diagrammet eller holde Ctrl nede og rulle med dit musehjul.
Ligesom andre visninger i OneDesk kan du filtrere eller gruppere din Gantt-visning med tilpassede visninger. Gruppér for eksempel efter team eller filtrer visningen til et specifikt projekt.
- Træk opgaver vandret langs Gantt for at indstille startdatoer.
- Træk starten eller slutningen af opgaven for at øge opgavens varighed.
På Gantt repræsenterer de blå søjler den planlagte tidsplan. De grønne bjælker repræsenterer den faktiske fremdrift af opgaven. Denne funktion giver dit team mulighed for dynamisk at overvåge fremskridtene af opgaver og projekter i forhold til dine planer. Du vil også bemærke, at når du planlægger opgaver, bliver bjælkerne i dine projekter og mapper mørkere blå, hvilket repræsenterer flere opgaver, der er planlagt på samme tid.
Planlæg links på Gantt-diagrammet
Du kan sammenkæde opgaver via finish-to-start, start-to-start og finish-to-finish links. OneDesk vil bruge disse links til at planlægge dine opgaver i det kortest mulige projekt.
Du kan oprette disse links ved at trække og slippe fra (og til) de cirkler, der vises, når du svæver eller vælger proceslinjerne. Du kan fjerne begrænsningerne på Gantt’en ved at klikke på begrænsningslåsikonet eller linkingspilen.
Planlæg finish til start i træ- eller fladvisning
Da afslut-til-start-linket er det mest almindelige valg, er der en menuindstilling i trævisningen, som lader dig sammenkæde en streng af disse med én handling. Du skal blot multivælge de opgaver, du ønsker at linke til, klik på handlingsmenuen og vælg “Planlæg punkter færdig til start”. Du kan også bryde disse links ved at vælge “Fjern Finish to Start link on Items”
Indstilling af datobegrænsninger
Som standard bruger OneDesk den meget løse begrænsning “Start ikke tidligere end” og vælger dagens dato eller projektets startdato. Der er andre former for begrænsninger, du kan vælge:
- Så hurtigt som muligt
- Så sent som muligt
- Skal starte til (forankrer startdatoen til en dato)
- Skal slutte til (forankrer slutdatoen til en dato)
- Start senest (begrænser startdatoen til når som helst før en dato)
- Afslut senest (begrænser slutdatoen til når som helst før en dato)
- Start tidligst (begrænser startdatoen til når som helst efter en dato)
- Afslut ikke tidligere end (begrænser slutdatoen til når som helst efter en dato)
Du kan indstille en datobegrænsning for en opgave i Opgaveplanlagte værdier. For at hente opgaveplanlagte værdier frem, skal du klikke på opgaven for at få vist detaljepanelet og klikke på datoerne ud for “Planlagt tidsplan, som du ville gøre for planlægning fra opgavedetaljepanelet. (Bemærk: fra Værktøjer i det øverste panel skal du vælge “Dock detaljepaneler til højre” for at åbne detaljepanelet uden at forlade Gantt-diagrammet).