OneDesk er fleksibelt og tilpasseligt helpdesk- og projektstyringsværktøj, der giver mulighed for tilpassede felter og livscyklusstatusser. På denne måde kan OneDesk bruges til at passe til mange forskellige teams og arbejdsgange. Den følgende artikel diskuterer en nyttig funktion i OneDesk kaldet ‘validering ved statusændring.’ Denne funktion hjælper dit team med at lave færre fejl, når de arbejder med billetter eller opgaver, ved at bede dem om at udføre handlinger, før de ændrer en livscyklusstatus.
Hvad er validering ved statusændring?
Validering ved statusændring eller “Spørg om at fuldføre” er en indstilling, der kan anvendes på en billets eller opgaves livscyklusstatus. Valideringen ved statusændring anvender en regel på den angivne livscyklusstatus. Reglen vil bede en person om at udføre en handling (eller handlinger), før livscyklusstatus kan ændres. For eksempel kan du indstille en validering, der beder en person om at udfylde en timeseddel, før opgaven sættes til at fuldføre.
Opret en validering ved statusændring
Du kan anvende en validering ved statusændring på en hvilken som helst billet- eller opgavelivscyklusstatus, inklusive dine tilpassede statusser .
Trin 1 : For at oprette en ny validering skal du klikke på Administration → Billetter/opgaver → Administrer statusser .
Trin 2: I pop op-vinduet skal du klikke på ikonet under “Spørg om at fuldføre” ud for den status, du vil oprette en validering for. For eksempel, hvis du ønsker, at dit team skal udfylde et felt, før status er sat til “i gang”, vil du vælge denne status.
Trin 3: Vælg, hvilke felter du vil bede en bruger om at udfylde før statusændringen. Du kan vælge flere felter for prompt, herunder brugerdefinerede felter, du har konfigureret. Nedenfor indstiller jeg for eksempel meddelelserne “Timesedler” og “Fuldførelse” for statussen “Lukket”.
Bruger validering ved statusændring
Når brugeren nu forsøger at ændre livscyklusstatus, vises en prompt, der advarer brugeren og fremhæver de påkrævede felter. For eksempel nedenfor forsøger jeg at ændre min opgave for at fuldføre. Prompten viser en rød advarsel og fremhæver de nødvendige felter, før status kan ændres.
Bemærk : Feltet skal kun udfyldes. Du kan ikke vælge specifikke kriterier, der skal tilføjes i feltet. For eksempel, hvis du vælger “Fuldførelse”, kan en hvilken som helst fuldførelsesprocent bruges til at validere status. Du kan med andre ord ikke kræve, at færdiggørelsen er 100 %.
Denne nuance gælder for felter med standardværdier. For eksempel hvis dit brugerdefinerede felt har en standardværdi, kan status udfyldes uden at en bruger udfylder feltet.
Bemærk : Det er muligt at ændre en status uden at generere en prompt, f.eks. med workflowautomatiseringer. For eksempel automatiseringen: Ændring af enhver opgave til 100 % fuldført –> ændre statustilstand til “Finish vil ændre status, uanset om det validerede felt er udfyldt.