OneDesk for rådgivning og professionelle tjenester

Afskrift:

Konsulentvirksomheder og professionelle servicevirksomheder administrerer flere kunder og arbejder på flere projekter samtidigt. Disse projekter kan være udfordrende på grund af de ændrede budgetter, lanceringsdatoer, leveringstid og kundegodkendelse. Samtidig er der behov for et kontaktstyringssystem til at holde styr på kundehenvendelser. Derfor er det bydende nødvendigt at investere i et robust system, der eliminerer behovet for flere applikationer og målretter mod flere funktioner på én gang.

OneDesk er en kombination af HelpDesk og Project Management i én applikation. Med OneDesk kan du støtte dine kunder og administrere projekter uden at skulle købe, lære, integrere og skifte mellem flere applikationer. OneDesk gør det muligt for dig at yde support døgnet rundt og opbygge stærkere kunderelationer. Med OneDesks projektstyringsfunktioner kan du spore timer, oprette timesedler og eksportere dybdegående rapporter til dine kunder. OneDesk giver dig mulighed for at administrere billetter og opgaver, opretholde en videnbase til at besvare spørgsmål og skabe automatisering for at øge produktiviteten for alle teammedlemmer.

I dette panel kan du oprette projekter og porteføljer. Disse porteføljer fungerer som beholdere til dine projekter. Porteføljer kan navngives i henhold til kundenavnet, kundeorganisationen, projekttypen eller de afdelinger i din virksomhed, der administrerer de tildelte projekter.

Saggio Legal Consultancy imødekommer virksomheders og enkeltpersoners behov i sager om retssager og konfliktløsning samt i erhvervsret. Dette advokatfirma modtager en række kundehenvendelser om inddrivelse af gæld, aktionærkonflikter, konkurs og insolvens med mere. Hver forespørgsel genererer billetter, som derefter organiseres i porteføljer i OneDesk.

For eksempel oprettede vi en portefølje kaldet Serviceforespørgsler. Denne portefølje indeholder flere projekter, som omfatter kontaktanmodninger om inddrivelse af gæld, handelsret, virksomhedsetablering og mere. Portfolioen består af flere flere projekter, der indeholder kundeønsker og planlagte opgaver, som kan ses ved hjælp af applikationen Tickets and Tasks.

Konsulentfirmaer er afhængige af personlige relationer og henvisninger til at opbygge deres kundeliste. Der er flere måder, hvorpå kunder kan kontakte dig for at søge rådgivning. E-mail, hjemmesidekontaktformularer eller live chat er de nemmeste måder for dig at fange alle de nødvendige oplysninger fra dine kunder. OneDesk holder styr på alle klientanmodninger og opretter billetter fra alle kanaler i en enkelt samlet visning. Billetter kræver øjeblikkelig opmærksomhed og kan løses med det samme. I OneDesk kan du oprette billetter på flere måder.

Det nemmeste medie til at have en en-til-en samtale er gennem live chat-applikationen. OneDesks live chat-applikation er en kundevendt applikation, der muliggør samtaler i realtid med dine kunder og hjælper dig med at løse problemer med det samme. Live chat-applikationen kan tilpasses meget: du kan tilpasse chatvinduet med dit logo, virksomhedens farveskema og tilføje en BOT-avatar. Når klienten sender dig beskeder via live chat, kan dine teammedlemmer se dette i deres messenger-applikation, svare og oprette billetter fra samtale. OneDesk forbinder billetten og samtalen, så dit team kan se alle de nødvendige oplysninger fra én platform.

E-mails giver dine kunder mulighed for at udtrykke deres behov uden nogen afbrydelse. Du kan nemt automatisk videresende din support-e-mail til den e-mail, der findes her. OneDesk fanger alle detaljerne i din kundes besked og genererer en billet i billetapplikationen. For eksempel vil emnet, beskrivelsen, vedhæftede filer til e-mailen blive fanget i billetten, hvilket gør det muligt for dine teammedlemmer at svare på anmodningen mere effektivt.

Derudover kan du også oprette kontaktformularer til dine kunder. Du kan klassificere dine kontaktformularer baseret på de almindelige spørgsmål eller tjenester, som din virksomhed tilbyder. For eksempel oprettede Saggio kontaktformularer for hver af de juridiske tjenester, de tilbyder. Når kunden har indsendt kontaktformularen, oprettes billetter i OneDesks billetapplikation.

Kontaktformularer er yderst effektive, da de fanger alle nødvendige oplysninger fra kunderne og kræver, at de besvarer specifikke spørgsmål. Du kan oprette flere kontaktformularer i OneDesk. Disse formularer er knyttet til specifikke billettyper, organiserer og adskiller hinanden. For at generere disse formularer skal du gå til administrationsindstillingerne i OneDesk og derefter rulle ned til Kunde-apps for at vælge webformularer. Vælg en billettype for at oprette webformularen, og indtast alle de egenskaber, der er knyttet til formularen.

Standardkontaktformularen indeholder 3 grundlæggende egenskaber: emne, beskrivelse og vedhæftede filer. Når billetten genereres på dit dashboard, er emnet, beskrivelsen og vedhæftede filer også fanget i billetten.

I OneDesk kan kontaktformularer tilpasses ved at tilføje brugerdefinerede felter. For at oprette brugerdefinerede felter skal du først bestemme, hvilken type information du vil indsamle fra dine kunder. Du kan vælge felter baseret på tekst, antal, dato, pris og valg og derefter passende navngive det tilpassede felt baseret på dit valg. Disse felter kan indstilles efter behov for at fange vigtig information fra dine kunder.

Du kan fx oprette en kontaktformular til kunder, der måtte have spørgsmål om inkasso. De kan navigere til din kundeportal og vælge webformularen med titlen ‘Debt Recovery’. Du kan derefter tilføje standardfelter eller tilpassede felter for at fange de relevante oplysninger, der er nødvendige for at løse billetten. Du kan også konfigurere disse felter til at være påkrævet for at sikre, at alle nødvendige oplysninger registreres.

Når din klient har udfyldt den valgte webformular, genererer du en billet i din billetapplikation i OneDesk.

Billetten giver dig mulighed for at se de detaljer, der blev udfyldt på webformularen. Du kan derefter tildele denne billet til en bestemt person, team eller afdeling. OneDesk giver dig mulighed for at tildele flere teammedlemmer og afdelinger til en billet. Du kan dog eliminere manuelt tildeling af teams ved at automatisere processen.

Dine kunder kan derefter kommunikere med dine teammedlemmer og gennemgå deres billetter fra portalen. Portalen giver dine kunder mulighed for at tjekke deres billetters fremskridt og giver dine kunder mulighed for at diskutere ved at oprette samtaler direkte fra portalen. For at bevare fortroligheden af oplysningerne kan du kræve, at dine kunder logger ind på portalen. Derudover kan du kontrollere, hvad dine kunder kan se, og give rollebaseret adgang til at håndtere fortrolige oplysninger. Du kan også aktivere visningsmuligheder for kunder til at filtrere billetter efter billetanmodningstype, det projekt, det tilhører og mere.

Du ønsker måske at reducere antallet af billetter, du modtager fra dine kunder pr. dag. I nogle tilfælde stiller klienter almindelige spørgsmål, som nemt kan besvares ved at have en videnbase på plads. OneDesks vidensbase fungerer som et informationscenter for dine kunder og giver dem adgang til artikler, videoer og træningsmoduler, du uploader. På den måde kan du og dit team blot videresende linket til videnbaseartiklen til din klient og fokusere på mere produktive opgaver ved hånden.

Hver gang en klient sender dig en e-mailanmodning eller indsender en webformular, fanger OneDesk klientoplysninger og opretter en registrering i kundeapplikationen. Kundeapplikationen opretter et organisationsnavn baseret på klientens domænenavn og arrangerer alle klienter i den pågældende organisation. Du kan også manuelt tilføje dine kunder og kundeorganisationer[show them] . Derudover kan du oprette filtre for at lokalisere dine højprioriterede kunder, nye kunder og mere.

Workflow Automations er regler, der giver dig mulighed for at automatisere handlinger i OneDesk. Disse automatiseringer indeholder 3 elementer: filtre, triggere og handlinger. De blå tags repræsenterer din billettype og fungerer som filtre, den orange tag repræsenterer triggerhændelsen, mens den grønne tag repræsenterer handlinger, som OneDesk vil foretage, når denne triggerhændelse opstår på disse elementer. Når reglerne er sat, genererer OneDesk et navn til din automatisering. Ellers har du mulighed for at omdøbe automatiseringen.

OneDesk kan automatisere din arbejdsgang og eliminere enhver manuel indgriben for at rute billetter til det relevante team eller projekt. Med OneDesks Workflow Automations kan du dirigere emner til teams og projekter, autosvar til klienter, tilføje tilpassede meddelelser og meget mere. For at oprette dine automatiseringer, navigerer du til dine administrationsindstillinger og klikker derefter på billetfanen og scroller derefter ned til Workflow Automations.

Du kan oprette nye workflowautomatiseringer eller redigere en eksisterende. For eksempel, hvis en potentiel klient indsender en forespørgsel om konkurs og insolvens, kan du sende denne billet til det relevante juridiske team og udpege de advokater, der er bedst egnede til at besvare spørgsmålene.

En anden måde at øge din effektivitet på er ved at bruge automatisering til at underrette dine kunder om opdateringer af deres anmodede billetter. Dette vil holde kunden i løkken og eliminere behovet for at sende e-mails for at forespørge om billetstatus.

I dagens verden efterspørger klienter mere af ekstern rådgivning mere end nogensinde. En åben dialog hjælper begge sider med at få det, de har brug for, og giver også dit team mulighed for at skabe mere personlige relationer med kunder. I juridisk projektledelse er det afgørende at have en kommunikationsplan på plads. En kommunikationsplan hjælper dig med at identificere, hvem der skal vide hvilke oplysninger og hvornår. I OneDesk kan du udføre disse samtaler på flere måder.

Hvis kunderne ønsker at følge op på deres billet, kan de enten svare via e-mail eller oprette samtaler direkte fra portalen. Denne besked vises i messengeren og vil også være knyttet til den pågældende billet.

Dine teammedlemmer kan svare på denne eksisterende samtale for at kommunikere med slutbrugeren eller oprette interne beskeder til deres teammedlemmer. Interne samtaler er skjult for dine kunder, da de vises som et ‘internt svar’

Ved at skrive @brugernavn eller @afdelingsnavn kan du få dit budskab videre til ekspertteammedlemmer eller afdelinger, som er bedst egnede til at besvare dine spørgsmål. Messenger-applikationen giver dit team mulighed for at udføre dine daglige korrespondancer og reducerer den lange svartid forbundet med e-mails. Messenger-applikationen er især effektiv, da den tilskynder til hurtige svar og eliminerer forsinke beslutninger, der er nødvendige for projektets succes.

Derudover kan klienter også starte engagement gennem Livechat-applikationsfunktionen i OneDesk. Nogle gange er det nemmere at dele et billede, pdf-instruktioner eller regneark end at indtaste oplysningerne i chatten. OneDesks live chat-applikation giver dine kunder mulighed for at sende vedhæftede filer på op til 350 MB. Disse vedhæftede filer fanges i billetterne og gøres tilgængelige, så dine teammedlemmer kan downloade dem direkte til deres computere.

Da chatformater er øjeblikkelige, kan spørgsmål eller problemer løses med det samme af dine teammedlemmer. Bortset fra det, tidsstempler OneDesks live chat-funktion samtalen, hvilket hjælper dit team med at tjekke samtaletiden i tilfælde af enhver tvist.

Ledelse af juridiske projekter er ikke en let opgave. Disse projekter er normalt komplekse og omfatter flere opgaver, der kan falde igennem sprækkerne, hvis de ikke håndteres korrekt. Udfordringen ligger også i at styre omkostningerne/budgettet. Det er derfor, det er så vigtigt for interne advokater at forblive i kontakt med eksterne rådgivere. Succesfulde juridiske projekter kræver involvering og input fra interne advokater hvert trin af vejen.

I OneDesk kan du opdele disse projekter i opgaver. Opgave kan defineres som arbejde, der kræver omhyggelig planlægning og udførelse. Du kan konvertere en billet til en opgave eller blot oprette en ny opgave i Task-applikationen.

Dine teammedlemmer kan logge deres tid på opgaver i OneDesk og indtaste fuldførelsesprocenten af de tildelte opgaver. Arbejdet logges ved at oprette en timeseddel eller køre en opgavetimer. Når du indsender en timeseddel, udfylder du, hvor meget arbejde der blev udført, den aktuelle status for denne vare, fuldført procent osv.

Da tids- og budgetstyring er en væsentlig del af juridisk projektledelse, kan du bruge OneDesks planlagte tidsplan til at indstille arbejdstimer/dage og omkostninger forbundet med hver opgave i projektet. Du kan også indstille begrænsninger for at sikre, at dine teammedlemmer begynder at arbejde på opgaven i henhold til din angivne tidsramme.

Advokater henviser til BOSCARD-rammen, som indeholder de syv grundlæggende spørgsmål, der skal besvares for at planlægge juridiske projekter. Disse spørgsmål er baggrund, mål, omfang, begrænsninger, antagelser, risici og leverancer. Den første opgave er at holde møde og udarbejde det juridiske notat, der omfatter planlægningsstrategi, struktur og tidslinje samt forhandlings- og retssagsstrategi mv. Hvert trin kræver feedback og samarbejde fra de interne advokater, eksterne rådgivere og klienten. I nogle tilfælde skal hver opgave muligvis revideres og opdateres baseret på feedback modtaget fra alle parter. Dette gør tidslinjen længere og gør det vanskeligt at styre omkostningerne/budgettet.

OneDesk fremmer samarbejdet med alle parter og giver dig værktøjerne til at kommunikere via flere kanaler. For eksempel kan interne advokater nemt føre samtaler med den eksterne rådgiver. I OneDesk kan du gennemføre samtaler fra opgaveformularerne. Dette giver dig mulighed for at engagere dig med alle parter og hjælper dig med at træffe beslutninger ensidigt. Udover at udføre samtaler kan du også vedhæfte og sende vigtige mapper til flere enkeltpersoner eller teams, så de hurtigt kan finde de vedhæftede filer og downloade dem til deres computere.

Du kan organisere dine opgaver inde i projektstrukturen eller tilføje dem til forskellige mapper eller porteføljer i projektet. Du kan oprette en projektskabelon til lignende tilbagevendende projekter.

Du skal blot klone projektet, hver gang du arbejder på et lignende projekt. På den måde kan du have en eksisterende skabelon på plads, hver gang du arbejder på disse tilbagevendende projekter. Det er især nyttigt, da du har mulighed for at vælge de elementer og egenskaber, du ønsker at kopiere fra det originale projekt til klonprojektet.

OneDesk har nogle unikke visninger, der hjælper dig med at analysere dine opgaver. Med OneDesk-visninger kan teammedlemmer visualisere igangværende aktiviteter vedrørende alle emner, hvilket så hjælper dig med at prioritere korrekt og med at træffe smartere beslutninger.

Gantt-diagrammer er særligt nyttige i Legal Project Management (LPM), da det giver mulighed for at opstille en tidslinje for projektet sammen med alle de vigtigste leverancer og afhængigheder. Gantt-diagrammer består af vandrette søjler, der angiver et projekts tidsplan på en vandret tidslinje. Hver bjælke repræsenterer en opgave, hvor den venstre ende af bjælken angiver startdatoen for opgaven, og den højre ende af bjælken viser opgavens slutdato. I OneDesk har vi to typer gantt-diagrammer: Gantt på opgaveniveau (hvor søjlerne repræsenterer opgaver) og gantt på projektniveau (hvor søjlerne repræsenterer projekter). Du kan sammenkæde opgaver for at oprette opgaveafhængigheder at lede dine teammedlemmer til at afslutte én opgave, før du starter den næste. Du kan også omstrukturere opgaveafhængighederne ved at bruge træk og slip-funktionen. Når opgaverne er knyttet sammen, vil OneDesk beregne den kritiske vej og give dit team den overordnede projektlængde. Du kan også tilføje datobegrænsninger for at forhindre, at en opgave bliver planlagt på et senere tidspunkt. Gantt-diagrammet viser dig også din planlægning kontra dit faktiske arbejde. De blå bjælker angiver din planlægning, mens den grønne bjælke repræsenterer den faktiske tid, der er logget af dit team. At have den blå bjælke ved siden af den grønne bjælke hjælper dig med visuelt at sammenligne, hvor godt du har planlagt dine projekttimer.

Du kan også bruge Status Board-visningen til at opdatere status for din opgave. Statustavlen er en enkel visning, hvor hver opgave er repræsenteret som et kort, og du kan bare trække og slippe dit kort fra en kolonne til den næste for at opdatere dets status. Denne funktion vil hjælpe med den ikke-sekventielle tidslinje af opgaver, der følger med projektstyring for rådgivning og professionelle tjenester.

Du og dine teammedlemmer kan også finde Dashboard View nyttig. Dashboards giver diagrammer og statistik for at vise dig, hvordan dine projekter eller billetter skrider frem. Du kan også bruge dashboardet til at sammenligne, hvordan projekt A klarer sig sammenlignet med projekt B. Du kan finde disse dashboards i Dashboard-visningen i “projekter”-applikationen.

Derudover kan du også bruge enklere visningslayouts såsom træ- og fladvisning til at administrere dine opgaver. Trævisningen arrangerer billetter eller opgaver i et hierarki. Den flade visning viser billetterne og opgaverne uden hierarkistrukturen.

På OneDesk kan du oprette alle de visninger, du har brug for, for at hjælpe dig med at administrere dine billetter og opgaver. Mine visninger giver dig mulighed for at tilpasse visninger efter dine krav. For at skabe din personlige visnings, skal du vælge et layout og tilføje filtre, grupper og kolonner.

For eksempel kan du oprette en visning for at spore den tid, teammedlemmer bruger på hver enkelt opgave. Med denne funktion kan du spore produktiviteten for dine teammedlemmer, så dine teamledere ved, om opgaver skal omfordeles. Med OneDesk bliver det nemt at omfordele opgaver til andre teammedlemmer. Du kan bruge den Kanban-agtige kortplade og tilpasse visningen for at se hvert enkelt teammedlems opgaver og flytte bestemte opgaver rundt for at distribuere det til et teammedlem, der har tilgængelighed til at arbejde på det.

Udover disse standard visningslayouts og filtreringssystemer gør du også brug af OneDesks kraftfulde rapporteringsmuligheder.

Du kan generere rapporter om billetter, opgaver, projekter eller porteføljer ved hjælp af eksisterende rapporteringsskabeloner eller ved at oprette dine egne. Rapporter oprettes enten manuelt eller automatisk – ved hjælp af OneDesks workflow-automatiseringssystem. Understøttede rapporteringsformater er PDF- og CSV-formater, og de kan sendes til angivne e-mailadresser.

Timeseddelrapporter er især nyttige, når du arbejder med komplekse projekter. Dette skyldes, at du kan få et indtryk af, hvordan projekttiden blev brugt til forskellige opgavetyper, og om det var berettiget at bruge den tid. Som et resultat kan du tage de nødvendige skridt til at forbedre dine projektplanlægningsevner og bedre administrere dine projektfaktureringstimer.

OneDesk giver dig mulighed for at oprette timeseddelrapporter, som er CSV-filer, der kan importeres i Microsoft Excel. Disse rapporter er dataregistreringer af timeseddelegenskaber præsenteret i et tabelformat. Varenavn, prioritet, faktureringstype, anmodernavn er nogle nødvendige oplysninger, der kan vises i timeseddelrapporterne. Andre kritiske oplysninger, såsom fuldførte procent, kan dog vises til intern rapportering. OneDesk timeseddelapplikation giver administratoren mulighed for at dykke dybere, når de opretter rapporter. Derfor kunne timeseddelrapporter vise interne data såsom modtagerens navn, det udpegede team og mere.

OneDesk giver dig mulighed for at oprette forbindelse til applikationer, du allerede bruger, og hjælper dig med at få mere fleksibilitet og kontrol over dine processer. Integrationsmuligheder gør din OneDesk-platform mere komplet og nemmere at få adgang til for dine teammedlemmer. OneDesks integrationsfunktioner som enkeltlogon er især nyttige for at give brugere mulighed for at logge på med deres eksisterende legitimationsoplysninger. Dette gør det muligt for dine teammedlemmer hurtigt at få adgang til OneDesk-platformen og eliminerer behovet for at administrere flere brugernavne og adgangskoder. OneDesk har sine egne indbyggede integrationer, der giver dig mulighed for at integrere med disse applikationer direkte. Du kan opleve flere fordele ved at integrere med andre applikationer. Du kan fange supportbilletter, kundefeedback og oprette forbindelse til andre applikationer, der vil forenkle din arbejdsgang. Derudover kan du også integrere med 2000+ applikationer understøttet af Zapier.

Du kan aktivere system-e-mails for at give nye teammedlemmer besked om deres brugerkonto eller opsætning af adgangskode. Bortset fra det kan du sende invitationsmails for at invitere kunder til at tilmelde sig din kundeportal. Du kan også konfigurere Workflow Automations for at minde de tildelte om, hvornår deres opgaver skal udføres, og oprette en separat automatisering for at underrette billetfølgeren for enhver statusændring eller besked, du sender.

OneDesk har alle mulighederne for at strømline din arbejdsgang. Med OneDesk kan du fange, automatisere, administrere og spore dine supportbilletter, så du og dit team kan tage de nødvendige foranstaltninger for at løse problemet med det samme. Med OneDesks projektstyringsfunktioner kan du tildele arbejde til det relevante team og spore dine projekters fremskridt i flere visningslayouts.

Dine teammedlemmer kan indsende deres timesedler for alt deres arbejde, så du bedre kan administrere dine timer. Derudover hjælper OneDesk også med at holde dine kunder opdateret. Gennem kundeapplikationer såsom webformularer og kundeportaler kan dine kunder kontakte dig med specifikke anmodninger, hvilket eliminerer problemerne forbundet med lange e-mail-tråde. Derudover kan kunder med OneDesks vidensbase få adgang til selvbetjeningsartikler, hvilket hjælper dig med at reducere din billetmængde betydeligt.