Afskrift:
Uanset om det er bank-, mægler-, realkredit-, forsikrings- eller andre formueforvaltningsselskaber, er finansielle tjenesteydelser på vej til at blive den hurtigst voksende industri. Disse organisationer har brug for software, der kan strømline deres drift og levere problemfri support. Finansielle tjenester har brug for løsninger til sikkert at administrere deres kundedata, give en-til-en support til deres kunder, en videnbase til at besvare spørgsmål og projektledelse for at levere interne projekter rettidigt.
OneDesk er en kombination af HelpDesk og Project Management i én applikation. Med OneDesk kan du støtte dine kunder og administrere projekter uden at skulle købe, lære, integrere og skifte mellem flere applikationer. OneDesk gør det nemt for dig at yde proaktiv support, hvilket resulterer i bedre kommunikation og stærkere kunderelationer. Med hensyn til projektledelse giver OneDesk dig mulighed for at oprette opgaver og organisere dem i projekter eller porteføljer, som derefter kan tildeles dine teammedlemmer og spores i flere visningslayouts.
I dette panel kan du oprette projekter og porteføljer. Disse porteføljer fungerer som beholdere til dine projekter. Porteføljer kan navngives i henhold til kundenavnet, kundeorganisationen, projekttypen eller de afdelinger i din virksomhed, der administrerer de tildelte projekter.
For eksempel lavede vi en portefølje baseret på navnet på organisationen, under porteføljen har vi projektet kaldet Online Banking. Dette projekt indeholder alle kundehenvendelser i forbindelse med netbank. Som du kan se, har vi allerede modtaget nogle billetter såsom kontoforespørgsler, online checkindbetalingsproblemer og pengeoverførselsfejl.
Dette giver dig mulighed for at organisere de projekter, der er relateret til deres respektive porteføljer. Du kan derefter følge med i, hvordan projekterne skrider frem i denne specifikke portefølje.
I hvert af disse projekter vil du være i stand til at se kundesupportanmodningen og planlagte opgaver ved hjælp af applikationerne Tickets og Tasks.
Efterhånden som finansielle tjenester skifter til digitale platforme, er kunderne mere tilbøjelige til at kommunikere deres behov via online-kanaler. Uanset om dine kunder vælger at interagere med dig via e-mail, live chat eller webformularer, fanger OneDesk supportbilletter fra alle kanalerne i en enkelt samlet visning. Billetter kan fanges på flere måder.
Den første måde er ved automatisk at videresende din support-e-mail til den e-mailadresse, der findes her. Når en klient sender en e-mail til din support-e-mailadresse, vil OneDesk fange den e-mail og generere en billet. Alle de kritiske oplysninger i e-mailen vil blive fanget på billetten.
Den anden er ved at modtage en anmodning via live chat-applikationen. OneDesks live chat-applikation er en kundevendt applikation, der fremmer kommunikationen med dine kunder i realtid. Appen kan konfigureres i sit udseende – du kan tilpasse chatvinduet med dit logo, virksomhedens farveskema og tilføje en BOT-avatar. Når klienten sender dig beskeder via live chat, kan dine teammedlemmer se dette i deres Messenger-applikation, svare og oprette billetten fra samtalen. På den måde forbinder OneDesk billetten og samtalen, så dit team kan se alle de nødvendige data fra én platform.
Hver gang en klient sender en e-mail-anmodning, opretter OneDesk automatisk en kundepost og kategoriserer anmoderen af billetten i henhold til deres organisation. Alternativt kan dine kunder kontakte dig via webformularer, der fanger alle oplysninger og genererer billetter på dit dashboard.
Dine kunder kan få adgang til din portal for at stille spørgsmål om standardprocedurer. Disse spørgsmål kan handle om åbning eller lukning af en bankkonto eller om lånegodkendelser, som så kan indsendes til dig via webformularer.
Når de er indsendt, kan dine kunder kommunikere med dine teammedlemmer og gennemgå deres billetter. For at bevare fortroligheden af disse oplysninger kan du kræve, at dine kunder logger ind på portalen for at spore deres supportbilletters fremskridt. Derudover kan du kontrollere, hvad dine kunder kan se, og give rollebaseret adgang til at håndtere fortrolige oplysninger. Du kan også aktivere visningsmuligheder for kunder til at filtrere billetter efter billetanmodningstype, det projekt, det tilhører og mere.
Webformularer kan fange alle de nødvendige oplysninger fra dine kunder og generere billetter på dit dashboard. Du kan også lave brugerdefinerede arbejdsgange, der starter med disse formularer.
Standard webformularen ser sådan ud. Klik her for at tilpasse denne webformular. Du vil være i stand til at indstille visse felter efter behov, omdøbe eksisterende felter og tilføje yderligere felter, herunder brugerdefinerede felter.
Du kan for eksempel oprette en webformular til kunder, der måtte have spørgsmål om dine investeringsprogrammer. De kan navigere til din kundeportal og vælge webformularen med titlen ‘Investeringsprogrammer’. Du kan derefter tilføje standardfelter eller tilpassede felter for at fange de relevante oplysninger, der er nødvendige for at løse billetten. Du kan også konfigurere disse felter til at være påkrævet for at sikre, at alle nødvendige oplysninger registreres.
Når din klient har udfyldt den valgte webformular, genererer du en billet i din billetapplikation i OneDesk.
Billetten giver dig mulighed for at se de detaljer, der blev udfyldt på webformularen. Du kan derefter tildele denne billet til en bestemt person, team eller afdeling. OneDesk giver dig mulighed for at tildele flere teammedlemmer og afdelinger til en billet. Du kan dog eliminere manuelt tildeling af teams ved at automatisere processen.
OneDesk kan automatisere din arbejdsgang og eliminere enhver manuel indgriben for at rute billetter til det relevante team eller projekt. Med OneDesks Workflow Automations kan du dirigere emner til teams og projekter, autosvar til klienter, tilføje tilpassede meddelelser og meget mere.
Mange finansielle serviceorganisationer bruger OneDesks Workflow Automations til at opsætte automatiske tildelinger for at maksimere effektiviteten. Måden at gøre dette på er ved at navigere til dine administrationsindstillinger og klikke på billetfanen.
Du kan oprette nye workflowautomatiseringer eller redigere en eksisterende.[show how to make it and mention that you will assign it by round-robin] . Hvis en potentiel kunde f.eks. indsender en forespørgsel om lån til små virksomheder, kan du dirigere denne billet til din låneoperationsafdeling og rotere mellem brugere, hver gang en ny billet oprettes. En jævnt fordelt billetrotation vil give dig den bedste service til dine kunder.
En anden måde at øge din effektivitet på er ved at bruge automatisering til at underrette dine kunder om opdateringer af deres anmodede billetter. Dette vil holde kunden i løkken og eliminere behovet for at sende e-mails for at forespørge om billetstatus.
Hos OneDesk forstår vi, at kommunikation styrker relationerne til dine kunder. Derfor er det nødvendigt at følge op på e-mails og give dine kunder den 24/7 support, som de har brug for.
Hvis kunderne ønsker at følge op på deres billet, kan de enten svare via e-mail eller oprette samtaler direkte fra portalen. Denne besked vises i messengeren og vil også være knyttet til den pågældende billet.
Dine teammedlemmer kan svare på denne eksisterende samtale for at kommunikere med slutbrugeren eller oprette interne beskeder til deres teammedlemmer. Interne samtaler er skjult for dine kunder, da de vises som et ‘internt svar’. Dette er nyttigt i en finansiel tjenesteindstilling, da samarbejde spiller en stor rolle i beslutningsprocessen.
Derudover kan klienter også starte engagement gennem Livechat-applikationsfunktionen i OneDesk. Livechatten gør det muligt for dine kunder at sende vedhæftede filer og gennemføre samtaler i realtid. Da chatformater er øjeblikkelige, kan spørgsmål eller problemer løses med det samme af dine teammedlemmer. Bortset fra det, tidsstempler OneDesks live chat-funktion samtalen, hvilket hjælper dit team med at tjekke samtaletiden i tilfælde af enhver tvist.
Finansielle organisationer arbejder på flere projekter på samme tid. Nogle af disse projekter er omfattende og skal opdeles i simple opgaver. Opgaver fremhæver projektledelsessiden af OneDesk og kan defineres som arbejde, der kræver omhyggelig planlægning og udførelse. I OneDesk kan du konvertere en billet til en opgave eller blot oprette en ny opgave i Task-applikationen. Lad os derefter tage et kig på projektledelsessiden af OneDesk.
Dine teammedlemmer kan logge deres tid på opgaver i OneDesk og indtaste fuldførelsesprocenten af de tildelte opgaver. Arbejdet logges ved at oprette en timeseddel eller køre en opgavetimer. Når du indsender en timeseddel, udfylder du, hvor meget arbejde der blev udført, den aktuelle status for denne vare, fuldført procent osv.
For at kvalificere sig til lån til små virksomheder skal låntageren levere al nødvendig dokumentation til pengeinstituttet. Disse dokumenter godkendes derefter i henhold til den tjekliste, som banken har udleveret. Denne tjekliste over nødvendige dokumenter bliver også til projekter for den finansielle institution, da låneansvarlige analyserer dokumenterne og kører rapporter for kunderne. I OneDesk kan du oprette et projekt til sådanne programmer og opdele projektet i simple opgaver. Du kan derefter tildele disse opgaver til dine ekspertteammedlemmer eller afdelinger, som er bedst kvalificerede til at fremskynde processen.
For hurtigt at godkende låneansøgningen skal finansielle organisationer samarbejde med flere teams og afdelinger. For eksempel kan låneansvarlig være nødt til at kontakte kreditovervågningsafdelingen, som derefter vil køre kundens virksomhedskreditrapport. På samme måde kan hvert trin kræve samarbejde eller assistance fra et andet team. I OneDesk kan du gennemføre samtaler fra opgaveformularerne. Dette giver dig mulighed for at engagere dig med alle parter og hjælper dig med at træffe beslutninger ensidigt. Udover at udføre samtaler kan du også vedhæfte og sende vigtige mapper til flere enkeltpersoner eller teams, så de hurtigt kan finde de vedhæftede filer og downloade dem til deres computere.
Du kan organisere dine opgaver inde i projektstrukturen eller tilføje dem til forskellige mapper eller porteføljer i projektet. Du kan oprette en projektskabelon til lignende tilbagevendende projekter, såsom realkreditgodkendelsesprocessen eller livsforsikringslån.
Du skal blot klone projektet, hver gang du arbejder på et lignende projekt. På den måde kan du have en eksisterende skabelon på plads, hver gang du arbejder på disse tilbagevendende projekter. Det er især nyttigt, da du har mulighed for at vælge de elementer og egenskaber, du ønsker at kopiere fra det originale projekt til klonprojektet.
Du kan bruge standard eller tilpassede visningsmuligheder til at overvåge disse opgavers fremskridt. Standardvisningslayouterne i OneDesk er som følger:
Trævisningen arrangerer billetter eller opgaver i et hierarki.
Den flade visning viser billetterne og opgaverne uden hierarkistrukturen.
Gantt-diagrammet viser din planlægning kontra dit faktiske arbejde og giver dig mulighed for at oprette opgaveafhængigheder for at få dine teammedlemmer til at afslutte én opgave, før du starter den næste.
Statustavlen arrangerer alle opgaverne efter deres livscyklusstatus. Du kan trække og slippe opgaven for at ændre dens status.
Kalendervisningen viser alle opgavernes tidsplaner for at holde dig informeret, når en opgave skal ud.
Dashboardet organiserer alle billetterne i form af grafer og cirkeldiagrammer. Disse diagrammer kan downloades i forskellige formater. Du kan bruge diagrammerne til dine rapporter og præsentationer for dine kunder.
På OneDesk kan du oprette alle de visninger, du har brug for, for at hjælpe dig med at administrere dine billetter og opgaver. Mine visninger giver dig mulighed for at tilpasse visninger efter dine krav. For at oprette dine personlige visninger skal du vælge et layout og tilføje filtre, grupper og kolonner.
Uanset om du er bankmand, rådgiver, mægler, forsikringsselskab eller enhver anden finansiel professionel, kan du udtrække data og oprette rapporter i OneDesk ved hjælp af foruddefinerede skabeloner eller tilpasse dine egne. Disse rapporter kan downloades i Excel-ark og PDF’er og sendes til dit team for at holde alle opdaterede.
Timeseddelrapporter er især nyttige, når du arbejder med komplekse projekter. Dette skyldes, at du kan få et indtryk af, hvordan projekttiden blev brugt til forskellige opgavetyper, og om det var berettiget at bruge den tid. Som et resultat kan du tage de nødvendige skridt til at forbedre dine projektplanlægningsevner og bedre administrere dine projektfaktureringstimer.
OneDesk giver dig mulighed for at oprette timeseddelrapporter, som er CSV-filer, der kan importeres i Microsoft Excel. Disse rapporter er dataregistreringer af timeseddelegenskaber præsenteret i et tabelformat. Varenavn, prioritet, faktureringstype, anmodernavn er nogle nødvendige oplysninger, der kan vises i timeseddelrapporterne. Andre kritiske oplysninger, såsom fuldførte procent, kan dog vises til intern rapportering. OneDesk timeseddelapplikation giver administratoren mulighed for at dykke dybere, når de opretter rapporter. Derfor kunne timeseddelrapporter vise interne data såsom modtagerens navn, det udpegede team og mere.
Det er vigtigt at præsentere præcise økonomiske rapporter til dine kunder. Med OneDesk kan du nemt integrere med regnskabstjenester som QuickBooks og Freshbooks og fuldføre alt dit arbejde på én platform. Derudover kan du også integrere med andre applikationer. OneDesk har sine indbyggede integrationer, der giver dig mulighed for problemfrit at integrere med andre tjenester. Du kan også integrere med de 2000+ applikationer, der understøttes af Zappier.
Du kan også oprette mere dybdegående rapporter i OneDesk.
Du undrer dig måske over, hvordan alle parter kan holde sig opdateret. Som standard sendes e-mail-notifikationer til billetfølgerne for enhver statusændring eller besked, du sender. På samme måde kan dine kunder lede efter opdateringer i deres kundeportal, og yderligere notifikationer med Workflow Automations kan etableres.
OneDesk har alle mulighederne for at strømline din arbejdsgang. Med OneDesk kan du fange, automatisere, administrere og spore dine supportbilletter, så du og dit team kan tage de nødvendige foranstaltninger for at løse problemet med det samme. Med OneDesks projektstyringsfunktioner kan du tildele arbejde til det relevante team og spore dine projekters fremskridt i flere visningslayouts.
Dine teammedlemmer kan indsende deres timesedler for alt deres arbejde, så du bedre kan administrere dine timer. Derudover hjælper OneDesk også med at holde dine kunder opdateret. Gennem kundeapplikationer såsom webformularer og kundeportaler kan dine kunder kontakte dig med specifikke anmodninger, hvilket eliminerer problemerne forbundet med lange e-mail-tråde. Derudover kan kunder med OneDesks vidensbase få adgang til selvbetjeningsartikler og reducere din billetbelastning betydeligt.