OneDesk ist ein flexibles und anpassbares Helpdesk- und Projektmanagement-Tool, das benutzerdefinierte Felder und Lebenszyklusstatus ermöglicht. Auf diese Weise kann OneDesk für viele verschiedene Teams und Arbeitsabläufe verwendet werden. Der folgende Artikel beschreibt eine hilfreiche Funktion von OneDesk namens „Validierung bei Statusänderung“. Diese Funktion hilft Ihrem Team, weniger Fehler bei der Arbeit an Tickets oder Aufgaben zu machen, indem es aufgefordert wird, Aktionen abzuschließen, bevor ein Lebenszyklusstatus geändert wird.
Was ist die Validierung bei Statusänderung?
Validierung bei Statusänderung oder „Zum Abschließen auffordern“ ist eine Einstellung, die auf den Lebenszyklusstatus eines Tickets oder einer Aufgabe angewendet werden kann. Die Validierung bei Statusänderung wendet eine Regel auf den angegebenen Lebenszyklusstatus an. Die Regel fordert eine Person auf, eine Aktion (oder Aktionen) durchzuführen, bevor der Lebenszyklusstatus geändert werden kann. Beispielsweise können Sie eine Validierung festlegen, die eine Person auffordert, eine Arbeitszeittabelle auszufüllen, bevor die Aufgabe abgeschlossen wird.
Erstellen Sie eine Validierung bei Statusänderung
Sie können eine Validierung bei Statusänderung auf jeden Lebenszyklusstatus von Tickets oder Aufgaben anwenden, einschließlich Ihrer benutzerdefinierten Status .
Schritt 1 : Um eine neue Validierung zu erstellen, klicken Sie auf Verwaltung → Tickets/Aufgaben → Status verwalten .
Schritt 2: Klicken Sie im Popup-Fenster auf das Symbol unter „Zum Abschließen auffordern“ neben dem Status, für den Sie eine Validierung erstellen möchten. Wenn Sie beispielsweise möchten, dass Ihr Team ein Feld ausfüllt, bevor der Status auf „in Bearbeitung“ gesetzt wird, wählen Sie diesen Status aus.
Schritt 3: Wählen Sie aus, zu welchen Feldern Sie einen Benutzer auffordern möchten, ihn vor der Statusänderung auszufüllen. Sie können mehrere Felder für die Eingabeaufforderung auswählen, einschließlich benutzerdefinierter Felder , die Sie konfiguriert haben. Zum Beispiel setze ich unten die Eingabeaufforderungen „Arbeitszeittabellen“ und „Fertigstellung“ für den Status „Geschlossen“.
Validierung bei Statusänderung verwenden
Wenn der Benutzer jetzt versucht, den Lebenszyklusstatus zu ändern, wird eine Eingabeaufforderung angezeigt, die den Benutzer warnt und die erforderlichen Felder hervorhebt. Zum Beispiel versuche ich unten, meine Aufgabe zu ändern, um sie abzuschließen. Die Eingabeaufforderung zeigt eine rote Warnung an und hebt die erforderlichen Felder hervor, bevor der Status geändert werden kann.
Hinweis : Das Feld muss nur ausgefüllt werden. Sie können keine bestimmten Kriterien auswählen, die dem Feld hinzugefügt werden sollen. Wenn Sie beispielsweise „Fertigstellung“ auswählen, kann ein beliebiger Fertigstellungsprozentsatz verwendet werden, um den Status zu validieren. Mit anderen Worten, Sie können nicht verlangen, dass die Fertigstellung 100 % beträgt.
Diese Nuance gilt für Felder mit Standardwerten. Wenn Ihr benutzerdefiniertes Feld beispielsweise einen Standardwert hat, kann der Status ausgefüllt werden, ohne dass ein Benutzer das Feld ausfüllt.
Hinweis : Es ist möglich, einen Status zu ändern, ohne eine Eingabeaufforderung zu generieren, z. B. bei Workflow-Automatisierungen. Zum Beispiel die Automatisierung: Änderung einer beliebigen Aufgabe auf 100 % abgeschlossen –> change status state to “Finish ändert den Status unabhängig davon, ob das validierte Feld ausgefüllt ist.