Ihr OneDesk-Konto sendet aus verschiedenen Gründen E-Mails. In diesem Artikel werden die verschiedenen Arten von E-Mails erläutert, die wir senden, und wie Sie den Inhalt dieser E-Mails an Ihre Bedürfnisse anpassen können.
Die E-Mail-Vorlage:
Wenn OneDesk in Ihrem Namen eine E-Mail sendet, wird die Vorlage verwendet, die Sie in Ihrem Konto konfiguriert haben. Dies ist zu finden unter:
Verwaltung> Email Einstellungen
Hier können Sie den E-Mail-Header, die Signatur und die “Anzeige” von E-Mail-Adressen für Antworten und Nicht-Antworten definieren. Dies ist ziemlich einfach zu verwenden, aber eine Sache, die möglicherweise nicht offensichtlich ist, ist, dass Sie, wenn Sie Bilder hier verwenden möchten, diese aus dem Web kopieren und einfügen müssen (zum Beispiel Ihr Website-Logo).
Dieses Video bietet einen Überblick.
Benachrichtigungen über neue Nachrichten an Follower.
OneDesk hat das Konzept der “Follower” für Tickets, Aufgaben und Projekte. Wenn Sie etwas mit einem Follower versehen, sagen Sie im Grunde: “Benachrichtigen Sie diese Person über neue Diskussionen zu diesem Thema.” Kundenanhänger werden nur über öffentliche Gespräche informiert, wohingegen interne Anhänger (Ihre Benutzer) werden über alle Nachrichten (ob öffentlich oder privat) informiert.
Dies ist ein grundlegender Aspekt der Zusammenarbeit in OneDesk. Sie können ihn jedoch für Benutzer in ihren Einstellungen deaktivieren (siehe unten). Es kann jedoch nicht für Kunden deaktiviert werden. Wenn Sie nicht möchten, dass ein Kunde diese E-Mails erhält, sollten Sie sie als Follower entfernen.
Der E-Mail-Text und die Betreffzeile für diese Diskussionsbenachrichtigungen bestehen vollständig aus dem Inhalt Ihrer Nachrichten, Benutzer, Typen, Elemente und anderen Inhalten, sodass keine Übersetzung erforderlich ist (da all diese Dinge auf andere Weise geändert werden können).
Systembenachrichtigungs-E-Mails:
Diese E-Mails werden an Kunden und Benutzer gesendet und sind nützlich für die grundlegenden OneDesk-Benutzerabläufe wie Anmeldung, Registrierung usw. Sie können den Inhalt dieser ändern oder sogar deaktivieren. Seien Sie jedoch gewarnt, dass dies Ihren Benutzerfluss beeinträchtigen kann. Sie können geändert werden unter:
Verwaltung> Benutzer (oder Kunden)> E-Mails an Benutzer
Nutzerpreferenzen
Einige Dinge, über die ein Benutzer entscheiden kann, ob er benachrichtigt werden möchte. Wenn sie feststellen, dass sie zu viele Benachrichtigungen erhalten, können sie diese in ihren Einstellungen deaktivieren.
Dies kann unter gefunden werden:
Benutzer> (Dich selbst)> E-Mail an mich über
- Zuordnungsänderungen: Benachrichtigen Sie, wenn Sie einem Element zugewiesen oder nicht zugewiesen sind (standardmäßig aktiviert).
- Diskussionen, denen Sie folgen: Wenn Sie nicht über Diskussionen informiert werden möchten, denen Sie folgen.
- Neue Benutzer in Ihren Projekten: Wenn Sie benachrichtigt werden möchten, wenn Benutzer beitreten (standardmäßig deaktiviert).
- Akzeptiere alle Einladungen: Verbinden Sie automatisch alle Projekte, zu denen Sie eingeladen sind (standardmäßig aktiviert).
E-Mails zur Workflow-Automatisierung.
Mit OneDesk können Administratoren auch E-Mail-Benachrichtigungen senden, die unter den von ihnen definierten Bedingungen ausgelöst werden. Standardmäßig haben neue Konten Beispiele dafür für:
- “Automatische Antwort auf neue Tickets” Sendet automatisch eine Antwortnachricht auf neue Tickets. Da neue Nachrichten per E-Mail verschickt werden, erhält der Anforderer diese.
- “Poste eine Diskussion, wenn der Status aktualisiert wird” Sendet eine Nachricht auf dem Ticket, wenn der Status geändert wird. Da neue Nachrichten per E-Mail verschickt werden, erhält der Anforderer diese.
Diese Meldungen können geändert oder deaktiviert werden unter:
Verwaltung> Tickets (oder Aufgaben)
Sie können hier auch Ihre eigenen Benachrichtigungen erstellen, indem Sie eine neue Workflow-Automatisierung einrichten, die eine Nachricht sendet, wenn ein Auslöseereignis auftritt. Workflow-Automaten können jedoch viel mehr als nur E-Mails senden: Lesen Sie hier mehr darüber.
Ich hoffe, dieser Artikel hat dazu beigetragen, die verschiedenen Arten von E-Mails zu erklären, die OneDesk versendet, und wie Sie sie ändern können. Zögern Sie nicht zu fragen, wenn Sie Fragen haben.