Es gibt keinen Mangel an Software, die als Grundnahrungsmittel für den alltäglichen Geschäftsfachmann positioniert ist. Von der Buchhaltung über die Beschaffung bis hin zur Berichterstellung benötigen Unternehmen eine Vielzahl von Software, um sich selbst am Laufen zu halten. Aufgrund der Vielzahl von Optionen ist es nicht nur schwierig, alle Tools zu finden, die zur Abdeckung aller Aspekte ihres Betriebs erforderlich sind, sondern es ist auch schwierig, all diese Teile nahtlos zusammenzubringen. Oft lässt sich eine Software nicht in eine andere integrieren, was eine benutzerdefinierte Lösung oder einen Kompromiss erfordert. Aus diesem Grund bieten viele Softwarelösungen eine vollständige Palette von Tools, die garantiert zusammenarbeiten, aber allein nicht die Anforderungen für alle Bereiche erfüllen. Dieser Wunsch nach Integration zwischen Software ist nicht ungewöhnlich. Als ein Kunde zu uns kam, um eine Lösung zu finden, konnten wir hervorheben, wie OneDesk diese Anforderungen erfüllt.
Unser Kunde ist ein IT-Unternehmen, das sich auf WiFi-Dienste konzentriert. Die Interaktionen mit ihren Kunden reichen von einmaligen Transaktionen zum Verkauf und zur Installation von Hardware über Projekte für Ereignisse bis hin zu wiederkehrenden verwalteten Diensten. Obwohl ihre aktuelle Projektmanagement-Software die meisten ihrer Grundbedürfnisse erfüllt, gibt es noch ausstehende Anforderungen aus verschiedenen Abteilungen, die ohne großen Geldaufwand nicht erfüllt werden können. Diese Anforderungen betreffen hauptsächlich Automatisierungen und Integrationen, die ihre Effizienz steigern und Arbeitsabläufe rationalisieren würden. Ein Teil der Arbeit unserer Kunden erfordert die Verwendung eines CRM-Tools (Customer Relationship Management). Obwohl sie nicht erwarten, dass OneDesk dies für sie bereitstellt, erkennen sie, dass die Möglichkeit, ihr Projektmanagement mit CRM zu verbinden, keine unangemessene Frage ist.
Die Projektmanagement-Anwendung von OneDesk basiert auf einem einfachen Konzept von Hierarchien. Protokollierte Aufgaben werden Projekten zugewiesen, die in Ordnern organisiert werden können und größere Portfolios umfassen. Die Aufgaben enthalten alle Informationen, die für die zugehörige Arbeit relevant sind, von der Beschreibung über den Empfänger bis hin zu Gesprächen darüber. Durch dieses Setup werden Aufgabeninformationen an einem leicht zugänglichen, zentralen Ort aufbewahrt. Neben den Details zu den Aufgaben selbst kann unser Kunde auch den Workflow und den Status angeben, den eine Aufgabe durchläuft, wenn sie geplant, ausgeführt, getestet und bereitgestellt wird. Während der Bearbeitung der Aufgabe kann der Status aktualisiert werden, um den aktuellen Status wiederzugeben. Mit Workflows kommt eine der herausragenden Funktionen von OneDesk: Workflow-Automatisierung. Um eine einzurichten, muss unser Kunde lediglich eine Reihe von Kriterien definieren und die darauf folgenden Maßnahmen ergreifen, die automatisch ergriffen werden sollten, sobald diese Kriterien erfüllt sind. Diese Automatisierungen können basierend auf Status, bestimmten Feldwerten und sogar nach einem Zeitplan ausgelöst werden. Es ist leicht zu erkennen, warum unser Kunde an diesen Automatisierungen interessiert war, da sie in einigen Fällen die Arbeit selbst verwalten können.
Die Integration war für unseren Kunden das oberste Gebot und der größte Stolperstein in Bezug auf frühere Projektmanagementsoftware. Die Integration von zwei Produkten erfordert häufig kundenspezifische Entwicklungsarbeiten, die kostspielig und zeitaufwändig sein können. Insbesondere unser Kunde suchte nach Integrationen in seine Website für seine Vertriebs- und Marketingteams, bei denen ein Formular ausgefüllt und dann automatisch Maßnahmen ergriffen werden, um diesen Interessenten in die Vertriebspipeline aufzunehmen. Obwohl es keine einfache OneDesk-Integration gibt, um mit dem vorhandenen Formular zu arbeiten, verfügen wir über anpassbare Webformulare, die unser Kunde Kunden zur Verfügung stellen kann, die eingegebene Daten in OneDesk in Arbeitselemente umwandeln. Diese Formulare können so angepasst werden, dass alle erforderlichen Informationen benötigt werden, die in Felder auf einem OneDesk-Ticket übersetzt werden. Von dort aus kann unser Kunde dann Workflow-Automatisierungen erstellen, um bestimmte Aktionen auszuführen, wenn diese Daten eingehen. In Bezug auf eine vollständige Lösung für alle Teams räumte unser Kunde ein, dass OneDesk wahrscheinlich nicht die einzige Software ist, die sie verwenden. Vor diesem Hintergrund haben wir die Vielzahl von Zapier-Integrationen hervorgehoben, die bereits für die Integration von OneDesk in verschiedene andere Software erstellt wurden. Auch wenn es noch keine Lösung gibt, war unser Kunde erfreut zu erfahren, dass es durch Zapier einfach sein kann, etwas einzurichten.
Obwohl OneDesks Hauptzweck nicht darin besteht, ein führender CRM-Softwareanbieter zu sein, da unser Kunde sich mit der Integration von Tools über Workflows hinweg befasst, lohnt es sich, die Flexibilität von OneDesk zu untersuchen und zu untersuchen, wie CRM-Funktionen in unseren vorhandenen Anwendungen erreicht werden können. Da OneDesk auf einer einfachen, ziemlich verallgemeinerten Hierarchie für die Organisation der Arbeit basiert, kann dieses Konzept über das Projektmanagement hinaus verwendet werden. Obwohl OneDesk bereits das Kundenkonzept hat, kann unser Kunde einen neuen Ticket-Typ zur Darstellung von Kunden einrichten und benutzerdefinierte Felder angeben, um alle relevanten Details zu erfassen, um die CRM-Erfahrung vollständiger zu replizieren. Diesem Ticket-Typ wäre dann ein eigener Workflow zugeordnet, der angepasst werden kann, um die verschiedenen Zustände und Status von Kundenbeziehungen darzustellen. Neben der Verfolgung des Status von Kundenbeziehungen kann unser Kunde durch die Verwendung von Tickets zur Darstellung von Kunden auch Kundenkonfigurationen auf diesen Tickets als Anhänge speichern. Angesichts der von ihnen angebotenen Dienstleistungen und des laufenden Supports war dies ein sehr berechtigtes Anliegen für unseren Kunden, das sehr einfach gehandhabt werden kann. Durch die Verlagerung ihres CRM in OneDesk kann unser Kunde seine Kunden wie ihre Arbeit verfolgen. Wie bei allen Tickets und Aufgaben in OneDesk kann unser Kunde auch Workflow-Automatisierungen erstellen, um die Verwaltung seiner Kundenbeziehungen zu optimieren.
Obwohl es so viele Softwarelösungen gibt, erweist es sich manchmal als schwierig oder sogar unmöglich, das richtige Tool zu finden, das alles kann. Mit der Flexibilität von OneDesk wird dies weniger problematisch. OneDesk ist ein Chamäleon eines Werkzeugs. OneDesk basiert auf einer einfachen Organisationshierarchie und kann an eine Vielzahl von Anwendungsfällen angepasst werden. Es kann jedoch Fälle geben, in denen OneDesk nicht alle Anforderungen erfüllt. Für diese Benutzer können Zapier-Integrationen verwendet werden, damit OneDesk einwandfrei mit anderer Software interagiert. Dies gibt Benutzern das Beste aus beiden Welten, ohne die Lösung selbst entwickeln zu müssen.