Ausgleich des Bedarfs an Kundeneingaben und Aufrechterhaltung der Projektkontrolle
Wie viel Kundeninteraktion benötigen wir im Projektmanagementprozess? Wie viel Engagement sollen sie haben, wenn wir ihr kritisches Produkt entwerfen und entwickeln, das in zwölf Monaten für Endbenutzer oder die breite Öffentlichkeit eingeführt werden soll?
Im Hinterkopf eines jeden frustrierten Projektmanagers steht die Antwort: „Überhaupt nicht!“ Komm schon … träumen wir nicht alle von dem Hands-off-Kunden, der uns sagt, was er will, und uns dann für die nächsten Monate alleine lässt, um unsere Arbeit zu erledigen, und nur zurück ins Bild kommt, um dieses Produkt zu testen oder zu genehmigen. das Projekt abzeichnen, uns bezahlen und uns dann zu unserem nächsten Engagement übergehen lassen? Wäre das nicht so einfach? Nun ja … aber es sollte auch die Bejeebers aus dir herausschrecken. Warum? Weil die Fehlerquote riesig ist. Die Möglichkeit, dass einige Anforderungen nicht ganz richtig sind, liegt bei fast 100%. Die Wahrscheinlichkeit, dass wir einige wichtige Kundeninformationen und -entscheidungen benötigen, liegt eher bei 150%. Keine Kundenbeteiligung = hohe Wahrscheinlichkeit von Nacharbeiten und falscher Arbeit. Autsch. Dies ist das genaue Gegenteil von Projektmanagement empfohlene Vorgehensweise sind darauf ausgelegt, zu vermeiden.
Was ist der beste Weg, um mit unseren Kunden zu interagieren? Wie halten wir sie auf dem Laufenden, stellen angemessene Statusinformationen und Aktualisierungen bereit, überprüfen Probleme und machen sie Woche für Woche für die Projekte verantwortlich, die wir für sie verwalten?
Grundsätzlich kommt es auf einige Dinge an, die ich als „Best Practices“ für unsere Projekte betrachte:
Setzen Sie von Anfang an Erwartungen. Zum Zeitpunkt des Projektstarts – und in Form eines Kommunikationsplandokuments – wurde die Projektmanager sollte Kommunikationserwartungen für das Projekt setzen. Diese Kundeninteraktionen sollten bei Bedarf Besprechungen, Verantwortlichkeiten, Hauptansprechpartner und Kommunikationssicherungen umfassen. Von Anfang an sollten Erwartungen festgelegt werden, wie, wann und wo regelmäßig Interaktionen zwischen dem Projektmanager, der gesamten Lieferorganisation (einschließlich des gesamten Projektteams) und dem Kunden stattfinden.
Halten Sie den Kunden Aufgaben zugeordnet. Suchen Sie nach Möglichkeiten, um den Kunden kontinuierlich Projektaufgaben zuzuweisen, und stellen Sie sicher, dass er weiß, dass er für die regelmäßige Berichterstattung über den Fortschritt dieser Aufgaben verantwortlich sein muss. Nichts hält Teammitglieder und Projektkunden so aufmerksam und engagiert wie das Wissen, dass sie meldepflichtige Aufgaben auf ihrem Teller haben. Dadurch wird die Interaktion während des gesamten Engagements auf einem Allzeithoch gehalten.
Seien Sie konsequent mit Besprechungen. Versuchen Sie immer, so konsistent wie möglich mit Ihrem Projektbesprechungsplan zu sein. Regelmäßig abgesagte Besprechungen senden Ihren Teilnehmern die falsche Nachricht. Es sagt ihnen, dass Sie unorganisiert sind und dass Ihre Besprechungen nicht so wichtig sind. Die regelmäßige Teilnahme wird schwinden, ebenso wie die Interaktion, Teilnahme und – wahrscheinlich – das Vertrauen der Kunden.
Beziehen Sie sie in wichtige Entscheidungen ein. Ich beziehe den Kunden gerne in alle wichtigen Entscheidungen ein. Nicht unbedingt die Entscheidung selbst – es sei denn, ihr Input und ihre Beteiligung sind entscheidend. Wir möchten unseren Kunden nicht schwach, bedürftig oder nicht unter Kontrolle erscheinen, sollten sie jedoch auf jeden Fall informieren – insbesondere, wenn sie kritische Entscheidungen treffen, die sich auf den Kunden und das Projekt auswirken. Der Kunde wird von diesen Schritten und Entscheidungen erfahren – am besten vom Projektmanager.
Zusammenfassung und Aufruf zur Antwort
Das Fazit lautet: Wir brauchen unseren Projektkunden, um voll engagiert zu sein. Ohne diese fortlaufende Kundeninteraktion leidet das Projekt, das Endproduktdesign kann leiden, was katastrophal sein kann, und ein Ausfall ist das wahrscheinliche Ergebnis. Daher müssen wir proaktiv mit einigen Kunden zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass sie während des gesamten Projekts engagiert und verfügbar bleiben – und an kreativen Möglichkeiten arbeiten, damit sie täglich oder wöchentlich aktiv zum Projekt beitragen.
Wie wäre es mit unseren Lesern? Welche Probleme haben Sie erlebt, als Sie Ihre Projektkunden für Projekte und Produktdesigns engagiert haben, wenn ihre Aufgaben sie auf zehn verschiedene Arten ansprechen? Welche Strategien haben Sie angewendet, um sie einzubeziehen oder sich Ihnen zur Verfügung zu stellen, wenn Sie sie brauchen?