In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt ist es von entscheidender Bedeutung, das richtige Tool zur Optimierung der Prozesse Ihres Unternehmens zu finden. Egal, ob Sie ein erfahrener Projektmanager oder ein neugieriger Unternehmer sind, bei uns sind Sie an der richtigen Adresse. In diesem Blog untersuchen wir 12 unverzichtbare Funktionen, auf die Sie in einer PSA-Software achten sollten. Von der Verwaltung von Serviceanfragen über die Rechnungsstellung bis hin zur Kapazitätsplanung unterstützen wir Sie dabei, fundierte Entscheidungen zu treffen. Lesen Sie weiter, während wir einige Top-Funktionen besprechen, die Ihre Arbeit revolutionieren und die Produktivität Ihres Teams steigern können. Lass uns eintauchen!
Was ist PSA-Software?
Gehen wir zunächst der Frage nach: Was ist eine PSA-Software? Eine PSA-Software oder Professional Services Automation-Software ist ein Tool zur Optimierung der Prozesse bei der Bereitstellung professioneller Dienstleistungen. PSA-Software bietet eine zentralisierte Plattform, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Projekte, Ressourcen und Finanzen zu verwalten. PSA-Software kann die Anforderungen einer Reihe professioneller Dienstleistungsarten erfüllen, von Beratungsfirmen, IT-Dienstleistern, Marketingagenturen, Anwaltskanzleien, Architekturbüros, Ingenieurbüros und mehr.
Was sind die unverzichtbaren Funktionen einer PSA-Software?
1. Verfolgen Sie Kundeninteraktionen
Die Fähigkeit, Kundeninteraktionen zu verfolgen, ist für eine PSA-Software von entscheidender Bedeutung, da sie es Unternehmen ermöglicht, Kundenbeziehungen effektiv zu verwalten und zu optimieren. Die Software sollte einen vollständigen Verlauf der Interaktionen bereitstellen, einschließlich der vom Kunden eingereichten Tickets, einen Gesprächsverlauf sowie alle Kundenprojekte, Rechnungen und Zeitprotokolle. Eine PSA-Software speichert alle diese Kommunikationen an einem Ort und erleichtert das Auffinden und Zugreifen auf aktuelle Informationen und gewährleistet eine nahtlose Kommunikation.
2. Automatisierung für Vertrieb und Support
Wie der Name PSA vermuten lässt, ist Automatisierung ein wichtiges Muss-Feature in einer PSA-Software. Im Großen und Ganzen kann der Begriff Automatisierung viele verschiedene Funktionen umfassen, von Berichten oder Rechnungen mit einem Klick bis hin zu benutzerdefinierten Workflow-Regeln. Automatisierungen reduzieren sich wiederholende und zeitaufwändige Aufgaben von der Dateneingabe bis hin zu Routinetätigkeiten, sodass sich Ihr Team auf wichtigere Dinge konzentrieren kann.
3. Serviceticketverwaltung
Tickets sind die Anfragen Ihrer Kunden. Tickets können sich auf einen neuen Service, ein Supportproblem oder eine neue Projektanfrage beziehen. Der Einsatz eines Ticketverwaltungssystems optimiert den Erstellungs- und Lösungsprozess. Ein Ticketverwaltungssystem zentralisiert Ihre Anfragen und bietet Tools zur besseren Organisation. Servicetickets bieten die Möglichkeit, basierend auf Dringlichkeit und Wichtigkeit zu erstellen, zu verfolgen und Prioritäten zu setzen, um eine zeitnahe Lösung und Kundenzufriedenheit sicherzustellen. Der kollaborative Charakter eines Ticketsystems ermöglicht eine effektive Kommunikation zwischen Teammitgliedern und bietet die Möglichkeit, Tickets den am besten geeigneten Ressourcen zuzuweisen, Informationen nahtlos auszutauschen und erstklassigen Support zu bieten.
4. Zeiterfassung
Die meisten professionellen Dienstleistungen basieren auf der Erbringung von Dienstleistungen für eine Vielzahl von Kunden und berechnen auf der Grundlage der abrechnungsfähigen Stunden. Aus diesem Grund spielt die Zeiterfassung eine entscheidende Rolle bei der Optimierung der Produktivität, der Verbesserung des Projektmanagements und der Erleichterung einer genauen Abrechnung. Darüber hinaus liefert es wertvolle Daten zur Schätzung zukünftiger Projekte und zur Verbesserung der Projektplanung. Darüber hinaus ermöglicht die Zeiterfassung eine präzise und effiziente Abrechnung und stellt sicher, dass den Kunden die erbrachten Leistungen genau in Rechnung gestellt werden. In PSA-Tools wie OneDesk arbeiten die Zeiterfassungsfunktionen synchron mit den Rechnungsfunktionen.
5. Projektplanung
Suchen Sie nach einem PSA, mit dem Sie detaillierte Projektpläne erstellen können, einschließlich:
- Unterteilen Sie Projekte in kleinere Aufgaben und Teilaufgaben.
- Schätzen Sie den Schwierigkeitsgrad und die Zeit ein, die für die Erledigung jeder Aufgabe erforderlich ist.
- Aufgaben an die richtige Person delegieren und die Kapazität des Teams bewerten.
- Überwachen Sie den Fortschritt und verschieben Sie Ressourcen in Echtzeit.
6. Abrechnung und Rechnungsstellung
Der Abrechnungsprozess kann an sich zeitaufwändig sein. Der Prozess kann Folgendes umfassen: Sammeln der abrechenbaren Zeit, Berechnen der Rechnung, Versenden der Rechnung, Empfangen der Zahlung und Arbeiten mit Ihrer Buchhaltungssoftware. Eine PSA-Software kann den Zeitaufwand für diesen Prozess verkürzen und das Fehlerpotenzial verringern. Suchen Sie nach einem PSA-Tool mit integrierter Zeiterfassung und Rechnungsstellung. Mit dieser Funktion können Sie Rechnungen aus abrechnungsfähiger Zeit erstellen. Der PSA berechnet und erstellt die Rechnung in Sekundenschnelle auf der Grundlage der von Ihnen gewählten Tarife. Anschließend können Sie die Rechnung direkt aus der PSA-Software an Ihre Kunden senden.
7. Budgetverwaltung
Die Verwendung von Tabellenkalkulationen und mehreren fragmentierten Tools erfordert die Eingabe und erneute Eingabe von Zahlen, was das Fehlerpotenzial erhöht. Mithilfe von Budgetverwaltungsfunktionen können Fachleute finanzielle Ziele festlegen, Kosten abschätzen und Ressourcen entsprechend zuweisen. Darüber hinaus ist ein einfacher Vergleich der tatsächlichen Ausgaben mit den geplanten Budgets möglich, was eine proaktive Entscheidungsfindung erleichtert. Ihre PSA-Software soll Ihnen dabei helfen, Projekte pünktlich und innerhalb des Budgets abzuwickeln, was letztendlich zu einer verbesserten Rentabilität und Kundenzufriedenheit führt.
8. Berichte und Analysen
Suchen Sie nach der Möglichkeit, Berichte für Kunden, Stakeholder und Manager zu erstellen. Berichte können den aktuellen Status von Aufgaben oder Projekten, Protokolle der Mitarbeiterzeit, einen wöchentlichen Bericht über ungelöste Probleme und vieles mehr umfassen. Eine unverzichtbare Funktion Ihrer PSA-Software ist die Möglichkeit, nicht nur benutzerdefinierte Berichte zu erstellen, sondern diese Berichte auch zu automatisieren. In OneDesk können Sie beispielsweise Ihre Berichte einrichten und den Versand per E-Mail an Kunden, Manager oder Kollegen planen. Sie können genau bestimmen, wann der Bericht versendet wird. Planen Sie beispielsweise einen wöchentlichen Bericht über Zeitprotokolle, um den Überblick über die Arbeit Ihrer Mitarbeiter zu behalten.
9. Kundenportal
Ein Kundenportal ist die Clientseite Ihrer PSA-Software. Das Kundenportal kann Kunden die Möglichkeit bieten, neue Serviceanfragen einzureichen und den Fortschritt bestehender Projekte zu überwachen. Möglicherweise suchen Sie auch nach einer PSA-Software, die Kunden weitere Tools wie Live-Chat-Funktionen oder eine Help-Center-Anwendung bietet.
10. Ressourcenmanagement
Ressourcenverwaltungsfunktionen können Kapazitätsplanung, Budgetverwaltung und Zeitmanagement umfassen. Typischerweise sollten Sie nach Funktionen suchen, mit denen Sie die Zeit Ihres Teams möglichst optimal nutzen können. Eine Workload-Ansicht ist beispielsweise ein Tool, mit dem Sie die Verfügbarkeit jedes Teammitglieds innerhalb eines bestimmten Zeitraums sehen können. Wenn Sie also eine Aufgabe zuweisen, können Sie entscheiden, wem Sie sie zuweisen möchten und wann Sie sie planen möchten.
11. Buchhaltungsintegration
Eine unverzichtbare Funktion ist die integrierte Rechnungsstellung mit einer externen Buchhaltungssoftware wie QuickBooks Online. Durch eine Integration können Ihre PSA-Software und Ihre Buchhaltungssoftware miteinander verbunden werden und Informationen ohne großen Aufwand von Ihrer Seite an die andere senden. Diese Funktion reduziert die Notwendigkeit einer manuellen Dateneingabe. Durch die OneDesk- und QuickBooks Online-Integration können Sie beispielsweise Rechnungen kopieren oder direkt aus der Buchhaltungssoftware versenden, ohne Ihr PSA zu verlassen. Ihr Buchhaltungsteam wird es Ihnen danken!
12. Mobiler Zugriff
In der heutigen Welt der Smartphones und Fernarbeit ist die Möglichkeit, unterwegs auf Serviceanfragen und Projektaufgaben zuzugreifen, ein Muss für PSA-Software. Einige der Funktionen, auf die Sie in der mobilen Version Ihres PSA achten sollten, sind:
- Mobile Zeiterfassung.
- Ticket- oder Aufgabenerstellung.
- Kommunikation mit Teamkollegen oder Kunden.
- Protokollieren Sie den Fortschritt oder Status von Tickets oder Aufgaben.