Die neueste Version von OneDesk ist live! Diesen Monat haben wir einige großartige und mit Spannung erwartete Funktionen und Verbesserungen.
- Fakturierung
- QuickBooks Online-Integration
- Automatisierungszentrum
- Schnelle Filterung
- Neue benutzerdefinierte Feldtypen
- Verbesserungen an E-Mail, Mobilgeräten und mehr
Wir stellen vor: Die Rechnungs-App
Mit dieser Version führt OneDesk die Rechnungsfunktion innerhalb der App ein. Dies ist eine wichtige neue Funktion, mit der Sie Ihren Kunden die Arbeit, die Sie für sie geleistet haben, in Rechnung stellen können. Es werden in den nächsten Tagen und Wochen ausführliche Artikel in unserem Blog und unserer Knowledgebase geschrieben, aber hier ist eine Zusammenfassung der Funktionalität:
- In der Anwendung „Finanzen“ wurde eine neue Registerkarte „Rechnungsstellung“ hinzugefügt. Wenn dies für Ihr Konto deaktiviert ist, können Sie es unter Admin > Benutzer-Apps aktivieren.
- Sie können neue Rechnungen über das Menü „Hinzufügen“ erstellen. Sie wählen die Kundenorganisation aus, der Sie Rechnungen stellen, und legen fest, ob die Rechnung „Monatlich“ oder „Außerhalb des Zeitplans“ angegeben wird.
- Rechnungen werden im Status „Entwurf“ generiert und durchlaufen einen Workflow, der aus Folgendem besteht: Entwurf -> Offen -> Gesendet -> Bezahlt. Rechnungen können jedoch auch mit „Ungültig“ oder „Nicht einbringlich“ gekennzeichnet werden.
- Entwurfsstatus: Alle Arbeitszeittabellen, die „abrechnungsfähig“ sind, für die ausgewählte Kundenorganisation durchgeführt wurden und zuvor noch nicht in Rechnung gestellt wurden, können der Rechnung hinzugefügt werden. Es können auch andere Einzelposten hinzugefügt werden.
- Offener Status: Rechnungsdatum wird generiert. Die Rechnung kann nicht mehr bearbeitet werden, kann aber zurück in den Entwurf verschoben werden.
- Gesendet-Status: Die Rechnung wird per E-Mail an den Kunden gesendet.
- Status „Bezahlt“: Verschieben Sie die Rechnung in den Status „Bezahlt“, sobald Sie die Zahlung für die Rechnung erhalten haben.
- Mit den Verwaltungsoptionen können Sie festlegen, wie Ihre Rechnungssätze berechnet werden. Einige der vielen Optionen hier sind stündliche, feste oder gemischte Sätze für: Nach Servicetyp, nach Projekt, nach Team, nach Kundenorganisation und vieles mehr.
- Unternehmensvorgaben für Währung, Steuern, Rabatte, Konditionen und mehr können ebenfalls festgelegt werden.
- Es gibt neue Eigenschaften im Detailbereich der Kundenorganisation, mit denen Sie den Rechnungskontakt, die Rechnungsadresse und das kundenspezifische Währungssymbol, Steuern, Rabatte und mehr angeben können.
- Integrieren Sie sich online in QuickBooks, um die Schleife zu vervollständigen!
QuickBooks Online-Integration
Verbinden Sie OneDesk mit QuickBooks Online, um Kunden Rechnungen zu stellen und Buchhaltungsdaten zu synchronisieren!
Neben der neuen Rechnungs-App haben wir eine neue Integration mit QuickBooks Online (QBO) veröffentlicht. Wenn Sie OneDesk mit Ihren QuickBooks verbinden, geschieht Folgendes:
- Sie haben die Möglichkeit, eine Rechnung mit einem Klick zu QBO zu kopieren.
- OneDesk hält sich an Ihre Steuereinstellungen in QBO und nicht an die in OneDesk.
- Wenn Sie Ihre Rechnung senden (und mit QBO verbunden sind), sendet QuickBooks die Rechnung und nicht OneDesk.
- Das bedeutet, wenn Sie in QBO eine Online-Zahlung eingerichtet haben, kann Ihr Kunde die Rechnung online bezahlen.
- Wenn eine Rechnung in QuickBooks als „Bezahlt“ markiert ist, aktualisiert OneDesk den Rechnungsstatus auf „Bezahlt“.
- Der Diensttyp, der Kunde und das Standardeinkommenskonto werden ebenfalls synchronisiert.
Neues Automatisierungszentrum
Die Automatisierung in OneDesk ist besser als je zuvor! Wir haben ein neues „Automatisierungszentrum“ in OneDesk hinzugefügt, um alle Automatisierungen in Ihrem Konto zu organisieren.
- Jetzt sind alle Automatisierungen, ob für Tickets, Aufgaben, Projekte oder Stundenzettel, an einem Ort zentralisiert.
- Automatisierungen sind nach ihrem „Auslöser“, ihrem „Auslöser“ und ihren „Aktionen“ organisiert, damit Sie die gesuchte Automatisierung leicht finden können.
- Filtern Sie Ihre Automatisierungen nach einem Auslöser, einer Aktion oder mehr, um leicht zu sehen, wie verschiedene Eigenschaften automatisch verwendet werden. Filtern Sie beispielsweise, um alle Automatisierungen anzuzeigen, die ein Ticket zuweisen.
- „Automatisieren“-Symbole erscheinen jetzt in Eigenschaftsmenüs in der gesamten App (für Administratoren), sodass Sie schnell zu den relevanten Automatisierungen navigieren können, um sie hinzuzufügen, zu ändern oder zu deaktivieren.
Schnelle Filterung aus dem Raster
In früheren Versionen haben wir die Möglichkeit hinzugefügt, direkt aus den Rasterkopfzeilen zu gruppieren und zu sortieren. Jetzt haben wir auch die Möglichkeit hinzugefügt, schnell zu filtern. Filtern Sie beispielsweise in der Kopfzeile der Statusspalte nach „Offenen“ Tickets und dann in der Header-Gruppe „Zuständiger“ nach Zuständigem.
- Indikatoren in der Spaltenüberschrift zeigen Ihnen, welche Spalten die Ansicht derzeit beeinflussen.
- Klicken Sie auf , um die neue Ansicht im Seitenbereich zu speichern.
- Für erweiterte Filteroptionen können Sie immer noch eine benutzerdefinierte Ansicht erstellen.
Benutzerdefinierte Rich-Text-Felder (Anmerkungen)
Eine häufige Anfrage war, einen neuen Datentyp für benutzerdefinierte Felder hinzuzufügen, um mehrzeilige und Rich-Text-Eingaben zu unterstützen. Der häufigste Anwendungsfall war, dass Benutzer Notizen zu einem Ticket oder einer Aufgabe hinzufügen können, ohne die Beschreibungs- oder Konversationsfelder zu verwenden. Diese Funktionalität wurde hinzugefügt. Sie können eine Rich-Text-CF unter Admin > Benutzerdefinierte Felder erstellen.
Benutzerdefinierte Mehrfachauswahlfelder (Tagging)
Wir haben auch einen neuen Datentyp für benutzerdefinierte Felder hinzugefügt, mit dem Sie mehrere Werte aus einer Liste auswählen können. Die ausgewählten Werte werden als Tags angezeigt und jeder Wert kann farbcodiert, im Raster angezeigt, gefiltert werden und mehr.
Weitere E-Mail-Verbesserungen
Wie bei jeder Version fügen wir weiterhin Verbesserungen zu unserem E-Mail-Management hinzu. In früheren Versionen haben wir eine Schnellverbindung für O365 und Gmail hinzugefügt, mit der Sie sowohl eingehende als auch ausgehende E-Mails einfach verbinden können. In dieser Version haben wir Folgendes hinzugefügt:
- Unterstützung für benutzerdefiniertes IMAP mit Basic Auth. Wir haben bereits benutzerdefiniertes SMTP unterstützt, aber jetzt können Sie auch Ihr IMAP verbinden, um eingehende E-Mails zu überwachen, selbst wenn Sie O365 oder Gmail nicht verwenden oder xOAuth nicht unterstützt wird.
- Tokenüberwachung für Office 365. Es kann vorkommen, dass O365 aus irgendeinem Grund unsere Verbindung ablehnt, wenn Sie versuchen, neue E-Mails zu lesen oder E-Mails über Ihr verbundenes E-Mail-Postfach zu senden. Wir überwachen diesen Fehler und senden Ihnen eine E-Mail, damit Sie die Verbindung wiederherstellen können.
- Verbessertes Threading von Konversationen in Outlook. Verschiedene Outlook-Clients können häufig standardmäßige E-Mail-Header ignorieren und ihre eigenen Regeln zum Verarbeiten von E-Mails verwenden. Wir haben jetzt die Möglichkeit, jeder Antwort RE: voranzustellen, um das Threading in Outlook zu unterstützen. Sie können dies deaktivieren, wenn Sie es nicht mögen.
- Ein neues Health-Checker-Dienstprogramm für jede E-Mail-Verbindung. Wenn Sie sicher sein möchten, dass Sie korrekt mit Ihrem SMTP oder IMAP verbunden sind, können Sie dies mit einem Klick überprüfen.
Mobile/MFA-Verbesserungen
- Neuer Token-basierter Anmeldeablauf für die mobile App und die für Mobilgeräte optimierte App. Dies ist besonders nützlich für SSO-Benutzer, die kein Passwort haben.
- Eine Neuorganisation von Administration > Kunden-Apps, um die Funktionen für Classic Portal und Mobile-Friendly OneDesk aufzuteilen.
- Eine neue Begrüßungsseite zum mobilfreundlichen Messenger hinzugefügt und die Messenger-Benutzeroberfläche vereinfacht.
Login- und 2FA-Verbesserungen
- Damit sich Benutzer nun erstmalig beim Kundenportal, der mobilen App und dem Classic-Portal anmelden, sind ein Anmeldename und ein TOTP-Token erforderlich. Wenn 2FA für diesen Benutzer aktiviert ist, ist auch ein Passwort erforderlich.
- 2FA-Codes werden jetzt immer über die E-Mail-Anbieter von OneDesk gesendet. Wenn Sie also eine benutzerdefinierte SMTP-Konfiguration haben, die aus irgendeinem Grund fehlschlägt, können Sie sich anmelden, um sie zu korrigieren.
- 2FA ist jetzt für die Mobile-Friendly Apps, The Classic Portal und Mobile App for Users verfügbar.
Weitere Verbesserungen:
- SLAs können auf Arbeitszeiten beschränkt werden
- Verbesserte Benutzerfreundlichkeit bei SLAs
- Filtern Sie bestimmte Daten nach benutzerdefinierten Tag-/Stunden-Offsets. zB: 13 Stunden nach dem letzten bearbeiteten Datum