Budgetüberwachung ist ein Schlüsselaspekt für erfolgreiches Projektmanagement. Mit der neuen Finanz-App in OneDesk können Sie das Budget Ihres Unternehmens einfach schätzen, prognostizieren und überwachen. Unabhängig von der Größe Ihres Teams oder wie Sie Ihren Kunden Rechnungen stellen, bietet die Finanz-App Flexibilität, um Kosten festzulegen und die Finanzen Ihres Unternehmens in Echtzeit zu verfolgen.
Überblick
- Prognostizierte Kosten und Abrechnung
- Geplante versus tatsächliche Finanzen
- Gewinne schätzen
- Ressourcen zuweisen
- Integration mit Arbeitszeittabellen und Zeiterfassung (abrechnungspflichtig und nicht abrechnungsfähig)
- Integration in den Projektmanagement-Workflow
Geplantes Budget des Projekts
Es ist für jedes Unternehmen wichtig, den Zeitaufwand für Projekte und die damit verbundenen Kosten im Auge zu behalten, aber dies gilt insbesondere für Unternehmen, die Kunden nach Serviceprojekten abrechnen.
Skizzieren Sie Ihre Projekte
Beginnen Sie mit der Prognose Ihrer Projektzeitpläne, insbesondere der geplanten Zeitpläne und geplanten Arbeitsstunden. Die Financials-App in Kombination mit den anderen Tools von OneDesk prognostiziert auf einfache Weise Kosten und Rechnungsbeträge basierend auf den von Ihnen festgelegten Sätzen und ermöglicht es Ihnen, geplante und tatsächliche Rechnungsbeträge und Kosten in Echtzeit zu verfolgen.
Kostensätze festlegen
Beginnen Sie mit der Budgetierung, indem Sie die Tarife für Ihre Dienste festlegen. Eine gängige Methode besteht darin, für jedes einzelne Projekt einen Abrechnungssatz (auf Stundenbasis oder pauschal) festzulegen. Eine andere Methode besteht darin, Abrechnungssätze (auf Stundenbasis oder pauschal) nach Projekttyp festzulegen. Das Festlegen von Sätzen nach Projekt oder Projekttyp ist am besten für Teams oder Unternehmen, die festgelegte Kosten für Dienstleistungen haben. Sie sollten auch die Kosten für Ihre Projekte mit Ihren Rechnungsbeträgen abwägen und entsprechend anpassen. Die Kosten sind für jedes Unternehmen unterschiedlich, können aber beispielsweise die Arbeitskosten der Mitarbeiter umfassen.
Nehmen wir zum Beispiel ein Webentwicklungsunternehmen. Das Unternehmen bietet zwei Hauptdienstleistungen an: Website-Design und Website-Entwicklung. Das Unternehmen berechnet Kunden einen Stundensatz für Serviceprojekte und beschäftigt auch Mitarbeiter, die an den Projekten arbeiten und stundenweise bezahlt werden.
Lassen Sie uns zunächst die Stundensätze für unsere Mitarbeiter basierend auf ihrer beruflichen Rolle festlegen.
Wie oben haben wir den Kostensatz pro Team gewählt. So beträgt beispielsweise die Vergütung unseres Designteams 20/Std. Daher werden unsere Kosten für Projekte, die Mitgliedern dieses Teams zugewiesen sind, auf der Grundlage dieses Stundensatzes berechnet.
Abrechnungstarife festlegen
Als nächstes ermöglicht die Verwendung des Preises nach „Projekttyp“ unserem Unternehmen, separate Kostenvoranschläge für Projekte mit unterschiedlichen Kategorien oder Anforderungen zu erstellen. Daher setzen wir die Abrechnungsberechnungsebene auf „Projekttyp“.
Wie oben zu sehen ist, hat das Unternehmen festgelegt, dass der Abrechnungssatz für „Designtyp“-Projekte 40 $ pro Stunde beträgt. Dieser Rechnungsbetrag ist der Betrag, den das Unternehmen seinen Kunden für Designprojekte berechnet, und wie wir sehen werden, wird er mit den Kosten gewichtet, die durch die Löhne unserer Teams entstehen.
Unser Unternehmen kann nun ganz normal Aufgaben und Projekte planen. Verwenden Sie die Apps „Aufgaben“ und „Projekte“, um den Überblick zu behalten und Ziele und Fristen einzuhalten, Aufgaben zu priorisieren und Ressourcen zuzuweisen. (Weitere Informationen zum Projektmanagement mit OneDesk finden Sie in den zugehörigen Beiträgen.)
Zum Beispiel habe ich oben die geplante Arbeit für unsere „Wireframing“-Aufgabe auf 6 Stunden festgelegt.
Wenn wir zur Finanz-App zurückkehren, können wir unten sehen, dass meine geplanten Kosten basierend auf meinen geplanten Stunden für Aufgaben und meinem Projektkostensatz generiert wurden, basierend auf 6 Stunden multipliziert mit 20 $/h zu einer Gesamtsumme von 120,00 $. Außerdem wird mein geplanter abrechenbarer Betrag mit 40 $/h für 6 Stunden in Höhe von insgesamt 240,00 $ generiert. Meine Projektsumme wird anhand der Summe aller Aufgaben im Designprojekt berechnet.
Überwachen Sie Ihre tatsächlichen Kosten und Rechnungsbeträge
Die Stundensätze meines Teams gelten für Stundenzetteleinträge, sodass alle Designer, die dem Projekt zugewiesen sind, Beträge für die tatsächlichen Kosten des Projekts generieren, an dem sie arbeiten, basierend auf den Teamsätzen, die wir zuvor festgelegt haben. Auf diese Weise kann der Projektmanager in Echtzeit den Fortschritt des Teams überwachen und ob die geplanten Beträge mit der durchgeführten Arbeit übereinstimmen.
Wie unten zu sehen ist, hat einer meiner Designer einen Stundenzettel für 2 Arbeitsstunden eingereicht. Bei 20 $/h für 2 Stunden liegen meine tatsächlichen Kosten jetzt bei 40,00 $. Außerdem können Sie sehen, dass mein tatsächlicher abrechenbarer Betrag durch die geleistete Arbeit generiert wurde, 2 Stunden zu 40 $/Std. für 80,00 $. Schließlich wird der Gewinn (40 $) basierend auf dem tatsächlich abrechenbaren Betrag (80 $) abzüglich der tatsächlichen Kosten (40 $) berechnet.
Jetzt kann unser Projektmanager dynamisch nachverfolgen, ob sein geplantes Kostenbudget mit den tatsächlichen Kosten übereinstimmt. Mit der Finanz-App ist es einfach, Ihre Rechnungssätze dynamisch zu schätzen oder neu zu bewerten.
Angenommen, meine Aufgabe dauert länger als erwartet! Wie unten zu sehen ist, hat mein Designer insgesamt 8 Stunden für die Wireframing-Aufgabe eingereicht, 2 Stunden mehr als geplant.
Der tatsächlich abrechenbare Betrag wurde ebenfalls angepasst und wir müssten unserem Kunden eine Rechnung stellen oder unsere Pläne entsprechend anpassen. Mit der Financials-App von OneDesk ist es einfach, Ihre Finanzen zu überwachen und in Echtzeit auf Kurs zu bleiben.
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