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Engineering umfasst eine breite Palette von Bereichen wie Bauwesen, Maschinenbau, Elektrotechnik, Chemie, Software, Luft- und Raumfahrt und mehr. Obwohl jede Disziplin ihre eigenen Verantwortlichkeiten hat, ist die Planung von Projekten ein Standardprozess in allen Ingenieurbereichen. Diese Projekte sind oft komplex und erfordern eine genaue Planung, um sie innerhalb des Zeit- und Budgetrahmens abzuschließen. Abgesehen davon ist die Aufgabenabhängigkeit ein weiterer herausfordernder Aspekt von Engineering-Projekten und kann nur durch eine richtige Terminplanung und ständige Kommunikation zwischen allen Parteien gelöst werden. Daher ist es unerlässlich, in ein robustes System zu investieren, das Mehrfachanwendungen überflüssig macht und vielseitige Lösungen bietet.
OneDesk ist eine Kombination aus HelpDesk und Projektmanagement in einer Anwendung. Mit OneDesk können Sie Ihre Kunden unterstützen und Projekte verwalten, ohne dass Sie mehrere Anwendungen kaufen, lernen, integrieren und zwischen ihnen wechseln müssen. Das Helpdesk- und Ticketing-System von OneDesk dient als CRM und ermöglicht es Ihnen, Tickets zu verwalten, eine Wissensdatenbank zur Beantwortung von Fragen zu unterhalten und Automatisierungen zu erstellen, um manuelle Arbeit zu vermeiden. In Bezug auf das Projektmanagement können Sie mit OneDesk Aufgaben erstellen und in Projekten oder Portfolios organisieren, die dann Ihren Teammitgliedern zugewiesen und in mehreren Ansichtslayouts verfolgt werden können.
In diesem Panel können Sie Projekte und Portfolios erstellen. Diese Portfolios dienen als Container für Ihre Projekte. Portfolios können nach dem Kundennamen, der Kundenorganisation, dem Projekttyp oder den Abteilungen in Ihrem Betrieb, die die zugewiesenen Projekte verwalten, betitelt werden.
Absolute Technologies erhält beispielsweise mehrere Angebotsanfragen von Kunden für verschiedene Produkte. Daher ist es für sie sinnvoll, ein Portfolio mit dem Titel Request for Quotations zu erstellen. Das Portfolio umfasst zahlreiche Projekte, und jedes Projekt ist nach den Produkten benannt, die das Unternehmen entwickelt. In diesem Fall forderte der Kunde ein Angebot für die Verflüssigereinheit an und gab die technischen Spezifikationen für das Produkt sowie Lieferdatum und Installationsort an. Diese Informationen ermöglichen es dem Engineering Manager, zu Phase 2 des Projekts überzugehen.
Basierend auf der Anfrage können Sie die Projekte in Bezug auf ihre jeweiligen Portfolios organisieren. Sie können dann den Fortschritt der Projekte in diesem spezifischen Portfolio verfolgen.
In jedem dieser Projekte können Sie die Kundensupportanfrage und die geplanten Aufgaben mithilfe der Anwendungen Tickets und Aufgaben anzeigen.
Die Kundenkommunikation ist ein wesentlicher Bestandteil der erfolgreichen Durchführung von Engineering-Projekten. Es ist notwendig, auf Fragen und Wünsche zu reagieren, um den Anforderungen Ihres Kunden oder Partners gerecht zu werden. Unabhängig davon, ob Ihr Kunde sich per E-Mail, Live-Chat oder Webformularen mit Ihnen in Verbindung setzt, erfasst OneDesk die Kundendatensätze und kategorisiert den Ticketanforderer nach seiner Organisation in der Kundenanwendung.
Ihre Kundenkommunikation generiert Tickets in Ihrem Ticketantrag. Tickets erfordern sofortige Aufmerksamkeit und können sofort gelöst werden. In OneDesk können Sie Tickets auf verschiedene Weise erfassen.
Die erste Möglichkeit besteht darin, Ihre Support-E-Mail automatisch an die hier angegebene E-Mail-Adresse weiterzuleiten. Wenn ein Kunde eine E-Mail an Ihre Support-E-Mail-Adresse sendet, erfasst OneDesk diese E-Mail und generiert ein Ticket. Alle wichtigen Informationen in der E-Mail werden auf dem Ticket erfasst.
Die zweite Möglichkeit besteht darin, eine Kundenanfrage über die Live-Chat-Anwendung von Ihrer Website zu erhalten. Die Live-Chat-Anwendung von OneDesk ist eine kundenorientierte Anwendung, die es Ihren Kunden ermöglicht, in Echtzeit mit Ihren Support-Technikern in Kontakt zu treten.
Ihre Kunden können über die Messenger-App mehrere Dateien anhängen, sodass Ihr Team sofort auf wichtige Dokumente zugreifen kann. Die Livechat-Anwendung ist hochgradig konfigurierbar. Sie können das Chatfenster mit Ihrem Logo anpassen, Firmenfarben hinzufügen und einen BOT-Avatar hinzufügen, um Kundensupport rund um die Uhr zu bieten.
Sobald der Kunde Ihnen per Live-Chat eine Nachricht sendet, können Ihre Teammitglieder dies in ihrer Messenger-Anwendung anzeigen, antworten und das Ticket aus der Konversation erstellen. Dabei verknüpft OneDesk Ticket und Konversation miteinander, sodass Ihr Team alle erforderlichen Daten von einer Plattform aus einsehen kann.
Der dritte Weg ist das Ausfüllen von Webformularen im Portal. Die Webformulare ermöglichen es Ihnen, alle notwendigen Informationen zu erfassen, um die Anfrage oder Frage Ihres Kunden schnell zu beantworten. Durch die Verwendung von Webformularen können Sie die Anzahl der im Laufe des Tages eingehenden E-Mails reduzieren. Nach dem Absenden können Ihre Kunden mit Ihren Teammitgliedern kommunizieren und ihre Tickets überprüfen.
Ihre Kunden können dann über das Portalsystem den Fortschritt ihres Support-Tickets überprüfen und bei Fragen oder Problemen mit Ihnen kommunizieren. Mit OneDesk können Sie Transparenz schaffen, indem Sie notwendige Updates im Portal anzeigen, wie z. B. Prozentsatz der Fertigstellung, geplanter Start und mehr. Darüber hinaus können Sie steuern, was Ihre Kunden sehen können, und rollenbasierten Zugriff gewähren, um vertrauliche Informationen zu verarbeiten. Sie können auch Anzeigeoptionen für Kunden aktivieren, um Tickets nach Ticketanforderungstyp, dem Projekt, zu dem sie gehören, und mehr zu filtern.
Das Standard-Webformular sieht so aus.
Mit Webformularen können Sie die Art der Informationen steuern, die Sie von Ihren Kunden erhalten. Klicken Sie hier, um dieses Webformular anzupassen. Sie können bestimmte Felder nach Bedarf festlegen, vorhandene Felder umbenennen und zusätzliche Felder hinzufügen, einschließlich benutzerdefinierter Felder.
Sie können beispielsweise ein Webformular für Kunden erstellen, die sich nach Ihren Dienstleistungen erkundigen und eine Angebotsanfrage für ein Produkt oder eine Dienstleistung senden können. In diesem Fall können sie zu Ihrem Kundenportal navigieren und das Webformular mit dem Titel “Angebotsanfrage (RFQ)” auswählen. Sie können dann die Standard- oder benutzerdefinierten Felder hinzufügen, um die entsprechenden Informationen zu erfassen, die zum Lösen des Tickets erforderlich sind. Sie können diese Felder auch als erforderlich konfigurieren, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Informationen erfasst werden.[show how to add custom fields in OneDesk] . Sobald Ihr Kunde das ausgewählte Webformular ausgefüllt hat, generieren Sie in Ihrer Ticketanwendung in OneDesk ein Ticket.
Mit dem Ticket können Sie die im Webformular ausgefüllten Daten einsehen. Dieses Ticket können Sie dann einer bestimmten Person, einem Team oder einer Abteilung zuordnen. Mit OneDesk können Sie einem Ticket mehrere Teammitglieder und Abteilungen zuweisen. Sie können jedoch die manuelle Zuweisung von Teams durch die Automatisierung des Prozesses eliminieren.
OneDesk kann Ihren Workflow automatisieren und alle manuellen Eingriffe eliminieren, um Tickets an das entsprechende Team oder Projekt weiterzuleiten. Mit den Workflow-Automatisierungen von OneDesk können Sie Elemente an Teams und Projekte weiterleiten, Kunden automatisch antworten, benutzerdefinierte Benachrichtigungen hinzufügen und vieles mehr.
Ingenieurbüros haben mehrere Abteilungen, die aufeinander angewiesen sind, um Projekte erfolgreich abzuschließen. Daher ist es wichtig, Tickets basierend auf dem Fachwissen eines Teams zuzuweisen, damit andere Abteilungen den End-to-End-Ansatz verfolgen können, um Ineffizienzen zu beseitigen. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, OneDesk Workflow-Automatisierungen zu verwenden, um automatische Zuweisungen einzurichten, um die Produktivität zu maximieren. Navigieren Sie dazu zu Ihren Administrationseinstellungen und klicken Sie auf den Ticket-Reiter.
Sie können neue Workflow-Automatisierungen erstellen oder eine vorhandene bearbeiten. Wenn ein potenzieller Kunde beispielsweise eine Anfrage zu Produktgarantieproblemen stellt, können Sie dieses Ticket an die Supporttechniker weiterleiten und jedes Mal zwischen den Benutzern wechseln, wenn ein neues Ticket erstellt wird. Eine gleichmäßig verteilte Ticketrotation ermöglicht es Ihnen, Ihren Kunden den besten Service zu bieten.
Sie können auch Automatisierungen erstellen, um den Lebenszyklusstatus Ihrer Tickets zu ändern. Auf diese Weise können Sie sich ein Bild davon machen, an welchen Aufgaben gerade gearbeitet wird im Vergleich zu den erledigten Aufgaben.
Kommunikation ist entscheidend für agile Projekte. Ingenieure sind auf die Kommunikation angewiesen, um mit verschiedenen Abteilungen innerhalb der Organisation sowie mit Kunden zusammenzuarbeiten, die ihnen bis zum Abschluss des Projekts ständig Feedback geben. Wir bei OneDesk wissen, dass Kommunikation die Beziehungen zu Ihren Kunden stärkt. Daher ist es notwendig, E-Mails zu verfolgen und Ihren Kunden den 24/7-Support zu bieten, den sie benötigen.
Wenn Kunden ihr Ticket weiterverfolgen möchten, können sie entweder per E-Mail antworten oder direkt über das Portal Konversationen erstellen. Diese Nachricht wird im Messenger angezeigt und auch mit diesem bestimmten Ticket verknüpft.
Ihre Kollegen können auf diese bestehende Konversation antworten, um mit dem Endbenutzer zu kommunizieren oder interne Nachrichten für ihre Teammitglieder zu erstellen. Interne Konversationen werden für Ihre Kunden ausgeblendet, da sie als “interne Antwort” angezeigt werden.
Durch Eingabe von @username oder @departmentname können Sie Ihre Nachricht an erfahrene Teammitglieder oder Abteilungen weiterleiten, die Ihre Fragen am besten beantworten können. Die Messenger-Anwendung ermöglicht Ihrem Team, Ihre täglichen Korrespondenzen zu erledigen und reduziert die lange Reaktionszeit von E-Mails. Die Messenger-Anwendung ist besonders effektiv, da sie schnelle Antworten fördert und verzögerte Lösungen, die für den Erfolg des Projekts erforderlich sind, eliminiert.
Darüber hinaus können Kunden auch über die Livechat-Anwendungsfunktion in OneDesk ein Engagement initiieren. Der Live-Chat ermöglicht Ihren Kunden das Versenden von Anhängen und das Führen von Gesprächen in Echtzeit. Da Chat-Formate von Natur aus augenblicklich sind, können Fragen oder Probleme sofort von Ihren Teammitgliedern gelöst werden. Abgesehen davon stempelt die Live-Chat-Funktion von OneDesk das Gespräch mit einem Zeitstempel, was Ihrem Team hilft, die Gesprächszeit im Streitfall zu überprüfen.
Ingenieurbüros arbeiten an mehreren Projekten gleichzeitig. Diese Projekte sind komplex und stark vom Kundenfeedback abhängig. Daher müssen diese Projekte kontinuierlich aktualisiert werden, bis sich der Kunde für die Produktion abmeldet. In OneDesk können Sie das Projekt in einfache Aufgaben aufteilen. Aufgaben heben die Projektmanagementseite von OneDesk hervor und können als Arbeit definiert werden, die eine sorgfältige Planung und Ausführung erfordert. In OneDesk können Sie ein Ticket in eine Aufgabe umwandeln oder einfach eine neue Aufgabe in der Aufgabenanwendung erstellen. Werfen wir als Nächstes einen Blick auf die Projektmanagementseite von OneDesk.
Da alle Projekte nach Engineering-Stunden und Produktionsstunden abgerechnet werden, müssen die Engineering-Teams ihre Stundenzettel ausfüllen. Die Projektmanager können ihre Zeit für Aufgaben in OneDesk protokollieren und den Prozentsatz der Fertigstellung der zugewiesenen Aufgaben eingeben. Die Arbeit wird protokolliert, indem eine Arbeitszeittabelle erstellt oder ein Aufgaben-Timer ausgeführt wird. Wenn Sie einen Stundenzettel einreichen, geben Sie an, wie viel Arbeit erledigt wurde, den aktuellen Status dieses Elements, den Prozentsatz der Fertigstellung usw.
OneDesk-Aufgabenformulare enthalten eine Reihe von Lebenszyklusstatus, die sich aufgrund mehrerer Aktionen ändern. Sobald Ihr Teammitglied beispielsweise den Prozentsatz der Fertigstellung hinzugefügt hat, mit dem Kunden kommuniziert oder auf die Antwort des Kunden wartet, wechselt OneDesk automatisch zwischen den entsprechenden Lebenszyklusstatus. Diese Lebenszyklusstatus sind konfigurierbar; Sie können vorhandene Status hinzufügen, umbenennen oder löschen, Farben ändern und sogar Automatisierungen hinzufügen, um redundante Arbeit für Ihre Teammitglieder zu vermeiden. Lebenszyklusstatus helfen Ihren Projektmanagern zu verstehen, welche Aufgaben abgeschlossen sind und welche Schritte sie unternehmen müssen, um die Projekte schnell und termingerecht abzuschließen.
Das Entwerfen und Bauen von HLK-Systemen erfordert mehrere Schritte. Der erste Schritt wäre beispielsweise die Festlegung des Geltungsbereichs. Der Umfang enthält Designüberlegungen und standortspezifische Empfehlungen. Nach Überprüfung des Umfangs führt der Ingenieur die Lastberechnung durch und geht dann zur Auslegung des Systems über. Sobald der Systementwurf abgeschlossen ist, bereiten Ingenieure den Entwurf für die Kanalisation vor und treffen dann die Auswahl der geeigneten Ausrüstung für das Bauteam und schreiben auch die Steuerungsphilosophie für das Elektrotechnikteam.
In OneDesk können Sie ein Projekt für solche Programme erstellen und das Projekt in einfache Aufgaben zerlegen. Sie können diese Aufgaben dann Ihren Expertenteammitgliedern oder Abteilungen zuweisen, die am besten qualifiziert sind, um den Prozess zu beschleunigen.
Da die Projektingenieure eng mit dem Elektrotechnik-Team zusammenarbeiten, ist es wichtig, bei jedem Projektschritt zusammenzuarbeiten. Zum Beispiel muss der Projektingenieur das Dokument der Steuerungsphilosophie an den Elektroingenieur senden, der dann damit programmiert, wie die Systemkomponenten gesteuert werden. Ebenso kann jeder Schritt die Zusammenarbeit oder die Unterstützung eines anderen Teams erfordern. In OneDesk können Sie Konversationen aus den Aufgabenformularen heraus führen. Dies ermöglicht Ihnen, mit allen Parteien in Kontakt zu treten und Entscheidungen einseitig zu treffen. Sie können nicht nur Gespräche führen, sondern auch wichtige Ordner anhängen und an mehrere Personen oder Teams senden, sodass diese die Anhänge finden und schnell auf ihre Computer herunterladen können.
Sie können Ihre Aufgaben innerhalb der Projektstruktur organisieren oder sie zu verschiedenen Ordnern oder Portfolios innerhalb des Projekts hinzufügen. Sie können eine Projektvorlage für ähnliche wiederkehrende Projekte erstellen, beispielsweise für die HLK-Systemsteuerung. Dabei kann das Elektrotechnik-Team jedes Mal, wenn es an ähnlichen Projekten arbeitet, das Projekt einfach klonen. [show them] Auf diese Weise können Sie jedes Mal, wenn Sie an diesen Projekten arbeiten, eine vorhandene Vorlage verwenden. Dies ist besonders nützlich, da Sie die Möglichkeit haben, die Elemente und Eigenschaften auszuwählen, die Sie aus dem Originalprojekt in das Klonprojekt kopieren möchten.
OneDesk bietet Anzeigelayouts und Filter, mit denen Sie den Fortschritt der Projekte und Aufgaben überwachen und verfolgen können.
Gantt-Diagramme bestehen aus horizontalen Balken, die den Zeitplan eines Projekts auf einer horizontalen Zeitachse anzeigen. Jeder Balken stellt eine Aufgabe dar, wobei das linke Ende der Leiste das Startdatum der Aufgabe und das rechte Ende der Leiste das Enddatum der Aufgabe anzeigt. In OneDesk gibt es zwei Arten von Gantt-Diagrammen: Das Gantt auf Aufgabenebene (wo die Balken Aufgaben darstellen) und das Gantt auf Projektebene (wo die Balken Projekte darstellen). Sie können Aufgaben verknüpfen, um Aufgabenabhängigkeiten zu erstellen, damit Ihre Teammitglieder eine Aufgabe beenden, bevor sie mit der nächsten beginnen. Sobald die Aufgaben miteinander verknüpft sind, berechnet OneDesk den kritischen Pfad und teilt Ihrem Team die Gesamtprojektdauer mit. Sie können auch Datumseinschränkungen hinzufügen, um zu verhindern, dass eine Aufgabe zu einem späteren Zeitpunkt geplant wird. Das Gantt-Diagramm zeigt Ihnen auch Ihre Planung im Vergleich zu Ihrer tatsächlichen Arbeit. Die blauen Balken zeigen Ihre Planung an, während der grüne Balken die tatsächliche Zeit darstellt, die Ihr Team protokolliert hat. Der blaue Balken neben dem grünen Balken hilft Ihnen, visuell zu vergleichen, wie gut Sie Ihre Projektstunden geplant haben.
Darüber hinaus können Sie auch die anderen Standardansichten in OneDesk verwenden, um Ihre Aufgaben gemäß Ihren Anforderungen zu verwalten:
Die Baumansicht ordnet Tickets oder Aufgaben in einer Hierarchie an.
Die flache Ansicht zeigt die Tickets und Aufgaben ohne die Hierarchiestruktur.
Das Statusboard ordnet alle Aufgaben nach ihrem Lebenszyklusstatus. Sie können die Aufgabe per Drag & Drop verschieben, um ihren Status zu ändern.
Die Kalenderansicht zeigt alle Zeitpläne der Aufgaben an, um Sie auf dem Laufenden zu halten, wenn eine Aufgabe fällig ist.
Das Dashboard organisiert alle Tickets in Form von Grafiken und Tortendiagrammen. Diese Diagramme können in verschiedenen Formaten heruntergeladen werden. Sie können die Diagramme für Ihre Berichte und Präsentationen für Ihre Kunden verwenden.
In OneDesk können Sie alle Ansichten erstellen, die Sie zur Verwaltung Ihrer Tickets und Aufgaben benötigen. Meine Ansichten ermöglichen es Ihnen, Ansichten Ihren Anforderungen entsprechend anzupassen. Um Ihre personalisierten Ansichten zu erstellen, müssen Sie ein Layout auswählen und Filter, Gruppen und Spalten hinzufügen.
Sie können einen benutzerdefinierten Filter erstellen, um alle dem Document Control-Team zugewiesenen Aufgaben anzuzeigen. Auf diese Weise können Sie alle derzeit laufenden Zeichnungsrevisionen und Dokumentationen überprüfen.
Unabhängig davon, ob Sie Berichte für Ihre Kunden erstellen oder dem Management Einblicke geben, können Sie Daten extrahieren und Berichte in OneDesk erstellen, indem Sie vorgefertigte Vorlagen verwenden oder Ihre eigenen anpassen. Diese Berichte können in Excel-Tabellen und PDFs heruntergeladen und per E-Mail an Ihr Team gesendet werden, um alle auf dem Laufenden zu halten.
Zeiterfassungsberichte sind im Engineering-Geschäft von entscheidender Bedeutung. Den Kunden werden Engineering-, Projektmanagement-, Produktions-, Test-, Installations- und Inbetriebnahmestunden in Rechnung gestellt. Daher ist es wichtig, die Arbeitszeittabellen zu verfolgen, um die Projektstunden zu verwalten. In einigen Fällen unterzeichnen Ingenieurbüros Verträge mit einer Not-to-Exceed-Klausel, die sie dazu zwingt, ihren Kunden Arbeitszeittabellen und Ausrüstungsmaterialkosten vorzulegen.
Mit OneDesk können Sie Arbeitszeittabellenberichte erstellen, bei denen es sich um CSV-Dateien handelt, die in Microsoft Excel importiert werden können. Diese Berichte sind Datensätze von Arbeitszeittabellen-Eigenschaften, die in einem tabellarischen Datenformat dargestellt werden. Elementname, Priorität, Abrechnungsart, Name des Anforderers sind einige notwendige Informationen, die in den Arbeitszeittabellenberichten angezeigt werden können. Andere kritische Informationen, wie zum Beispiel der abgeschlossene Prozentsatz, können jedoch für das interne Reporting angezeigt werden. Die OneDesk Timesheet-Anwendung ermöglicht es dem Administrator, beim Erstellen von Berichten tiefer einzusteigen. Daher können Arbeitszeittabellenberichte interne Daten wie den Namen des Beauftragten, das ernannte Team und mehr enthalten.
Es ist wichtig, Ihren Kunden genaue Finanzberichte vorzulegen. Mit OneDesk können Sie problemlos Buchhaltungsdienste wie QuickBooks und Freshbooks integrieren und Ihre gesamte Arbeit auf einer Plattform erledigen. Sie können in OneDesk auch ausführlichere Berichte erstellen.
Mit OneDesk können Sie alle Ihre Aufgaben auf einer Plattform erledigen. Die integrierte Integration von OneDesk ermöglicht Ihnen die Integration mit File-Hosting-Diensten wie Dropbox und Box oder sicherer Authentifizierungssoftware wie OKTA. Darüber hinaus hilft Ihnen das Zapier-Plugin von OneDesk bei der nahtlosen Integration in über 2000 Anwendungen.
Sie fragen sich vielleicht, wie alle Parteien auf dem Laufenden bleiben können. Standardmäßig werden E-Mail-Benachrichtigungen für jede Statusänderung oder Nachricht, die Sie senden, an die Ticket-Follower gesendet. Ebenso können Ihre Kunden in ihrem Kundenportal nach Updates suchen und zusätzliche Benachrichtigungen mit Workflow-Automatisierungen einrichten.
OneDesk bietet alle Funktionen zur Optimierung Ihres Workflows. Mit OneDesk können Sie Ihre Support-Tickets erfassen, automatisieren, verwalten und verfolgen, sodass Sie und Ihr Team die erforderlichen Maßnahmen ergreifen können, um das Problem sofort zu beheben. Mit den Projektmanagementfunktionen von OneDesk können Sie dem entsprechenden Team Arbeit zuweisen und den Fortschritt Ihrer Projekte in mehreren Ansichtslayouts verfolgen.
Ihre Teammitglieder können ihre Arbeitszeittabellen für ihre gesamte Arbeit einreichen, sodass Sie Ihre Stunden besser verwalten können. Darüber hinaus hilft OneDesk auch dabei, Ihre Kunden auf dem Laufenden zu halten. Über Kundenanwendungen wie Webformulare und Kundenportale können Ihre Kunden Sie mit spezifischen Anfragen kontaktieren, wodurch die Probleme mit langen E-Mail-Threads vermieden werden. Darüber hinaus können Kunden mit der Wissensdatenbank von OneDesk auf Self-Service-Artikel zugreifen, was Ihre Ticketbelastung erheblich reduziert.