Über das Unternehmen
Für das Projektmanagement stehen unzählige Softwareoptionen zur Verfügung, von denen einige für Teams, die kleinere, genau definierte Projekte in Angriff nehmen, zu schwer sind. Bei der Auswahl der richtigen Software für Ihr Team besteht eine der größten Herausforderungen darin, das richtige Gleichgewicht zwischen den Vorteilen und der Zeit zu finden, die für die Einrichtung und Verwaltung des Tools aufgewendet wurde. Obwohl Projektmanagementsoftware im Großen und Ganzen die Verwaltung der Projektarbeit vereinfachen soll, ist die Software häufig zu kompliziert und erfordert die Verwaltung selbst. In diesem Wissen kam ein Kunde zu uns in der Hoffnung, dass OneDesk eine Lösung für seine Verwaltungsanforderungen hat, die nicht viel Zeit erfordert.
Unser Kunde ist ein Immobilienmakler, der eine kleine Werbe- und Designagentur in seinem Unternehmen betreibt. Der Grund, warum sie zu uns kamen, war, dass sie nach einer Lösung für die Verwaltung der Designanforderungen suchten, die bei ihrer Agentur eingehen. Bei diesen Anfragen handelt es sich häufig um einmalige Projekte, die klein, schnell und einfach zu erledigen sind. Aufgrund ihrer Anforderungen hat unser Kunde festgestellt, dass Projektmanagement-Software ihm wahrscheinlich das geben würde, was er benötigt, um diese Art von Arbeit zu verfolgen. Die meisten Softwareprodukte auf dem Markt scheinen jedoch viel Setup und Eingabe zu erfordern, um aus zeitlicher Sicht einen Sinn für sie zu ergeben. Die Zeit, die zum Einrichten der Arbeit in der Software benötigt wird, würde die tatsächlich angeforderte Entwurfsarbeit behindern. Eine andere mögliche Lösung, die unser Kunde in Betracht zog, war ein Ticketingsystem, bei dem die Arbeit zugewiesen und der Status in einer einfachen Pipeline verfolgt werden konnte.
Vor der Verwendung von OneDesk verwendete unser Kunde E-Mail, um die Arbeit zu erfassen und aufzunehmen. Sie hatten eine dedizierte E-Mail-Adresse, die von jemandem in ihrem Team überwacht wurde, und jedes Mal, wenn eine neue Anfrage gesendet wurde, wurde eine Notiz erstellt und die Arbeit einem Designer zugewiesen. Obwohl der Job erledigt wurde, ist dieser Prozess manuell, fehleranfällig und bietet keine Transparenz über den Status der Arbeit. Durch die Verlagerung dieses Workflows in OneDesk können sie ihren anfänglichen Kontaktpunkt mit ihren Kunden per E-Mail beibehalten, verlassen sich jedoch auf OneDesk, um den Rest des Schwerlasttransports zu erledigen. OneDesk richtet automatisch eine E-Mail-Adresse ein, die alle an OneDesk gesendeten E-Mails in Tickets im OneDesk-System umwandelt. Von dort aus können Tickets getestet, überprüft, bearbeitet und zugewiesen werden. OneDesk ermöglicht auch die Erstellung benutzerdefinierter Status, sodass unser Kunde dann Workflows erstellen kann, um den Lebenszyklus jeder Entwurfsanforderung, an der er arbeitet, genau zu erfassen.
Projektaufbau
Für die Verwaltung und Organisation der von Kunden angeforderten Arbeit empfehlen wir unserem Kunden, unsere hierarchische Struktur für Arbeitselemente zu untersuchen. Obwohl unser Kunde feststellte, dass seine Entwurfsarbeit häufig aus kleinen, einmaligen Projekten besteht, haben wir hervorgehoben, wie er die OneDesk-Konzepte von Portfolios und Projekten verwenden kann, um diese Anforderungen zu verwalten. Die Konzepte von Projekten und Portfolios in OneDesk sind nur Container für Tickets und – wenn unser Kunde größere Projekte verfolgen sollte – Projektaufgaben. Durch die Verwendung von Portfolios zur Darstellung ihrer Kunden können sie alle Anfragen eines bestimmten Kunden zusammenfassen und auf einfache Weise die in der Vergangenheit geleistete Arbeit überprüfen. Wir haben unseren Kunden außerdem empfohlen, Projekte zu verwenden, um Tickets für dasselbe Produkt zu gruppieren, wodurch die Arbeit weiter organisiert wird. Unser Kunde wollte die Möglichkeit haben, fertige Tickets zu verbergen, und Projekte sind eine Möglichkeit, dies zu tun. Durch das Einrichten von Projekten für abgeschlossene Tickets kann unser Kunde diese Projekte archivieren. Dadurch bleibt die aktuelle Ansicht aufgeräumt, ohne dass sie gezwungen werden, Datensätze der geleisteten Arbeit zu löschen.
Automatisierungen und benutzerdefinierte Felder
Unser Kunde stellte fest, dass er an so vielen anderen Projektmanagement-Programmen nicht mochte, wie viel Input von ihm verlangt wurde und wie viel Zeit in das Produkt investiert werden musste. Obwohl OneDesk nicht alle Eingaben von unserem Kunden eliminiert, gibt es eine Reihe von Automatisierungen, die eingerichtet werden können, um die Effizienz zu maximieren. Sobald unser Kunde seinen Workflow eingerichtet hat, kann er von unseren Workflow-Automatisierungen profitieren. Als eine der leistungsstärksten Funktionen von OneDesk sind Workflow-Automatisierungen Aktionen, die auf bestimmten Kriterien basieren. In Kombination mit den benutzerdefinierten Feldern, die unser Kunde für seine Ticketarten definieren kann, können Workflow-Automatisierungen die Arbeit fast vollständig selbst verwalten. Beispielsweise kann eine Automatisierung bei eingehenden Entwurfsanforderungen erkennen, ob die Person, die die Arbeit protokolliert, von einem bestimmten Unternehmen stammt. Basierend auf diesen Informationen kann die Arbeit dann automatisch in ein geeignetes Projekt verschoben und sogar einem bestimmten Designer zugewiesen werden. Dies entlastet die Arbeitsverwaltung der meisten anderen Projektmanagementsoftware erheblich.
Kundenportal
Ein weiteres Produkt in der OneDesk-Tool-Suite, an dem unser Kunde interessiert ist, ist das Kundenportal. Über das Kundenportal können unsere Kunden ihren Kunden direkt ermöglichen, Entwurfsanforderungen über ein Webportal direkt im OneDesk-System zu protokollieren. Durch ein Kundenportal ist die dort protokollierte Arbeit für jeden sichtbar, der sie zuerst protokolliert hat, und kann für jeden in seiner Organisation geöffnet werden. Dies gibt allen Beteiligten eine hohe und angemessene Sichtbarkeit des Arbeitsstatus. Alternativ kann das Kundenportal auch als Wissensdatenbank verwendet werden, auf der Artikel veröffentlicht und mit Kunden geteilt werden können. Durch die Nutzung des vorhandenen Ticket-Systems von OneDesk können Tickets problemlos in Artikel in der Wissensdatenbank umgewandelt werden und profitieren sogar von den Anpassungsoptionen von Standard-OneDesk-Tickets. Mit Tickets in OneDesk können beispielsweise Multimedia-Inhalte wie Bilder und Videos verknüpft werden. Diese Funktion gilt auch für Knowledge Base-Artikel, von denen Multimedia heruntergeladen oder im Browser angezeigt werden kann.
In Bezug auf Projektmanagementsoftware steht OneDesk in seiner Flexibilität und Anpassbarkeit über dem Rest. Von der Option, das Kundenportal in eine Wissensdatenbank umzuwandeln, bis hin zu mehreren Möglichkeiten, Anfragen in unserem System zu protokollieren, bietet OneDesk eine Vielzahl von Anwendungsfällen, die in seiner Kernfunktionalität behandelt werden. Neben den zahlreichen Funktionen zum Organisieren und Verwalten von Arbeiten ist OneDesk auch einfach einzurichten und zu verwenden. Neben der Möglichkeit, Anpassungen für die automatische Verwaltung der Arbeit zu erstellen, war unserem Kunden klar, wie OneDesk ihre Anforderungen nicht nur erfüllte, sondern übertraf.