Wie ein Personalberatungsunternehmen OneDesk verwendet, um interne Betriebs- und Supportkunden zu koordinieren
Die Humanressourcen sind zweifellos das wichtigste Element im unternehmerischen Prozess, so dass ein Maß dafür, wie gut ein Unternehmen seine Personalabteilung verwaltet, eine Kristallkugel seiner langfristigen Rentabilität sein kann. Dies zeigt sich in dem abrupten Wachstum der Personal- und Personalvermittlungsbranche in jüngster Zeit. Ausgelagertes Personalmanagement ist ein weltweit wachsender Trend und wird schnell zum branchenübergreifenden Standard, insbesondere bei mittelständischen bis großen Unternehmen mit enormem Personalbedarf.
Personalberatungsunternehmen entwickeln und implementieren umsetzbare Systeme, um den Personalprozess ihrer Kundenunternehmen zu optimieren. Dies hilft Unternehmen, Ressourcen, die sonst für das Personalmanagement (HRM) aufgewendet würden, drastisch zu reduzieren. Sie ermöglichen es Unternehmen, sich ausschließlich auf die HR-Leistung und nicht auf Details des HR-Prozesses zu konzentrieren.
Um die Komplexität der Branche in einem digitalen Zeitalter zu bewältigen, muss ein wachstumsorientiertes Personalberatungsunternehmen einen softwarebasierten Prozess bei der Verwaltung seiner internen Abläufe und der Angelegenheiten seiner Kundenunternehmen implementieren. Aus diesem Grund wandte sich ein Personalberatungsunternehmen an das OneDesk-Team, um eine Softwareplattform zu suchen, mit der die internen Abläufe produktiv verwaltet und die Personalelemente der von ihnen betreuten Unternehmen verfolgt werden können.
Unser neuer Kunde arbeitet aus zwei Gründen, die sich durch den Umfang der Personalmanagementfunktion unterscheiden, die er für ein Unternehmen ausübt: Er übernimmt entweder die gesamte HRM-Verantwortung für das Unternehmen oder erbringt für das Unternehmen On-Demand-Personalmanagementdienste in bestimmten Aspekten. Im Allgemeinen identifizieren und eliminieren sie nicht wertschöpfende Aktivitäten im HR-Prozess des Kunden und verwalten den Personalbedarf des Kunden. Die Herausforderung besteht jedoch darin, alles an einem Ort auf einer einzigen Plattform zu organisieren, die alle Unternehmensabläufe verwaltet.
OneDesk als vielseitiges Projektmanagement- und Helpdesk-System optimiert den Workflow des HR-Unternehmens und ermöglicht es ihm, die internen Abläufe im Auge zu behalten und gleichzeitig die HR-Anforderungen seiner Kunden innerhalb der OneDesk-Oberfläche zu unterstützen. Das OneDesk-System besteht aus drei (3) Apps – der Haupt-App, der Kunden-App und einer mobilen App, die alle in Echtzeit miteinander verbunden sind. Mit der OneDesk-Haupt-App kann unser Kunden-HR-Beratungsunternehmen mithilfe des OneDesk-Ticketingsystems auf einfache Weise Gespräche mit Unternehmen und deren Mitarbeitern kommunizieren und verwalten. Mit dieser Funktion können sie Tickets für den Kundensupport oder Mitarbeiteraktivitäten mit Dateianhangfunktion erstellen. Die Personalagentur kann nun übermittelte Tickets über eine inklusive Haupt-App-Oberfläche verwalten, auf Benutzertickets reagieren, Mitarbeiteraktivitäten verfolgen und anhand dieser Tickets Aufgaben ihrem internen Team zuweisen. Der Manager kann sogar Diskussionsthreads in jedem Ticket erstellen, um eine reibungslose Diskussion über das Ticket zu ermöglichen.
Private Diskussionen zwischen den Mitgliedern des HR-Teams sind auch innerhalb des Ticket-Widgets möglich. Das Setup spielt eine Rolle bei der Verbesserung der Produktivität, da Personalmanager Kunden einbinden und mit dem Team über dieselbe Ticketschnittstelle über das aktuelle Ticket diskutieren können. Der Personalmanager ruft Informationen in einem persönlichen Gespräch ab und leitet die Ergebnisse an Kunden oder deren Mitarbeiter am anderen Ende weiter, ohne mühsam durch die Schnittstellen navigieren zu müssen. Die Hauptoberfläche der App enthält eine Reihe von Tools, die auf ein effizientes Projektmanagement zugeschnitten sind. Beispielsweise können Manager jetzt die Zeitspanne verfolgen, die für die Ausführung bestimmter Aufgaben erforderlich ist, im Gegensatz zu dem Zeitrahmen, der für die Aufgabe mithilfe der Arbeitszeittabellenfunktion zugewiesen wurde.
Für eine bessere Perspektive des Ressourcenmanagements wird in der Haupt-App eine Sammlung von Ansichten zur Verfügung gestellt, um den Managern unterschiedliche Perspektiven bei der Analyse von Ressourcen zu bieten. Jede dieser Ansichten bietet eine einzigartige Analyse der Humanressourcen in der Organisation und ihrer Verwendung. In der Kalenderansicht wird beispielsweise die geplante und die tatsächliche Zeitachse der Aktivitäten für Wochen und Monate angezeigt, während in der Statusanzeige der Lebenszyklusstatus für Tickets und Aufgaben angezeigt wird. Der Statuslebenszyklus ist ein wichtiges Ticketing-Tool. Es unterstützt Manager, Teams und Kunden bei der Verfolgung des Ticket- und Aufgabenstatus in der gesamten App. Dies ist wichtig, um Doppelarbeit zu vermeiden, und kann zur Optimierung der HR-Organisationsprozesse beitragen.
Eine weitere OneDesk-Funktion, die sich gut zur Verbesserung des HR-Workflows eignet, ist das integrierte Berichtssystem. Manager können jetzt spontan Berichte zu praktisch allen Aspekten der Aktivitäten des Unternehmens erstellen. Das Erstellen von Berichten wie einem Bericht über die Arbeitszeiten des internen Teams wird für den Manager zum Kinderspiel, da die Abrechnung von Arbeitsberichten abhängt. Manager können auf einfache Weise einen von Teammitgliedern und Mitarbeitern protokollierten Zeitbericht erstellen und den Bericht dann in das für die Abrechnung und Zahlungsabwicklung geeignete Format exportieren.
Die mobile OneDesk-App ist eine weitere App auf der OneDesk-Plattform. Mit der App können Manager, Teams und Mitarbeiter Aktivitäten in der Organisation unabhängig von ihrem physischen Standort verfolgen, verwalten und verfolgen. Die Mitarbeiter können Arbeitszeittabellen protokollieren und vorhandene Timer verwalten, ohne unbedingt neben einem OneDesk-fähigen Computer im Büro stehen zu müssen. Das Kundenportal bietet Kunden / Unternehmen eine intuitive Benutzeroberfläche zum Erstellen von Tickets, Verwalten ihrer Tickets und Überprüfen des Status der eingereichten Tickets. Über eine Registerkarte “Kunden-Messenger” kann der Kunde auch auf einen Live-Chat mit einem Agenten im Team der Personalberatung zugreifen. Das OneDesk-System ist vollständig anpassbar und modular genug, um den internen und Kundenunterstützungsanforderungen des HR-Beratungsunternehmens gerecht zu werden. Die OneDesk-App lässt sich auch perfekt in vorhandene Systeme in der Agentur integrieren und macht den Übergang zu einem reibungslosen Workflow-Upgrade.