Informationen treiben die moderne Welt an, und Medienunternehmen stehen im Mittelpunkt. Diese Unternehmen sind dafür verantwortlich, Inhalte zu kuratieren, zu verbessern und in verschiedenen Formen zu gestalten. Sie suchen streng nach Daten und bemühen sich, neue Informationen an die richtige Zielgruppe zu verbreiten. Um herauszufinden, welche Geschichte zu erzählen ist und wie sie zu erzählen ist, müssen die Räder eines solchen Unternehmens in einer von Veränderungen geprägten Branche am Laufen bleiben, und es müssen mehrere spezialisierte Teams zusammenarbeiten, die in der Lage sind, relevante Daten zu suchen und in ihren festgelegten Rollen verfeinerte Ergebnisse zu liefern . Diese Teams müssen zusammenarbeiten, nützliche und zeitnahe Berichte erstellen, Feedback erhalten und das Feedback umsetzen. Medienunternehmen sind immer auf der Suche nach besseren Möglichkeiten zur Optimierung ihrer Teams, und ein Kunde kam auf uns zu, in der Hoffnung, ihre Tools für Teamarbeit und Projektmanagement zu verbessern.
Unsere Kundenfirma ist ein spezialisierter Akteur in der Informationsbranche. Sie arbeiten als Verlags- und Medienunternehmen und verkaufen Finanzpublikationen an eine Mischung aus einem Publikum, einschließlich B2B-Kunden, die zeitnahe und relevante Finanzinformationen benötigen. Das Unternehmen betreibt je nach Zielgruppe gezieltes und B2B-Marketing und spielt durch eingehende Analysen und Finanzpublikationen eine entscheidende Rolle im Geschäfts- und Wirtschaftsklima.
In einem Gespräch mit der Marketingabteilung des Unternehmens stellten wir fest, dass die Marketingbemühungen des Unternehmens auf vier Teams zurückzuführen sind, die rund um die Uhr arbeiten, um die Unternehmensziele zu erreichen, und dem Teamleiter kontinuierlich Bericht erstatten, um Koordination und Feedback zu erhalten. Die Marketingabteilung betonte die dringende Notwendigkeit eines internen Tools, mit dem sie diese Teams und Projekte besser verwalten können. Das Tool sollte es den Teammitgliedern ermöglichen, Informationen bequem auszutauschen, ohne den vorhandenen Workflow unbedingt zu ändern. Der Kunde stellte außerdem fest, dass die vorgeschlagene Plattform über die Funktionen verfügen sollte, mit denen zwanzig bis fünfzig Teammitglieder unterstützt werden können, die unabhängig voneinander Berichte zu bestimmten Aufgaben einreichen können, und gleichzeitig zeitnahes Feedback zu den Informationen erhalten können, die sie auf derselben Plattform bereitgestellt haben.
OneDesk bietet eine praktikable Lösung für die Herausforderung, vor der das Kundenunternehmen steht. Es erleichtert die Kommunikation, Strukturierung und Verfolgung von Projekten und Aktivitäten von Teams durch eine Reihe von Tools, die auf der OneDesk-Plattform verfügbar sind. Diese Tools eignen sich besonders zur Verbesserung der Kommunikation und des Projektmanagements zwischen Teammitgliedern in einer Organisation, z. B. im Fall des Kundenunternehmens.
Mithilfe der OneDesk-Plattform kann der Teamleiter Projekte oder Berichte als Tickets erstellen, verwalten und verfolgen. Über das Kundenportal kann der Teamleiter Tickets lesen und beantworten, die von Teammitgliedern gesendet wurden. Sobald das Profil eines Teammitglieds in OneDesk erstellt wurde, können diese als Follower in vorhandene Tickets aufgenommen und ihnen zugehörige Aufgaben zugewiesen werden. Ausgewiesene Teammitglieder können auch Tickets einreichen, auf die über das Kundenportal zugegriffen werden kann. Teammitglieder, die einem Ticket oder Projekt folgen, erhalten umgehend Benachrichtigungen über Diskussionen über das Projekt, sodass die Diskussion für das gesamte Team sichtbar ist.
Tickets können eine große Menge an Daten zum betreffenden Projekt oder Bericht enthalten. Sie sind vollständig anpassbar und können in verschiedenen Phasen eines Projektlebenszyklus ähnlich dem herkömmlichen Projektlebenszyklus implementiert werden. OneDesk-Tickets können auch Dateianhänge enthalten und mit anpassbaren Feldern zur Erfassung relevanter Daten für jede Projektanforderung konfiguriert werden.
Das Projektmenü im Hauptanwendungs-Dashboard bietet eine vollständige Struktur aller vorhandenen Projekte oder Tickets, der festgelegten Teammitglieder und der zugewiesenen Aufgaben. Das Portfolio kann verwendet werden, um die verschiedenen Teammitglieder mit Tickets für jedes Mitglied oder verwandte Projekte darzustellen, die im Portfolio / Ordner des Mitglieds strukturiert sind. Projektordner und Unterordner können per Drag & Drop verschoben werden, um die gewünschte Struktur zu erhalten.
Das OneDesk-Dashboard löst die primäre Herausforderung der Kommunikation und des Projektmanagements, da es Teammitgliedern ermöglicht, Aufgabenberichte oder Projektstatus zu senden und Feedback zu erhalten, das sie nicht verpassen dürfen – über die App und per E-Mail.
Mit OneDesk können Teams Tickets auf verschiedene Arten bequem empfangen oder einreichen. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, ist das Kundenportal, in dem die Ticket- und Kundeninformationen automatisch in OneDesk erfasst werden. Alternativ kann der Administrator Tickets im CSV-Format importieren, sofern die Tickets in einer Tabellenkalkulationsdatei gesammelt wurden. Durch die nahtlose Integration von OneDesk können Tickets auch von vorhandenen Systemen abgerufen werden, die im Unternehmen verwendet werden. OneDesk kann Tickets auch per E-Mail erhalten, wenn Benutzer Tickets an eine unternehmensspezifische E-Mail-Adresse senden.
Team-Leads können problemlos Ticketdetails auf OneDesk in der Haupt-App anzeigen. Sie können auch Antworten für Tickets automatisieren. Die Plattform macht es einfach, automatisierte Nachrichten an bestimmte Tickets anzupassen. Dies ist besonders nützlich, um bestimmte Informationen an Teammitglieder weiterzugeben, wenn Tickets eingereicht oder bestimmte Aufgaben erledigt werden.
OneDesk bietet auch Android- und IOS-Versionen des Systems. Mit diesen Apps können Teammitglieder Tickets für Aufgaben erstellen, Tickets für die Aufgaben, die sie ausführen, diskutieren, die Zeit protokollieren, Benachrichtigungen über neue Aufgaben und neue Diskussionen erhalten. Ob in der Zentrale des Unternehmens oder in der Ecke ihres Raums, Teammitglieder können problemlos Projektaktualisierungen aktualisieren und darauf reagieren. Dieser Ansatz vereinfacht die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Teams.
Benutzer können auch in verschiedene Zugriffsebenen mit unterschiedlichen Berechtigungen und Berechtigungen unterteilt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass nur Teammitglieder mit den richtigen Berechtigungen Zugriff auf Daten und Informationen zu laufenden Projekten erhalten. Das Portal ist für jeden Benutzer unterschiedlich und Benutzer können nach eigenem Ermessen nur auf ihre eigenen Tickets oder alle Tickets beschränkt werden. Daher kann unser Kunde seinen Workflow einfach anpassen oder OneDesk in seinen vorhandenen Workflow integrieren und so den Betrieb durch eine effizientere Kommunikation verbessern, ohne größere betriebliche Änderungen vornehmen zu müssen. Die benutzerfreundliche Benutzeroberfläche von OneDesk, genau definierte Zugriffsebenen und eine Vielzahl anderer Funktionen helfen dem Kundenunternehmen, eine nahtlose Übernahme der Plattform, eine bessere Aufgabenbezeichnung, die für die Größe des Teams und die Art der Arbeit geeignet ist, sowie ein problemloses Projekt zu erreichen Management.