Non-Profit-Organisationen funktionieren wie jedes andere Unternehmen, auch wenn der Gewinn nicht das prim\u00e4re Ziel ist. Mit begrenzten Ressourcen und Mitteln von Regierung, Mitgliedern und Spendern haben gemeinn\u00fctzige Organisationen Schwierigkeiten, in Software und Tools zu investieren, die ihre Arbeitsabl\u00e4ufe ver\u00e4ndern k\u00f6nnten. Dies macht es schwierig, die geeignete Software auszuw\u00e4hlen, die ihren Arbeitsaufwand reduzieren k\u00f6nnte. Diese Organisationen ben\u00f6tigen L\u00f6sungen f\u00fcr das Stakeholder-Management, eine Wissensdatenbank zur Beantwortung von Fragen und Projektmanagement zur Planung von Spendenaktionen oder Freiwilligenprogrammen. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, eine facettenreiche Software mit vielseitigen Funktionen auszuw\u00e4hlen, die auf eine oder mehrere Funktionen abzielen k\u00f6nnen.<\/p>\n
OneDesk ist eine Kombination aus HelpDesk und Projektmanagement in einer Anwendung. Mit OneDesk k\u00f6nnen Sie Ihre Kunden unterst\u00fctzen und Projekte verwalten, ohne dass Sie mehrere Anwendungen kaufen, lernen, integrieren und zwischen ihnen wechseln m\u00fcssen. OneDesk bietet eine schl\u00fcsselfertige L\u00f6sung f\u00fcr gemeinn\u00fctzige Organisationen, um Anfragen von Interessengruppen automatisch zu erfassen und rechtzeitig zu beantworten. Wenn diese Anforderungen Ihrerseits zus\u00e4tzliche Arbeit erfordern, k\u00f6nnen Aufgaben Ihren Teams zugewiesen und innerhalb von Projektstunden erledigt werden.<\/p>\n
In diesem Panel k\u00f6nnen Sie Projekte und Portfolios erstellen. Diese Portfolios dienen als Container f\u00fcr Ihre Projekte. Portfolios k\u00f6nnen nach dem Kundennamen, der Kundenorganisation, dem Projekttyp oder den Abteilungen in Ihrem Betrieb, die die zugewiesenen Projekte verwalten, betitelt werden.<\/p>\n
Auf diese Weise k\u00f6nnen Sie die Projekte in Bezug auf ihre jeweiligen Portfolios organisieren. Sie k\u00f6nnen dann den Fortschritt der Projekte in diesem spezifischen Portfolio verfolgen.
\nIn jedem dieser Projekte k\u00f6nnen Sie die Stakeholder-Anfragen und geplanten Aufgaben mithilfe der Anwendungen Tickets und Aufgaben anzeigen.<\/p>\n
Mit der Ticket-Anwendung k\u00f6nnen Sie Support-Tickets verfolgen und verwalten, die aufgrund von Anfragen von Stakeholdern eingehen. Diese Antr\u00e4ge k\u00f6nnen auf verschiedene Weise gestellt werden.<\/p>\n
Die erste M\u00f6glichkeit besteht darin, die Anfrage \u00fcber die Live-Chat-Anwendung auf Ihrer Website zu erhalten. Die Live-Chat-Anwendung von OneDesk ist eine kundenorientierte Anwendung, die auf die F\u00f6rderung der Stakeholder-Kommunikation ausgerichtet ist. Sie k\u00f6nnen die App anpassen, indem Sie Ihre Unternehmensfarben, Ihr Logo und den BOT-Avatar hinzuf\u00fcgen. Sobald der Spender Ihnen per Live-Chat eine Nachricht sendet, k\u00f6nnen Ihre Teammitglieder diese in ihrer Messenger-Anwendung anzeigen, antworten und das Ticket aus der Konversation erstellen. Dabei verkn\u00fcpft OneDesk Ticket und Konversation miteinander, sodass Ihr Team alle erforderlichen Daten von einer Plattform aus einsehen kann.<\/p>\n
Die zweite M\u00f6glichkeit besteht darin, Ihre Support-E-Mail automatisch an die hier angegebene E-Mail-Adresse weiterzuleiten. Wenn ein Stakeholder eine E-Mail an Ihre Support-E-Mail-Adresse sendet, erfasst OneDesk diese E-Mail und generiert ein Ticket. Alle wichtigen Informationen in der E-Mail werden auf dem Ticket erfasst.<\/p>\n
Jedes Mal, wenn ein Interessenvertreter oder ein Spender eine E-Mail-Anfrage sendet, erstellt OneDesk automatisch einen Kundendatensatz und kategorisiert den Anforderer des Tickets nach seiner Organisation. Alternativ k\u00f6nnen Ihre Spender, Freiwilligen oder Mitwirkenden Tickets auch \u00fcber die Kundenportalfunktion von OneDesk einreichen.<\/p>\n
Dieses Portal erm\u00f6glicht es Ihren Stakeholdern, Ihnen Tickets zu \u00fcbermitteln, mit Ihren Teammitgliedern zu kommunizieren und deren Tickets zu \u00fcberpr\u00fcfen. Sie k\u00f6nnen Anzeigeoptionen f\u00fcr potenzielle und bestehende Spender oder andere Endbenutzer aktivieren, um Tickets nach Ticketanfragetyp, Projekt, zu dem sie geh\u00f6ren, und mehr zu filtern.<\/p>\n
Sie k\u00f6nnen anpassbare Webformulare einrichten, die Ihre Stakeholder ausf\u00fcllen k\u00f6nnen, wodurch Tickets auf Ihrem Dashboard generiert werden. Diese Formulare k\u00f6nnen von den Beteiligten verlangen, Informationen bereitzustellen, die Sie zur L\u00f6sung des Problems ben\u00f6tigen. Sie k\u00f6nnen auch benutzerdefinierte Workflows erstellen, die mit diesen Formularen beginnen.<\/p>\n
Das Standard-Webformular sieht so aus. Klicken Sie hier, um dieses Webformular anzupassen. Sie k\u00f6nnen bestimmte Felder nach Bedarf festlegen, vorhandene Felder umbenennen und zus\u00e4tzliche Felder hinzuf\u00fcgen, einschlie\u00dflich benutzerdefinierter Felder.<\/p>\n
Sie k\u00f6nnen beispielsweise ein Webformular f\u00fcr potenzielle Spender erstellen, die m\u00f6glicherweise Fragen zu Ihren Spendenprogrammen haben. Sie k\u00f6nnen zu Ihrem Kundenportal navigieren und das Webformular mit dem Titel “Spendenprogramme” ausw\u00e4hlen. Sie k\u00f6nnen dann die Standard- oder benutzerdefinierten Felder hinzuf\u00fcgen, um die entsprechenden Informationen zu erfassen, die zum L\u00f6sen des Tickets erforderlich sind. Sie k\u00f6nnen diese Felder auch als erforderlich konfigurieren, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Informationen erfasst werden.<\/p>\n
Sobald Ihr Spender das ausgew\u00e4hlte Webformular ausgef\u00fcllt hat, generieren Sie in Ihrem Ticketantrag in OneDesk ein Ticket.<\/p>\n
Mit dem Ticket k\u00f6nnen Sie die im Webformular ausgef\u00fcllten Daten einsehen. Dieses Ticket k\u00f6nnen Sie dann einer bestimmten Person, einem Team oder einer Abteilung zuordnen. Mit OneDesk k\u00f6nnen Sie einem Ticket mehrere Teammitglieder und Abteilungen zuweisen. Sie k\u00f6nnen jedoch die manuelle Zuweisung von Teams durch die Automatisierung des Prozesses eliminieren.<\/p>\n
Oft verfolgen gemeinn\u00fctzige Organisationen die Anfragen ihrer Stakeholder, indem sie diese Daten in Excel-Tabellen formatieren. Sie k\u00f6nnen Ihre Excel-Datei in eine CSV-Datei konvertieren und in Ihr OneDesk-Konto importieren.<\/p>\n
OneDesk kann Ihren Workflow automatisieren und manuelle Eingriffe zum Weiterleiten von Tickets an das entsprechende Team eliminieren. Mit den Workflow-Automatisierungen von OneDesk k\u00f6nnen Sie Elemente an Teams und Projekte weiterleiten, Endbenutzern automatisch antworten, benutzerdefinierte Benachrichtigungen hinzuf\u00fcgen und vieles mehr.<\/p>\n
Viele gemeinn\u00fctzige Organisationen verwenden die Workflow-Automatisierungen von OneDesk, um automatische Zuweisungen einzurichten, um die Effizienz zu maximieren. Navigieren Sie dazu zu Ihren Administrationseinstellungen und klicken Sie auf den Ticket-Reiter.<\/p>\n
Sie k\u00f6nnen neue Workflow-Automatisierungen erstellen oder eine vorhandene bearbeiten. W\u00e4hlen Sie den Benutzer oder die Teams aus, die Sie f\u00fcr den spezifischen Tickettyp festlegen m\u00f6chten. Auf diese Weise wechselt die Zuweisung jedes Mal zwischen den Benutzern, wenn ein neues Ticket erstellt wird. Auf diese Weise kann Ihr Team seine Arbeitsbelastung effizienter verwalten. Eine gleichm\u00e4\u00dfig verteilte Ticketrotation erm\u00f6glicht es Ihnen, Ihren Stakeholdern den besten Service zu bieten.<\/p>\n
Eine weitere M\u00f6glichkeit, Ihre Effizienz zu steigern, besteht darin, eine Automatisierung zu verwenden, um auf Tickets Ihrer Stakeholder zu reagieren. Sie k\u00f6nnen dies tun, indem Sie einfach eine automatische Antwort erstellen, die von Ihrem BOT generiert wird. Dadurch wird der Anforderer dar\u00fcber informiert, dass bei Ihnen ein Ticket erstellt wurde und von Ihrem Team bearbeitet wird.<\/p>\n
Kommunikation ist ein wesentlicher Bestandteil der Stakeholder-Beziehungen. Daher ist es notwendig, alle E-Mails von Mitgliedern, Spendern oder Freiwilligen zu verfolgen.<\/p>\n
Wenn ein Interessenvertreter sein Ticket weiterverfolgen m\u00f6chte, kann er entweder per E-Mail antworten oder direkt \u00fcber das Portal Konversationen erstellen. Diese Nachricht wird im Messenger angezeigt und auch mit diesem bestimmten Ticket verkn\u00fcpft.<\/p>\n
Ihre Teammitglieder k\u00f6nnen auf diese vorhandene Konversation antworten, um mit dem Endbenutzer zu kommunizieren, oder interne Nachrichten f\u00fcr ihre Teammitglieder erstellen. Interne Konversationen werden f\u00fcr Endbenutzer ausgeblendet, da sie als \u201einterne Antwort\u201c angezeigt werden. Dies ist n\u00fctzlich, da es Teammitgliedern erm\u00f6glicht, das Ticket durch gemeinsame Bem\u00fchungen zu l\u00f6sen und dem Stakeholder genauere Informationen zur Verf\u00fcgung zu stellen.<\/p>\n
Dar\u00fcber hinaus k\u00f6nnen Stakeholder auch \u00fcber die Livechat-Anwendungsfunktion in OneDesk Engagement initiieren. Der Live-Chat erm\u00f6glicht es Ihren Stakeholdern, Anh\u00e4nge zu versenden und Gespr\u00e4che in Echtzeit zu f\u00fchren. Da Chat-Formate von Natur aus augenblicklich sind, k\u00f6nnen Fragen oder Probleme sofort von Ihren Teammitgliedern gel\u00f6st werden. Abgesehen davon stempelt die Live-Chat-Funktion von OneDesk das Gespr\u00e4ch mit einem Zeitstempel, was Ihrem Team hilft, die Gespr\u00e4chszeit im Streitfall zu \u00fcberpr\u00fcfen.<\/p>\n
Tickets erfordern sofortiges Handeln und k\u00f6nnen schnell gel\u00f6st werden. Wenn ein Ticket jedoch zu einem zweistufigen Job wird, der zus\u00e4tzliche Arbeit oder Planung erfordert, wird es zu einer Aufgabe. Sie k\u00f6nnen diese Tickets in eine Aufgabe umwandeln oder einfach eine neue Aufgabe in der Aufgabenanwendung erstellen. Werfen wir als N\u00e4chstes einen Blick auf die Projektmanagementseite von OneDesk.<\/p>\n
Ihre Teammitglieder k\u00f6nnen ihre Zeit f\u00fcr Aufgaben in OneDesk protokollieren und den Prozentsatz der Fertigstellung der zugewiesenen Aufgaben eingeben. Die Arbeit wird protokolliert, indem eine Arbeitszeittabelle erstellt oder ein Aufgaben-Timer ausgef\u00fchrt wird. Wenn Sie einen Stundenzettel einreichen, geben Sie an, wie viel Arbeit erledigt wurde, den aktuellen Status dieses Elements, den Prozentsatz der Fertigstellung usw.<\/p>\n
Sie k\u00f6nnen beispielsweise ein gro\u00dfes Projekt unterteilen, indem Sie eine Spendenaktion in einfache Aufgaben planen, indem Sie sie Ihren Teammitgliedern basierend auf deren Fachwissen zuweisen. Sie k\u00f6nnen auch einen Planungsplan f\u00fcr eine bestimmte Aufgabe erstellen, um Ihre Projektstunden zu verwalten.<\/p>\n
Wir verstehen, dass die Planung von Spendenaktionen und das Schreiben des Event-Rollouts Zusammenarbeit erfordert. In diesem Fall k\u00f6nnen Sie Konversationen aus dem Aufgabenformular heraus f\u00fchren. Durch die Zusammenarbeit mit Ihren Teammitgliedern k\u00f6nnen Sie eine h\u00f6here Arbeitsqualit\u00e4t erzielen und alle Details im Zusammenhang mit der Planung von Veranstaltungen abdecken. Sie k\u00f6nnen auch wichtige Ordner anh\u00e4ngen und an mehrere Personen oder Teams senden, sodass diese die Anh\u00e4nge schnell finden und auf ihre Computer herunterladen k\u00f6nnen.<\/p>\n
Sie k\u00f6nnen Ihre Aufgaben innerhalb der Projektstruktur organisieren oder sie zu verschiedenen Ordnern oder Portfolios innerhalb des Projekts hinzuf\u00fcgen. Sie k\u00f6nnen eine Projektvorlage f\u00fcr \u00e4hnliche wiederkehrende Projekte erstellen, beispielsweise f\u00fcr Ihre Jahresberichte oder Newsletter. Klonen Sie das Projekt einfach jedes Mal, wenn Sie an einem \u00e4hnlichen Projekt arbeiten.<\/p>\n
Sie k\u00f6nnen die standardm\u00e4\u00dfigen oder benutzerdefinierten Anzeigeoptionen verwenden, um den Fortschritt dieser Aufgaben zu \u00fcberwachen. Die Standardansichtslayouts in OneDesk sind wie folgt:<\/p>\n
Die Baumansicht ordnet Tickets oder Aufgaben in einer Hierarchie an.<\/p>\n
Die flache Ansicht zeigt die Tickets und Aufgaben ohne die Hierarchiestruktur.<\/p>\n
Das Gantt-Diagramm zeigt Ihre Planung im Vergleich zu Ihrer tats\u00e4chlichen Arbeit und erm\u00f6glicht es Ihnen, Aufgabenabh\u00e4ngigkeiten zu erstellen, damit Ihre Teammitglieder eine Aufgabe beenden, bevor sie mit der n\u00e4chsten beginnen.<\/p>\n
Das Statusboard ordnet alle Aufgaben nach ihrem Lebenszyklusstatus. Sie k\u00f6nnen die Aufgabe per Drag & Drop verschieben, um ihren Status zu \u00e4ndern.<\/p>\n
Die Kalenderansicht zeigt alle Zeitpl\u00e4ne der Aufgaben an, um Sie auf dem Laufenden zu halten, wenn eine Aufgabe f\u00e4llig ist.<\/p>\n
Das Dashboard organisiert alle Tickets in Form von Grafiken und Tortendiagrammen. Diese Diagramme k\u00f6nnen in verschiedenen Formaten heruntergeladen werden. Sie k\u00f6nnen die Diagramme f\u00fcr Ihren Jahresbericht, Newsletter oder andere Berichte f\u00fcr Ihre Stakeholder verwenden.<\/p>\n
In OneDesk k\u00f6nnen Sie alle Ansichten erstellen, die Sie zur Verwaltung Ihrer Tickets und Aufgaben ben\u00f6tigen. Meine Ansichten erm\u00f6glichen es Ihnen, Ansichten Ihren Anforderungen entsprechend anzupassen. Um Ihre personalisierten Ansichten zu erstellen, m\u00fcssen Sie ein Layout ausw\u00e4hlen und Filter, Gruppen und Spalten hinzuf\u00fcgen.<\/p>\n
Mit OneDesk k\u00f6nnen Sie Arbeitszeittabellenberichte erstellen, bei denen es sich um CSV-Dateien handelt, die in Microsoft Excel importiert werden k\u00f6nnen. Diese Berichte sind Datens\u00e4tze von Arbeitszeittabellen-Eigenschaften, die in einem tabellarischen Datenformat dargestellt werden. Elementname, Priorit\u00e4t, Abrechnungsart, Name des Anforderers sind einige notwendige Informationen, die in den Arbeitszeittabellenberichten angezeigt werden k\u00f6nnen. Andere kritische Informationen, wie zum Beispiel der abgeschlossene Prozentsatz, k\u00f6nnen jedoch f\u00fcr das interne Reporting angezeigt werden. Die OneDesk Timesheet-Anwendung erm\u00f6glicht es dem Administrator, beim Erstellen von Berichten tiefer einzusteigen. Daher k\u00f6nnen Arbeitszeittabellenberichte interne Daten wie den Namen des Beauftragten, das ernannte Team und mehr enthalten.<\/p>\n
Sie k\u00f6nnen in OneDesk auch ausf\u00fchrlichere Berichte erstellen.<\/p>\n
Sie fragen sich vielleicht, wie alle Parteien auf dem Laufenden bleiben k\u00f6nnen. Standardm\u00e4\u00dfig werden E-Mail-Benachrichtigungen f\u00fcr jede Status\u00e4nderung oder Nachricht, die Sie senden, an die Ticket-Follower gesendet. Ebenso k\u00f6nnen Ihre Stakeholder in ihrem Kundenportal nach Updates suchen und zus\u00e4tzliche Benachrichtigungen mit Workflow-Automatisierungen einrichten.<\/p>\n
Dar\u00fcber hinaus finden Sie hier Integrationen mit anderen Diensten.<\/p>\n
Mit OneDesk k\u00f6nnen Sie Ihre gesamte Arbeit auf einer Plattform erledigen. Sie k\u00f6nnen problemlos eine Buchhaltungssoftware wie QuickBooks integrieren und Ihre Finanzberichte erstellen, ohne sich von Ihrem OneDesk-Konto abzumelden. Dar\u00fcber hinaus k\u00f6nnen Sie auch andere Anwendungen integrieren. OneDesk verf\u00fcgt \u00fcber integrierte Integrationen, die eine nahtlose Integration mit anderen Diensten erm\u00f6glichen. Sie k\u00f6nnen auch die \u00fcber 2000 von Zapier unterst\u00fctzten Anwendungen integrieren.<\/p>\n
OneDesk bietet alle Funktionen zur Optimierung Ihres Workflows. Mit OneDesk k\u00f6nnen Sie Ihre Support-Tickets erfassen, automatisieren, verwalten und verfolgen, sodass Sie und Ihr Team die erforderlichen Ma\u00dfnahmen ergreifen k\u00f6nnen, um das Problem sofort zu beheben. Mit den Projektmanagementfunktionen von OneDesk k\u00f6nnen Sie dem entsprechenden Team Arbeit zuweisen und den Fortschritt Ihrer Projekte in mehreren Ansichtslayouts verfolgen.<\/p>\n
Ihre Teammitglieder k\u00f6nnen ihre Arbeitszeittabellen f\u00fcr ihre gesamte Arbeit einreichen, sodass Sie Ihre Stunden besser verwalten k\u00f6nnen. Dar\u00fcber hinaus hilft OneDesk auch dabei, Ihre Stakeholder auf dem Laufenden zu halten. \u00dcber Kundenanwendungen wie Webformulare und Kundenportale k\u00f6nnen Ihre Mitglieder, Spender, Freiwilligen und Mitwirkenden Sie mit spezifischen Anfragen kontaktieren, wodurch die mit langen E-Mail-Threads verbundenen Probleme vermieden werden.<\/p>\n
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