En el vertiginoso mundo empresarial actual, es fundamental encontrar la herramienta adecuada para optimizar los procesos de su organización. Ya sea que sea un gerente de proyectos experimentado o un emprendedor curioso, lo tenemos cubierto. En este blog, exploraremos 12 funciones imprescindibles para buscar en un software de PSA. Desde la gestión de solicitudes de servicio hasta la facturación y la planificación de la capacidad, lo guiaremos para que tome decisiones informadas. Siga leyendo mientras analizamos algunas de las funciones principales que pueden revolucionar su trabajo y aumentar la productividad de su equipo. ¡Vamos a sumergirnos!
¿Qué es el software PSA?
En primer lugar, abordemos la pregunta: ¿Qué es un software PSA? Un software PSA , o software de automatización de servicios profesionales, es una herramienta diseñada para agilizar los procesos involucrados en la prestación de servicios profesionales. El software de PSA ofrece una plataforma centralizada que permite a las empresas administrar sus proyectos, recursos y finanzas. El software de PSA puede satisfacer las necesidades de una variedad de tipos de servicios profesionales de empresas de consultoría, servicios de TI, agencias de marketing, prácticas legales, empresas de arquitectura, empresas de ingeniería y más.
¿Cuáles son las características imprescindibles de un software de PSA?
1. Seguimiento de las interacciones de los clientes
La capacidad de realizar un seguimiento de las interacciones con los clientes es esencial para un software de PSA, ya que permite a las empresas gestionar y optimizar de manera eficaz las relaciones con los clientes. El software debe proporcionar un historial completo de interacciones, incluidos los tickets enviados por el cliente, un historial de conversaciones y todos los proyectos, facturas y registros de tiempo del cliente. Un software de PSA mantiene todas estas comunicaciones en un solo lugar y facilita la búsqueda y el acceso a información actualizada y garantiza una comunicación fluida.
2. Automatización para ventas y soporte
Como sugiere el nombre de PSA, la automatización es una característica clave imprescindible en un software de PSA. En términos generales, el término automatización puede abarcar muchas funciones diferentes, desde informes o facturación con un solo clic hasta reglas de flujo de trabajo personalizadas. Las automatizaciones reducen las tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo, desde la entrada de datos hasta las acciones rutinarias, lo que permite que su equipo se concentre en cosas más importantes.
3. Gestión de tickets de servicio
Los tickets son las solicitudes de sus clientes. Los tickets pueden ser para un nuevo servicio, un problema de soporte o una nueva consulta de proyecto. El uso de un sistema de gestión de tickets agiliza el proceso de creación y resolución. Un sistema de gestión de tickets centraliza sus solicitudes y proporciona herramientas para ayudar en una mejor organización. Los tickets de servicio brindan la capacidad de crear, rastrear y priorizar en función de la urgencia y la importancia, lo que garantiza una resolución oportuna y la satisfacción del cliente. La naturaleza colaborativa de un sistema de tickets permite una comunicación efectiva entre los miembros del equipo y brinda la capacidad de asignar tickets a los recursos más adecuados, compartir información sin problemas y brindar soporte de primer nivel.
4. Seguimiento del tiempo
La mayoría de los servicios profesionales se basan en la prestación de servicios para una variedad de clientes y cobran en función de las horas facturables. Por esta razón, el seguimiento del tiempo juega un papel fundamental en la optimización de la productividad, la mejora de la gestión de proyectos y la facilitación de una facturación precisa. También proporciona datos valiosos para estimar proyectos futuros y mejorar la planificación de proyectos. Además, el seguimiento del tiempo permite una facturación precisa y eficiente, lo que garantiza que los clientes paguen con precisión por los servicios prestados. En las herramientas de PSA como OneDesk , las funciones de seguimiento de tiempo funcionan en sincronía con las funciones de facturación.
5. Planificación de proyectos
Busque un PSA que le permita crear planes de proyecto detallados, que incluyen:
- Dividir los proyectos en tareas y subtareas más pequeñas.
- Estimar la dificultad y el tiempo para completar cada tarea.
- Delegar tareas a la persona adecuada y evaluar la capacidad de los equipos.
- Supervisar el progreso y cambiar los recursos en tiempo real.
6. Facturación y facturación
El proceso de facturación puede llevar mucho tiempo en sí mismo. El proceso puede implicar: recopilar el tiempo facturable, calcular la factura, enviar la factura, recibir el pago y trabajar con su software de contabilidad. Un software de PSA puede reducir el tiempo involucrado en este proceso y reducir la posibilidad de error. Busque una herramienta de PSA con seguimiento de tiempo y facturación integrados. Esta función le permite crear facturas a partir del tiempo facturable . El PSA calculará y generará la factura en segundos según las tarifas que elija. A continuación, puede enviar la factura a sus clientes directamente desde el software de PSA.
7. Gestión presupuestaria
El uso de hojas de cálculo y múltiples herramientas fracturadas implica ingresar y volver a ingresar números, lo que aumenta la posibilidad de error. Las funciones de administración de presupuestos permiten a los profesionales establecer objetivos financieros, estimar costos y asignar recursos en consecuencia. Además, es fácil comparar los gastos reales con los presupuestos planificados, lo que facilita la toma de decisiones proactiva. Su software PSA debería ayudarlo a entregar proyectos a tiempo y dentro del presupuesto, lo que en última instancia conducirá a una mayor rentabilidad y satisfacción del cliente.
8. Informes y análisis
Busque la capacidad de crear informes para clientes, partes interesadas y gerentes. Los informes pueden ser sobre el estado actual de las tareas o proyectos, registros del tiempo de los empleados, un informe semanal de problemas no resueltos y mucho más. Una función imprescindible para su software PSA es la capacidad no solo de crear informes personalizados, sino también de automatizar estos informes. Por ejemplo, en OneDesk, puede configurar sus informes y programarlos para que se envíen por correo electrónico a clientes, gerentes o colegas. Puede determinar exactamente cuándo se envía el informe. Por ejemplo, programe un informe semanal sobre los registros de tiempo, lo que facilita el seguimiento del trabajo de los empleados.
9. Portal del cliente
Un portal de cliente es el lado del cliente de su software PSA. El portal del cliente puede incluir una forma para que los clientes envíen nuevas solicitudes de servicio y supervisen el progreso de los proyectos existentes. También puede buscar un software de PSA que proporcione otras herramientas para los clientes, como capacidades de chat en vivo o una aplicación de centro de ayuda.
10. Gestión de recursos
Las funciones de gestión de recursos pueden abarcar la planificación de la capacidad, la gestión del presupuesto y la gestión del tiempo. Por lo general, debe buscar funciones que le permitan utilizar el tiempo de su equipo de la mejor manera posible. Una vista de carga de trabajo , por ejemplo, es una herramienta que le permite ver la disponibilidad de cada miembro del equipo dentro de un período determinado. Entonces, cuando asigna una tarea, puede decidir a quién asignarla y cuándo programarla.
11. Integración contable
Una función imprescindible es la facturación integrada con un software de contabilidad externo como QuickBooks Online. Una integración permite que su software PSA y su software de contabilidad se vinculen y envíen información de uno a otro con poco esfuerzo de su parte. Esta característica reduce la necesidad de la entrada manual de datos. Por ejemplo, la integración de OneDesk y QuickBooks Online le permite copiar o enviar facturas directamente desde el software de contabilidad, sin salir de su PSA. ¡Tu equipo contable te lo agradecerá!
12. Acceso móvil
En el mundo actual de teléfonos inteligentes y trabajo remoto, la capacidad de acceder a solicitudes de servicio y tareas de proyectos sobre la marcha es imprescindible para el software de PSA. Algunas de las características que debe buscar en la versión móvil de su PSA son:
- Seguimiento de tiempo móvil.
- Creación de tickets o tareas.
- Comunicación con compañeros de equipo o clientes.
- Registre el progreso o el estado de los tickets o tareas.