Su cuenta de OneDesk enviará correos electrónicos por una variedad de razones. Este artículo explica los diferentes tipos de correo electrónico que enviamos y cómo puede modificar el contenido de estos correos electrónicos para que se adapten mejor a sus necesidades.
La plantilla de correo electrónico:
Siempre que OneDesk envíe un correo electrónico en su nombre, lo hará utilizando la plantilla que configure en su cuenta. Esto se encuentra en:
Administración> Ajustes del correo electrónico
Aquí puede definir el encabezado del correo electrónico, la firma y las direcciones de correo electrónico “mostrar” para responder y no responder. Esto es bastante sencillo de usar, pero una cosa que puede no ser obvia es que si desea usar imágenes aquí, debe copiarlas y pegarlas desde la web (por ejemplo, el logotipo de su sitio web).
Este video proporciona una descripción general.
Notificaciones de nuevos mensajes a seguidores.
OneDesk tiene el concepto de ‘seguidores’ en tickets, tareas y proyectos. Cuando agrega un seguidor a algo, básicamente está diciendo “notifique a esta persona de cualquier nueva discusión sobre este tema”. Seguidores del cliente solo son notificados de conversaciones públicas, mientras que seguidores internos (sus usuarios) son notificados de todos los mensajes (ya sean públicos o privados).
Este es un aspecto fundamental de la colaboración en OneDesk, pero puede desactivarlo para los usuarios en sus preferencias (ver más abajo). Sin embargo, no se puede desactivar para los clientes. Si no desea que un cliente reciba estos correos electrónicos, debe eliminarlos como seguidor.
El texto del correo electrónico y la línea de asunto para estas notificaciones de discusión se componen en su totalidad utilizando el contenido de sus mensajes, usuarios, tipos, elementos y otro contenido, por lo que no es necesario traducirlo (ya que todas estas cosas se pueden modificar de otras maneras).
Correos electrónicos de notificación del sistema:
Estos correos electrónicos se envían a clientes y usuarios y son útiles para los flujos de usuarios básicos de OneDesk, como el registro, el registro, etc. Puede modificar el contenido de estos o incluso desactivarlos, pero tenga en cuenta que esto puede interrumpir su flujo de usuarios. Se pueden modificar en:
Administración> Usuarios (o clientes)> Correos electrónicos a los usuarios
Preferencias del usuario
Algunas cosas sobre las que un usuario puede elegir si desea recibir una notificación. Si descubren que están recibiendo demasiadas notificaciones, pueden desactivarlas en sus preferencias.
Esto se puede encontrar en:
Usuarios> (Tú mismo)> Envíeme un correo electrónico sobre
- Cambios de asignación: Notificar cuando se le asigne o cancele la asignación de un elemento (activado de forma predeterminada).
- Discusiones que está siguiendo: Si no desea que se le notifique de las discusiones que está siguiendo.
- Nuevos usuarios en sus proyectos: si desea recibir una notificación cuando los usuarios se unan (desactivado de forma predeterminada).
- Acepta todas las invitaciones: Únase automáticamente a todos los proyectos a los que está invitado (activado de forma predeterminada).
Correos electrónicos de automatización del flujo de trabajo.
OneDesk también permite a los administradores enviar notificaciones por correo electrónico que se activan en las condiciones que ellos definen. De forma predeterminada, las cuentas nuevas tienen ejemplos de estos para:
- “Respuesta automática a nuevos tickets” Publica automáticamente un mensaje de respuesta en los nuevos tickets. Dado que los mensajes nuevos se envían por correo electrónico, el solicitante los recibirá.
- “Publicar un debate cuando se actualice el estado” Publica un mensaje en el ticket cuando se cambia el estado. Dado que los mensajes nuevos se envían por correo electrónico, el solicitante los recibirá.
Estos mensajes se pueden modificar o desactivar en:
Administración> Tickets (o tareas)
También puede crear sus propias notificaciones aquí configurando una nueva automatización de flujo de trabajo que publique un mensaje cuando se produzca un evento desencadenante. Sin embargo, los automatismos de flujo de trabajo pueden hacer mucho más que enviar correos electrónicos: Lea más sobre esto aquí.
Espero que este artículo te haya ayudado a explicar los diferentes tipos de correos electrónicos que envía OneDesk, así como también cómo puedes modificarlos. No dude en preguntar si tiene alguna pregunta.