Hola. El seminario web de hoy se centrar\u00e1 en las automatizaciones en OneDesk. Aqu\u00ed est\u00e1 nuestra agenda para hoy. Hablaremos sobre los diferentes tipos de automatizaciones, hablaremos sobre las plantillas y automatizaciones listas para usar en OneDesk, c\u00f3mo editar y configurar algunas plantillas de correo electr\u00f3nico y mensajes automatizados, y automatizaciones de flujo de trabajo. <\/span>Empecemos, no dudes en seguirnos.<\/span><\/p>\n Las automatizaciones en OneDesk incluyen mensajes o respuestas automatizados, correos electr\u00f3nicos automatizados y automatizaciones de flujo de trabajo.<\/span><\/p>\n <\/p>\n Los mensajes y respuestas autom\u00e1ticos son mensajes preescritos que se env\u00edan seg\u00fan las condiciones que haya configurado. Estos mensajes pueden contener propiedades din\u00e1micas que se completan autom\u00e1ticamente seg\u00fan el contexto. Publican una respuesta de conversaci\u00f3n o mensaje al ticket o tarea a la que est\u00e1n conectados y, si el mensaje no se ve, se env\u00eda a un correo electr\u00f3nico. <\/span><\/p>\n Las plantillas de correo electr\u00f3nico son correos electr\u00f3nicos preescritos que se env\u00edan seg\u00fan las condiciones que haya configurado. Las plantillas pueden contener propiedades din\u00e1micas que se completan autom\u00e1ticamente seg\u00fan el contexto. Las plantillas se pueden reutilizar en m\u00faltiples automatizaciones diferentes. En comparaci\u00f3n con las respuestas autom\u00e1ticas, las plantillas se env\u00edan directamente por correo electr\u00f3nico y no se plantea un mensaje en la conversaci\u00f3n. Mostrar\u00e9 ejemplos m\u00e1s adelante en el seminario web. <\/span><\/p>\n La herramienta de automatizaci\u00f3n del flujo de trabajo es una funci\u00f3n integrada en OneDesk. Puede pensar en \u00e9l como un motor de reglas que realizar\u00e1 autom\u00e1ticamente acciones espec\u00edficas cuando se cumplan algunas condiciones. Puede usarlo para hacer su vida m\u00e1s f\u00e1cil automatizando acciones en OneDesk que tendr\u00eda que hacer manualmente de otra manera. Tambi\u00e9n puede usarlo como parte del “motor l\u00f3gico” de su flujo de trabajo para mover elementos entre estados, tareas y m\u00e1s.<\/span><\/p>\n Vayamos a nuestra cuenta de OneDesk. Primero iremos a la configuraci\u00f3n de administraci\u00f3n, luego a la configuraci\u00f3n de correo electr\u00f3nico. Aqu\u00ed encontrar\u00e1s tu centro de mensajer\u00eda donde puedes controlar correos electr\u00f3nicos y mensajes. OneDesk viene con algunas automatizaciones listas para usar para que pueda comenzar. Primero hablemos sobre los mensajes automatizados y las automatizaciones listas para usar que los ejecutan. SO, como se mencion\u00f3, los mensajes automatizados se ejecutan fuera de las automatizaciones. Aqu\u00ed podemos ver todos nuestros mensajes y respuestas automatizados y cu\u00e1les se est\u00e1n enviando actualmente. Repasemos lo que hacen estos. Este primer mensaje no se puede desactivar ya que es fundamental para el flujo de trabajo de OneDesk. Esta automatizaci\u00f3n garantiza que cuando se publique un nuevo mensaje en una conversaci\u00f3n vinculada a un elemento, se notifique a todos los seguidores del elemento. Tenga en cuenta que las respuestas de los clientes se env\u00edan tanto a los usuarios como a los clientes, pero los mensajes internos se env\u00edan solo a los usuarios. Este mensaje NO es creado por una automatizaci\u00f3n y, por lo tanto, no se puede desactivar. Puede editar el mensaje que inserta esta automatizaci\u00f3n, pero no puede deshabilitarlo. Entonces, cuando responde a un ticket de cliente y no lo ven en un minuto, esto es lo que se les env\u00eda, muestra el ticket o el nombre de la tarea y el primer mensaje que se public\u00f3 en la l\u00ednea de asunto luego muestra todos los mensajes en ese boleto Seleccione el l\u00e1piz y podr\u00e1 editar el mensaje si lo desea, pero tenga cuidado, ya que es crucial para el flujo de trabajo de notificaci\u00f3n. En la mayor\u00eda de los casos, las empresas suelen querer configurar la l\u00ednea de asunto. Como ejemplo, vamos a editar la l\u00ednea de asunto, luego d\u00e9jame enviar una respuesta al cliente y ver c\u00f3mo se ve esto en la bandeja de entrada del correo electr\u00f3nico del cliente. As\u00ed que aqu\u00ed est\u00e1 la respuesta que le envi\u00e9 a mi cliente que muestra la l\u00ednea de asunto editada y todos los mensajes relacionados con este ticket. <\/span><\/p>\n Volver a nuestra configuraci\u00f3n de correo electr\u00f3nico. Estos son los otros mensajes autom\u00e1ticos predeterminados. Estos tambi\u00e9n se pueden editar o controlar con el motor de automatizaci\u00f3n. <\/span><\/p>\n Vaya a nuestra aplicaci\u00f3n de tareas por un minuto para que pueda mostrarle un ejemplo de un mensaje automatizado. Voy a actualizar el estado del ciclo de vida de esta tarea. Puede ver que se publica un mensaje en el panel de conversaci\u00f3n de mis tareas. Este es un mensaje autom\u00e1tico que se ejecuta cuando se actualiza el estado de una tarea.<\/span><\/p>\n De vuelta a la administraci\u00f3n.<\/span><\/p>\n Haga clic en el ID de automatizaci\u00f3n A06. Aqu\u00ed puede ver la automatizaci\u00f3n del flujo de trabajo que ejecuta este mensaje. En pocas palabras, las automatizaciones se ejecutan en elementos, se activan en una condici\u00f3n y luego realizan una acci\u00f3n. Entonces, en esta automatizaci\u00f3n, se ejecuta en cualquier tipo de tarea, luego, cada vez que cambia el estado del ciclo de vida de una tarea, inserta este mensaje. Haga clic en el mensaje para ver lo que se est\u00e1 publicando. Este mensaje se publica como el bot de la empresa. Es una respuesta del cliente que actualiza tanto al cliente como al usuario que est\u00e1 siguiendo esta tarea que el estado se ha actualizado. Estas son las propiedades din\u00e1micas que se incrustan en el mensaje. Estas propiedades se generan autom\u00e1ticamente en funci\u00f3n del contexto del mensaje. Deber\u00e1 editar esta parte del mensaje, que le informa sobre la automatizaci\u00f3n. Recuerda que puedes agregar propiedades din\u00e1micas adicionales para personalizar el mensaje a tu gusto. Tambi\u00e9n puede elegir qui\u00e9n publica la discusi\u00f3n, por defecto aqu\u00ed el bot aparece como el cartel. Pero puede configurarlo para que sea otro usuario de su empresa. Tambi\u00e9n puedes configurar tus mensajes para que sean p\u00fablicos o internos. Recuerde que las respuestas de los clientes se env\u00edan a la bandeja de entrada de los clientes, mientras que los mensajes internos solo pueden verlos los usuarios de su equipo. <\/span><\/p>\n Aseg\u00farate de presionar aplicar para guardar el mensaje. Luego guarde para guardar la automatizaci\u00f3n. La siguiente automatizaci\u00f3n A20 actualiza de manera similar al cliente cuando un boleto cambia a un estado terminado. <\/span><\/p>\n El siguiente mensaje autom\u00e1tico A02 se env\u00eda cada vez que se crea un ticket. Este mensaje invita al cliente a iniciar sesi\u00f3n en el portal de clientes. Si no utiliza el portal o prefiere invitar a un cliente manual, puede editar este mensaje. <\/span><\/p>\n El \u00faltimo mensaje automatizado se ejecuta en A28, esta automatizaci\u00f3n se ejecuta en proyectos, insertando el mensaje cuando cambia el estado de un proyecto. Una vez m\u00e1s, edite el mensaje a su gusto. <\/span><\/p>\n <\/p>\n Entonces, \u00bfqu\u00e9 sucede si desea crear un nuevo mensaje automatizado? Bueno, tendremos que configurar una nueva automatizaci\u00f3n del flujo de trabajo. Dir\u00edgete a la configuraci\u00f3n del ticket y despl\u00e1zate hacia abajo. Aqu\u00ed ver\u00e1 todas las automatizaciones de flujo de trabajo que se ejecutan en sus tickets. A continuaci\u00f3n, vaya a la configuraci\u00f3n de tareas y despl\u00e1cese hacia abajo. Una vez m\u00e1s, aqu\u00ed est\u00e1n las automatizaciones que se ejecutan en las tareas. Luego, hojas de tiempo y finalmente proyectos. Estos son actualmente los elementos en los que puede ejecutar automatizaciones de flujo de trabajo. Para aclarar, estas automatizaciones no son solo mensajes automatizados, sino todas las diferentes automatizaciones que OneDesk est\u00e1 ejecutando para ahorrar tiempo. Veremos con m\u00e1s detalle las automatizaciones de flujo de trabajo en un momento. Pero primero configuremos un mensaje autom\u00e1tico. Ya que estamos en la configuraci\u00f3n de proyectos, creemos un mensaje autom\u00e1tico que se ejecuta en proyectos. Seleccione crear automatizaci\u00f3n de flujo de trabajo. Configuremos la automatizaci\u00f3n para que se ejecute en cualquier tipo de proyecto. Establezcamos una condici\u00f3n de disparo. Digamos que cada vez que se crea un proyecto, quiero publicar un mensaje. Se crea el proyecto seleccionado. A continuaci\u00f3n, agregue la acci\u00f3n insertar\/crear mensaje. Al igual que cuando editamos nuestros mensajes, podemos elegir a qui\u00e9n publicar y si es p\u00fablico o privado. Aplicar y guardar nuestro mensaje y automatizaci\u00f3n. Si regresamos a nuestra configuraci\u00f3n de correo electr\u00f3nico, puede ver el nuevo mensaje autom\u00e1tico en ejecuci\u00f3n. Por supuesto, puede configurar los mensajes automatizados para que se ejecuten en tickets, tareas o proyectos. <\/span><\/p>\n Lo siguiente son los correos electr\u00f3nicos automatizados. Tienen similitudes con los mensajes automatizados en que se ejecutan en base a automatizaciones, sin embargo, existen algunas diferencias. Uno de ellos es reutilizable, el mismo correo electr\u00f3nico se puede ejecutar en varias automatizaciones diferentes. Y dos, los correos electr\u00f3nicos automatizados son env\u00edos directos a un correo electr\u00f3nico y no publican un mensaje en el elemento. Puede ver que mis correos electr\u00f3nicos automatizados tienen un n\u00famero de identificaci\u00f3n porque, como se mencion\u00f3, el mismo correo electr\u00f3nico se puede enviar a trav\u00e9s de diferentes automatizaciones. Perm\u00edtanme configurar una nueva automatizaci\u00f3n que ejecute un correo electr\u00f3nico para ilustrar. En nuestra configuraci\u00f3n de tickets y automatizaciones de flujo de trabajo, cree una nueva automatizaci\u00f3n. Por ejemplo, esto se ejecutar\u00e1 en cualquier elemento cuando cambie la prioridad. Agregar\u00e9 la plantilla de correo electr\u00f3nico de env\u00edo de acci\u00f3n. Luego me pide que seleccione qu\u00e9 plantilla usar. Y puede seleccionar a qui\u00e9n se enviar\u00e1 este correo electr\u00f3nico, como un usuario o cliente espec\u00edfico, el cesionario, etc. Volviendo a mi configuraci\u00f3n de correo electr\u00f3nico, ahora ver\u00e1 dos bloques con E01, eso se debe a que hay dos automatizaciones que ejecutan esta plantilla de correo electr\u00f3nico. Ahora echemos un vistazo a la edici\u00f3n de las plantillas. Seleccione el icono de l\u00e1piz junto a la plantilla. De forma similar a los mensajes automatizados, puede configurar el mensaje e insertar propiedades din\u00e1micas. Tambi\u00e9n puede configurar la l\u00ednea de asunto del correo electr\u00f3nico; puede incluir propiedades din\u00e1micas. Si edito la plantilla de correo electr\u00f3nico, la edita en consecuencia en las otras automatizaciones porque, una vez m\u00e1s, estas son reutilizables. Nota Si desea eliminar una plantilla, debe eliminar las automatizaciones vinculadas a ella. No puede simplemente deshabilitar la automatizaci\u00f3n, sino eliminar la automatizaci\u00f3n vinculada. Esto se hace yendo a la configuraci\u00f3n de automatizaci\u00f3n de tickets, tareas, proyectos o partes de horas que vimos anteriormente. Finalmente tambi\u00e9n podemos crear una nueva plantilla seleccionando crear plantilla de correo electr\u00f3nico. Al igual que antes, creemos una plantilla de ejemplo. <\/span><\/p>\n All\u00ed se cre\u00f3 mi nueva plantilla con una identificaci\u00f3n \u00fanica. Actualmente est\u00e1 inactivo y no est\u00e1 vinculado a ninguna automatizaci\u00f3n. Puede hacer clic en configurar una automatizaci\u00f3n para crear las condiciones en las que ejecutar esta plantilla. <\/span><\/p>\n Ahora que hemos analizado los mensajes y correos electr\u00f3nicos automatizados, veamos las automatizaciones de flujo de trabajo con m\u00e1s detalle. Aqu\u00ed puede ver todas las automatizaciones actualmente habilitadas. Puede editar el nombre de sus automatizaciones aqu\u00ed para ayudarlo a comprenderlas mejor. Y puede editar la automatizaci\u00f3n en s\u00ed haciendo clic en el \u00edcono de l\u00e1piz en el lado derecho aqu\u00ed. Perm\u00edtanme explicar algunas de las automatizaciones predeterminadas. Para que pueda hacerse una idea de sus propios flujos de trabajo. A07 aqu\u00ed si lo edito, pueden ver que se ejecuta en tickets en estado de cliente pendiente, \u00faltima modificaci\u00f3n hace 7 d\u00edas y cierra el ticket. En otras palabras, esta automatizaci\u00f3n cerrar\u00e1 un ticket si el ticket cumple con estas condiciones, es decir, si el ticket est\u00e1 esperando que un cliente responda y a\u00fan no ha recibido una respuesta en 7 d\u00edas.<\/span><\/p>\n Veamos otro ejemplo. A11 aqu\u00ed se ejecuta en un ticket en el que un usuario ha publicado una respuesta p\u00fablica y cuando el usuario ha agregado un mensaje, cambia el ticket al estado de “cliente pendiente”. <\/span><\/p>\n Veamos A17. Esta automatizaci\u00f3n se ejecuta en los tickets cuando se crean, cambia el estado publicado a publicado. Esto se refiere al portal del cliente. Esto significa que el solicitante puede ver el ticket, es decir, el cliente que envi\u00f3 el ticket desde el portal del cliente. Tenga en cuenta que puede configurar los permisos de su portal desde la configuraci\u00f3n de su portal, pero tambi\u00e9n puede deshabilitar esta automatizaci\u00f3n si no desea que un cliente vea el ticket en el portal. <\/span><\/p>\n <\/p>\n Si tiene alguna otra pregunta sobre qu\u00e9 hace una automatizaci\u00f3n predeterminada, no dude en comunicarse con nosotros. Si bien muchas automatizaciones comunes ya est\u00e1n habilitadas, repasemos algunas otras automatizaciones comunes que quiz\u00e1s desee crear.<\/span><\/p>\n <\/p>\n Configuremos una automatizaci\u00f3n que permitir\u00e1 a un cliente cerrar un ticket desde su correo electr\u00f3nico usando una palabra clave. Seleccione para ejecutar en cualquier tipo de boleto. Seleccione el filtro ‘\u00daltimo mensaje’. Luego ingrese la palabra clave que el cliente puede usar para cerrar el ticket, por ejemplo, ‘$closeticket’. Presiona aplicar. Agregar activador ‘mensaje agregado. Agregue el estado del ciclo de vida del cambio de acci\u00f3n a cerrado. Ahora, cuando un cliente ingrese esta palabra clave, el ticket se cerrar\u00e1 autom\u00e1ticamente. <\/span><\/p>\n <\/p>\n A continuaci\u00f3n, creemos una automatizaci\u00f3n que si un ticket se eleva a la prioridad de 5 estrellas, el asignado cambia inmediatamente al administrador para que pueda ser manejado por la persona m\u00e1s capaz. Funcionar\u00e1 con boletos. La condici\u00f3n de activaci\u00f3n ser\u00e1 cambios de prioridad a 5 estrellas. Entonces la acci\u00f3n ser\u00e1 agregar un cesionario. A continuaci\u00f3n, elija el usuario al que desea asignar el ticket. Recuerda guardar tu automatizaci\u00f3n. <\/span><\/p>\n <\/p>\n Vayamos a la configuraci\u00f3n de nuestro proyecto y configuremos una automatizaci\u00f3n all\u00ed, por ejemplo. Hagamos una automatizaci\u00f3n que informe a los usuarios si el cronograma del proyecto ha cambiado. Esta es una automatizaci\u00f3n \u00fatil para la gesti\u00f3n de su proyecto, para mantener a todos al d\u00eda. Seleccione para ejecutar en todos los proyectos. La condici\u00f3n de activaci\u00f3n es cuando cambia la fecha de vencimiento. Aqu\u00ed puede optar por enviar una plantilla de correo electr\u00f3nico o puede crear un mensaje autom\u00e1tico. Digamos que quiero enviar esto como yo mismo y crear un mensaje interno para informar a mi equipo sobre los cambios del proyecto. Vamos a crear un mensaje de ejemplo aqu\u00ed. Aplicar y guardar. <\/span><\/p>\n <\/p>\n Finalmente, creemos una automatizaci\u00f3n m\u00e1s, esta vez en nuestras hojas de tiempo. Digamos que mi flujo de trabajo es que soy un administrador que aprueba hojas de horas facturables. Quiero que mis compa\u00f1eros de equipo sepan autom\u00e1ticamente cu\u00e1ndo se ha aprobado su tiempo. Se ejecutar\u00e1 en hojas de horas facturables, por lo que el tipo de facturaci\u00f3n del filtro es facturable. A continuaci\u00f3n, agregue los cambios de estado de aprobaci\u00f3n de la condici\u00f3n de activaci\u00f3n a aprobado. Luego agregue la acci\u00f3n para enviar una plantilla de correo electr\u00f3nico. Vamos a crear nuestra plantilla con nuestras propiedades din\u00e1micas. Finalmente, querremos enviar esto a los asignados, es decir, a quien haya sido asignado a la tarea y haya enviado la hoja de tiempo. <\/span><\/p>\n Las automatizaciones son muy flexibles, con quiz\u00e1s cientos de casos diferentes que se le pueden ocurrir para agilizar su trabajo. Esperamos que este seminario web lo haya ayudado a comprender las capacidades de las automatizaciones y c\u00f3mo comenzar a configurar su flujo de trabajo. Si tiene preguntas o necesita ayuda sobre c\u00f3mo configurar una automatizaci\u00f3n, comun\u00edquese a trav\u00e9s del chat en vivo o en support@onedesk.com. Gracias. <\/span><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Transcripci\u00f3n Hola. 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