Las organizaciones sin fines de lucro funcionan como cualquier otro negocio, aunque las ganancias no son el objetivo principal. Con recursos y fondos limitados del gobierno, los miembros y los donantes, las organizaciones sin fines de lucro luchan por invertir en software y herramientas que podr\u00edan transformar su flujo de trabajo. Esto dificulta la elecci\u00f3n del software adecuado que podr\u00eda reducir su carga de trabajo. Estas organizaciones necesitan soluciones para la gesti\u00f3n de las partes interesadas, una base de conocimientos para responder preguntas y gesti\u00f3n de proyectos para planificar eventos de recaudaci\u00f3n de fondos o programas de voluntariado. Es por eso que tiene sentido seleccionar software multifac\u00e9tico con caracter\u00edsticas vers\u00e1tiles que podr\u00edan apuntar a una o m\u00e1s funciones.<\/p>\n
OneDesk es una combinaci\u00f3n de HelpDesk y Project Management en una sola aplicaci\u00f3n. Con OneDesk, puede brindar soporte a sus clientes y administrar proyectos sin la necesidad de comprar, aprender, integrar y cambiar entre m\u00faltiples aplicaciones. OneDesk proporciona una soluci\u00f3n llave en mano para que las organizaciones sin fines de lucro capturen autom\u00e1ticamente las solicitudes de las partes interesadas y las respondan a tiempo. Si estas solicitudes requieren trabajo adicional por su parte, las tareas pueden asignarse a sus equipos y completarse dentro de las horas del proyecto.<\/p>\n
En este panel, puede crear proyectos y carteras. Estas carteras act\u00faan como contenedores para sus proyectos. Las carteras se pueden titular de acuerdo con el nombre del cliente, la organizaci\u00f3n del cliente, el tipo de proyecto o los departamentos de su operaci\u00f3n que gestionan los proyectos asignados.<\/p>\n
Esto le permitir\u00e1 organizar los proyectos relacionados con sus respectivos portafolios. A continuaci\u00f3n, puede supervisar el progreso de los proyectos en esta cartera espec\u00edfica.
\nEn cada uno de estos proyectos, podr\u00e1 ver las consultas de las partes interesadas y las asignaciones planificadas mediante las aplicaciones Tickets y Tareas.<\/p>\n
La aplicaci\u00f3n de tickets le permite realizar un seguimiento y administrar los tickets de soporte que llegan como resultado de las solicitudes de las partes interesadas. Estas solicitudes se pueden enviar de varias formas.<\/p>\n
La primera forma es mediante la recepci\u00f3n de la solicitud a trav\u00e9s de la aplicaci\u00f3n de chat en vivo en su sitio web. La aplicaci\u00f3n de chat en vivo de OneDesk es una aplicaci\u00f3n orientada al cliente orientada a promover la comunicaci\u00f3n con las partes interesadas. Puede personalizar la aplicaci\u00f3n agregando los colores y el logotipo de su empresa e incluyendo el avatar BOT. Una vez que el donante le env\u00ede un mensaje a trav\u00e9s del chat en vivo, los miembros de su equipo pueden ver esto en su aplicaci\u00f3n Messenger, responder y crear el ticket a partir de la conversaci\u00f3n. Al hacerlo, OneDesk vincula el ticket y la conversaci\u00f3n, lo que permite a su equipo ver todos los datos necesarios desde una plataforma.<\/p>\n
La segunda forma es reenviar autom\u00e1ticamente su correo electr\u00f3nico de soporte a la direcci\u00f3n de correo electr\u00f3nico que se encuentra aqu\u00ed. Cuando una parte interesada env\u00eda un correo electr\u00f3nico a su direcci\u00f3n de correo electr\u00f3nico de soporte, OneDesk capturar\u00e1 ese correo electr\u00f3nico y generar\u00e1 un ticket. Toda la informaci\u00f3n cr\u00edtica en el correo electr\u00f3nico se capturar\u00e1 en el ticket.<\/p>\n
Cada vez que una parte interesada o un donante env\u00eda una solicitud por correo electr\u00f3nico, OneDesk crea autom\u00e1ticamente un registro de cliente y clasifica al solicitante del ticket de acuerdo con su organizaci\u00f3n. Alternativamente, sus donantes, voluntarios o contribuyentes tambi\u00e9n pueden enviar tickets a trav\u00e9s de la funci\u00f3n del portal de clientes que ofrece OneDesk.<\/p>\n
Este portal permite que sus partes interesadas le env\u00eden tickets, se comuniquen con los miembros de su equipo y revisen sus tickets. Puede habilitar opciones de visualizaci\u00f3n para donantes potenciales y existentes u otros usuarios finales para filtrar tickets seg\u00fan el tipo de solicitud de ticket, el proyecto al que pertenece y m\u00e1s.<\/p>\n
Puede configurar formularios web personalizables para que los completen las partes interesadas, lo que genera tickets en su panel de control. Estos formularios pueden requerir que las partes interesadas proporcionen la informaci\u00f3n que necesita para resolver el problema. Tambi\u00e9n puede crear flujos de trabajo personalizados que comiencen con estos formularios.<\/p>\n
El formulario web predeterminado tiene este aspecto. Para personalizar este formulario web, haga clic aqu\u00ed. Podr\u00e1 establecer ciertos campos seg\u00fan sea necesario, cambiar el nombre de los campos existentes y agregar campos adicionales, incluidos los campos personalizados.<\/p>\n
Por ejemplo, puede crear un formulario web para posibles donantes que puedan tener preguntas sobre sus programas de donaci\u00f3n. Pueden navegar a su portal de clientes y seleccionar el formulario web titulado “Programas de donaci\u00f3n”. Luego, puede agregar los campos est\u00e1ndar o personalizados para capturar la informaci\u00f3n apropiada necesaria para resolver el ticket. Tambi\u00e9n puede configurar estos campos para que sean obligatorios para garantizar que se capture toda la informaci\u00f3n necesaria.<\/p>\n
Una vez que su donante complete el formulario web seleccionado, generar\u00e1 un ticket en su aplicaci\u00f3n Ticket en OneDesk.<\/p>\n
El ticket le permite ver los detalles que se completaron en el formulario web. Luego, puede asignar este ticket a una persona, equipo o departamento espec\u00edfico. OneDesk le permite asignar varios miembros del equipo y departamentos a un ticket. Sin embargo, puede eliminar la asignaci\u00f3n manual de equipos mediante la automatizaci\u00f3n del proceso.<\/p>\n
Muchas veces, las organizaciones sin fines de lucro realizan un seguimiento de las solicitudes de las partes interesadas formateando esos datos en hojas de Excel. Puede convertir su archivo de Excel en un archivo CSV e importarlo a su cuenta de OneDesk.<\/p>\n
OneDesk puede automatizar su flujo de trabajo y eliminar cualquier intervenci\u00f3n manual para enviar tickets al equipo apropiado. Con las automatizaciones del flujo de trabajo de OneDesk, puede enrutar elementos a equipos y proyectos, responder autom\u00e1ticamente a los usuarios finales, agregar notificaciones personalizadas y mucho m\u00e1s.<\/p>\n
Muchas organizaciones sin fines de lucro utilizan las automatizaciones del flujo de trabajo de OneDesk para configurar asignaciones autom\u00e1ticas para maximizar la eficiencia. La forma de hacerlo es navegando a la configuraci\u00f3n de administraci\u00f3n y haciendo clic en la pesta\u00f1a del ticket.<\/p>\n
Puede crear nuevas automatizaciones de flujo de trabajo o editar una existente. Seleccione el usuario o los equipos que desea designar para el tipo de ticket espec\u00edfico. De esta manera, la asignaci\u00f3n rotar\u00e1 entre los usuarios cada vez que se cree un nuevo ticket. Al hacerlo, su equipo podr\u00e1 administrar su carga de trabajo de manera m\u00e1s eficiente. Una rotaci\u00f3n de tickets distribuida uniformemente le permitir\u00e1 brindar el mejor servicio a sus partes interesadas.<\/p>\n
Otra forma de aumentar su eficiencia es mediante el uso de una automatizaci\u00f3n para responder a los tickets de sus partes interesadas. Puede hacer esto simplemente creando una respuesta autom\u00e1tica generada por su BOT. Esto le informar\u00e1 al solicitante que se ha creado un ticket por su parte y que su equipo est\u00e1 trabajando en \u00e9l.<\/p>\n
La comunicaci\u00f3n es una parte esencial de las relaciones con las partes interesadas. Por tanto, es necesario dar seguimiento a los correos electr\u00f3nicos enviados por miembros, donantes o voluntarios.<\/p>\n
Si un interesado desea dar seguimiento a su ticket, puede responder por correo electr\u00f3nico o crear conversaciones directamente desde el portal. Este mensaje aparecer\u00e1 en el Messenger y tambi\u00e9n estar\u00e1 vinculado a ese boleto espec\u00edfico.<\/p>\n
Los miembros de su equipo pueden responder a esta conversaci\u00f3n existente para comunicarse con el usuario final o pueden crear mensajes internos para los miembros de su equipo. Las conversaciones internas est\u00e1n ocultas para los usuarios finales, ya que se muestra como una ‘Respuesta interna’. Esto es \u00fatil ya que permite a los miembros del equipo resolver el ticket a trav\u00e9s de esfuerzos colaborativos y proporcionar informaci\u00f3n m\u00e1s precisa a las partes interesadas.<\/p>\n
Adem\u00e1s, las partes interesadas tambi\u00e9n pueden iniciar la participaci\u00f3n a trav\u00e9s de la funci\u00f3n de aplicaci\u00f3n Livechat en OneDesk. El chat en vivo permite a las partes interesadas enviar archivos adjuntos y mantener conversaciones en tiempo real. Dado que los formatos de chat son instant\u00e1neos por naturaleza, los miembros de su equipo pueden resolver sus preguntas o problemas de inmediato. Aparte de eso, la funci\u00f3n de chat en vivo de OneDesk tambi\u00e9n marca la hora de la conversaci\u00f3n, lo que ayuda a su equipo a verificar el tiempo de conversaci\u00f3n en caso de cualquier disputa.<\/p>\n
Los tickets requieren una acci\u00f3n inmediata y se pueden resolver r\u00e1pidamente. Sin embargo, cuando un ticket se convierte en un trabajo de dos niveles que implica trabajo o planificaci\u00f3n adicional, se convierte en una tarea. Puede convertir esos tickets en una tarea o simplemente crear una nueva tarea en la aplicaci\u00f3n de Tareas. A continuaci\u00f3n, echemos un vistazo al lado de la gesti\u00f3n de proyectos de OneDesk.<\/p>\n
Los miembros de su equipo pueden registrar su tiempo en tareas en OneDesk e ingresar el porcentaje completado de las tareas asignadas. El trabajo se registra creando una hoja de tiempo o ejecutando un temporizador de tareas. Al enviar una hoja de tiempo, debe completar cu\u00e1nto trabajo se realiz\u00f3, el estado actual de este elemento, el porcentaje completado, etc.<\/p>\n
Por ejemplo, puede dividir un proyecto grande planificando una recaudaci\u00f3n de fondos en tareas simples asign\u00e1ndolas a los miembros de su equipo en funci\u00f3n de su experiencia. Tambi\u00e9n puede crear un cronograma de planificaci\u00f3n para una tarea espec\u00edfica, lo que le ayudar\u00e1 a administrar las horas de su proyecto.<\/p>\n
Entendemos que planificar eventos para recaudar fondos y redactar el lanzamiento del evento requiere colaboraci\u00f3n. En ese caso, puede realizar conversaciones desde el formulario de tareas. Al interactuar con los miembros de su equipo, puede producir un trabajo de mayor calidad y cubrir todos los detalles asociados con la planificaci\u00f3n de eventos. Tambi\u00e9n puede adjuntar y enviar carpetas importantes a varias personas o equipos, lo que les permite ubicar r\u00e1pidamente los archivos adjuntos y descargarlos en sus computadoras.<\/p>\n
Puede organizar sus tareas dentro de la estructura del proyecto o agregarlas a diferentes carpetas o carteras dentro del proyecto. Puede crear una plantilla de proyecto para proyectos recurrentes similares, como sus informes anuales o boletines. Simplemente clone el proyecto cada vez que trabaje en un proyecto similar.<\/p>\n
Puede utilizar las opciones de visualizaci\u00f3n est\u00e1ndar o personalizadas para supervisar el progreso de estas tareas. Los dise\u00f1os de visualizaci\u00f3n est\u00e1ndar en OneDesk son los siguientes:<\/p>\n
La vista de \u00e1rbol organiza tickets o tareas en una jerarqu\u00eda.<\/p>\n
La vista plana muestra los tickets y las tareas sin la estructura jer\u00e1rquica.<\/p>\n
El diagrama de Gantt muestra su planificaci\u00f3n frente a su trabajo real y le permite crear dependencias de tareas para llevar a los miembros de su equipo a terminar una tarea antes de comenzar la siguiente.<\/p>\n
El tablero de estado organiza todas las tareas por sus estados de ciclo de vida. Puede arrastrar y soltar la tarea para cambiar su estado.<\/p>\n
La vista Calendario muestra todos los horarios de las tareas para mantenerlo informado cuando vence una tarea.<\/p>\n
El tablero organiza todos los tickets en forma de gr\u00e1ficos y gr\u00e1ficos circulares. Estos gr\u00e1ficos se pueden descargar en diferentes formatos. Puede utilizar los gr\u00e1ficos para su informe anual, boletines o cualquier informe para sus partes interesadas.<\/p>\n
En OneDesk, puede crear todas las vistas que necesita para ayudarlo a administrar sus tickets y tareas. Mis vistas le permiten personalizar las vistas de acuerdo con sus requisitos. Para crear sus vistas personalizadas, debe seleccionar un dise\u00f1o y agregar filtros, grupos y columnas.<\/p>\n
OneDesk le permite crear informes de hojas de horas, que son archivos CSV que se pueden importar en Microsoft Excel. Estos informes son registros de datos de las propiedades del parte de horas que se presentan en un formato de datos tabulares. El nombre del art\u00edculo, la prioridad, el tipo de facturaci\u00f3n y el nombre del solicitante son algunos datos necesarios que se pueden mostrar en los informes de la hoja de tiempo. Sin embargo, se puede mostrar otra informaci\u00f3n cr\u00edtica, como el porcentaje completado, para informes internos. La aplicaci\u00f3n de hoja de tiempo de OneDesk permite al administrador profundizar al crear informes. Por lo tanto, los informes de la hoja de tiempo podr\u00edan mostrar datos internos como el nombre del cesionario, el equipo designado y m\u00e1s.<\/p>\n
Tambi\u00e9n puede crear informes m\u00e1s detallados en OneDesk.<\/p>\n
Quiz\u00e1s se est\u00e9 preguntando c\u00f3mo todas las partes pueden mantenerse al d\u00eda. De forma predeterminada, las notificaciones por correo electr\u00f3nico se env\u00edan a los seguidores de los tickets para cualquier cambio de estado o mensaje que env\u00ede. De manera similar, sus partes interesadas pueden buscar actualizaciones en su portal de clientes y se pueden establecer notificaciones adicionales con automatizaciones de flujo de trabajo.<\/p>\n
Adem\u00e1s, puede encontrar integraciones con otros servicios aqu\u00ed.<\/p>\n
OneDesk le permite completar todo su trabajo en una plataforma. Puede integrarse f\u00e1cilmente con software de contabilidad como QuickBooks y crear sus informes financieros sin cerrar sesi\u00f3n en su cuenta de OneDesk. Adem\u00e1s, tambi\u00e9n puede integrarse con otras aplicaciones. OneDesk tiene sus integraciones incorporadas que le permiten integrarse sin problemas con otros servicios. Tambi\u00e9n puede integrarse con las m\u00e1s de 2000 aplicaciones compatibles con Zapier.<\/p>\n
OneDesk tiene todas las capacidades para optimizar su flujo de trabajo. Con OneDesk, puede capturar, automatizar, administrar y rastrear sus tickets de soporte, lo que le permite a usted y a su equipo tomar las medidas necesarias para resolver el problema de inmediato. Con las funciones de administraci\u00f3n de proyectos de OneDesk, puede asignar trabajo al equipo apropiado y realizar un seguimiento del progreso de sus proyectos en m\u00faltiples dise\u00f1os de visualizaci\u00f3n.<\/p>\n
Los miembros de su equipo pueden enviar sus hojas de tiempo para todo su trabajo, lo que le permite administrar mejor sus horas. Adem\u00e1s, OneDesk tambi\u00e9n ayuda a mantener informados a las partes interesadas. A trav\u00e9s de aplicaciones para clientes, como formularios web y portales de clientes, sus miembros, donantes, voluntarios y colaboradores pueden comunicarse con usted con solicitudes espec\u00edficas, eliminando los problemas asociados con largas cadenas de correo electr\u00f3nico.<\/p>\n
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