Les chefs de projet créatifs doivent superviser plusieurs projets simultanément. Jongler avec des délais serrés tout en laissant libre cours à la créativité n’est pas une tâche facile. Un logiciel de gestion de projet de conception peut aider les responsables et les équipes à gérer les demandes, planifier les projets et respecter les délais. La rationalisation de la gestion de projet permet aux équipes de conception de se concentrer sur la créativité et les relations avec les clients. Un grand défi lors de la recherche de logiciels consiste à trouver un seul outil capable de gérer les exigences uniques des équipes de conception. Avec trop d’outils, l’efficacité finit par diminuer. Nous allons explorer les besoins des équipes de conception, quelques conseils pour le processus de gestion et ce qu’il faut rechercher dans un logiciel de gestion de projet de conception.
Qu’est-ce qu’une gestion de projet de conception?
La gestion de projet de conception est le processus de planification, d’organisation et de gestion de projets jusqu’à leur achèvement. Plus précisément, lorsqu’il s’agit de projets créatifs, la gestion implique des délais serrés, une communication approfondie avec les clients et des processus de conception itératifs. Il existe différents types d’industries de conception telles que les équipes internes – où vous gérez généralement plusieurs projets pour un client. Ensuite, il y a les agences de design externes avec plusieurs projets clients. Un logiciel de gestion de projet de conception englobe des professionnels de la conception, tels que :
- Concepteurs Web
- Concepteurs UI/UX
- Graphistes
- Rédacteurs
- Spécialistes du marketing de contenu
Un système de gestion de projet de conception permet aux équipes de conception de planifier et de définir efficacement des projets, d’attribuer des tâches et de suivre l’avancement. Un système pour les concepteurs est similaire aux systèmes de gestion de projet pour d’autres industries, mais est également unique à plusieurs égards. Par exemple, les concepteurs ont besoin d’un moyen pour :
- Gérer les demandes de conception entrantes . Avoir des outils segmentés signifie que la communication passe entre les mailles du filet. Il crée également une double saisie de données entre l’outil de gestion de projet et l’outil de demande. Si vous utilisez une boîte de réception partagée par exemple, l’organisation devient un travail à temps plein.
- Intégrez la collaboration des deux côtés . Bien qu’importante dans la plupart des industries, pour les concepteurs, la communication avec les clients et les parties prenantes est cruciale. Cela peut impliquer l’envoi de projets de conception, la réception d’exigences et l’envoi de mises à jour. Cela implique également une collaboration d’équipe. La capacité à communiquer en contexte et en boucle dans votre équipe est cruciale. Visibilité des tâches du projet. Les coéquipiers bénéficient de voir sur quoi les autres travaillent et comment leur équipe progresse. La visibilité permet une meilleure collaboration d’équipe et un retour d’information. Cela crée également une appropriation et une clarté des tâches. Les tâches doivent être assignées à l’individu et contenir des marqueurs clairs de priorité, de date de début et de date de fin.
- Suivi en temps réel de l’avancement du projet . Il est crucial de respecter des délais serrés tout en gérant les défis qui accompagnent le travail créatif.
Introduction au processus de gestion de projet de conception
Commençons par un bref aperçu du processus de gestion de projet pour les concepteurs.
Définir la portée du projet
Commencez par vous demander quels sont les livrables globaux du projet. Définir les objectifs du projet. Négliger cette étape conduit à une dérive de la portée du projet. Une fois la portée du projet établie, commencez à décomposer le projet en tâches. Définir les principales tâches du projet. Les tâches principales doivent être les livrables plus petits (mais toujours larges à ce stade) du projet. Ces aspects du projet doivent être définis avec les parties prenantes ou les clients. Rendez les tâches gérables et claires. Les tâches vous permettent de décomposer, de planifier et d’attribuer les parties du projet, du brainstorming, du wireframing à la livraison.
Estimation et planification
Une fois les principales tâches créées. Déterminez vos plans autour de ces tâches.
- Ce qui doit être fait? Comment?
Ces tâches doivent contenir autant de détails que nécessaire pour se référer à la tâche ou la terminer. Les détails de la tâche peuvent inclure la description de la tâche et les livrables, les images et les pièces jointes. Vous pouvez ensuite décomposer ces tâches en sous-tâches. Les sous-tâches sont particulièrement utiles si vous avez une tâche importante avec plusieurs parties mobiles ou si vous impliquez plusieurs membres d’équipe différents.
- Combien de temps cela prendra-t-il environ ?
Tenir compte des délais du projet. Soyez réaliste dans l’estimation de la charge de travail des tâches. Les estimations de tâches, également appelées effort planifié, sont généralement effectuées en heures de travail. L’effort prévu diffère du calendrier. Un calendrier planifié indique les dates auxquelles la tâche sera exécutée. Alors que l’effort prévu est le nombre d’heures/minutes que nous prévoyons qu’il prendra. Par exemple, on peut estimer qu’une tâche de wireframing prend 6 heures mais son planning peut s’étaler sur 3 jours ouvrés.
- Par qui?
Attribuez le travail aux membres de l’équipe. L’affectation définit qui est responsable de la tâche et quand elle doit être terminée. L’affectation permet la responsabilisation et la transparence au sein de l’équipe. Utilisez des outils de gestion de la charge de travail pour une affectation optimale. Une vue de la charge de travail affiche la disponibilité et la capacité totale des membres de l’équipe. Il vous permet ensuite de prendre des décisions intelligentes sur qui devrait être affecté à une tâche donnée à un moment donné.
Le système de gestion de projet de OneDesk fournit également des estimations budgétaires automatiques lorsque vous planifiez des tâches. Lorsque vous définissez vos coûts et vos tarifs facturables et que vous planifiez vos tâches, vous pouvez voir vos coûts projetés, vos montants facturables et vos bénéfices. Vous pouvez prédire le montant à facturer aux clients à la fin du projet. Il vous permet également de surveiller le budget en temps réel lorsque votre équipe enregistre le temps facturable. De cette façon, vous pouvez surveiller les ressources de manière dynamique pour vous assurer que les projets restent rentables.
Au quotidien pour les équipes de conception
Quel est le quotidien d’un logiciel de gestion de projet pour designers ?
Connectez-vous pour voir les tâches qui vous sont assignées. OneDesk offre des moyens flexibles de visualiser votre travail . Utilisez la vue liste et triez par date ou priorité. Enregistrez cette vue pour y revenir facilement. Ensuite, ouvrez vos tâches pour commencer à travailler.
Depuis le panneau de détail des tâches, les membres de l’équipe peuvent effectuer une tonne de travail :
- Communiquez en contexte. Vous pouvez envoyer des messages publics à un client ou des messages internes à des collègues. Encore une fois, les conversations sont en contexte, ce qui signifie que le message est lié et situé à côté de la tâche pertinente. Cette fonctionnalité réduit les allers-retours inutiles lors de la collaboration.
- Suivez sans effort le temps consacré aux tâches. L’heure enregistrée met automatiquement à jour la « progression réelle » prise sur la tâche. Cela permet aux responsables de surveiller les performances et de comparer les plans aux réalisations. Le temps facturable met également automatiquement à jour le « coût réel » du travail.
- Joignez des fichiers aux détails de la tâche, tels que le travail de conception. De plus, mettez à jour la progression ou ajoutez des notes sur ce sur quoi vous avez travaillé.
Chefs de projet conception au quotidien
Quel est le quotidien d’un logiciel de gestion de projet pour designers ? OneDesk a une tonne d’outils pour la gestion de projet. Obtenez une vue d’ensemble de votre travail ou soyez aussi précis que nécessaire en explorant les détails.
- Créer et attribuer des tâches. Planifiez les tâches aussi précisément que nécessaire, y compris à la minute près .
- Suivi des délais et de l’avancement. À partir de votre grille de travail, vous pouvez afficher des graphiques en temps réel sur l’avancement des tâches et la santé du projet. De plus, faites-nous du calendrier et du diagramme de Gantt pour comprendre visuellement l’avancement du travail.
- Gérer les ressources – Obtenez des informations et surveillez les ressources. Changer les plans pour répondre aux besoins de l’entreprise. Réaffecter les ressources au besoin pour respecter les délais du projet.
- Créez de la transparence avec les clients – Envoyez des e-mails à vos clients directement depuis OneDesk. De plus, offrez aux clients des outils pour rester informés ou obtenir des réponses selon leurs propres conditions. Les outils client incluent le portail client, la base de connaissances et les formulaires de demande.
- Gérez les nouvelles demandes ou modifications de conception – Utilisez l’intégration par e-mail, les formulaires ou le chat en direct pour communiquer avec les clients et recevoir de nouvelles demandes de conception. Les nouvelles demandes et demandes de renseignements arrivent dans un ticket. Transformez un ticket en tâche. Incorporez des commentaires ou intégrez une demande dans des projets de conception.
Les défis de la gestion de projet de conception
Voici quelques-uns des défis uniques de la gestion de projet de conception.
Communication client & équipe
Les projets de conception nécessitent un haut degré de collaboration ! Améliorez la communication entre le client et l’équipe à l’aide d’un logiciel de gestion de projet pour les concepteurs. OneDesk propose une messagerie contextuelle sur les tâches du projet. Dans OneDesk, les conversations peuvent être liées à la tâche. Ainsi, les conversations sont en contexte à côté des détails de la tâche, tels que ses détails, la date d’échéance, le projet et les informations sur le client. Cela permet à l’équipe de rester sur la bonne voie et informée lors de la communication, éliminant les allers-retours inutiles. Vous pouvez également créer des conversations publiques, les conversations publiques sont avec votre client. Ces messages client vont directement dans la boîte de réception du client.
Clarté & visibilité
Il peut être difficile de garder une trace de ce qui doit être fait, quand et par qui. De plus, les managers ont besoin de connaître à tout moment l’avancement des tâches et du projet dans son ensemble. Voici quelques solutions à ce défi. Conservez tous les projets, organisés dans un emplacement central. Utilisez un outil avec la capacité d’explorer les informations. Par exemple, dans OneDesk, vous pouvez organiser plusieurs projets en portefeuilles. OneDesk propose également des vues de travail personnalisées. Les vues de travail permettent d’afficher et d’explorer les informations du projet. Par exemple, avez-vous besoin de comprendre visuellement la chronologie d’un projet ? Utilisez le diagramme de Gantt et filtrez jusqu’à un projet spécifique. Besoin de voir toutes les demandes soumises par un certain client ? Accédez à une liste de tickets clients. Dans OneDesk, vous pouvez comprendre exactement ce dont vous avez besoin à tout moment.
Gestion des nouvelles demandes et exigences.
De nombreuses entreprises de design utilisent des outils comme le courrier électronique ou une boîte de réception partagée. Ces solutions peuvent fonctionner pendant un certain temps, mais avec le temps, elles deviennent difficiles à rester organisées. Ce défi peut être surmonté avec divers outils tels qu’un système de billetterie. Idéalement, vous souhaiterez un système de billetterie qui fonctionne de manière transparente avec votre outil de planification de projet. Certains systèmes de gestion de projet, comme OneDesk, ont une intégration de messagerie. L’intégration des e-mails vous permet de recevoir et de répondre aux demandes entrantes sans quitter votre système de gestion de projet. De plus, il vous permet de prendre ces demandes et de les utiliser dans vos projets. OneDesk dispose de fonctionnalités inter-équipes afin que les équipes de support, de vente, de conception et de gestion puissent rationaliser les processus.
Se démarquer des fonctionnalités du logiciel de gestion de projet de conception
Quelques-unes des caractéristiques importantes à rechercher dans un logiciel de gestion de projet de conception.
- Nous ne saurions trop insister sur l’importance des fonctionnalités de collaboration et de communication ! Recherchez la possibilité d’envoyer des fichiers aux clients, de former des équipes en boucle ou d’intégrer facilement les commentaires et les demandes des clients aux projets.
- Le suivi du temps est un excellent moyen de suivre l’efficacité. Il est particulièrement important pour la facturation des clients sur le travail du projet. Si vous êtes une agence de design externe, ce n’est pas seulement important mais nécessaire ! OneDesk a une facturation intégrée pour le temps facturable . Nous proposons également une intégration approfondie avec QuickBooks en ligne qui vous permet de copier les factures OneDesk vers QBO. Ou envoyez vos factures depuis OneDesk directement avec QBO. De plus, recherchez d’autres intégrations utiles avec des outils que vous utilisez tels que O365, Gmail / Google Workspace, Dropbox ou Slack.
- La capacité de recevoir et de rationaliser la gestion des demandes. L’outil idéal devrait simplifier la réception des demandes et rapprocher la planification de votre projet et la gestion des demandes. OneDesk s’intègre à votre boîte de réception d’assistance pour créer des demandes (tickets) à partir d’e-mails. Vous pouvez également utiliser des formulaires de demande personnalisés qui créent automatiquement des tickets ou des tâches. Vos tickets peuvent être dans des projets ou convertis en tâches de projet.
- Automatisations ! Les automatisations sont des règles que vous pouvez créer dans votre système de gestion de projet. Essentiellement, ils vous permettent de réduire le travail ennuyeux. Une règle exécute des actions en fonction d’événements déclencheurs. Par exemple, dans OneDesk, vous pouvez créer automatiquement un projet basé sur un modèle lorsqu’une certaine demande arrive. Vous pouvez également envoyer des notifications par e-mail à un membre de l’équipe si la date d’échéance d’une tâche approche.
Avantages d’un logiciel de gestion de projet de conception
Voici un bref résumé de certains des avantages et fonctionnalités à surveiller !
- Jonglez avec plusieurs projets – Organisez plusieurs plans de projet dans un seul système pour les équipes de conception.
- Améliorer la communication/satisfaction client – Pourquoi segmenter la communication et les plans de projet ? Comprenez les besoins de vos clients en rapprochant votre demande et la gestion de projet.
- Augmentez la visibilité – Affichez vos projets en un coup d’œil et accédez aux données dont vous avez besoin.
- Des outils pour gagner du temps – La possibilité de créer des règles d’automatisation adaptées à votre flux de travail unique.
Essayez OneDesk gratuitement pendant 14 jours.