Transcription:
L’une des premières choses que vous voudrez faire lors de la configuration de votre compte OneDesk est de commencer à capturer des tickets à partir d’e-mails. Si vous ne l’avez pas déjà fait, vous pouvez passer par l’assistant de configuration rapide.
En bref, le flux d’e-mails est le suivant :
Connectez-vous directement ou transférez automatiquement votre boîte de réception d’e-mails d’assistance. De nouveaux e-mails seront créés sous forme de tickets dans OneDesk avec tout ce qui est capturé – la ligne d’objet de l’e-mail est le titre du ticket, le corps du message la description du ticket, toutes les pièces jointes sont incluses, les informations du client sont capturées et elles sont liées au ticket. Vous pouvez ensuite répondre directement à partir du ticket dans OneDesk, avec des réponses envoyées au compte de messagerie de votre client.
Si vous utilisez Google Workspace, Gmail ou Office 365, vous pouvez connecter directement votre serveur de messagerie entrant et sortant. Pour les autres fournisseurs, ou si vous préférez, vous pouvez configurer le transfert automatique pour créer des tickets, ainsi qu’utiliser un serveur SMTP sortant personnalisé.
Vérifiez les horodatages dans la barre de défilement de la vidéo pour accéder à des détails spécifiques sur votre fournisseur ou votre méthode préférée.
Utilisateurs O365
Pour les utilisateurs d’Office 365, connectez votre boîte de réception d’assistance depuis Administration -> E-mail -> Réglages
Vous pouvez connecter votre e-mail d’assistance directement via OAuth. Connectez-vous simplement à votre compte d’assistance. Assurez-vous que SMTP AUTH est activé dans le compte de votre e-mail d’assistance. Ceci est activé par défaut et vous pouvez voir les instructions sur la façon de le faire ici. Une fois connecté à votre compte, vos canaux sortants et entrants seront automatiquement connectés. Cela signifie que de nouveaux e-mails seront créés dans votre compte sous forme de tickets. Ensuite, vous pouvez répondre aux clients depuis OneDesk avec ces réponses sortant de la même adresse.
Utilisateurs de Gmail/Google Workspace
Pour les utilisateurs de Google Workspace ou de Gmail, connectez votre boîte de réception d’assistance depuis Administration -> E-mail -> Réglages.
Vous pouvez connecter votre e-mail d’assistance directement via un mot de passe d’application. Vous pouvez trouver des instructions sur le lien ici. Tout d’abord, assurez-vous que l’authentification à deux facteurs est activée dans votre compte d’assistance. Suivez le lien trouvé dans les instructions pour créer un mot de passe d’application. Générez le mot de passe de l’application et copiez-le et collez-le ici avec votre adresse d’assistance. Une fois connecté, vos canaux sortants et entrants seront automatiquement connectés. Cela signifie que de nouveaux e-mails seront créés dans votre compte sous forme de tickets. Ensuite, vous pouvez répondre aux clients depuis OneDesk avec ces réponses sortant de la même adresse.
Transfert automatique / tout autre fournisseur
Depuis n’importe quel fournisseur de messagerie, vous pouvez configurer le transfert automatique pour capturer les tickets. Utilisez donc cette méthode si vous utilisez un autre fournisseur ou si vous préférez utiliser la méthode de transfert.
Rendez-vous dans votre administration, tickets et notez l’adresse email de capture de votre ticket. Le vôtre sera similaire, mais avec une partie différente au milieu ici. Maintenant, lorsque vous avez cette adresse e-mail, vous devez configurer un transfert automatique de votre adresse e-mail d’assistance habituelle vers cette adresse e-mail. Cela signifie que chaque fois qu’un e-mail est capturé à partir de votre adresse e-mail d’assistance, il sera automatiquement transféré vers cette adresse. OneDesk le capturera ensuite et en créera un ticket. Vous pouvez utiliser les serveurs de OneDesk pour envoyer vos e-mails sortants ou vous pouvez configurer votre propre canal sortant SMTP. Si vous utilisez les serveurs de OneDesk, vous pouvez configurer l’apparence des e-mails sortants pour vos clients. De l’administratif -> E-mails -> paramètres, vous pouvez configurer l’adresse d’envoi ici sur votre propre adresse d’assistance, afin que cette adresse soit affichée pour vos clients. Dans cette section, vous pouvez également choisir d’ajouter votre propre serveur SMTP personnalisé. Cliquez simplement sur “Ajouter un e-mail sortant” et sélectionnez SMTP personnalisé. Remplissez les champs et validez. Si vous avez des questions sur le flux d’e-mails ou sur la configuration de votre e-mail pour la création de tickets. N’hésitez pas à nous contacter via le chat en direct ou l’assistance par e-mail sur OneDesk.com