Rassembler les feuilles de temps de votre équipe, compiler des feuilles de calcul et calculer le temps de chaque client est une méthode qui peut prendre des heures, voire toute la journée. Un outil combinant suivi du temps et facturation vous permet de simplifier le processus.
La facturation dans OneDesk est conçue dans le but de facturer aux clients le travail que vous et votre équipe effectuez. La facturation est étroitement liée à nos fonctionnalités de suivi du temps. Suivez le temps passé sur les tickets (problèmes d’assistance) ou les tâches (travail dans un projet) à l’aide du chronomètre ou des feuilles de temps . Le temps est enregistré comme facturable ou non facturable et peut être associé à l’organisation cliente. Il est crucial de suivre le temps pendant que vous travaillez afin d’enregistrer le temps avec précision, et surtout de distinguer le temps facturable et non facturable. Lorsqu’il est temps de facturer vos clients, OneDesk vous facilite la tâche ! Sélectionnez simplement les feuilles de temps que vous souhaitez facturer. Les feuilles de temps seront ajoutées à la facture avec les heures automatiquement multipliées par vos taux de facturation.
À qui s’adresse la facturation OneDesk ?
Le flux de travail de facturation de OneDesk est spécialement conçu pour les entreprises qui travaillent sur des projets avec des clients ou qui fournissent une assistance continue pour leurs produits ou projets clients. Y compris, mais sans s’y limiter:
- Indépendants de toutes sortes.
- Services de conseil, par exemple, professionnels de l’informatique externalisés ou consultants en ressources humaines.
- Services créatifs, tels que les concepteurs Web ou graphiques et les entreprises de marketing.
- Développeurs, y compris web ou logiciels.
OneDesk propose également une multitude de fonctionnalités pour fournir une assistance à vos clients et planifier le travail. OneDesk est un système de gestion du travail à cycle complet qui comprend la planification et la planification de projets, des outils destinés aux clients , des tickets par e-mail, etc.
Comment facturer dans OneDesk : un aperçu
Profils d’organisation pour les clients et définissez vos tarifs
Alors que les organisations clientes sont créées automatiquement pour vous dans OneDesk. Vous pouvez également importer vos organisations clientes ou ajouter des informations supplémentaires telles que l’adresse ou le contact de facturation. Ensuite, définissez vos coûts et taux de facturation. OneDesk prend en charge une variété de niveaux de calcul, tels que par agent, par équipe ou par type de service. La facturation à l’heure est courante, mais vous pouvez également définir un minimum mensuel . Un minimum mensuel est comme une provision. Le client paie le minimum mensuel pour un nombre d’heures défini et des frais horaires sont facturés pour les heures supplémentaires.
Créer et planifier des projets et des tâches.
Ensuite, effectuez votre travail! Planifiez et planifiez vos tâches et vos projets. Répondez aux questions d’assistance via le chat en direct, les e-mails, les formulaires de demande, etc. Lorsque vous planifiez votre travail, vous pouvez comparer vos progrès et surveiller votre budget . Par exemple, consultez les prévisions de revenus en temps réel à partir de la section “Coûts et revenus” de votre compte.
Enregistrer le temps Suivre les heures facturables
Suivez ou ajoutez du temps sur des tickets ou des tâches – depuis votre application mobile ou votre navigateur. Facturez chaque minute avec des minuteries, ces minutes supplémentaires s’additionnent ! Il est important d’avoir un outil qui suit les heures facturables et non facturables. Lors du suivi du temps, saisissez « l’organisation facturable » dans vos feuilles de temps. Celui-ci sera déjà saisi pour vous si le client est le « demandeur » du ticket ou de la tâche. De cette façon, au moment de facturer, le processus sera simple.
Créer des factures pour les heures facturables
Choisissez simplement votre organisation cliente et sélectionnez le temps facturable que vous souhaitez facturer. OneDesk calculera automatiquement les heures, multipliées par les tarifs et générera les éléments de ligne. Vous êtes alors presque prêt à envoyer la facture ! Vous pouvez ajouter des éléments de ligne supplémentaires tels que des remises ou des taxes.
Envoyez les factures directement à l’e-mail du client et enregistrez les paiements
Assurez-vous d’avoir défini vos conditions de paiement et vos instructions de paiement, puis envoyez votre facture ! Le contact de facturation que vous avez défini précédemment recevra la facture directement par e-mail.
Intégration de la facturation avec QuickBooks en ligne
Si vous utilisez QuickBooks en ligne, vous pouvez intégrer OneDesk pour gagner du temps et des efforts. Avec Quickbooks Online intégré, vous pouvez copier des factures vers QBO ou envoyer des factures directement depuis QBO sans quitter votre OneDesk. La copie des factures permet de gagner du temps en repoussant votre temps et vos tarifs facturables, éliminant ainsi la double saisie de données. Lorsque vous envoyez avec QBO depuis OneDesk, votre méthode de paiement QBO et votre style seront sur la facture. De plus, lorsque le client paie, le statut de paiement de la facture sera automatiquement synchronisé avec OneDesk.
Passez en revue les avantages du logiciel de facturation :
- Suivi du temps précis et détaillé.
- Facturation rapide pour le temps facturable.
- Aperçu complet des factures envoyées, payées et dues
- Tarifs horaires et minimums mensuels personnalisables.
- Rendre compte du travail de l’équipe.
- Aperçu des budgets et des revenus attendus.
Essayez OneDesk gratuitement pendant 14 jours . Pas de carte de crédit nécessaire.