Le suivi du temps fait référence à la manière dont les entreprises enregistrent le temps consacré aux tâches et aux projets. L’utilisation du suivi du temps permet aux entreprises de suivre l’avancement des tâches, de surveiller la productivité et de rémunérer avec précision les employés ou de facturer les clients. Généralement, les entreprises utilisent un logiciel de gestion du travail afin de répondre à leurs besoins de suivi du temps. Les logiciels de gestion du travail ont également tendance à inclure un certain nombre d’avantages et d’outils supplémentaires tels que des minuteries intégrées, des feuilles de temps, des journaux de travail ou d’activité et des capacités de création de rapports.
Pourquoi le temps de suivi est-il important ?
L’utilisation d’un logiciel de suivi du temps comme OneDesk présente de nombreux avantages pour les entreprises et leurs employés.
- Restez concentré et sur la bonne voie – Le suivi du temps permet aux employés de se concentrer sur la tâche à accomplir. Au fil du temps, cela peut aider votre équipe à comprendre les lacunes ou les revers.
- Surveillez la productivité et gérez les projets – Les journaux de travail peuvent révéler beaucoup de choses sur les habitudes de travail de votre équipe et l’avancement des projets. Surveillez les journaux de travail pour vous assurer que les employés priorisent les bonnes tâches et respectent les délais. Le logiciel de suivi du temps de OneDesk fonctionne de manière transparente avec nos fonctionnalités de planification et de gestion des tâches et des projets. Au fur et à mesure que les équipes enregistrent le temps, les responsables peuvent surveiller visuellement les progrès en temps réel par rapport à leurs plans à l’aide d’outils tels que le diagramme de Gantt .
- Obtenez un meilleur aperçu – Comprenez où votre temps et votre budget sont dépensés. Grâce aux rapports et aux analyses, la planification et la prévision deviennent plus efficaces au fil du temps. L’application financière de OneDesk vous permet de surveiller votre budget en temps réel en fonction du temps facturable soumis par votre équipe.
- Activer la visibilité et la transparence de l’équipe – Le travail de journalisation peut permettre à votre équipe de réduire les réunions et les allers-retours. Votre équipe peut voir quand les minuteurs sont exécutés. Les responsables peuvent consulter le journal de travail pour voir quelles tâches ont été effectuées. Les fonctionnalités de gestion du travail collaboratif de OneDesk permettent aux responsables de redéfinir ou de gérer les ressources de manière dynamique. Tandis que les équipes peuvent également taguer des collègues, envoyer des messages ou partager des fichiers en contexte.
- Établissez de solides relations avec les clients – Rapportez avec précision le temps passé sur les projets des clients avec des journaux de temps détaillés. Le suivi du temps permet également une facturation simple mais précise aux clients.
Le suivi du temps améliore-t-il la productivité ?
Le suivi du temps peut augmenter la productivité de votre équipe en permettant un travail ciblé. Suivez le temps consacré à certaines tâches pour rester concentré sur une seule tâche à la fois. Les responsables peuvent facilement déterminer sur quoi travaillent les employés en se basant sur des minuteurs en temps réel ou via des journaux de feuilles de temps. Cet aspect du suivi du temps présente de nombreux avantages tels que :
1. Permettre aux managers de hiérarchiser les tâches de manière dynamique.
2. Permettre aux responsables de gérer les ressources et de suivre les progrès.
Pour les chefs de projet, le suivi du temps peut être un outil inestimable pour réussir à respecter les délais du projet. Gérez les ressources de manière dynamique en modifiant les objectifs ou les jalons, en affectant des membres supplémentaires à des tâches ou en tenant les clients informés. Le suivi du temps est particulièrement important pour la croissance et la productivité à long terme, car il permet aux chefs de projet de comprendre combien de temps les tâches prennent réellement et donc capables de faire des plans futurs plus précis.
Comment suivre le temps de mes employés ?
Il existe de nombreuses options pour suivre le temps des employés, des feuilles de temps papier aux horloges traditionnelles. De nos jours, les entreprises peuvent utiliser des logiciels de gestion du travail. Avec les outils de suivi du temps en ligne inclus dans le logiciel de gestion du travail, la journalisation du travail est simple et comprend souvent de nombreuses fonctionnalités supplémentaires pour planifier le travail, surveiller les progrès ou analyser les performances. OneDesk comprend à la fois des minuteries et des feuilles de temps pour enregistrer le temps. De plus, OneDesk offre une suite de fonctionnalités utiles pour planifier des projets, suivre les progrès et travailler en collaboration.
Minuteries intégrées de OneDesk
Les minuteurs dans OneDesk sont un moyen simple d’enregistrer un temps précis sur les tâches. Plutôt que d’essayer de vous rappeler quand vous avez commencé, démarrez simplement le chronomètre et commencez à travailler. Besoin d’une pause? Mettez simplement le chronomètre en pause ou appuyez sur le bouton de lecture lorsque vous êtes prêt à recommencer. Mieux encore, votre équipe peut suivre le temps de n’importe où avec l’application mobile OneDesk. L’application mobile permet aux utilisateurs d’accéder à leurs tâches de n’importe où. Avec le suivi du temps mobile, les employés peuvent simplement démarrer une minuterie pour suivre leur travail à la minute près. Lorsqu’un chronomètre est arrêté, les employés peuvent remplir des informations supplémentaires sur le travail, telles que des notes sur ce qu’ils ont fait ou si le temps était facturable.
Feuilles de temps des employés dans OneDesk
Les feuilles de temps sont simples à remplir et à enregistrer de n’importe où. OneDesk est un logiciel de suivi du temps basé sur le cloud, ce qui signifie que les employés peuvent simplement se connecter pour soumettre le temps sur les tâches.
La vue du tableau de bord des feuilles de temps dans OneDesk est l’emplacement central pour les feuilles de temps des employés. Le tableau de bord peut être filtré, regroupé ou trié pour obtenir les données dont vous avez besoin. Comme les feuilles de temps dans OneDesk peuvent être facturables ou non facturables, vous pouvez suivre exactement les heures dont vous avez besoin pour facturer les clients. Avec l’exportation de données en un clic, vous pouvez rationaliser les rapports et la facturation des clients. Cette fonctionnalité est idéale pour établir des relations avec les clients, car vous pouvez envoyer des journaux de travail complets aux clients, qui indiquent exactement où le temps facturable a été passé.
Les feuilles de temps dans OneDesk peuvent également être configurées pour répondre aux besoins de différentes entreprises. Par défaut, les feuilles de temps peuvent contenir des notes ou avoir des statuts d’approbation, mais peuvent également inclure des champs personnalisés pour capturer des informations spécifiques à l’industrie. Une autre fonctionnalité puissante des feuilles de temps OneDesk est l’automatisation des flux de travail. Les automatisations de flux de travail sont des règles que vous pouvez configurer pour effectuer des actions à votre place, ce qui vous permet de réduire les répétitions et de gagner du temps. Par exemple, vous pouvez configurer des automatisations pour faire des choses comme : modifier le statut d’approbation d’une feuille de temps ou envoyer un e-mail à un responsable lorsqu’un employé soumet une feuille de temps facturable.
Logiciel de suivi du temps pour les employés
Les analyses de suivi du temps sont un excellent moyen de suivre les progrès, ce sur quoi votre équipe travaille et si votre équipe travaille sur les tâches les plus prioritaires. Le suivi du temps peut également être un moyen de rémunérer les employés pour leur travail. Comme OneDesk inclut plusieurs options d’exportation ou d’analyse des journaux de travail, vous pouvez facturer ou facturer avec moins d’allers-retours. Vous pouvez planifier l’envoi de rapports à un responsable, un client ou un employé. Par exemple, assurez-vous que les employés sont payés avec précision et à temps en planifiant un rapport hebdomadaire du temps de chaque employé. Ou exportez des données en un seul clic pour effectuer vos propres analyses. De plus, une grande variété de tableaux et de graphiques KPI en temps réel vous aide à analyser visuellement les progrès, la charge de travail, etc.
Suite de fonctionnalités de gestion du travail de OneDesk
OneDesk est un outil approfondi pour gérer plusieurs projets de toutes tailles et complexités. Le suivi du temps fonctionne de manière transparente avec une foule d’autres fonctionnalités pour gérer votre travail et rationaliser votre productivité.
Estimez l’effort des tâches, déléguez le travail et planifiez les horaires à l’aide du diagramme de Gantt, du tableau Kanban, de la liste et des calendriers. À partir de vos vues de travail, votre équipe peut surveiller le « travail planifié » par rapport au « travail réel en cours ». Le travail réel sur les tâches est consigné en fonction de l’heure de soumission de votre équipe. Surveillez dynamiquement l’avancement des tâches ou des projets de plusieurs façons à l’aide de ces vues de travail configurables. Par exemple, sur le diagramme de Gantt, vous pouvez obtenir une représentation visuelle des progrès. Là, le bleu représente le travail prévu et le vert représente le travail réel. Consultez la liste complète des fonctionnalités de gestion de projet de OneDesk .
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