Comment une société de conseil en ressources humaines utilise OneDesk pour coordonner les opérations internes et soutenir les clients
La ressource humaine est sans aucun doute l’élément le plus crucial du processus entrepreneurial, à tel point qu’une mesure de la façon dont une entreprise gère ses ressources humaines peut être une boule de cristal de sa viabilité à long terme. Cela est évident dans la croissance brutale de l’industrie des services de RH et de recrutement ces derniers temps. La gestion externalisée des ressources humaines est une tendance croissante à l’échelle mondiale et devient rapidement la norme intersectorielle, en particulier parmi les entreprises de taille moyenne à grande ayant d’énormes besoins en ressources humaines.
Les cabinets de conseil en ressources humaines développent et mettent en œuvre des systèmes exploitables pour optimiser le processus de gestion du personnel de leurs entreprises clientes. Cela aide les entreprises à réduire considérablement les ressources qui seraient autrement consacrées à la gestion des ressources humaines (GRH). Ils permettent aux entreprises de se concentrer uniquement sur la performance RH plutôt que sur les détails du processus RH.
Pour gérer les complexités de l’industrie à l’ère du numérique, un cabinet de conseil en RH axé sur la croissance doit mettre en œuvre un processus basé sur un logiciel dans la gestion de ses opérations internes et des affaires de ses entreprises clientes. Pour cette raison, une société de conseil en ressources humaines a approché l’équipe OneDesk à la recherche d’une plate-forme logicielle capable de gérer de manière productive leurs opérations internes et de suivre les éléments de ressources humaines des entreprises qu’elles servent.
Notre nouveau client opère sur deux bases différenciées par l’étendue de la fonction de gestion des ressources humaines qu’il sert pour une entreprise: soit il assume l’entière responsabilité de la GRH de l’entreprise, soit il fournit à l’entreprise des services de gestion des ressources humaines à la demande dans des aspects spécifiques. En général, ils identifient et éliminent les activités sans valeur ajoutée dans le processus RH du client et gèrent les besoins en personnel du client. Mais le défi est de garder tout organisé en un seul endroit, sur une plate-forme unique qui gère toutes les opérations de l’entreprise.
OneDesk, en tant que système polyvalent de gestion de projet et de service d’assistance, rationalise le flux de travail de l’entreprise RH, lui permettant de garder un œil sur ses opérations internes tout en prenant en charge les besoins RH de ses clients simultanément, le tout dans l’interface OneDesk. Le système OneDesk comprend trois (3) applications – l’application principale, l’application client et une application mobile, toutes interconnectées en temps réel. À l’aide de l’application principale OneDesk, notre cabinet de conseil en ressources humaines peut facilement communiquer et gérer les conversations avec les entreprises qu’ils servent et leurs employés à l’aide du système de billetterie OneDesk. Cette fonction leur permet de créer des tickets relatifs au support client ou aux activités des employés avec une capacité de pièce jointe. L’agence RH peut désormais gérer les tickets soumis dans une interface d’application principale inclusive, répondre aux tickets des utilisateurs, suivre les activités des employés et attribuer des tâches à leur équipe interne en fonction de ces tickets. Le responsable peut même créer des fils de discussion dans chaque ticket pour une discussion fluide sur le ticket.
Avoir des discussions privées entre les membres de l’équipe RH est également possible dans le widget de ticket. La configuration joue un rôle dans l’amélioration de la productivité puisque les responsables RH peuvent engager les clients et discuter avec l’équipe du ticket actuel, dans la même interface de ticket. Le responsable des ressources humaines récupère les informations dans une conversation personnelle tout en relayant les résultats aux clients ou à leur personnel à l’autre bout sans avoir à naviguer dans les interfaces. L’interface principale de l’application abrite une série d’outils conçus pour une gestion de projet efficace. Par exemple, les responsables peuvent désormais suivre le temps nécessaire aux personnes affectées à la réalisation des tâches désignées, contrairement au délai alloué pour la tâche à l’aide de la fonction de feuille de temps.
Pour une meilleure perspective de la gestion des ressources, une collection de vues est mise à disposition dans l’application principale, spécifiquement pour donner aux gestionnaires différentes perspectives dans l’analyse des ressources. Chacune de ces vues donne une analyse unique des ressources humaines dans l’organisation et de la manière dont elles sont utilisées. La vue du calendrier, par exemple, montre la chronologie planifiée par rapport à la chronologie réelle des activités pendant des semaines et des mois, tandis que le tableau d’état affiche l’état du cycle de vie des tickets et des tâches. Le cycle de vie des statuts est un outil de billetterie essentiel. Il aide les responsables, les équipes et les clients à suivre l’état des tickets et des tâches dans l’application. Ceci est essentiel pour éviter la duplication des tâches et peut aider à optimiser les processus organisationnels des RH.
Une autre fonctionnalité OneDesk qui est bien adaptée pour améliorer le flux de travail RH est le système de reporting intégré. Les gestionnaires peuvent désormais générer des rapports sur pratiquement tous les aspects de l’activité de l’organisation à la volée. La création de rapports tels qu’un rapport sur les heures de travail de l’équipe interne devient un jeu d’enfant pour le gestionnaire, considérant que la facturation dépend des rapports de travail. Les responsables peuvent facilement générer un rapport du temps consigné par les membres de l’équipe et le personnel, puis exporter le rapport dans le format approprié pour la facturation et le traitement des paiements.
L’application mobile OneDesk est une autre application sur la plate-forme OneDesk. L’application permet aux gestionnaires, aux équipes et au personnel de suivre, gérer et suivre les activités de l’organisation, quel que soit leur emplacement physique. Le personnel peut consigner les feuilles de temps et gérer les minuteries existantes sans nécessairement se tenir à côté d’un ordinateur compatible OneDesk dans le bureau. Le portail client fournit une interface intuitive permettant aux clients / entreprises de créer des tickets, de gérer leurs tickets et de vérifier l’état des tickets soumis. Un onglet de messagerie client permet également au client d’accéder à un chat en direct avec un agent de l’équipe de conseil RH. Le système OneDesk est entièrement personnalisable et suffisamment modulaire pour répondre aux besoins internes et de support client du cabinet de conseil en RH. L’application OneDesk s’intègre également parfaitement aux systèmes existants de l’agence, faisant de la transition une mise à niveau du flux de travail sans accroc.