La planification est un aspect clé de la gestion de projet. Une planification efficace de la gestion de projet ne se limite pas à fixer la date d’échéance du projet. Au contraire, pour une planification efficace, un chef de projet doit s’assurer de définir la tâche et les activités du projet, d’estimer l’effort et la durée, de déterminer les dépendances et de tout surveiller en temps réel. OneDesk offre de nombreuses options et des outils utiles pour planifier et suivre l’avancement de vos tâches et projets. Cet article explique comment planifier, planifier, estimer l’effort et créer des dépendances dans OneDesk.
Présentation des fonctionnalités de planification des tâches et des projets :
- Définissez des calendriers planifiés pour les tâches et les projets à partir de leurs panneaux de détails, du diagramme de Gantt ou du calendrier. Vous pouvez programmer des tâches pour un certain jour ou sur plusieurs jours, et commencer et se terminer à une heure précise.
- Estimez l’effort pour les tâches en fonction des jours, des heures et/ou des minutes.
- Estimez l’effort pour les tâches et les projets à l’aide d’un système de points agile.
- Créez des « liens de planification » entre les tâches d’un même projet, qui relieront leurs heures de début et de fin. Ceux-ci sont faciles à visualiser (et à créer) sur le diagramme de Gantt, mais peuvent également être créés d’autres manières.
- Activez les contraintes sur le calendrier des tâches (c’est-à-dire qu’une tâche doit commencer à une date précise).
- Surveillez le travail prévu par rapport au travail réel effectué sur les tâches et les projets.
Planification des tâches et des projets
Planifier une tâche dans le panneau de détails
Tout d’abord, vous pouvez planifier une tâche (ou un projet) directement depuis le panneau de détails . Le panneau de détails est l’endroit où votre équipe travaille sur les tâches, y compris l’affichage d’une description de tâche, l’enregistrement de l’heure et la communication avec les coéquipiers.
Suivez ces étapes:
- Dans le panneau de détails, cliquez sur les dates à côté de “Calendrier prévu”.
2. Entrez l’effort prévu (combien de temps vous pensez que la tâche prendra).
3. Définissez les dates planifiées en cliquant sur le champ des dates planifiées. Cliquez sur un jour pour définir la tâche pour un jour spécifique. Cliquez et faites glisser pour spécifier une tâche pour plusieurs jours.
4. Spécifiez l’heure de début et de fin. Cliquez sur les heures à côté de l’heure de début. Cliquez sur une heure sur l’horloge et cela vous amènera automatiquement à régler les minutes. Alternativement, vous pouvez faire défiler les heures à l’aide de la molette de votre souris, puis cliquer en dehors de l’horloge. Cette action ne vous amènera pas automatiquement dans la sélection des minutes.
Vous pouvez sélectionner les minutes indépendamment. Comme pour la sélection des heures, vous pouvez cliquer directement sur les minutes pour sélectionner les minutes et cela fermera automatiquement la fenêtre. Ou, vous pouvez faire défiler les minutes avec la molette de votre souris, puis cliquer en dehors de l’horloge pour enregistrer votre sélection.
- Suivez les mêmes étapes qu’au point 4 pour définir vos heures de fin.
Planifier une tâche sur le calendrier
Le calendrier a une vue quotidienne, hebdomadaire et mensuelle. Sélectionnez votre niveau d’affichage en haut à gauche du calendrier. Comme les autres vues de OneDesk, votre calendrier peut avoir des vues personnalisées . Consultez les articles connexes pour des explications plus détaillées sur les vues personnalisées. En résumé, vous pouvez filtrer les tâches à afficher sur le calendrier. Par exemple, vous pouvez filtrer pour ne voir que les tâches affectées à une équipe spécifique. Vous pouvez avoir plusieurs vues personnalisées, chacune avec différentes options appliquées, puis enregistrer vos vues et basculer entre elles. Vous pouvez également choisir d’afficher les horaires planifiés ou réels ou les horaires planifiés et réels ensemble sur le calendrier.
Pour créer une vue personnalisée du calendrier, sélectionnez l’icône à côté de “Mes vues”
Fonctions de calendrier par niveau de vue :
À tous les niveaux de vue (jour, semaine, mois), vous pouvez :
- Cliquez sur la tâche pour afficher les options : afficher les détails, modifier ou supprimer la tâche.
- Double-cliquez pour ouvrir le panneau de détails.
- Double-cliquez pour créer une nouvelle tâche ou cliquez et faites glisser pour créer une nouvelle tâche avec un calendrier.
En vue jour :
- Faites glisser le bas de la tâche pour augmenter ou diminuer la durée (heures et minutes de fin) de la tâche.
- Cliquez et faites glisser la tâche pour modifier son heure de début.
En vue hebdomadaire :
- Cliquez et faites glisser le bas de la tâche pour augmenter ou diminuer la durée (heures et minutes de fin) de la tâche.
- Cliquez et faites glisser la tâche vers le haut ou vers le bas pour modifier son heure de début.
- Cliquez et faites glisser la tâche vers la gauche ou vers la droite pour modifier son jour planifié.
En vue mensuelle :
- Faites glisser et déposez la tâche le long du mois en conservant la durée.
Planifier une tâche sur le diagramme de Gantt
Le diagramme de Gantt peut être mis à l’échelle : minute, heure, jour, semaine, mois, trimestre et année. Pour mettre à l’échelle, sélectionnez l’option d’échelle en haut à gauche du diagramme de Gantt ou maintenez la touche Ctrl enfoncée et faites défiler avec la molette de votre souris.
Comme les autres vues de OneDesk, vous pouvez filtrer ou regrouper votre vue Gantt avec des vues personnalisées. Par exemple, regroupez par équipe ou filtrez la vue sur un projet spécifique.
- Faites glisser les tâches horizontalement le long du Gantt pour définir les dates de début.
- Faites glisser le début ou la fin de la tâche pour augmenter la durée de la tâche.
Sur le Gantt, les barres bleues représentent le planning prévu. Les barres vertes représentent la progression réelle de la tâche. Cette fonctionnalité permet à votre équipe de suivre dynamiquement l’avancement des tâches et des projets par rapport à vos plans. Vous remarquerez également que lorsque vous planifiez des tâches, les barres de vos projets et dossiers deviennent bleu foncé, ce qui représente plus de tâches planifiées en même temps.
Liens de planification sur le diagramme de Gantt
Vous pouvez lier des tâches entre elles via des liens fin à début, début à début et fin à fin. OneDesk utilisera ces liens pour planifier vos tâches dans le projet le plus court possible.
Vous pouvez créer ces liens par glisser-déposer depuis (et vers) les cercles qui apparaissent lorsque vous survolez ou sélectionnez les barres de tâches. Vous pouvez supprimer les contraintes sur le Gantt en cliquant sur l’icône de verrouillage de contrainte ou sur la flèche de liaison.
Planifier de la fin au début en vue arborescente ou plate
Étant donné que le lien de la fin au début est le choix le plus courant, il existe une option de menu dans l’arborescence qui vous permet d’en lier une chaîne en une seule action. Il vous suffit de sélectionner plusieurs tâches que vous souhaitez lier, de cliquer sur le menu des actions et de sélectionner “Planifier les éléments de la fin au début”. Vous pouvez également rompre ces liens en sélectionnant “Supprimer le lien Terminer pour commencer sur les éléments”
Définir des contraintes de date
Par défaut, OneDesk utilise la contrainte très lâche de “Commencer au plus tôt le” et choisit la date du jour ou la date de début du projet. Il existe d’autres types de contraintes que vous pouvez choisir :
- Dès que possible
- Aussi tard que possible
- Doit commencer le (ancre la date de début à une date)
- Doit se terminer le (ancre la date de fin à une date)
- Début au plus tard le (limite la date de début à tout moment avant une date)
- Terminer au plus tard le (limite la date de fin à tout moment avant une date)
- Début pas avant (limite la date de début à tout moment après une date)
- Terminer au plus tôt le (limite la date de fin à tout moment après une date)
Vous pouvez définir une contrainte de date pour une tâche dans les valeurs planifiées de la tâche. Pour afficher les valeurs planifiées de la tâche, cliquez sur la tâche pour afficher le panneau de détail et cliquez sur les dates à côté de “Calendrier planifié, comme vous le feriez pour la planification à partir du panneau de détail de la tâche. (Remarque : dans Outils sur le panneau supérieur, sélectionnez “Dock panneaux de détail à droite” pour ouvrir le panneau de détail sans quitter le diagramme de Gantt).