Les sous-tâches sont une fonctionnalité populaire de gestion de projet et d’assistance dans OneDesk. Les sous-tâches sont idéales pour décomposer les tâches compliquées en tâches plus petites. Un aspect remarquable des sous-tâches dans OneDesk est le fait que les sous- tâches sont des tâches complètes. Dans de nombreuses autres applications de gestion de projet, les sous-tâches sont des tâches « faibles » avec des fonctionnalités limitées. Avec OneDesk, les sous-tâches ont les mêmes fonctions puissantes qu’une tâche régulière. Par exemple, les tâches et les sous-tâches peuvent être attribuées à des personnes distinctes, peuvent avoir des horaires planifiés, peuvent avoir des statuts de cycle de vie ou peuvent être hébergées dans des dossiers séparés.
Le cumul fait référence au calcul du pourcentage d’achèvement ou de l’état d’une tâche parente, en fonction de l’achèvement ou de l’état de ses sous-tâches. Lorsque vous travaillez avec des sous-tâches, de nombreuses entreprises souhaitent que les tâches parentes reflètent automatiquement le pourcentage d’achèvement et/ou le statut de leurs sous-tâches. Pour d’autres entreprises, cela peut ne pas être idéal. Par conséquent, dans OneDesk, le cumul des sous-tâches peut être décidé en tant qu’option d’administration.
Remarque : Une tâche principale est appelée parent tandis que sa sous-tâche est appelée enfant. Celles-ci sont également parfois appelées relations de prédécesseur et de successeur.
Par défaut pour les nouveaux comptes et les comptes existants :
Pour les nouveaux comptes, le pourcentage d’achèvement des sous-tâches remonte jusqu’aux parents. Et l’état du statut parent est calculé à partir de l’état du statut des sous-tâches. (Lire ci-dessous pour une explication de ces paramètres).
Pour les comptes existants, les paramètres de cumul ne sont pas activés. Vous avez peut-être déjà configuré le cumul de sous-tâches via des automatisations de flux de travail. Vous pouvez toujours utiliser l’automatisation du flux de travail pour effectuer des cumuls, mais si vous préférez, vous pouvez d’abord désactiver les automatisations, puis activer et configurer le cumul des sous-tâches dans les préférences de votre entreprise.
À propos des options de déploiement
Pour configurer les paramètres de cumul de vos sous-tâches, accédez à Plus d’applications → Administration → Préférences de l’entreprise.
Calculs du pourcentage achevé
La première configuration consiste à définir le Rollup% complet des sous-tâches aux parents. Cela peut être coché ou non.
- Le cumul du % d’achèvement des sous-tâches aux parents calcule le pourcentage d’achèvement de la tâche parent en fonction des pourcentages moyens de ses sous-tâches.
Remarque : Ces paramètres n’ont pas d’incidence sur les cumuls dans les dossiers (calculés à partir de la somme de toutes les tâches et sous-tâches du dossier).
Autre remarque : les calculs du pourcentage achevé interagissent avec les options de calcul de l’état d’état. Je vais expliquer chaque cas ci-dessous. Mais gardez à l’esprit que si vous ne voulez pas que le pourcentage d’achèvement de la sous-tâche modifie le parent, vous devez cocher cette case.
Calculs d’état d’état :
“Ne calcule pas automatiquement l’état du statut”
- Le statut/état du cycle de vie d’une tâche ou d’une sous-tâche ne sera pas modifié automatiquement en fonction de son pourcentage d’achèvement (sauf si les automatisations de flux de travail sont activées pour le faire). En d’autres termes, la modification du pourcentage achevé ne modifiera pas l’état et sera effectuée manuellement.
“Calculer l’état du statut à partir de son propre % complet”
- L’état de la tâche ou de la sous-tâche sera modifié en fonction du pourcentage ET indépendamment de son parent ou de son enfant.
- C’est-à- dire que modifier le pourcentage à partir de 0 % définira une tâche/sous-tâche sur l’état “En cours”. Remettre la tâche/sous-tâche à 0 % définira l’état de la tâche/sous-tâche sur “Non démarré”. Définir la tâche/sous-tâche sur 100 % définira l’état sur “Terminé”. Dans tous les cas, les changements de pourcentage ne modifieront pas l’état de la tâche parent ou enfant associée.
- Remarque : Si la case ” % d’achèvement du cumul (voir ci-dessus) est cochée, le pourcentage d’achèvement du parent reflétera les sous-tâches, mais le statut de la tâche ne changera pas. Si vous ne souhaitez pas que la sous-tâche modifie la tâche parente, décochez cette case et sélectionnez ce calcul d’état.
Calculer l’état du statut parent à partir du % achevé des sous-tâches
- La modification du pourcentage d’achèvement d’une sous-tâche modifiera son propre pourcentage d’achèvement et le pourcentage de la tâche principale. L’état de la tâche principale sera également modifié en fonction du pourcentage des sous-tâches. L’état de la sous-tâche n’est pas modifié automatiquement.
- Par exemple, la définition d’une sous-tâche au-dessus de 0 % et en dessous de 100 % modifiera le pourcentage d’achèvement pour l’enfant et son parent ET l’état du parent sera automatiquement défini sur “En cours”, mais l’état de la tâche enfant n’est pas modifié. Définir une sous-tâche sur 100 % définira le statut de la tâche principale sur “Terminé” et 100 %. Tant que la sous-tâche sera définie sur 100 %, son propre état d’état ne sera pas modifié.
- Dans le cas de plusieurs sous-tâches, si des pourcentages de sous-tâches sont supérieurs à 0 %, la tâche principale est définie sur l’état “En cours”. Si toutes les sous-tâches sont marquées à 100 %, la tâche principale est définie sur l’état “Terminé”.
Calculer l’état du statut parent à partir de l’état du statut des sous-tâches
- Le pourcentage d’achèvement des sous-tâches et des tâches est modifié indépendamment. L’état de la tâche principale correspondra à celui de sa sous-tâche.
- Dans le cas de plusieurs sous-tâches : si certaines sont marquées en cours, la tâche principale est définie sur en cours. Si toutes sont marquées comme ‘Terminées’, la tâche principale est marquée ‘Terminée’.
- ( Note : Si la case “% d’achèvement du cumul (voir ci-dessus) est cochée, le pourcentage d’achèvement du parent sera modifié par ses enfants. Si vous ne voulez pas que le pourcentage d’achèvement de la sous-tâche modifie la tâche principale, assurez-vous de décocher cette case).
Remarque : Si OneDesk définit un état pour vous, il choisira le premier “Statut du cycle de vie” sous cet état. Pour changer cela, vous pouvez réorganiser vos statuts de cycle de vie.
Consultez les articles connexes pour plus de détails sur les statuts du cycle de vie des éléments.
Arborescence des sous-tâches
Comme mentionné précédemment, les sous-tâches dans OneDesk sont des éléments complets qui peuvent être séparés, déplacés indépendamment et parcourir un cycle de vie complet. Cela signifie que dans l’arborescence des dossiers, les sous-tâches peuvent ne pas être situées sous leur parent.
La vue « Arborescence des sous-tâches » regroupe les sous-tâches sous leur parent, quel que soit leur emplacement dans la hiérarchie de vos dossiers.
L’arborescence des sous-tâches est située dans le panneau latéral gauche de vos vues système avec les applications de tickets et de tâches.
Activez l’arborescence des sous-tâches :
L’arborescence des sous-tâches est une vue système qui est désactivée par défaut pour les comptes existants. Vous pouvez l’afficher en ouvrant le panneau « Gérer les vues » à gauche de votre application de tickets ou de tâches et en l’activant.
Détails de l’arborescence des sous-tâches :
- L’arborescence des sous-tâches peut même afficher les sous-tâches qui résident dans différents projets (bien que ce ne soit pas une pratique recommandée), tant que vous avez accès à ce projet.
- L’arborescence des sous-tâches suit votre sélection actuelle au niveau du projet (comme toutes les vues), cependant, si les sous-tâches résident dans des projets en dehors de la sélection actuelle (encore une fois, ce n’est pas une pratique recommandée), nous les afficherons dans cette vue dans un état grisé. Cela nécessite que vous ayez accès au projet où il réside.
- Si une sous-tâche réside dans un projet archivé, vous ne la verrez pas dans l’arborescence lorsque ‘ Afficher les projets archivés ‘ est désactivé. Cependant, vous le verrez toujours dans le panneau de détails du parent.
Le regroupement par parent/sous-tâche est une option de regroupement, vous pouvez donc créer vos propres vues personnalisées avec ce regroupement.
