Facturation

A quoi sert la facturation ?

Dans OneDesk, la fonctionnalité de facturation est conçue pour être étroitement connectée aux outils de suivi du temps. Les factures sont établies sur la base des heures facturables enregistrées pour vos organisations clientes. Nous recommandons la facturation aux entreprises qui travaillent sur des projets pour des clients ou qui fournissent des services ou une assistance continus. Certains exemples populaires incluent des services de conseil tels que l’informatique ou les ressources humaines, ou des services de développement et de création tels que des sociétés de marketing ou des développeurs Web. Cette vidéo explique comment facturer dans OneDesk.

Accéder à la facturation

Les factures dans OneDesk ainsi que les fonctionnalités de gestion de votre budget se trouvent dans l’application Financials. Ceci est situé sous plus d’applications, sur la barre latérale gauche, indiquée par le signe dollar. Par défaut, les utilisateurs de niveau non administrateur n’ont pas accès à l’application Financials. Si vous êtes un utilisateur de niveau administrateur et que vous ne voyez pas l’application, c’est peut-être parce qu’elle est désactivée dans votre compte. Vous pouvez l’activer en allant dans Administration> Applications utilisateur> Activez les applications masquées et activez l’application Financials.

Les taux

Avant de créer une facture, vous devez définir vos tarifs de facturation. Cela peut être fait à partir de l’administration> Financiers.

Définissez vos tarifs de facturation en sélectionnant modifier à côté du niveau de calcul de la facturation. Les taux de facturation font référence aux montants que vous souhaitez facturer à vos clients. Sélectionnez d’abord le niveau de calcul. Vous pouvez choisir parmi une variété d’options. Par exemple, vous pouvez facturer en fonction d’un type de service ou en fonction de chaque projet spécifique. Je vais facturer en fonction des types de services que j’effectue. Notez que si vous souhaitez utiliser des types de service, vous pouvez les modifier et les définir à partir de votre administration, des paramètres des feuilles de temps.

Ensuite, je fixerai mes tarifs horaires pour chaque type de service. Vous pouvez également faire un minimum mensuel. Cela définira un tarif forfaitaire jusqu’à un nombre d’heures défini, toutes les heures au-delà étant facturées à un taux horaire.

Sauvegardez vos tarifs de facturation.

Créons maintenant notre facture. Je passerai en revue les autres paramètres de facturation plus tard.

Créer une facture

Cliquez sur Ajouter dans la barre supérieure et sélectionnez Facture

Sélectionnez l’organisation que vous souhaitez facturer.

Vous pouvez créer une facture mensuelle ou choisir une facture ‘ad hoc’. Vous ne pouvez envoyer la facture mensuelle qu’une fois par mois par organisation. Ici février est grisé et non sélectionnable car j’ai déjà facturé cette organisation pour ce mois. Cochez l’onglet rester dans pour accéder directement à la facture, puis sélectionnez l’enregistrement du brouillon.

Maintenant, notre nouveau brouillon de facture est créé, il semble assez vide, c’est parce que nous n’avons pas ajouté de temps à la facture !

Sélectionnez ajouter du temps. Maintenant, sachez que seules les feuilles de temps suivantes apparaîtront et seront utilisables à partir de cette facture : les feuilles de temps doivent être :

1. Facturable
2. Pas déjà sur une autre facture, et
3. associé à cette organisation cliente. c’est-à-dire que la société A ici doit être l’organisation cliente facturable sur la feuille de temps.

Vous et votre équipe devez remplir ces propriétés lors de l’enregistrement de leurs feuilles de temps. Cependant, il est possible pour les utilisateurs de niveau administrateur de modifier une feuille de temps en accédant à l’application Feuilles de temps, ici. Double-cliquer sur la feuille de temps et modifier la propriété nécessaire. Par exemple, le statut facturable ou l’organisation cliente facturable ici.

Revenons à notre facture et ajoutons nos feuilles de temps maintenant.

Sélectionnez les feuilles de temps pour lesquelles vous souhaitez facturer votre client. Les éléments de ligne seront générés automatiquement avec les heures multipliées par vos tarifs.

Vous pouvez ajouter des éléments de ligne supplémentaires en sélectionnant Ajouter en bas. Par exemple, vous pouvez ajouter un pourcentage de remise, une taxe ou une ligne personnalisée. Ajoutez le nom et le type de l’élément de campagne. C’est assez flexible dans la mesure où vous pouvez choisir comment il est calculé, un montant avant le sous-total, ou un pourcentage ou un montant après le sous-total. Avant de sortir notre facture du brouillon, passons en revue nos paramètres de facture. Passons à l’administration> Finances

Paramètres de facturation

Le premier est le paiement dû ou les conditions de paiement. Ceux-ci définissent la date d’échéance de la facture. Ainsi Net 30 fixera la facture à 30 jours après le jour où je l’envoie au client.

Ensuite, il y a le niveau de détail. Cela définit si je veux afficher les noms de mes tâches sur ma facture. Le regroupement est toujours affiché et correspond au taux de facturation. Donc, si nous regardons ma facture, vous pouvez voir que mes types de services sont affichés en haut ici. En effet, mon taux de facturation est défini sur le type de service. Si, par exemple, mes taux de facturation étaient définis pour chaque équipe qui a consigné du travail, cela serait affiché sous forme de groupe à la place. À partir du niveau de détail, je peux choisir si je veux que les noms des tâches ou des tickets apparaissent sur la facture. Définissons-le ici au niveau de détail de l’élément. Maintenant, allons revoir ma facture. Désormais, les noms des tâches ou des tickets sur lesquels mon équipe a travaillé sont affichés dans les éléments de ligne.

Les paramètres suivants sont des valeurs par défaut, vous pouvez définir votre devise et vos éléments de campagne par défaut. Ceux-ci ajouteront automatiquement mes taxes ou ma réduction à toutes les nouvelles factures. Vous pouvez également définir la valeur par défaut au niveau de l’organisation personnalisée. Accédez à l’application clients sur le côté gauche, double-cliquez pour ouvrir le profil de l’organisation. Ou vous pouvez accéder à l’organisation directement à partir de la facture en cliquant sur le nom de l’organisation. Vous pouvez remplacer vos valeurs par défaut et en définir de nouvelles pour des organisations clientes individuelles.

Retour à nos paramètres d’administration. Ajoutez des instructions de paiement pour indiquer à votre client comment payer, vous pouvez ajouter du texte, des étapes à puces, des liens et plus encore ici. Celui-ci apparaîtra au bas de la facture lorsque vous l’enverrez à un client.

Enfin, l’intégration avec QuickBooks en ligne. Cette intégration vous permet de copier ou d’envoyer des factures directement via QuickBooks en ligne. Cette intégration sera couverte en profondeur dans une autre vidéo.

Assurez-vous de définir votre logo et votre adresse depuis l’administrateur> préférences de l’entreprise. Cela apparaîtra sur la facture que nous vous enverrons plus tard.

Maintenant que nos préférences sont définies, revenons à notre facture et envoyons-la. Nous pouvons maintenant faire passer notre facture du brouillon au statut ouvert. Ouvert signifie que la facture est prête à partir. Avant l’envoi, assurez-vous d’avoir ajouté un contact de facturation à votre organisation cliente. Une fois de plus, nous naviguons vers le profil de l’organisation et les paramètres de facturation. Et ajoutez le nom de facturation et l’e-mail.

Notre facture est maintenant prête. Nous pouvons le prévisualiser avant de l’envoyer à partir du menu d’action ici en haut à droite. Nous pouvons voir notre adresse et les instructions de paiement.

Lorsque vous êtes prêt, appuyez sur envoyer. La facture sera envoyée par e-mail à nos contacts de facturation.

Lorsque vous recevez le paiement de votre client, vous pouvez le marquer comme payé dans OneDesk. De plus, à partir de notre grille financière, nous pouvons voir toutes nos factures, les trier, les filtrer ou les regrouper pour savoir quels paiements sont en retard, et plus encore.

Si vous avez des questions, consultez notre base de connaissances ou contactez l’assistance via le chat en direct ou à support@onedesk.com Merci !