L’intégration de OneDesk et QuickBooks Online vous permet de réduire la double saisie de données et de bénéficier des avantages du suivi du temps et de la gestion de projet de OneDesk avec les fonctionnalités de comptabilité de QuickBooks.
L’intégration vous permet de copier vos factures OneDesk dans QuickBooks en ligne ou vous pouvez envoyer des factures aux clients depuis OneDesk directement avec QuickBooks en ligne. Lorsque vous envoyez de cette manière, les paiements effectués sur QuickBooks en ligne sont synchronisés avec les factures OneDesk.
Cette vidéo explique comment intégrer et comment fonctionne l’intégration.
Pour connecter votre compte OneDesk à QuickBooks, Dans OneDesk, allez dans Administration> Financiers. Faites défiler vers le bas et cliquez sur “Se connecter à QuickBooks en ligne”.
Connectez-vous à votre compte QBO et cliquez sur Autoriser.
La connexion à QuickBooks en ligne révélera de nouveaux paramètres, y compris le compte de revenu par défaut. Pour certains pays, vous pouvez sélectionner un code fiscal.
Choisissez un compte de revenus par défaut pour les nouveaux types de services.
Le type de service est nécessaire pour l’intégration de QuickBooks et apparaîtra sur les éléments de ligne.
Les types de service dans OneDesk correspondent aux éléments de produit/service dans QuickBooks en ligne.
OneDesk essaiera de faire correspondre les types de service au produit/service QBO.
Ce compte de revenu par défaut sera utilisé si un nouveau type de service est créé dans OneDesk, qui n’existe pas ou n’est pas déjà lié à un compte de revenu dans votre compte QuickBooks en ligne.
Les types de service dans OneDesk se trouvent sous les paramètres de vos feuilles de temps ici. si vous souhaitez que les types de service OneDesk soient mappés à vos produits et services QuickBooks, le type de service saisi ici doit correspondre exactement au produit et aux services dans QBO
Une fois connectées, toutes les factures OneDesk dont le statut est « Ouvert » auront une nouvelle option : appelée « Copier vers QuickBooks en ligne ».
Encore une fois, cela apparaît sur les factures dans le statut Ouvert.
De plus, une fois connecté, « Envoyer la facture » synchronisera désormais les factures avec QuickBooks en ligne ET les enverra aux clients directement via QuickBooks.
La facture est envoyée directement au client via QBO et NON Onedesk.
En d’autres termes, l’apparence de la facture correspondra à vos factures QBO.
Votre organisation cliente doit correspondre au « nom d’affichage du client » dans QuickBooks en ligne.
Sinon, un nouveau client sera créé dans QuickBooks.
Maintenant que nous sommes connectés et que j’ai expliqué les bases, copions une facture.
L’option apparaîtra dans le menu d’action et au bas du panneau de détail de la facture.
Les factures sont copiées dans QuickBooks en ligne et non envoyées à un client.
La balise en haut s’affichera copiée dans QuickBooks en cas de succès.
Si vous remettez la facture au brouillon et apportez des modifications, vous pouvez appuyer à nouveau sur copier afin de resynchroniser les modifications.
Passons maintenant à notre compte QuickBooks en ligne.
Vous trouverez des factures copiées sous Ventes et factures.
Voici notre facture avec nos noms de tâche ou de ticket comme éléments de ligne.
Nos types de services correspondent une fois de plus au produit ou aux services ici dans QBO.
Revenons à OneDesk et cette fois nous enverrons une facture directement depuis OneDesk en utilisant QuickBooks.
Lorsque vous vous connectez à QuickBooks en ligne, l’envoi d’une facture dans OneDesk copiera à la fois la facture sur QBO et l’enverra directement au client.
Lorsque vous envoyez, c’est QBO qui envoie la facture, pas OneDesk.
Ainsi, vos configurations de style et de paiement correspondront à celles définies dans votre compte QBO.
Vous devez ajouter l’e-mail de contact de facturation dans OneDesk avant d’envoyer avec QBO, même si le client a un e-mail de contact dans QBO.
L’e-mail de contact doit être défini dans OneDesk ou la facture ne sera copiée que sur QBO et non envoyée au client.
Ajouter des informations de contact de facturation à partir de l’organisation du client> Onglet Préférences de facturation.
Ok, envoyons la facture.
Voyons maintenant à quoi cela ressemblerait du point de vue du client.
Si vous avez des questions, consultez notre base de connaissances ou contactez l’assistance via le chat en direct ou support@onedesk.com
Merci