Les modèles d’élément, également appelés modèles de ticket ou de tâche, font référence à la possibilité de créer de nouveaux tickets ou tâches avec des valeurs par défaut ou préremplies. Par exemple, vous pouvez créer une nouvelle tâche avec la priorité et la description déjà définies, ce qui vous permet de gagner du temps.
Dans OneDesk, vous et vos utilisateurs pouvez créer des tickets ou des tâches avec le formulaire de création interne. Les formulaires internes sont accessibles à partir du bouton « Ajouter » dans le menu supérieur. Vous pouvez également avoir plusieurs formulaires pour chaque type de ticket ou de tâche. Chacun de ces formulaires peut avoir des propriétés différentes, ainsi que des valeurs par défaut. La configuration de plusieurs formulaires avec des valeurs par défaut permet à votre équipe de créer rapidement de nouveaux tickets ou tâches.
Cette vidéo couvrira l’utilisation de plusieurs formulaires pour les modèles d’éléments et comment configurer vos formulaires internes avec les propriétés souhaitées et les valeurs par défaut. Cette vidéo couvre les configurations des formulaires internes, accessibles depuis le menu d’ajout ici. Ceux-ci sont uniquement destinés à l’utilisateur.
Pour configurer ou créer un formulaire interne, rendez-vous dans Administration et Formulaires.
Vous trouverez ici les paramètres et la configuration de votre formulaire. Les formulaires sont d’abord divisés par tickets et tâches, puis divisés par chaque type de ticket ou de tâche activé. Chaque type de ticket ou de tâche peut avoir plusieurs formulaires.
Par exemple, j’ai ici des billets, puis en dessous un type de billet appelé « billet » et deux formulaires pour ce type. Le bloc suivant est un type de ticket appelé « intégration », avec un formulaire pour ce type. Vous pouvez voir, modifier et créer de nouveaux formulaires ici. Pour plus d’informations sur les types de tickets ou de tâches, consultez les articles et vidéos connexes.
Comme mentionné, un cas d’utilisation courant pour plusieurs formulaires est celui des modèles d’éléments. Les modèles d’éléments font référence à la possibilité de créer un ticket/une tâche avec la plupart des propriétés déjà remplies pour vous. Par exemple, vous pouvez proposer un service commun à vos clients. Peut-être que lors de la création d’un nouveau ticket pour ce service, il doit presque toujours entrer dans le même projet ou inclure les mêmes détails. Cette situation est un cas d’utilisation parfait pour un formulaire supplémentaire. Vous pouvez créer un formulaire séparé, nommé pour ce service, dont le projet et la description sont déjà définis comme valeurs par défaut.
Passons en revue un exemple. J’ai ce type de ticket appelé “onboarding” ici. Disons que j’ai deux situations d’intégration courantes, une pour les clients et une autre pour les employés. Créons et configurons un autre formulaire pour ces services d’intégration.
Commençons par créer un nouveau formulaire. Sélectionnez le bouton créer un nouveau formulaire en haut de la page des paramètres. Sélectionnez le type d’élément pour lequel vous souhaitez créer le formulaire, dans ce cas le type de ticket « intégration ». Le formulaire apparaîtra sur votre liste de formulaires et nous pouvons maintenant modifier le formulaire.
Sélectionnez l’icône en forme de crayon à côté du formulaire que vous souhaitez modifier pour ouvrir la fenêtre contextuelle de modification du formulaire.
Le nom du menu est le nom de votre formulaire tel qu’il apparaît dans les paramètres d’administration, le menu Ajouter et à l’intérieur du titre du formulaire. Je nommerai mon formulaire, intégration des employés. Le titre du formulaire s’affiche dans le formulaire de création. Je vais lui donner un titre. Et le sous-titre s’affiche sous le titre du formulaire dans le formulaire de création. Nous pouvons ajouter un texte descriptif ici.
Vous pouvez modifier les propriétés qui apparaîtront lors de la création de l’élément à l’aide de ce formulaire. Sélectionnez “Ajouter une autre propriété au formulaire” pour sélectionner une nouvelle propriété. Pour mon formulaire d’intégration des employés, je veux mon champ personnalisé “Service” ici, nous allons donc l’ajouter.
Survolez les lignes de propriété, puis cliquez et faites glisser l’icône à gauche du nom de la propriété pour réorganiser les propriétés. Cette action réorganise l’affichage des propriétés dans le formulaire de création.
Vous pouvez également définir si une propriété est requise ou non. Notez que le nom, le projet et le type sont requis par défaut. Je vais définir le champ de mon département comme requis.
Vous pouvez également supprimer une propriété en sélectionnant l’icône ‘X’. Le nom, le projet et le type sont des champs obligatoires et ne peuvent pas être supprimés.
Ensuite, définissons des valeurs par défaut pour les propriétés, ce qui signifie que ces propriétés seront remplies avec ces informations lors de la création du ticket/de la tâche à l’aide de ce formulaire. Remarque : vous pouvez toujours modifier un défaut avant sa création. Pour définir une valeur par défaut, survolez la colonne “Valeur par défaut” et sélectionnez l’icône en forme de crayon qui apparaît pour définir la valeur par défaut. Disons que pour mon service d’intégration d’employés ici, je veux par défaut qu’une personne soit affectée à ce ticket et qu’il ait une description.
Fermez la fenêtre lorsque vous êtes prêt et vos modifications seront enregistrées.
Enfin, si vous changez d’avis ou faites une erreur, vous pouvez supprimer un formulaire en cliquant sur l’icône de la corbeille à côté du formulaire que vous souhaitez supprimer. Notez que vous ne pouvez pas supprimer votre formulaire par défaut. Si vous souhaitez supprimer le formulaire, définissez d’abord une nouvelle valeur par défaut.
Voyons maintenant à quoi ressemble notre modèle. Cliquez sur le bouton Ajouter et nous créerons un nouveau ticket à l’aide du formulaire d’intégration des employés que nous venons de configurer. Ici vous pouvez voir les différentes configurations que nous avons réalisées. Nos propriétés telles que le département sont incluses et nos valeurs par défaut sont notre ensemble. Il est maintenant plus facile de créer un nouveau ticket d’intégration d’employé. Si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous contacter via le chat en direct ou à support@onedesk.com