Transcription:
Vous pouvez créer plusieurs feuilles de temps à la fois dans OneDesk, ainsi qu’exécuter des automatisations sur vos feuilles de temps pour rationaliser votre flux de travail. Voyons comment créer plusieurs feuilles de temps en même temps, ainsi qu’un exemple d’automatisation pour nos feuilles de temps.
Créer plusieurs feuilles de temps
Il existe plusieurs façons de créer des feuilles de temps dans OneDesk, que ce soit via le panneau de détails de l’élément, le bouton d’ajout en haut de l’écran ou via le menu d’actions du tableau de bord. Lorsque vous soumettez une feuille de temps dans OneDesk par l’une de ces méthodes, vous pouvez choisir de créer des feuilles de temps supplémentaires dans la même fenêtre en sélectionnant le bouton “Ajouter une autre feuille de temps” en bas de vos feuilles de temps existantes.
De plus, si vous créez des feuilles de temps via le menu des actions du tableau de bord, des feuilles de temps seront automatiquement créées pour tous les éléments que vous avez sélectionnés. Par exemple, si je sélectionne les trois tickets suivants et choisis d’ajouter des feuilles de temps, je commencerai avec trois feuilles de temps dans l’écran de création. Des feuilles de temps supplémentaires peuvent toujours être ajoutées avec le bouton, ou supprimées, si nécessaire.
Les feuilles de temps peuvent voir leurs détails modifiés selon les besoins, tels que l’élément pour lequel elles seront soumises, les heures travaillées, les dates de début et de fin, l’état du cycle de vie, les notes, etc. Si vous créez plusieurs feuilles de temps avec des détails similaires, vous pouvez copier des aspects d’une feuille de temps sur toutes les autres feuilles de temps en survolant le champ que vous souhaitez copier et en sélectionnant l’option “Copier vers tous”.
Lorsque vous avez terminé, vous pouvez soumettre vos feuilles de temps ou soumettre toutes les feuilles de temps à 100 %. Ce paramètre définira automatiquement le pourcentage d’avancement de tous les éléments concernés sur 100 %. Toutes les automatisations déclenchées par un tel changement, telles que la mise à jour du statut de l’élément, seront appliquées par la suite.
Automatisations pour les feuilles de temps
Les automatisations sont des actions qui sont automatiquement entreprises lorsqu’un déclencheur pour un élément donné est rencontré dans OneDesk. Des automatisations peuvent être réalisées pour rationaliser une grande variété de processus auxquels vous et votre organisation êtes confrontés quotidiennement. Les automatisations peuvent être exécutées sur des tickets, des tâches, des projets et des feuilles de temps.
Créons une automatisation pour les feuilles de temps avec l’outil d’automatisation des feuilles de temps. Sélectionnez d’abord plus d’applications, d’administration, puis d’options de feuille de temps. Ici, vous pouvez faire défiler vers le bas pour créer des automatisations qui s’exécutent sur des feuilles de temps.
Faisons une automatisation qui fonctionnera sur les feuilles de temps facturables, de sorte que lorsque la feuille de temps est approuvée, un e-mail est envoyé à un utilisateur de la paie dans notre entreprise.
Nous ferons en sorte que l’automatisation s’exécute sur les feuilles de temps filtrées pour n’être que des feuilles de temps marquées comme facturables. Notre déclencheur sera lorsque le statut d’approbation passera à approuvé, et l’action consistera à envoyer un modèle d’e-mail indiquant qu’une feuille de temps facturable a été approuvée à notre utilisateur de la paie. Sélectionnez Enregistrer, et notre automatisation de la feuille de temps est active et commencera à envoyer des messages lorsque ses conditions seront remplies.
Pour toute autre question que vous pourriez avoir sur les feuilles de temps et les automatisations, n’hésitez pas à contacter OneDesk via le chat en direct ou par e-mail à support@onedesk.com.