Transcription:
Cette vidéo vous donne un aperçu des paramètres de messagerie dans OneDesk. Pour configurer les paramètres de messagerie, cliquez sur l’icône d’administration et cliquez sur Paramètres de messagerie. Ici, vous verrez toutes les différentes options de configuration pour votre e-mail. Ils sont divisés en quatre onglets centre de messagerie, sortant, entrant et apparence. Nous allons les parcourir un par un. Le centre de messagerie vous donne un aperçu complet de tous les e-mails que nous envoyons en votre nom et vous permet également de les gérer à partir d’ici. Les messages automatisés publient automatiquement des messages sur les conversations lorsque certaines règles se produisent. C’est ici que vous pouvez les gérer. Lorsqu’un utilisateur ou un client n’a pas vu de message dans la minute qui suit, nous le lui transmettons automatiquement par e-mail. Alors ils ne le manquent pas. Celui du haut ici est cet e-mail de relais. Donc, si vous modifiez cela, vous pouvez voir que voici la ligne d’objet. Et ce qu’il comprend, c’est la vue d’ensemble de l’élément et de tous les messages qui se trouvent sur cet élément à ce stade. Vous pouvez insérer des propriétés supplémentaires. Vous pouvez le modifier ici, et si vous faites des erreurs, vous pouvez réinitialiser les paramètres par défaut en cliquant sur cette icône ici.
Plus bas, vous avez une liste des automatisations, qui publient actuellement des messages dans certaines circonstances. Et vous pouvez voir qu’ils sont tous actifs. Pour comprendre chacune de ces automatisations, vous pouvez lire quand elle est publiée, à qui elle est envoyée et quel est le contenu de ce qui est publié. Par exemple, il s’agit de la réponse automatique. Ainsi, lorsqu’un nouveau ticket est créé à l’aide de l’automatisation a02, les utilisateurs et clients qui suivent l’article reçoivent, cher auteur, merci d’avoir soumis votre ticket. Un agent vous a été affecté et ainsi de suite. Si cela n’est pas vu en temps réel dans la minute, vous serez automatiquement relayé par cela. Si vous souhaitez modifier la logique qui envoie cela, vous cliquez sur Automation 02 et vous pouvez modifier la logique concernant le moment où il est envoyé et le contenu du message.
Les e-mails automatisés sont similaires, sauf qu’au lieu de publier des messages sur une conversation, ils envoient directement des e-mails. Par exemple, celui-ci informe les cessionnaires lorsque leur tâche arrive bientôt à échéance. Ces deux autres, comme vous pouvez le voir, sont intacts et n’envoient pas actuellement. Ils sont utilisés par une automatisation désactivée. Donc, si vous souhaitez l’utiliser, vous cliquez sur l’automatisation a12 et vous pouvez l’activer. Celui-ci concerne les violations des accords de niveau de service et il est désactivé par défaut. Les e-mails système sont les e-mails que OneDesk envoie uniquement pour le flux régulier d’utilisation de OneDesk. Par exemple, lorsqu’un nouvel utilisateur est créé, il reçoit un e-mail pour l’informer que son compte est créé. Cette automatisation contrôle cela. Maintenant, vous ne pouvez pas contrôler les règles selon lesquelles ces e-mails sont envoyés, mais vous pouvez en modifier le contenu et vous pouvez les désactiver complètement. Nous vous recommandons fortement de ne pas les désactiver, sauf si vous en avez absolument besoin. Ceux-ci concernent le flux et le fonctionnement normaux de OneDesk.
L’onglet suivant est l’e-mail sortant. Lorsque OneDesk envoie un e-mail en votre nom, il crée une entrée ici. Vous pouvez voir qui l’a reçu dans la ligne d’objet lorsqu’il a été envoyé. Et nous avons enregistré les dernières 72 heures d’e-mails que nous avons envoyés en votre nom. Vous pouvez y effectuer une recherche si vous recherchez un e-mail en particulier. Vous pouvez également voir si l’e-mail a été livré ou non. Pour en savoir plus, vous pouvez cliquer sur Afficher les détails de l’e-mail et vous pouvez voir ici le contenu de l’e-mail qui a été envoyé. Et voici l’historique des événements dans l’ordre chronologique inverse. Il vient d’être corrigé ici et il a été reçu avec succès à ce moment. L’e-mail entrant fait le contraire. Il enregistre tous les e-mails que nous capturons en votre nom et les actions que nous avons entreprises. Ainsi, par exemple, nous avons reçu cet e-mail, mettez la ligne d’objet, s’il vous plaît aidez-moi à configurer mon compte. Et nous avons automatiquement créé un ticket. Encore une fois, vous pouvez consulter les détails de l’e-mail et vous pouvez voir ici les détails de ce qui s’est passé.
L’une des choses à mentionner dans la partie sortante est que vous pouvez utiliser votre propre serveur SMTP pour les e-mails sortants. Pour ce faire, cochez cette case et remplissez ces paramètres. Pour compléter ces paramètres, vous devrez demander à votre administrateur ces différents paramètres ici. Il y a un guide d’aide ici. Et si vous ne devez pas oublier de définir vos adresses e-mail d’origine, celles-ci se trouvent ici. Sous l’onglet apparence, vous pouvez modifier l’apparence de vos e-mails. Essentiellement. Vous pouvez modifier l’en-tête, la signature, les couleurs et les adresses d’affichage. Lorsque les e-mails sont envoyés.
De plus, à la fin, vous pouvez ajouter des e-mails à la liste de blocage. Nous vous recommandons d’ajouter des e-mails à cette liste lorsque ces e-mails représentent un non-personne. Donc par exemple, si vous avez une boîte de support ou que vous avez une boîte email, c’est dans votre flux, ce n’est pas une personne, je vous recommande de les ajouter ici. Ils ne seront jamais ajoutés en tant qu’abonnés aux éléments, ce qui empêchera les e-mails trop verbeux de sortir et de recevoir beaucoup d’e-mails dans cette boîte. Il y a une autre chose que vous devez savoir pour configurer votre messagerie, et c’est le transfert automatique des e-mails que vous devez configurer. Pour accéder à votre demande de billets. Vous pouvez voir ou les paramètres de vos billets, vous pouvez voir que vous avez une adresse e-mail de création dans mon compte, qui s’appelle acne04. Mon e-mail de création de ticket est tickets@acne04.onedesk.com. Le vôtre sera formaté de la même manière avec une particule différente ici pour représenter votre organisation. Ce que vous voudrez faire, c’est prendre cette adresse e-mail et la transférer automatiquement depuis votre boîte de support. Donc, si votre nom de domaine est acne04.com et que votre adresse e-mail d’assistance est support@acme04.com. Ce que vous voudrez faire, c’est transférer automatiquement support@acne04.com à tickets@acne04.onedesk.com. Vous disposez d’adresses de capture d’e-mails pour chacun des types d’éléments que vous activez, qu’il s’agisse de tickets, de tâches, etc.
Il est important que lorsque vous configurez ce renvoi automatique, vous compreniez la différence entre un renvoi automatique et un renvoi manuel. Lorsque vous transférez manuellement, OneDesk le capture et crée un ticket à partir de celui-ci, mais il vous traite la personne qui a effectué le transfert comme le demandeur. Lorsque vous configurez un transfert automatique, il transmet automatiquement cet e-mail. Et quand il capturera en fait l’expéditeur d’origine en tant que demandeur, ce que vous voulez la plupart du temps. Alors voilà. Ce sont les paramètres de messagerie dans OneDesk. Si vous avez des questions, n’hésitez pas à cliquer sur cette icône ici et à discuter avec nous. Merci.