Les organisations \u00e0 but non lucratif fonctionnent comme n’importe quelle autre entreprise, m\u00eame si le profit n’est pas l’objectif principal. Avec des ressources et un financement limit\u00e9s du gouvernement, des membres et des donateurs, les organisations \u00e0 but non lucratif ont du mal \u00e0 investir dans des logiciels et des outils qui pourraient transformer leur flux de travail. Cela rend difficile le choix du logiciel appropri\u00e9 qui pourrait r\u00e9duire leur charge de travail. Ces organisations ont besoin de solutions pour la gestion des parties prenantes, d’une base de connaissances pour r\u00e9pondre aux questions et de la gestion de projet pour planifier des collectes de fonds ou des programmes de b\u00e9n\u00e9volat. C’est pourquoi il est judicieux de s\u00e9lectionner un logiciel \u00e0 multiples facettes avec des fonctionnalit\u00e9s polyvalentes qui pourraient cibler une ou plusieurs fonctions.<\/p>\n
OneDesk est une combinaison de HelpDesk et de gestion de projet dans une seule application. Avec OneDesk, vous pouvez assister vos clients et g\u00e9rer des projets sans avoir besoin d’acheter, d’apprendre, d’int\u00e9grer et de basculer entre plusieurs applications. OneDesk fournit une solution cl\u00e9 en main aux organisations \u00e0 but non lucratif pour capturer automatiquement les demandes des parties prenantes et y r\u00e9pondre \u00e0 temps. Si ces demandes n\u00e9cessitent un travail suppl\u00e9mentaire de votre part, les t\u00e2ches peuvent \u00eatre attribu\u00e9es \u00e0 vos \u00e9quipes et accomplies dans les heures du projet.<\/p>\n
Dans ce panneau, vous pouvez cr\u00e9er des projets et des portefeuilles. Ces portefeuilles agissent comme des conteneurs pour vos projets. Les portefeuilles peuvent \u00eatre intitul\u00e9s en fonction du nom du client, de l’organisation cliente, du type de projet ou des services de votre op\u00e9ration g\u00e9rant les projets affect\u00e9s.<\/p>\n
Cela vous permettra d’organiser les projets li\u00e9s \u00e0 leurs portefeuilles respectifs. Vous pouvez ensuite suivre l’avancement des projets dans ce portefeuille sp\u00e9cifique.
\nDans chacun de ces projets, vous pourrez afficher les demandes des parties prenantes et les affectations pr\u00e9vues \u00e0 l’aide des applications Tickets et T\u00e2ches.<\/p>\n
L’application de ticket vous permet de suivre et de g\u00e9rer les tickets d’assistance qui arrivent \u00e0 la suite des demandes des parties prenantes. Ces demandes peuvent \u00eatre soumises de plusieurs mani\u00e8res.<\/p>\n
La premi\u00e8re consiste \u00e0 recevoir la demande via l’application de chat en direct sur votre site Web. L’application de chat en direct de OneDesk est une application orient\u00e9e client visant \u00e0 promouvoir la communication avec les parties prenantes. Vous pouvez personnaliser l’application en ajoutant les couleurs, le logo et l’avatar BOT de votre entreprise. Une fois que le donateur vous a envoy\u00e9 un message via le chat en direct, les membres de votre \u00e9quipe peuvent le voir dans leur application Messenger, r\u00e9pondre et cr\u00e9er le ticket \u00e0 partir de la conversation. Ce faisant, OneDesk relie le ticket et la conversation, permettant \u00e0 votre \u00e9quipe de visualiser toutes les donn\u00e9es n\u00e9cessaires \u00e0 partir d’une seule plateforme.<\/p>\n
La deuxi\u00e8me m\u00e9thode consiste \u00e0 transf\u00e9rer automatiquement votre e-mail d’assistance \u00e0 l’adresse e-mail trouv\u00e9e ici. Lorsqu’une partie prenante envoie un e-mail \u00e0 votre adresse e-mail d’assistance, OneDesk capture cet e-mail et g\u00e9n\u00e8re un ticket. Toutes les informations critiques contenues dans l’e-mail seront enregistr\u00e9es sur le ticket.<\/p>\n
Chaque fois qu’une partie prenante ou un donateur envoie une demande par e-mail, OneDesk cr\u00e9e automatiquement un enregistrement client et cat\u00e9gorise le demandeur du ticket en fonction de son organisation. Alternativement, vos donateurs, b\u00e9n\u00e9voles ou contributeurs peuvent \u00e9galement soumettre des tickets via la fonctionnalit\u00e9 de portail client fournie par OneDesk.<\/p>\n
Ce portail permet \u00e0 vos parties prenantes de vous soumettre des tickets, de communiquer avec les membres de votre \u00e9quipe et d’examiner leurs tickets. Vous pouvez activer les options d’affichage pour les donateurs potentiels et existants ou d’autres utilisateurs finaux afin de filtrer les tickets en fonction du type de demande de ticket, du projet auquel il appartient, etc.<\/p>\n
Vous pouvez configurer des formulaires Web personnalisables \u00e0 remplir par vos parties prenantes, ce qui g\u00e9n\u00e8re des tickets sur votre tableau de bord. Ces formulaires peuvent exiger des parties prenantes qu’elles fournissent les informations dont vous avez besoin pour r\u00e9soudre le probl\u00e8me. Vous pouvez \u00e9galement cr\u00e9er des workflows personnalis\u00e9s qui commencent par ces formulaires.<\/p>\n
Le formulaire Web par d\u00e9faut ressemble \u00e0 ceci. Pour personnaliser ce formulaire Web, cliquez ici. Vous pourrez d\u00e9finir certains champs selon vos besoins, renommer des champs existants et ajouter des champs suppl\u00e9mentaires, y compris des champs personnalis\u00e9s.<\/p>\n
Par exemple, vous pouvez cr\u00e9er un formulaire Web pour les donateurs potentiels qui pourraient avoir des questions sur vos programmes de dons. Ils peuvent acc\u00e9der \u00e0 votre portail client et s\u00e9lectionner le formulaire Web intitul\u00e9 \u00ab Programmes de dons \u00bb. Vous pouvez ensuite ajouter les champs standard ou personnalis\u00e9s pour capturer les informations appropri\u00e9es n\u00e9cessaires \u00e0 la r\u00e9solution du ticket. Vous pouvez \u00e9galement configurer ces champs pour qu’ils soient obligatoires pour garantir que toutes les informations n\u00e9cessaires sont captur\u00e9es.<\/p>\n
Une fois que votre donateur aura rempli le formulaire Web s\u00e9lectionn\u00e9, vous g\u00e9n\u00e9rerez un ticket dans votre application Ticket dans OneDesk.<\/p>\n
Le ticket vous permet de voir les d\u00e9tails qui ont \u00e9t\u00e9 remplis sur le formulaire Web. Vous pouvez ensuite attribuer ce ticket \u00e0 une personne, une \u00e9quipe ou un service sp\u00e9cifique. OneDesk vous permet d’affecter plusieurs membres de l’\u00e9quipe et d\u00e9partements \u00e0 un ticket. Cependant, vous pouvez \u00e9liminer l’affectation manuelle d’\u00e9quipes en automatisant le processus.<\/p>\n
Souvent, les organisations \u00e0 but non lucratif suivent les demandes de leurs parties prenantes en formatant ces donn\u00e9es dans des feuilles Excel. Vous pouvez convertir votre fichier Excel en fichier CSV et l’importer dans votre compte OneDesk.<\/p>\n
OneDesk peut automatiser votre flux de travail et \u00e9liminer toute intervention manuelle pour acheminer les tickets vers l’\u00e9quipe appropri\u00e9e. Avec les automatisations de workflow de OneDesk, vous pouvez acheminer des \u00e9l\u00e9ments vers des \u00e9quipes et des projets, r\u00e9pondre automatiquement aux utilisateurs finaux, ajouter des notifications personnalis\u00e9es et bien plus encore.<\/p>\n
De nombreuses organisations \u00e0 but non lucratif utilisent les automatisations de flux de travail de OneDesk pour configurer des affectations automatiques afin de maximiser l’efficacit\u00e9. Pour ce faire, acc\u00e9dez \u00e0 vos param\u00e8tres d’administration et cliquez sur l’onglet ticket.<\/p>\n
Vous pouvez cr\u00e9er de nouvelles automatisations de workflow ou en modifier une existante. S\u00e9lectionnez l’utilisateur ou les \u00e9quipes que vous souhaitez d\u00e9signer pour le type de ticket sp\u00e9cifique. De cette fa\u00e7on, l’attribution tournera entre les utilisateurs \u00e0 chaque fois qu’un nouveau ticket est cr\u00e9\u00e9. Ce faisant, votre \u00e9quipe sera en mesure de g\u00e9rer sa charge de travail plus efficacement. Une rotation des tickets uniform\u00e9ment r\u00e9partie vous permettra de fournir le meilleur service \u00e0 vos parties prenantes.<\/p>\n
Une autre fa\u00e7on d’augmenter votre efficacit\u00e9 consiste \u00e0 utiliser une automatisation pour r\u00e9pondre aux tickets de vos parties prenantes. Vous pouvez le faire en cr\u00e9ant simplement une r\u00e9ponse automatique g\u00e9n\u00e9r\u00e9e par votre BOT. Cela informera le demandeur qu’un ticket a \u00e9t\u00e9 cr\u00e9\u00e9 de votre c\u00f4t\u00e9 et qu’il est en cours de traitement par votre \u00e9quipe.<\/p>\n
La communication est un \u00e9l\u00e9ment essentiel des relations avec les parties prenantes. Par cons\u00e9quent, il est n\u00e9cessaire de donner suite \u00e0 tous les courriels envoy\u00e9s par les membres, les donateurs ou les b\u00e9n\u00e9voles.<\/p>\n
Si une partie prenante souhaite assurer le suivi de son ticket, elle peut soit r\u00e9pondre par e-mail, soit cr\u00e9er des conversations directement depuis le portail. Ce message appara\u00eetra dans le messager et sera \u00e9galement li\u00e9 \u00e0 ce ticket sp\u00e9cifique.<\/p>\n
Les membres de votre \u00e9quipe peuvent r\u00e9pondre \u00e0 cette conversation existante pour communiquer avec l’utilisateur final, ou peuvent cr\u00e9er des messages internes pour les membres de leur \u00e9quipe. Les conversations internes sont cach\u00e9es aux utilisateurs finaux car elles sont affich\u00e9es en tant que \u00ab r\u00e9ponse interne \u00bb. Ceci est utile car cela permet aux membres de l’\u00e9quipe de r\u00e9soudre le ticket gr\u00e2ce \u00e0 des efforts de collaboration et de fournir des informations plus pr\u00e9cises \u00e0 la partie prenante.<\/p>\n
De plus, les parties prenantes peuvent \u00e9galement initier un engagement via la fonction d’application Livechat dans OneDesk. Le chat en direct permet \u00e0 vos parties prenantes d’envoyer des pi\u00e8ces jointes et de mener des conversations en temps r\u00e9el. \u00c9tant donn\u00e9 que les formats de discussion sont de nature instantan\u00e9e, les questions ou les probl\u00e8mes peuvent \u00eatre r\u00e9solus imm\u00e9diatement par les membres de votre \u00e9quipe. En dehors de cela, la fonction de chat en direct de OneDesk horodate \u00e9galement la conversation, ce qui aide votre \u00e9quipe \u00e0 v\u00e9rifier l’heure de la conversation en cas de litige.<\/p>\n
Les tickets n\u00e9cessitent une action imm\u00e9diate et peuvent \u00eatre r\u00e9solus rapidement. Cependant, lorsqu’un ticket devient un travail \u00e0 deux niveaux qui implique un travail ou une planification suppl\u00e9mentaire, il devient une t\u00e2che. Vous pouvez convertir ces tickets en t\u00e2che ou simplement cr\u00e9er une nouvelle t\u00e2che dans l’application T\u00e2che. Jetons ensuite un coup d’\u0153il au c\u00f4t\u00e9 gestion de projet de OneDesk.<\/p>\n
Les membres de votre \u00e9quipe peuvent enregistrer leur temps sur les t\u00e2ches dans OneDesk et saisir le pourcentage d’ach\u00e8vement des t\u00e2ches assign\u00e9es. Le travail est enregistr\u00e9 en cr\u00e9ant une feuille de temps ou en ex\u00e9cutant un minuteur de t\u00e2che. Lorsque vous soumettez une feuille de temps, vous indiquez combien de travail a \u00e9t\u00e9 effectu\u00e9, l’\u00e9tat actuel de cet \u00e9l\u00e9ment, le pourcentage d’ach\u00e8vement, etc.<\/p>\n
Par exemple, vous pouvez d\u00e9composer un grand projet en planifiant une collecte de fonds en t\u00e2ches simples en les affectant aux membres de votre \u00e9quipe en fonction de leur expertise. Vous pouvez \u00e9galement cr\u00e9er un calendrier de planification pour une t\u00e2che sp\u00e9cifique, vous aidant \u00e0 g\u00e9rer vos heures de projet.<\/p>\n
Nous comprenons que la planification des collectes de fonds et la r\u00e9daction du d\u00e9ploiement de l’\u00e9v\u00e9nement n\u00e9cessitent une collaboration. Dans ce cas, vous pouvez mener des conversations \u00e0 partir du formulaire de t\u00e2che. En vous engageant avec les membres de votre \u00e9quipe, vous pouvez produire un travail de meilleure qualit\u00e9 et couvrir tous les d\u00e9tails associ\u00e9s \u00e0 la planification d’\u00e9v\u00e9nements. Vous pouvez \u00e9galement joindre et envoyer des dossiers importants \u00e0 plusieurs personnes ou \u00e9quipes, leur permettant de localiser rapidement les pi\u00e8ces jointes et de les t\u00e9l\u00e9charger sur leurs ordinateurs.<\/p>\n
Vous pouvez organiser vos t\u00e2ches \u00e0 l’int\u00e9rieur de la structure du projet ou les ajouter \u00e0 diff\u00e9rents dossiers ou portefeuilles au sein du projet. Vous pouvez cr\u00e9er un mod\u00e8le de projet pour des projets r\u00e9currents similaires, tels que vos rapports annuels ou vos newsletters. Clonez simplement le projet chaque fois que vous travaillez sur un projet similaire.<\/p>\n
Vous pouvez utiliser les options d’affichage standard ou personnalis\u00e9es pour surveiller la progression de ces t\u00e2ches. Les dispositions d’affichage standard dans OneDesk sont les suivantes :<\/p>\n
L’arborescence organise les tickets ou les t\u00e2ches dans une hi\u00e9rarchie.<\/p>\n
La vue \u00e0 plat affiche les tickets et les t\u00e2ches sans la structure hi\u00e9rarchique.<\/p>\n
Le diagramme de Gantt montre votre planification par rapport \u00e0 votre travail r\u00e9el et vous permet de cr\u00e9er des d\u00e9pendances de t\u00e2ches pour amener les membres de votre \u00e9quipe \u00e0 terminer une t\u00e2che avant de commencer la suivante.<\/p>\n
Le tableau d’\u00e9tat organise toutes les t\u00e2ches selon leurs statuts de cycle de vie. Vous pouvez faire glisser et d\u00e9poser la t\u00e2che pour modifier son statut.<\/p>\n
La vue Calendrier affiche les horaires de toutes les t\u00e2ches pour vous tenir inform\u00e9 lorsqu’une t\u00e2che est due.<\/p>\n
Le tableau de bord organise tous les tickets sous forme de graphiques et de camemberts. Ces graphiques peuvent \u00eatre t\u00e9l\u00e9charg\u00e9s sous diff\u00e9rents formats. Vous pouvez utiliser les graphiques pour votre rapport annuel, vos bulletins d’information ou tout autre rapport destin\u00e9 \u00e0 vos parties prenantes.<\/p>\n
Sur OneDesk, vous pouvez cr\u00e9er toutes les vues dont vous avez besoin pour vous aider \u00e0 g\u00e9rer vos tickets et vos t\u00e2ches. Mes vues vous permettent de personnaliser les vues en fonction de vos besoins. Pour cr\u00e9er vos vues personnalis\u00e9es, vous devez s\u00e9lectionner une mise en page et ajouter des filtres, des groupes et des colonnes.<\/p>\n
OneDesk vous permet de cr\u00e9er des rapports de feuilles de temps, qui sont des fichiers CSV pouvant \u00eatre import\u00e9s dans Microsoft Excel. Ces rapports sont des enregistrements de donn\u00e9es de propri\u00e9t\u00e9s de feuille de temps pr\u00e9sent\u00e9s dans un format de donn\u00e9es tabulaire. Le nom de l’article, la priorit\u00e9, le type de facturation, le nom du demandeur sont des informations n\u00e9cessaires qui peuvent \u00eatre affich\u00e9es dans les rapports de feuille de temps. Cependant, d’autres informations critiques, telles que le pourcentage d’ach\u00e8vement, peuvent \u00eatre affich\u00e9es pour les rapports internes. L’application de feuille de temps OneDesk permet \u00e0 l’administrateur d’approfondir la cr\u00e9ation de rapports. Par cons\u00e9quent, les rapports de feuilles de temps peuvent afficher des donn\u00e9es internes telles que le nom du destinataire, l’\u00e9quipe d\u00e9sign\u00e9e, etc.<\/p>\n
Vous pouvez \u00e9galement cr\u00e9er des rapports plus approfondis dans OneDesk.<\/p>\n
Vous vous demandez peut-\u00eatre comment toutes les parties peuvent rester \u00e0 jour. Par d\u00e9faut, les notifications par e-mail sont envoy\u00e9es aux abonn\u00e9s des tickets pour tout changement de statut ou message que vous envoyez. De m\u00eame, vos parties prenantes peuvent rechercher des mises \u00e0 jour dans leur portail client et des notifications suppl\u00e9mentaires avec des automatisations de workflow peuvent \u00eatre \u00e9tablies.<\/p>\n
De plus, vous pouvez trouver des int\u00e9grations avec d’autres services ici.<\/p>\n
OneDesk vous permet de terminer tout votre travail sur une seule plateforme. Vous pouvez facilement int\u00e9grer un logiciel de comptabilit\u00e9 comme QuickBooks et cr\u00e9er vos rapports financiers sans vous d\u00e9connecter de votre compte OneDesk. De plus, vous pouvez \u00e9galement int\u00e9grer d’autres applications. OneDesk a ses int\u00e9grations int\u00e9gr\u00e9es qui vous permettent une int\u00e9gration transparente avec d’autres services. Vous pouvez \u00e9galement int\u00e9grer les 2000+ applications prises en charge par Zapier.<\/p>\n
OneDesk a toutes les capacit\u00e9s pour rationaliser votre flux de travail. Avec OneDesk, vous pouvez capturer, automatiser, g\u00e9rer et suivre vos tickets de support, vous permettant ainsi qu’\u00e0 votre \u00e9quipe de prendre les mesures n\u00e9cessaires pour r\u00e9soudre le probl\u00e8me imm\u00e9diatement. Avec les fonctionnalit\u00e9s de gestion de projet de OneDesk, vous pouvez affecter le travail \u00e0 l’\u00e9quipe appropri\u00e9e et suivre la progression de vos projets dans plusieurs mises en page d’affichage.<\/p>\n
Les membres de votre \u00e9quipe peuvent soumettre leurs feuilles de temps pour tout leur travail, ce qui vous permet de mieux g\u00e9rer vos heures. De plus, OneDesk aide \u00e9galement \u00e0 tenir vos parties prenantes au courant. Gr\u00e2ce \u00e0 des applications client telles que des formulaires Web et des portails clients, vos membres, donateurs, b\u00e9n\u00e9voles et contributeurs peuvent vous contacter pour des demandes sp\u00e9cifiques, \u00e9liminant ainsi les probl\u00e8mes associ\u00e9s aux longs fils de discussion.<\/p>\n
En tant qu’association \u00e0 but non lucratif, vous b\u00e9n\u00e9ficiez d’une remise de 30 % sur n’importe quel plan d’abonnement de OneDesk. Inscrivez-vous pour un essai gratuit et, si vous avez des questions, nous sommes l\u00e0 pour vous aider \u00e0 d\u00e9marrer.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
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