Danas na tržištu postoji niz rješenja za upravljanje projektima koja su osmišljena da pomognu poduzeću da pojednostavi svoje usluge. Alati poput interaktivnih gantograma, dodjele zadataka i timske suradnje poboljšavaju proces planiranja i implementacije.
No, bez obzira na to kojim se poslom bavite, vi imate posla s klijentima ili kupcima. Uglavnom, alati za upravljanje projektima pomažu vam u internom upravljanju projektima, ali nemaju mogućnost angažiranja ili komunikacije s klijentima. Ako zateknete da upravljate zajedničkim sandučićima, pratite zahtjeve ili žonglirate zahtjevima, implementacija softvera za podršku mogla bi biti rješenje.
Zašto dodati službu za pomoć u radni tijek upravljanja projektima?
Help desk nije samo za IT usluge! Svaka industrija koja prima zahtjeve za usluge ili projekte može koristiti službu za pomoć. Help desk jednostavno pruža centraliziranu aplikaciju za primanje i upravljanje zahtjevima. Više od dijeljene pristigle pošte, služba za pomoć pruža kanale podrške vašim klijentima, ali održava komunikaciju centraliziranom. Dodatno, help desk nudi alate za učinkovito organiziranje, filtriranje i grupiranje vaših zahtjeva. Uz odgovarajuću službu za pomoć i rješenje za upravljanje projektima, možete neprimjetno integrirati zahtjeve za uslugu u svoj radni tijek. U suštini, uključivanje i kombiniranje help deska i upravljanja projektima može pojednostaviti vaše usluge i procese.
OneDesk nudi jedinstvenu mogućnost help deska i upravljanja projektima u jednoj aplikaciji. Uz OneDesk, help desk i upravljanje projektima mogu biti odvojeni ili neprimjetno integrirani. OneDesk vam omogućuje primanje zahtjeva, komunikaciju sa svojim klijentima ili timom i planiranje projekata iz jedne moćne aplikacije. Zbog svog jedinstvenog skupa značajki, OneDesk pruža tvrtkama i skalabilnost i fleksibilnost. OneDesk može ispuniti cijeli životni ciklus vašeg projekta u jednoj aplikaciji, od primanja zahtjeva do timske suradnje i zakazivanja.
U ovom članku želio bih istražiti neke od metoda i prednosti kombiniranja help deska u vaš radni tijek upravljanja projektima.
Načini uključivanja help deska u upravljanje projektima
Stvorite pretvorbe
Vaša je web stranica važna točka kontakta za vaše klijente, a posebno za buduće klijente. Uz integraciju e-pošte, OneDesk uključuje višestruke korisničke aplikacije (web widget, chat uživo, obrasce za zahtjeve, portal za korisnike i bazu znanja) pružajući način na koji korisnici mogu komunicirati s vašom robnom markom. Widget web-mjesta može se ugraditi na vaše web-mjesto, što korisnicima olakšava interakciju s vašom tvrtkom jednim klikom na gumb. Vaše aplikacije za klijente mogu se konfigurirati tako da odgovaraju vašoj robnoj marki i temi web stranice. Chat uživo omogućuje korisnicima i potencijalnim klijentima da dobiju trenutne odgovore komunicirajući s vašim timom. Portal omogućuje korisnicima pregled statusa svojih zahtjeva ili upita. Baza znanja je središte informacija. Napišite članke o vašim uslugama ili postupcima koje će kupac čitati po vlastitoj volji. Korisničke aplikacije mogu biti osobito korisne za privlačenje i konverziju potencijalnih kupaca. Na konkurentnom tržištu, primanje trenutnih odgovora i personalizirana podrška može biti razlika između toga da potencijalni kupac odabere vaše usluge ili ne.
Upravljajte zahtjevima za uslugu
Vaši zaposlenici ili klijenti mogu slati zahtjeve za uslugu ili druge upite putem svoje e-pošte, putem web obrazaca, chata uživo ili putem aplikacija trećih strana korištenjem integracija. Bez obzira na to kako je zahtjev podnesen, OneDesk će kreirati ulaznicu, prikupljajući relevantne informacije i centralizirajući zahtjeve u jednu aplikaciju. Zatim možete odgovarati kupcima i rješavati zahtjeve u OneDesku. OneDesk nudi mnoge načine organiziranja i upravljanja zahtjevima. Prilagodljivi prikazi rada omogućuju vam filtriranje ili grupiranje zahtjeva kako vam je potrebno. Na primjer, pogledajte popis svih zahtjeva organizacije klijenta, dodijelite zadatke svom timu na Kanban ploči, planirajte svoje zadatke pomoću Ganntovog grafikona i još mnogo toga. Uz tradicionalni dijeljeni sandučić za pristiglu poštu, provest ćete bezbroj sati na ručno označavanje, kodiranje boja i premještanje zahtjeva. Uz OneDesk filtrirani prikazi mogu se jednostavno stvoriti i spremiti za prebacivanje između samo jednim klikom na gumb. Još jedna korisna značajka je automatizacija tijeka rada. Automatizacija smanjuje rad koji se ponavlja. OneDesk automatizacije su svestrane i fleksibilne. Postavite automatizaciju za stvari kao što su: slanje predložaka e-pošte, zahtjeve za rutiranjem, dodjeljivanje zadataka, stvaranje projekta i još mnogo toga.
Primajte prijedloge i ideje
Osim zahtjeva, uključivanje službe za pomoć u vaše upravljanje projektima omogućuje vam prihvaćanje prijedloga kupaca, ideja o proizvodima, zahtjeva, narudžbi, uključivanja ili bilo čega drugog što vam padne na pamet. OneDesk vam omogućuje stvaranje više vrsta ulaznica . Vrste ulaznica mogu odgovarati bilo kojoj jedinstvenoj stvari koju želite da vaši klijenti mogu poslati. Vrste ulaznica imaju jedinstvene ikone, imena i statuse životnog ciklusa. Kao i drugi zahtjevi, sve je centralizirano na vašem OneDesk računu. Također, možete jednostavno uključiti i povezati ulaznice u svoj projektni rad.
Eskalirajte sve zahtjeve ili probleme
Jedinstvena značajka OneDeska je mogućnost pretvaranja bilo koje ulaznice u zadatak. Što to znači? Pa, kupci mogu podnijeti zahtjeve ili probleme kao ulaznice. Potom možete eskalirati ulaznicu u zadatak, omogućujući vam stvaranje ovisnosti, rasporeda i dodavanje bodova napora. Ova fleksibilnost omogućuje vam da implementirate zahtjeve u svoje veće projekte, eskalirate probleme koji zahtijevaju više posla ili jednostavno držite karte odvojeno od planiranog posla. Na primjer, recimo da vodim marketinšku agenciju. Moji klijenti ili potencijalni klijenti mogu podnijeti zahtjeve za ponude ili druge upite kao ulaznice. Vjerojatno će ti zahtjevi ostati ulaznice. Ali ako kupac želi započeti novi projekt, mogu pretvoriti ulaznicu u zadatak i ugraditi je u svoje planiranje projekta. Također bih mogao stvoriti povezane odnose između drugih ulaznica ili zadržati ulaznice unutar projekta svog klijenta, što mi omogućuje da zadržim sve informacije koje su mi potrebne za uspješnu provedbu projekta.
Izgradite odnose s klijentima
Dvije velike značajke OneDeska koje nedostaju mnogim rješenjima za upravljanje projektima su mogućnost dijeljenja, komunikacije i suradnje s klijentima. Neke tradicionalno ‘help desk’ značajke poput korisničkih aplikacija i upravljanja e-poštom zapravo su vrlo pogodne za suradnju s klijentima. Uz OneDesk možete koristiti korisnički portal za dijeljenje informacija o zadacima ili ulaznicama s klijentima. To znači da se vaš klijent može lako prijaviti na portal da vidi napredak, status, dijeli privitke ili dodaje razgovor. OneDesk također nudi upravljanje e-poštom, što znači da možete primati i odgovarati na e-poštu izravno u OneDesku. E-pošta se može povezati sa zadacima što vam omogućuje da ostanete u kontekstu i surađujete tijekom rada.
Podrška i praćenje provedenih projekata
Ako pružate kontinuiranu uslugu ili proizvod, kao što je softver, naravno, važno je osigurati puteve podrške korisnicima uz svoje usluge i razvoj. Zbog jedinstvenih mogućnosti OneDeska, možete dovršiti zadatke i projekte uz svoje zahtjeve za podršku bez plaćanja ili prebacivanja između više aplikacija. Još jednom, budući da možete eskalirati ulaznice u zadatke, ako bug ili problem koji je podnio korisnik treba eskalaciju, možete ga ugraditi u svoj projekt ili raspored izdanja. OneDesk nudi potpune mogućnosti službe za pomoć uz robusno upravljanje projektima. Čak i ako slijedite agilnu ili vodopadnu metodologiju, OneDesk je sposoban zadovoljiti te potrebe.
Poslužite više odjela ili timova
Kao što sam već raspravljao, postoji mnogo načina za uključivanje značajki helpdeska u upravljanje projektima. Alternativno, OneDesk-ove fleksibilne mogućnosti omogućuju sustavu da služi više timova ili odjela. Umjesto plaćanja i prebacivanja između više aplikacija, svaki tim može upravljati projektima ili pružati podršku na jednom mjestu. Na primjer, vaš tim za podršku može upravljati ulaznicama dok drugi tim upravlja zadacima i projektima. Uz dijeljenje i dopuštenja na razini tima i korisnika , svatko može ostati zabrinut za ono što mu je relevantno.
Sažetak prednosti
Korištenje sveobuhvatne službe za pomoć i aplikacije za upravljanje projektima kao što je OneDesk, može pojednostaviti vaš radni tijek. Izgradite lojalnost robnoj marki i odnose s klijentima upravljanjem vašim zahtjevima i poboljšanjem komunikacije s klijentima. Korisničke aplikacije pružaju više načina za samoposluživanje ili podnošenje zahtjeva. Bez obzira na to na koji način klijenti dolaze, vaš je tim jednostavno pratiti, odgovarati i rješavati zahtjeve. Na kraju, budući da su OneDesk-ove značajke upravljanja projektima neprimjetno integrirane u help desk, možete uključiti ili povezati zahtjeve sa svojim projektima. Na taj način OneDesk ispunjava cijeli životni ciklus od klijentovog podnošenja zahtjeva za uslugu do planiranja do pokretanja dovršenog projekta.