Prijepis:
Tvrtke za savjetovanje i profesionalne usluge vode više klijenata i rade na nekoliko projekata istovremeno. Ovi projekti mogu biti izazovni zbog promjenjivih proračuna, datuma pokretanja, vremena izvedbe i odobrenja klijenata. U isto vrijeme postoji potreba za sustavom upravljanja kontaktima koji bi pratio upite klijenata. Stoga je imperativ investirati u robustan sustav koji eliminira potrebu za više aplikacija i cilja na nekoliko funkcija odjednom.
OneDesk je kombinacija HelpDeska i upravljanja projektima u jednoj aplikaciji. Uz OneDesk možete podržati svoje klijente i upravljati projektima bez potrebe za kupnjom, učenjem, integracijom i prebacivanjem između više aplikacija. OneDesk vam omogućuje pružanje podrške 24 sata dnevno i izgradnju čvršćih odnosa s klijentima. Uz OneDeskove značajke za upravljanje projektima možete pratiti sate, kreirati vremenske tablice i izvesti detaljna izvješća za svoje klijente. OneDesk vam omogućuje upravljanje ulaznicama i zadacima, održavanje baze znanja za odgovaranje na pitanja i stvaranje automatizacije za povećanje produktivnosti za sve članove tima.
Na ovoj ploči možete kreirati projekte i portfelje. Ovi portfelji djeluju kao spremnici za vaše projekte. Portfelji se mogu nasloviti prema imenu korisnika, organizaciji klijenta, vrsti projekta ili odjelima u vašoj operaciji koji upravljaju dodijeljenim projektima.
Saggio Legal Consultancy zadovoljava potrebe tvrtki i pojedinaca u pitanjima parnica i rješavanja sukoba, kao iu poslovnom pravu. Ovo odvjetničko društvo prima niz upita klijenata o naplati duga, sukobima dioničara, stečaju i insolventnosti i više. Svaki upit generira tikete, koji se zatim organiziraju u portfelje u OneDesku.
Na primjer, stvorili smo portfelj pod nazivom Upiti o uslugama. Ovaj portfelj sadrži više projekata koji uključuju zahtjeve za kontakt za povrat dugova, trgovačko pravo, pokretanje poslovanja i više. Portfelj se sastoji od više projekata koji sadrže zahtjeve klijenata i planirane zadatke koji se mogu pregledati pomoću aplikacije Tickets and Tasks.
Konzultantske tvrtke oslanjaju se na osobne odnose i preporuke kako bi izgradile svoj popis klijenata. Postoji nekoliko načina na koje klijenti mogu doprijeti do vas i potražiti savjet. E-pošta, obrasci za kontakt na web stranici ili live chat najlakši su načini da dobijete sve potrebne informacije od svojih klijenata. OneDesk prati sve zahtjeve klijenata i kreira karte sa svih kanala u jedinstveni objedinjeni prikaz. Ulaznice zahtijevaju hitnu pozornost i mogu se odmah riješiti. U OneDesku možete kreirati ulaznice na više načina.
Najlakši medij za razgovor jedan na jedan je putem aplikacije za chat uživo. OneDesk live chat aplikacija je aplikacija okrenuta korisnicima koja omogućuje razgovore u stvarnom vremenu s vašim klijentima i pomaže vam da odmah riješite probleme. Aplikacija za chat uživo vrlo je prilagodljiva: možete prilagoditi prozor za chat svojim logotipom, shemom boja tvrtke i dodati BOT avatar. Nakon što vam klijent pošalje poruku putem live chata, članovi vašeg tima to mogu vidjeti u svojoj aplikaciji za slanje poruka, odgovoriti i stvoriti tikete iz razgovora. OneDesk povezuje kartu i razgovor, omogućujući vašem timu pregled svih potrebnih informacija s jedne platforme.
E-pošta omogućuje vašim klijentima da izraze svoje potrebe bez ikakvog prekida. Možete jednostavno automatski proslijediti svoju e-poštu za podršku na e-poštu koja se nalazi ovdje. OneDesk će uhvatiti sve detalje poruke vašeg klijenta i generirati tiket u aplikaciji Tickets. Na primjer, predmet, opis, privici e-pošte bit će snimljeni u tiketu, omogućujući članovima vašeg tima da učinkovitije odgovore na zahtjev.
Osim toga, također možete kreirati kontakt forme za svoje klijente. Svoje obrasce za kontakt možete klasificirati na temelju uobičajenih pitanja ili usluga koje pruža vaša tvrtka. Na primjer, Saggio je izradio kontakt obrasce za svaku pravnu uslugu koju nudi. Nakon što klijent pošalje obrazac za kontakt, tiketi se kreiraju u OneDesk aplikaciji za tikete.
Obrasci za kontakt vrlo su učinkoviti jer prikupljaju sve potrebne informacije od klijenata i zahtijevaju od njih da odgovore na određena pitanja. U OneDesku možete izraditi više obrazaca za kontakt. Ti su obrasci povezani s određenim vrstama ulaznica, organizirajući i odvajajući jedan od drugog. Da biste generirali ove obrasce, morate otići u Postavke administracije u OneDesku, a zatim se pomaknuti prema dolje do Korisničke aplikacije za odabir Web obrazaca. Odaberite vrstu ulaznice za izradu web obrasca i unesite sva svojstva povezana s obrascem.
Zadani obrazac za kontakt uključuje 3 osnovna svojstva: predmet, opis i privitke. Kada se tiket generira na vašoj nadzornoj ploči, predmet, opis i prilozi također se bilježe u tiketu.
U OneDesku se obrasci za kontakt mogu prilagoditi dodavanjem prilagođenih polja. Da biste stvorili prilagođena polja, prvo morate odrediti vrstu informacija koje želite prikupiti od svojih klijenata. Možete odabrati polja na temelju teksta, broja, datuma, cijene i izbora, a zatim prikladno imenovati prilagođeno polje na temelju vašeg odabira. Ova se polja mogu postaviti prema potrebi za prikupljanje važnih informacija od vaših kupaca.
Na primjer, možete izraditi obrazac za kontakt za klijente koji bi mogli imati pitanja o povratu duga. Oni mogu otići do vašeg korisničkog portala i odabrati web-obrazac pod nazivom “Povrat duga”. Zatim možete dodati standardna ili prilagođena polja za snimanje odgovarajućih informacija potrebnih za rješavanje tiketa. Također možete konfigurirati ova polja da budu obavezna kako biste osigurali da su sve potrebne informacije uhvaćene.
Nakon što vaš klijent ispuni odabrani web obrazac, vi ćete generirati kartu u svojoj aplikaciji za ulaznice u OneDesku.
Ulaznica vam omogućuje da vidite detalje koji su ispunjeni na web obrascu. Zatim možete dodijeliti ovu kartu određenom pojedincu, timu ili odjelu. OneDesk vam omogućuje da jednom tiketu dodijelite više članova tima i odjela. Međutim, možete eliminirati ručno dodjeljivanje timova automatizacijom procesa.
Vi klijenti zatim možete komunicirati s članovima svog tima i pregledati svoje karte s portala. Portal omogućuje vašim klijentima da provjeravaju napredak svojih tiketa i daje vašim klijentima prostor za raspravu stvaranjem razgovora izravno s portala. Kako biste zadržali povjerljivost informacija, možete zahtijevati od svojih klijenata da se prijave na portal. Osim toga, možete kontrolirati što vaši klijenti mogu vidjeti i omogućiti pristup temeljen na ulogama za rukovanje povjerljivim informacijama. Također možete omogućiti opcije gledanja za klijente da filtriraju ulaznice prema vrsti zahtjeva za ulaznicu, projektu kojem pripadaju i više.
Možda ćete htjeti smanjiti broj ulaznica koje primate od svojih klijenata po danu. U nekim slučajevima klijenti postavljaju uobičajena pitanja na koja se može lako odgovoriti ako imaju bazu znanja. OneDesk baza znanja služi kao informacijski centar za vaše klijente i omogućuje im pristup člancima, videozapisima i modulima obuke koje učitate. Pritom, vi i vaš tim možete jednostavno proslijediti vezu na članak baze znanja vašem klijentu i usredotočiti se na produktivnije zadatke.
Kad god vam klijent pošalje zahtjev e-poštom ili podnese web-obrazac, OneDesk bilježi informacije o klijentu i stvara zapis u korisničkoj aplikaciji. Korisnička aplikacija stvara naziv organizacije na temelju naziva domene klijenta i raspoređuje sve klijente unutar te određene organizacije. Također možete ručno dodati svoje klijente i organizacije klijenata[show them] . Osim toga, možete izraditi filtre za lociranje klijenata visokog prioriteta, novih klijenata i više.
Automatizacija tijeka rada pravila su koja vam omogućuju automatiziranje radnji u OneDesku. Ove automatizacije sadrže 3 elementa: filtre, okidače i akcije. Plave oznake predstavljaju vašu vrstu karte i služe kao filtri, narančasta oznaka predstavlja događaj okidača, dok zelena oznaka predstavlja radnje koje će OneDesk poduzeti kada se ovaj događaj okidača dogodi na ovim stavkama. Nakon što su pravila postavljena, OneDesk će generirati naziv za vašu automatizaciju. U suprotnom imate mogućnost preimenovati automatizaciju.
OneDesk može automatizirati vaš tijek rada i eliminirati svaku ručnu intervenciju za usmjeravanje tiketa odgovarajućem timu ili projektu. Uz OneDesk Workflow Automations, možete usmjeravati stavke timovima i projektima, automatski odgovarati klijentima, dodavati prilagođene obavijesti i još mnogo toga. Da biste kreirali svoje automatizacije, idite na svoje administrativne postavke i zatim kliknite na karticu ulaznice, a zatim se pomaknite prema dolje do Automatizacija tijeka rada.
Možete stvoriti nove automatizacije tijeka rada ili urediti postojeću. Na primjer, ako potencijalni klijent podnese upit o bankrotu i insolventnosti, ovu kartu možete preusmjeriti odgovarajućem pravnom timu i dodijeliti odvjetnike koji su najprikladniji da odgovore na pitanja.
Drugi način da povećate svoju učinkovitost je korištenje automatizacije za obavještavanje vaših klijenata o ažuriranjima njihovih traženih ulaznica. To će klijenta držati u toku i eliminirati potrebu za slanjem e-pošte za upite o statusu ulaznica.
U današnjem svijetu klijenti više nego ikad zahtijevaju više vanjskih savjetnika. Otvoreni dijalog pomaže objema stranama da dobiju ono što im je potrebno, a također omogućuje vašem timu stvaranje personaliziranijih odnosa s klijentima. U pravnom upravljanju projektima ključno je imati komunikacijski plan. Komunikacijski plan pomaže vam identificirati tko treba znati koju informaciju i kada. U OneDesku ove razgovore možete voditi na više načina.
Ako klijenti žele pratiti svoju kartu, mogu odgovoriti putem e-pošte ili kreirati razgovore izravno s portala. Ova će se poruka pojaviti u Messengeru i također će biti povezana s tom specifičnom kartom.
Članovi vašeg tima mogu odgovoriti na ovaj postojeći razgovor kako bi komunicirali s krajnjim korisnikom ili stvorili interne poruke za svoje članove tima. Interni razgovori skriveni su od vaših klijenata jer se prikazuju kao ‘Interni odgovor’
Upisivanjem @username ili @departmentname svoju poruku možete prenijeti članovima stručnog tima ili odjelima koji su najprikladniji za odgovore na vaša pitanja. Messenger aplikacija omogućuje vašem timu obavljanje vaše dnevne korespondencije i smanjuje dugo vrijeme odgovora povezano s e-poštom. Messenger aplikacija posebno je učinkovita jer potiče brz odgovor i eliminira odgađanje rješenja koja su potrebna za uspjeh projekta.
Dodatno, klijenti također mogu pokrenuti angažman putem značajke Livechat aplikacije u OneDesku. Ponekad je lakše dijeliti sliku, pdf upute ili proračunske tablice nego upisivati informacije u chatu. Aplikacija OneDesk live chat omogućuje vašim klijentima slanje privitaka do 350 MB. Ti su privici zabilježeni u ulaznicama i dostupni su članovima vašeg tima za izravno preuzimanje na svoja računala.
Budući da su formati chata po prirodi trenutni, pitanja ili probleme mogu odmah riješiti članovi vašeg tima. Osim toga, OneDesk značajka live chata označava vremenske oznake razgovora, što pomaže vašem timu da provjeri vrijeme razgovora u slučaju bilo kakvog spora.
Upravljanje pravnim projektima nije lak zadatak. Ti su projekti obično složeni i uključuju višestruke zadatke koji bi mogli pasti u vodu ako se ne postupe ispravno. Izazov također leži u upravljanju troškovima/proračunom. Zbog toga je tako važno da pravni odvjetnici u tvrtki ostanu u kontaktu s vanjskim odvjetnicima. Uspješni pravni projekti zahtijevaju sudjelovanje i doprinos pravnika u tvrtki na svakom koraku.
U OneDesku te projekte možete rastaviti na zadatke. Zadatak se može definirati kao posao koji zahtijeva pažljivo planiranje i izvršenje. Tiket možete pretvoriti u zadatak ili jednostavno kreirati novi zadatak u aplikaciji Zadaci.
Članovi vašeg tima mogu zabilježiti svoje vrijeme na zadacima u OneDesku i unijeti postotak dovršenih dodijeljenih zadataka. Rad se bilježi izradom vremenskog lista ili pokretanjem mjerača vremena. Prilikom predaje vremenskog lista upisujete koliko je posla obavljeno, trenutni status ove stavke, postotak dovršenosti itd.
Budući da je upravljanje vremenom i proračunom bitan dio pravnog upravljanja projektom, možete koristiti planirani raspored OneDeska za postavljanje radnih sati/dana i troškova povezanih sa svakim zadatkom unutar projekta. Također možete postaviti ograničenja kako biste osigurali da članovi vašeg tima počnu raditi na zadatku u skladu s vašim određenim vremenskim okvirom.
Pravnici se pozivaju na okvir BOSCARD koji sadrži sedam osnovnih pitanja na koja je potrebno odgovoriti kako bi se planirali pravni projekti. Ta su pitanja pozadina, cilj, opseg, ograničenja, pretpostavke, rizici i rezultati. Prvi zadatak je održati sastanak i pripremiti pravni memorandum, koji uključuje strategiju planiranja, strukturu i vremenski raspored, kao i strategiju pregovora i sporova itd. Svaki korak zahtijeva povratnu informaciju i suradnju internih pravnika, vanjskih savjetnika i klijenta. U nekim slučajevima, svaki zadatak će se možda morati revidirati i ažurirati na temelju povratnih informacija primljenih od svih strana. To produljuje vremenski okvir i otežava upravljanje troškovima/proračunom.
OneDesk promiče suradnju sa svim stranama i daje vam alate za komunikaciju putem više kanala. Na primjer, interni pravnici mogu lako obaviti razgovore s vanjskim savjetnikom. U OneDesku možete voditi razgovore iz obrazaca zadataka. To vam omogućuje suradnju sa svim stranama i pomaže vam da jednostrano donosite odluke. Osim obavljanja razgovora, također možete priložiti i poslati važne mape većem broju pojedinaca ili timova, omogućujući im da lociraju privitke i brzo ih preuzmu na svoja računala.
Možete organizirati svoje zadatke unutar strukture projekta ili ih dodati u različite mape ili portfelje unutar projekta. Možete izraditi predložak projekta za slične projekte koji se ponavljaju.
Jednostavno klonirajte projekt svaki put kada radite na sličnom projektu. Na taj način možete imati postojeći predložak na mjestu svaki put kada radite na ovim projektima koji se ponavljaju. To je posebno korisno jer imate opciju odabira stavki i svojstava koje želite kopirati iz originalnog projekta u projekt klona.
OneDesk ima neke jedinstvene prikaze koji vam pomažu analizirati svoje zadatke. Uz OneDesk prikaze, članovi tima mogu vizualizirati tekuće aktivnosti u vezi sa svim stavkama, što vam onda pomaže u pravilnom određivanju prioriteta i donošenju pametnijih odluka.
Gantogrami su posebno korisni u upravljanju pravnim projektima (LPM) jer omogućuju postavljanje vremenskog okvira projekta zajedno sa svim ključnim rezultatima i ovisnostima. Gantogrami se sastoje od vodoravnih traka koje pokazuju raspored projekta na vodoravnoj vremenskoj traci. Svaka traka predstavlja zadatak pri čemu lijevi kraj trake označava datum početka zadatka, a desni kraj trake prikazuje datum završetka zadatka. U OneDesku imamo dvije vrste gantograma: gantogram na razini zadatka (gdje trake predstavljaju zadatke) i gantogram na razini projekta (gdje stupci predstavljaju projekte). Možete povezati zadatke kako biste stvorili ovisnosti zadataka navesti članove vašeg tima da završe jedan zadatak prije nego započnu sljedeći. Također možete restrukturirati ovisnosti zadataka pomoću funkcije povuci i ispusti. Nakon što se zadaci povežu, OneDesk će izračunati kritični put i dati vašem timu ukupnu duljinu projekta. Također možete dodati ograničenja datuma kako biste spriječili zakazivanje zadatka na kasniji datum. Gantogram vam također pokazuje vaše planiranje u odnosu na vaš stvarni rad. Plave trake označavaju vaše planiranje, dok zelena traka predstavlja stvarno vrijeme koje je zabilježio vaš tim. Plava traka pored zelene trake pomaže vam da vizualno usporedite koliko ste dobro isplanirali svoje sate za projekt.
Također možete koristiti prikaz ploče statusa za ažuriranje statusa vašeg zadatka. Statusna ploča je a jednostavan prikaz gdje je svaki zadatak predstavljen kao kartica i možete jednostavno povući i ispustiti svoju karticu iz jednog stupca u sljedeći da biste ažurirali njegov status. Ova značajka pomoći će s nesekvencijalnim vremenskim rasporedom zadataka koji dolazi s upravljanjem projektima za savjetodavne i profesionalne usluge.
Vama i članovima vašeg tima također bi mogao biti koristan prikaz nadzorne ploče. Nadzorne ploče pružaju grafikone i statistiku koji vam pokazuju kako napreduju vaši projekti ili tiketi. Također možete koristiti nadzornu ploču da usporedite kako napreduje projekt A u usporedbi s projektom B. Ove nadzorne ploče možete pronaći u prikazu nadzorne ploče aplikacije “projekti”.
Osim toga, za upravljanje svojim zadacima možete koristiti i jednostavnije izglede za gledanje kao što su stablo i ravni prikaz. Prikaz stabla raspoređuje ulaznice ili zadatke u hijerarhiji. Ravni prikaz prikazuje ulaznice i zadatke bez hijerarhijske strukture.
Na OneDesku možete izraditi sve preglede koji su vam potrebni za lakše upravljanje ulaznicama i zadacima. Moji pogledi omogućuju vam da prilagodite prikaze prema svojim zahtjevima. Za stvaranje vašeg personaliziranog prikazas, trebate odabrati izgled i dodati filtre, grupe i stupce.
Na primjer, možete stvoriti prikaz za praćenje vremena koje su članovi tima potrošili na svaki pojedinačni zadatak. S ovom značajkom možete pratiti produktivnost članova vašeg tima kako bi vaši menadžeri tima znali treba li zadatke ponovno dodijeliti. Uz OneDesk postaje lako preraspodijeliti zadatke drugim članovima tima. Možete koristiti ploču s karticama u stilu Kanbana i prilagoditi prikaz da vidite zadatke svakog člana tima i premjestiti određene zadatke kako biste ih distribuirali članu tima koji je spreman raditi na tome.
Osim ovih standardnih prikaza i sustava filtriranja, također se možete koristiti moćnim mogućnostima OneDeska za izvješćivanje.
Možete generirati izvješća o ulaznicama, zadacima, projektima ili portfeljima pomoću postojećih predložaka izvješća ili stvaranjem vlastitih. Izvješća se izrađuju ili ručno ili automatski – pomoću OneDeskovog sustava za automatizaciju tijeka rada. Podržani formati izvješća su PDF i CSV formati, a mogu se poslati poštom na naznačene adrese e-pošte.
Izvješća o vremenskom rasporedu posebno su korisna pri radu na složenim projektima. To je zato što možete dobiti ideju o tome kako je projektno vrijeme iskorišteno za različite vrste zadataka i je li trošenje tog vremena bilo opravdano. Kao rezultat toga, možete poduzeti potrebne korake da poboljšate svoje sposobnosti planiranja projekta i bolje upravljate projektnim satima naplate.
OneDesk vam omogućuje stvaranje izvješća o vremenskom rasporedu, koja su CSV datoteke koje se mogu uvesti u Microsoft Excel. Ova izvješća su zapisi podataka o svojstvima vremenskog lista prikazani u tabelarnom formatu podataka. Naziv stavke, prioritet, vrsta naplate, ime podnositelja zahtjeva neke su od potrebnih informacija koje se mogu prikazati u izvješćima o vremenskom rasporedu. Međutim, druge kritične informacije, kao što je postotak dovršenih radova, mogu se prikazati za interno izvješćivanje. Aplikacija OneDesk timesheet omogućuje administratoru dublje zalaženje u izradu izvješća. Stoga izvješća o vremenskom rasporedu mogu sadržavati interne podatke kao što su ime opunomoćenika, imenovani tim i više.
OneDesk vam omogućuje povezivanje s aplikacijama koje već koristite i pomaže vam da steknete veću fleksibilnost i kontrolu nad svojim procesima. Mogućnosti integracije čine vašu OneDesk platformu potpunijom i lakšom za pristup članovima vašeg tima. Integracijske značajke OneDeska kao što je jedinstvena prijava posebno su korisne kako bi se korisnicima omogućilo da se prijave sa svojim postojećim vjerodajnicama. To omogućuje članovima vašeg tima brz pristup OneDesk platformi i eliminira potrebu za upravljanjem višestrukim korisničkim imenima i lozinkama. OneDesk ima vlastite ugrađene integracije koje vam omogućuju izravnu integraciju s tim aplikacijama. Možete doživjeti nekoliko prednosti integracijom s drugim aplikacijama. Možete snimiti tikete podrške, povratne informacije korisnika i povezati se s drugim aplikacijama koje će vam pojednostaviti tijek rada. Osim toga, također se možete integrirati s 2000+ aplikacija koje podržava Zapier.
Možete omogućiti sustavnu e-poštu za obavještavanje novih članova tima o postavljanju korisničkog računa ili lozinke. Osim toga, možete slati e-poruke s pozivnicama kako biste pozvali kupce da se prijave na vaš korisnički portal. Također možete postaviti automatizaciju tijeka rada kako biste podsjetili primatelje kada su njihovi zadaci dospjeli i izradite zasebnu automatizaciju za obavještavanje pratitelja tiketa o svakoj promjeni statusa ili poruci koju pošaljete.
OneDesk ima sve mogućnosti za pojednostavljenje vašeg tijeka rada. Uz OneDesk možete snimiti, automatizirati, upravljati i pratiti svoje prijave za podršku, omogućujući vama i vašem timu da poduzmete potrebne mjere za trenutno rješavanje problema. Uz OneDeskove značajke za upravljanje projektima, možete dodijeliti posao odgovarajućem timu i pratiti napredak svojih projekata u više prikaza.
Članovi vašeg tima mogu predati svoje vremenske tablice za sav svoj posao, omogućujući vam da bolje upravljate svojim satima. Osim toga, OneDesk također pomaže da vaši klijenti ostanu u tijeku. Putem korisničkih aplikacija kao što su web obrasci i korisnički portali, vaši klijenti vas mogu kontaktirati s određenim zahtjevima, eliminirajući probleme povezane s dugim nizovima e-pošte. Osim toga, uz OneDesk bazu znanja, klijenti mogu pristupiti samoposlužnim člancima, što vam pomaže da značajno smanjite opterećenje ulaznicama.