Dobrodošli u demonstraciju upravljanja radom u OneDesku.
OneDesk nudi tri različita proizvoda – Help Desk, Project Management i Work Management. Danas ćemo se usredotočiti na Work Management Product, koji uključuje sve značajke kombinirane u jedan besprijekoran alat.
Upravljanje poslom s OneDeskom pomaže tvrtkama da upravljaju cijelim životnim ciklusom klijenta – od prvog zahtjeva, preko izvršenja projekta, kontinuirane podrške i naplate – sve na jednoj platformi.
S OneDeskom možete centralizirati sav rad i komunikaciju s klijentima, pojednostaviti procese i osigurati da vaš tim ostane produktivan i organiziran — a istovremeno svojim klijentima pružiti profesionalno i dosljedno iskustvo.
OneDesk radi u oblaku ili lokalno, dovoljno je fleksibilan da odgovara vašim poslovnim potrebama.
Krenimo s glavnom OneDesk aplikacijom – ovdje vaš tim svakodnevno radi na upravljanju zahtjevima klijenata, projektima, zadacima i naplatom.
Na vrhu ćete pronaći glavnu alatnu traku na kojoj možete:
- Izradite nove zahtjeve klijenata, zadatke, projekte ili fakture.
- Pristupite skupnim radnjama i uvozima kako biste uštedjeli vrijeme.
- Pretražite cijeli radni prostor pomoću globalnog alata za pretraživanje.
- Pristupite vodičima i tutorijalima u izborniku Početak.
- Upravljajte svojim OneDesk proizvodima ili dodajte nove aplikacije.
Na lijevoj strani vidjet ćete bočnu traku korisničke aplikacije. Aplikacije određuju što vidite i čime upravljate u svom radnom prostoru. Na primjer, prikaz Nadzorne ploče daje vam pregled vašeg rada i rada vašeg tima, dok je aplikacija Karte mjesto gdje ćete detaljno pregledavati karte i raditi na njima.
Kasnije ćemo detaljnije istražiti ove aplikacije.
Osim glavne aplikacije koju vaši agenti koriste, OneDesk nudi više kanala za kupce ili krajnje korisnike za slanje zahtjeva, pristup opcijama samoposluživanja i praćenje napretka.
Ovi alati – nazvani aplikacije usmjerene na korisnike – olakšavaju korisnicima kontaktiranje vašeg tima za podršku. Možete ih jednostavno dodati na svoju web stranicu kao widget, putem isječka koda ili integracije.
Pogledajmo pregled različitih korisničkih aplikacija:
- Messenger omogućuje chat uživo između vaših kupaca i agenata, omogućujući vam trenutni odgovor i organiziranost razgovora.
Ugrađeni AI Chat Bot pomaže u razgovorima s klijentima i obradi zahtjeva.
Bot je obučen na člancima vaše baze znanja, web stranicama, spremljenim odgovorima i prethodnim razgovorima – osiguravajući da koristi samo sadržaj vaše tvrtke.
Ako bot ne može pronaći odgovor, vaš tim dobiva obavijest da preuzme kontrolu ili nastavi. - Portal za ulaznice omogućuje korisnicima prijavu, pregled povijesti svojih ulaznica, provjeru napretka i izravnu komunikaciju s vašim timom.
- Web obrazac omogućuje svima da jednostavno podnesu novi zahtjev ili prijave problem izravno s vaše web stranice. Možete navesti obavezna polja kako biste osigurali prikupljanje svih potrebnih informacija.
- Baza znanja služi kao centar za samousluživanje gdje korisnici mogu pronaći odgovore na česta pitanja, smanjujući broj ponovljenih zahtjeva.
S integracijom umjetne inteligencije, kupci mogu postavljati pitanja i dobivati točne sažetke – opet, sve isključivo na temelju sadržaja vaše tvrtke.
Sve ove aplikacije mogu se prilagoditi i brendirati kako bi odgovarale izgledu i dojmu vaše organizacije, pružajući besprijekorno korisničko iskustvo.
Natrag na glavnu aplikaciju.
Posao često počinje zahtjevom klijenta ili problemom s podrškom. OneDesk olakšava prikupljanje tih zahtjeva putem više kanala – e-pošte, chata uživo, web obrazaca, telefona i još mnogo toga.
Možete povezati e-poštu podrške svoje tvrtke tako da dolazne poruke automatski postanu tiketi.
Na primjer, kada vam korisnik pošalje e-poštu na vašu adresu za podršku, OneDesk odmah kreira zahtjev – bilježeći predmet, poruku, privitke i podatke o pošiljatelju.
Ako korisnik već ne postoji u vašem sustavu, OneDesk automatski stvara profil za njega.
Glasovnom podrškom možete upravljati i izravno iz OneDeska – kupiti novi broj ili usmjeriti postojeći telefonski broj u sustav.
Možete odgovarati na dolazne pozive, pohranjivati snimke i povezivati pozive s novim ili postojećim ulaznicama.
Osim telefona i e-pošte, ulaznice možete kreirati ručno unutar aplikacije ili dopustiti kupcima da ih pošalju putem vašeg web obrasca ili chata uživo.
Bez obzira na to kako vas kupac kontaktira, svaka interakcija se bilježi, prati i upravlja na jednom mjestu.
Otvorite kartu iz mreže da biste vidjeli njezine detalje.
Svaka prijava uključuje potpunu povijest razgovora, zajedno s tim od koga je, o čemu se radi i u kojoj se fazi nalazi.
Odavde vaš tim za podršku može izravno odgovoriti korisniku i pratiti napredak od početka do rješenja.
Svi odgovori korisnika – bilo putem e-pošte, chata ili portala – automatski se dodaju u istu prijavu, tako da vaš tim nikada ne gubi kontekst.
Vaš tim može brzo odgovoriti pomoću Spremljenih odgovora i jednostavno povezati članke ili web obrasce kako bi pružio više informacija.
Ovaj tijek rada možete dodatno pojednostaviti korištenjem AI Assistanta za automatsko preporučivanje ili generiranje odgovora.
Dok šaljete odgovore, automatizacija ažurira status zahtjeva tako da uvijek znate gdje se nalazi.
Kada se zahtjev riješi, zahtjev se može zatvoriti – a ako korisnik ponovno odgovori, automatski se ponovno otvara, osiguravajući da ništa nije propušteno.
Automatizacija također može dodijeliti tikete pravim agentima ili timovima, slati e-poruke s potvrdom, primjenjivati oznake i ažurirati statuse.
Također možete stvoriti interne razgovore na zahtjevu za rasprave samo za agente.
Interne poruke ostaju privatne za vaš tim, što omogućuje suradnju iza kulisa bez zbunjivanja korisnika.
Možete označiti suigrače pomoću spominjanja “at” ili povezati druge stavke pomoću simbola hash.
Vaš tim također može pratiti vrijeme na tiketima – pokrenuti mjerač vremena tijekom rada ili ručno evidentirati vrijeme putem evidencije radnog vremena.
Evidencija radnog vremena može pomoći u praćenju produktivnosti, mjerenju radnog opterećenja ili naplati klijentima.
Unutar aplikacije Tickets, tiketi se mogu kategorizirati prema vrsti, prioritetu ili izvoru te organizirati u mape i prikaze koji odgovaraju vašem tijeku rada.
Možete stvoriti filtrirane prikaze za otvorene tikete, zahtjeve koji su dospjeli, odgovore na čekanju ili tikete određenog korisnika.
Svaki prikaz je potpuno prilagodljiv, što omogućuje svakom agentu ili menadžeru da vidi što mu je najvažnije.
Pogledajmo kako se izrađuju projekti.
Projekti vam omogućuju grupiranje povezanih zadataka, upravljanje ključnim događajima i praćenje ukupnog napretka.
Za izradu novog projekta idite na gumb Dodaj i odaberite Projekt. Nove projekte možete jednostavno pokrenuti izradom novog iz predložaka. Izrada iz predložaka omogućuje vam kopiranje detalja, zadataka i dodjela kako biste jednostavno stvorili nove slične projekte.
Za sada stvorimo projekt od nule. Unesite detalje projekta kao što su naziv i opis te dodajte relevantne članove tima.
Nakon što se stvori novi prazan projekt, ispunite ga zadacima. Zadaci su temelj vaših projekata. Dodajte sve detalje potrebne za dovršetak zadatka. Dodajte osobu kojoj će zadatak biti dodijeljen, odredite prioritet zadatka i dodajte ga svom projektu.
Zatim idemo na aplikaciju Projekti.
U aplikaciji za projekte možete vidjeti sve svoje projekte, organizirati ih u portfelje te pratiti status i napredak. Da biste vidjeli detalje određenog projekta, samo kliknite da biste ga otvorili iz mreže.
Ovdje možete dodatno pratiti i definirati vremenske okvire i detalje projekta, uključujući sve poveznice ili priloge. Slati poruke suigračima o projektu. Dodijeliti timove određenim projektima. Pratiti planirane sate, praćene sate i aktivnosti projekta.
Pogledajmo pobliže aplikaciju Zadaci . Ovo je glavno mjesto gdje možete planirati rad i detaljno pratiti napredak. Kliknite zadatak da biste ga otvorili iz mreže. Ovdje možete postaviti planirane rokove, ažurirati prioritete, dodati detalje ili priložiti datoteke. Komunicirajte sa svojim timom putem poruka u stvarnom vremenu.
Vaš tim također može pratiti vrijeme na tiketima – pokrenuti mjerač vremena tijekom rada ili ručno evidentirati vrijeme putem evidencije radnog vremena. Evidencija radnog vremena može pomoći u praćenju produktivnosti, mjerenju radnog opterećenja ili naplati klijentima. Dodajte bilješke u evidenciju radnog vremena i pratite trenutni status zadatka dok radite.
OneDesk-ove automatizacije također mogu prilagoditi vaš tijek rada ili smanjiti ručni rad.
Aplikacija Tasks pomaže timovima da ostanu organizirani, učinkovito surađuju i osiguraju da ništa ne promakne. Zadatke možete pregledavati kao popise, Kanban ploče, Kalendar, Radno opterećenje ili Ganttove dijagrame, tako da možete raditi na način koji vam najbolje odgovara.
Iz Ganttovog dijagrama možete planirati zadatke i stvarati ovisnosti. U Kanban prikazu možete vidjeti status svakog zadatka i interaktivno ažurirati statuse. Možete stvarati i spremati filtrirane ili grupirane prikaze za dospjele zadatke, dodijeljene zadatke, zadatke u tijeku i još mnogo toga.
Svaki prikaz je potpuno prilagodljiv, što omogućuje svakom agentu ili menadžeru da vidi što mu je najvažnije.
OneDesk također uključuje aplikaciju Financije, koja vašem timu omogućuje izrađivanje ponuda i fakturiranje vremena i projekata.
- Izradite ponude za projekte s fiksnom naknadom ili unaprijed plaćene sate. Ponude možete brzo izraditi pomoću predložaka projekata ili izraditi novu od nule. Nakon što je ponuda prihvaćena, možete je izravno pretvoriti u fakturu. Također možete izraditi fakture za naplativo vrijeme zabilježeno u zadacima ili tiketima u klijentskim projektima. Povežite fakture izravno s klijentskim projektima za potpunu transparentnost.
Vratimo se korak unatrag i pogledajmo cijeli životni ciklus klijenta u OneDesku.
- Klijent se javlja putem e-pošte, chata ili web obrasca. OneDesk bilježi probleme ili zahtjeve za podršku kao zahtjev. Zahtjev za novi projekt ili uslugu? Ponudu možete dati izravno u OneDesku.
- Zahtjevi se mogu pretvoriti u zadatke ili ostati dio projekta. Jednostavno stvarajte nove projekte pomoću predložaka. Vaš tim planira rad pomoću Ganttovih dijagrama, Kanban ploča ili popisa. Pratite vrijeme dok radite na zadacima ili zahtjevima. Zadaci se dodjeljuju, rokovi se prate, a napredak se prati u stvarnom vremenu.
- Nakon ili tijekom isporuke projekta, tekuća podrška klijentima upravlja se pomoću istog sustava. Tiketi prate sve naknadne radove, probleme ili zahtjeve za održavanje. Utrošeno vrijeme ili usluge s fiksnom naknadom fakturiraju se izravno putem OneDeska, što osigurava točnu i pravovremenu naplatu. Ako ste imali ponudu, sada je možete izravno pretvoriti u fakturu.
Spajanjem svih ovih elemenata, OneDesk tvrtkama za profesionalne usluge daje potpunu vidljivost i kontrolu nad svakom interakcijom s klijentom, svakim projektom i svakom fakturom.
Zatim pogledajmo neke od ostalih ključnih aplikacija u OneDesku.
Aplikacija Messenger središnje je mjesto za sve razgovore – uključujući chatove uživo, e-poštu, poruke na portalu i interne timske rasprave.
Možete vidjeti bilo koju kartu ili zadatak povezan s razgovorom i izravno se kretati do njegovih detalja.
Aplikacija Analytics vam daje uvid u timsku učinkovitost i rezultate projekta.
Pregledajte grafikone i dijagrame kako biste vidjeli ključne pokazatelje uspješnosti, kao i identificirali trendove i potencijalna uska grla.
Generirajte prilagođena izvješća o svojim ulaznicama, zadacima, evidencijama radnog vremena i projektima. Izvješća možete slati putem e-pošte prema rasporedu kako biste automatski obavještavali svoj tim ili menadžere.
Administratorsko područje OneDeska daje vam potpunu kontrolu nad načinom rada vašeg Upravljanja radom. Ovdje možete konfigurirati postavke svoje tvrtke kao što su radno vrijeme, jezik i boje teme.
Također možete prilagoditi cijeli tijek upravljanja poslom:
- Izradite više vrsta zadataka, zahtjeva ili projekata s jedinstvenim statusima i tijekovima rada.
- Izradite prilagođena polja za bilježenje detalja specifičnih za vašu tvrtku ili projekte.
- Integrirajte se s postojećim alatima pomoću ugrađenih integracija, Zapiera ili OneDesk API-ja.
- Postavite automatizacije za automatsko dodjeljivanje zadataka na temelju projekta ili prioriteta, ažurirajte statuse kada posao napreduje ili šaljite podsjetnike kako biste pratili rokove.
- Brendirajte svoje aplikacije usmjerene na korisnike – Messenger, Portal i Webforms – svojim logotipom, bojama i tekstom.
Pomoću OneDesk Work Managementa, tvrtke za profesionalne usluge mogu:
- Prikupljajte zahtjeve klijenata putem više kanala.
- Učinkovito planirajte i izvršavajte projekte koristeći zadatke, prekretnice i Ganttove dijagrame.
- Pružite kontinuiranu podršku klijentima bez problema.
- Pratite vrijeme i upravljajte naplatom za projekte s fiksnom i satno naknadom.
- Steknite uvid u performanse i poboljšajte poslovanje pomoću analitike.
Hvala što ste pogledali ovu demonstraciju upravljanja radom u OneDesku.
Za više informacija ili početak besplatnog probnog razdoblja posjetite onedesk.com.