Bok tamo. Danas ćemo pogledati početak rada s One-Deskom i pregled njegovih ključnih mogućnosti. Evo našeg dnevnog reda za danas.
U današnjem webinaru pokrit ćemo glavne dijelove One-Deska, uključujući što su korisničke aplikacije; organizacija vašeg One-Deska; kako pregledati svoje podatke; kako se kreiraju ulaznice; planiranje zadataka i projekata; praćenje vremena, radnog opterećenja i drugih pokazatelja učinka; fakturiranje i ponuda; i na kraju postavke vašeg računa.
Nadam se da uživaš.
One-Desk je sveobuhvatni alat sa službom za pomoć, upravljanjem projektima i profesionalnom automatizacijom usluga. Možete podržati svoje klijente, surađivati sa svojim timom, raditi na projektima, pratiti vrijeme i još mnogo toga. One-Desk je fleksibilan i prilagodljiv kako bi odgovarao različitim timovima i industrijama.
Sve što trebate da se prijavite na One-Desk je adresa e-pošte i dobit ćete pristup 14-dnevnoj probnoj verziji s punim značajkama. Samo kliknite gumb za besplatnu prijavu na našoj početnoj stranici.
Nakon što se registrirate, pozdravit će vas ovaj čarobnjak za brzo postavljanje. Ovo je uvijek dostupno na gornjoj navigaciji za referencu i prepuno je korisnih videozapisa, vodiča i, što je još važnije, čarobnjaka za brzo postavljanje. Ako odvojite nekoliko minuta da prođete kroz ove korake u čarobnjaku, bit ćete spremni početi koristiti One-Desk.
Sada počnimo.
Postoje 3 glavna dijela koja čine One-Desk. Prvo je glavno web sučelje, koje sada gledamo. Ovdje ćete vi ili vaš tim provoditi većinu vremena. Druga je mobilna aplikacija. Iako danas neću prikazati mobilnu aplikaciju, JESTE dostupna za iOS i Android. Namijenjeno je da vaš tim može pristupiti svojim zadacima, odgovarati na pitanja kupaca i bilježiti vrijeme izravno sa svog telefona.
Napokon, imamo korisničke aplikacije.
Korisničke aplikacije krajnji su korisnik, klijent ili strana One-Deska okrenuta prema kupcima. Namijenjeni su za pomoć u komunikaciji i podršci, omogućujući korisnicima da dobiju ažuriranja, predaju tikete i više. Kupci također mogu izraditi tikete i odgovoriti putem e-pošte, što ću vam pokazati kasnije.
Svoje korisničke aplikacije možete vidjeti tako da kliknete svoje ime i zadržite pokazivač miša iznad korisničkih aplikacija. Korisničke aplikacije uključuju web widget, messenger, portal, web obrasce i bazu znanja.
Kliknimo na Web Widget. Ovo će otvoriti novi prozor ogledne stranice s widgetom.
Widget se ovdje može ugraditi na vašu vlastitu web stranicu s JavaScript isječkom. Widget sadrži druge korisničke aplikacije unutar kartica ovdje. U biti, widget je jednostavan način za korisnike da pristupe aplikacijama. Alternativno možete klijentima pružiti poveznicu na pojedinačne korisničke aplikacije.
Same korisničke aplikacije uključuju:
Glasnik; live-chat između vas i vaših kupaca ili krajnjih korisnika. Mogu vam slati poruke i uključivati privitke. Zamislimo se da sam kupac i pošaljimo poruku. Sve poruke chata uživo vaših klijenata pojavit će se u vašoj glavnoj web aplikaciji kako bi vaši agenti mogli odgovoriti. Uskoro ćemo vidjeti gdje je to.
Sljedeće je portal za ulaznice, gdje se vaši klijenti mogu prijaviti i vidjeti svoje karte zajedno s napretkom koji je postignut na njima, dati privitke, vidjeti povijest razgovora i još mnogo toga. Portal pomaže u smanjenju pitanja kupaca u vezi s njihovim napredovanjem na tiketu.
Sljedeći su web obrasci, ovo je jedna metoda koju kupac može koristiti za slanje novih ulaznica. Obrazac možete prilagoditi dodavanjem prilagođenih svojstava, postavljanjem obaveznih polja i tako dalje. Web-obrasci su korisni kako biste osigurali da dobijete sve potrebne informacije za ulaznice.
Konačno, baza znanja je samoposlužno središte informacija. Vaš tim može pisati članke o uobičajenim pitanjima, vašoj tvrtki, uslugama ili bilo čemu drugom. Baza znanja može smanjiti uobičajena pitanja i držati sve na istoj stranici.
Imajte na umu da su ove aplikacije vrlo prilagodljive, uključujući boje, logotipe i još mnogo toga. To ću pokriti kasnije.
Organizacija + osnovna navigacija
Vratimo se našoj glavnoj web aplikaciji.
One-Desk vam omogućuje jednostavno bilježenje novih zadataka, ulaznica i drugog posla. Tri glavne aplikacije s lijeve strane ovdje su aplikacija Tickets, aplikacija Tasks i aplikacija Projects. Ovo su glavna mjesta na koja biste išli upravljati poslom.
Sada razgovarajmo o tome kako su vaši radni predmeti organizirani u One-Desk. Na vrhu imamo naziv vaše organizacije. Dalje, imamo portfelje. Portfelji su spremnici za vaše projekte i prvenstveno su organizacijski. Uobičajena praksa bila bi da se oni imenuju prema kupcima kojima pružate usluge ili prema odjelima u vašoj tvrtki.
Unutar portfelja imamo projekte. Projekti djeluju kao spremnici za ulaznice i zadatke. Koristite projekte i za planiranje i za organizaciju.
Napokon imamo karte i zadatke. Koja je razlika? Pa, karta je dobra za bilježenje brzih rješenja postignutih jednostavnim odgovorima, dok su zadaci za planiranje dubljeg rješenja koje zahtijeva više vremena i resursa za rješavanje. Možete eskalirati karte u zadatke ili samostalno kreirati zadatke. Uskoro ću vam pokazati kako ovo izgleda.
Sada ako želite detaljnije vidjeti ulaznice, zadatke, projekte ili druge radove, to možete učiniti na jedan od dva načina. Možete dvaput kliknuti, što će otvoriti ploču s detaljima u novoj kartici na vrhu. Međutim, ako se ne želite udaljiti od ove nadzorne ploče, možete ići na izbornik Alati na gornjoj traci i odabrati ‘Usidrite ploče s detaljima s desne strane’. U ovom prikazu i dalje možete pregledavati stavke na zaslonu. Obje opcije prikazuju iste informacije, samo drugačije.
Prilagođeni radni prikazi-
Sada, s lijeve strane možemo vidjeti naše radne poglede. Ove opcije određuju što vidimo na našoj nadzornoj ploči ovdje.
Prvo su prikazi sustava, možete ih smatrati našim osnovnim izgledima. Imam prikaz stabla za hijerarhijski pregled svojih ulaznica grupiranih u odgovarajuće projekte. Stablo podzadatka grupira našu nadređenu kartu s podzadatkom djeteta. Kasnije ćemo saznati više o podzadacima. Flat je prikaz popisa. Statusna ploča je Kanban ploča koja vam omogućuje povlačenje i ispuštanje tiketa u različite statuse i vizualno razumijevanje našeg posla
Pod našim osnovnim prikazima su prilagođeni prikazi. Prilagođeni prikazi su konfigurirane verzije naših osnovnih izgleda; mogu imati filtre, prilagođena grupiranja, sortiranja i različite stupce. Ovo su neki pregledi izvan okvira, na primjer ulazna pošta za ulaznice sortira i grupira moje karte prema datumu izrade. Također možete stvoriti vlastite prilagođene radne prikaze. Kliknite na ikonu pokraj ‘Moji prikazi’. Prvo odaberite izgled sustava. Odaberimo prikaz stabla. Zatim dodajte filtre koje želite. Na primjer, odlučimo suziti ulaznice na karte dodijeljene meni. Odaberite filtar, ovlaštenik, je, ja. Na kraju dodajte grupiranje u svoj pogled. Grupirajmo ove karte prema razini prioriteta. Sada sačuvajmo moj pogled. Kao korisnik na razini administratora mogu odlučiti podijeliti svoj pogled. Ovo je korisno za stvaranje jedinstvenih pogleda u cijeloj organizaciji. Ovdje svatko može kreirati prikaze i spremiti ih za sebe na bočnoj traci, ali ih mogu dijeliti samo administratori. Evo pogleda koji smo stvorili s mojim ulaznicama grupiranim po prioritetu. Možete biti prilično precizni sa svojim pogledima. Na primjer, možete dodati ili ukloniti stupce, promijeniti veličinu stupca ili čak primijeniti pretraživanja. Zatim možete otići i spremiti te promjene u svoje prilagođene prikaze.
Tu je i odabir na razini projekta. To vam omogućuje da odaberete opseg jednog po jednog projekta ili portfelja. Opseg projekta radi neovisno i povrh vaših prilagođenih prikaza. Također vas prati dok prolazite kroz druge aplikacije.
Na kraju, imajte na umu da se prikaz koji gledate uvijek odražava u putevima gore iznad. Na ovaj način možete jednostavno poništiti filtre ili odabire.
Izrada ulaznica / helpdesk
Dakle, kako nabaviti karte za svoj One-Desk? Pa, tijek Helpdesk-a počinje kada se prijava preda vašoj tvrtki. Prvi način je ručno. Pritisnite gumb Dodaj, a zatim možete ispuniti obrazac za izradu ulaznice. To možete učiniti u ime kupca. Drugo, i vjerojatno najpopularnije, je snimanje ulaznica putem e-pošte. Ovo je jedan od koraka u vašem čarobnjaku za brzo postavljanje. Možete izravno povezati svoje račune e-pošte za Office 365 ili Google podršku ili automatski proslijediti od drugog pružatelja usluga. Kupci će zatim poslati e-poštu na vašu uobičajenu adresu podrške i ulaznica se automatski kreira u One-Desk-u. Idemo pogledati kartu i objasnit ću vam što se događa. Predmet e-pošte postat će naslov tiketa. Poruka tijela postaje opis. Kupac se ovdje dodaje kao podnositelj zahtjeva. Njihovo ime i e-pošta se bilježe ako profil već ne postoji na vašem One-Desk računu. Korisniku možete odgovoriti izravno s kartice za razgovor ovdje. Ovi će odgovori ići na korisnikovu e-poštu. Isto tako, kupac može odgovoriti iz vlastite e-pošte, a odgovori će se pojaviti ovdje povezani s kartom.
Treći način za dobivanje ulaznice za One-Desk je putem alata za uvoz. Pojedinosti o svojim ulaznicama možete uvesti putem alata za uvoz klikom na Alati i Uvezi.
Četvrti je od kupca koji šalje web obrazac. Sjećate li se korisničkih aplikacija koje smo vidjeli ranije? Kupci mogu koristiti taj obrazac za slanje ulaznica. Peti način da dobijete kartu za One-Desk je putem chata. U korisničkim aplikacijama, kada korisnik započne razgovor, on vam se šalje kao poruka.
Sada ako prijeđemo na našu aplikaciju za slanje poruka, ovdje. Možemo vidjeti sve naše razgovore. Ovdje će se pojaviti poruke iz e-pošte, portala ili chata. Možete vidjeti da je ovaj razgovor povezan s kartom. Dakle, možemo slati poruke iz prikaza ulaznice, kojemu možemo pristupiti klikom na naziv karte, ili možete slati poruke unutar glasnika ovdje. Sve je sinkronizirano. Vidjet ćete ovu poruku koju sam ranije poslao iz chata uživo. Ovaj razgovor nije povezan ni s čim. To je neovisni razgovor uživo. Možemo razgovarati s kupcem ili, ako želimo, možemo kreirati kartu iz ovog razgovora. Kliknite ikonu radnje iznad razgovora i odaberite “Stvori kartu iz razgovora”. Sada vidimo da je ovaj razgovor povezan s kartom.
Idemo na ploču s detaljima karte klikom na naziv karte. Ovdje možemo učiniti nekoliko različitih stvari: Možemo promijeniti status životnog ciklusa jednim klikom na gumb. Imajte na umu da se ti statusi mogu konfigurirati. Također možemo promijeniti postotak dovršenosti. Ovu kartu možemo nekome dodijeliti. Možemo premjestiti kartu u drugi projekt. I možemo dodati detalje i priloge na kartu.
Ovdje u bočnom izborniku ploče s detaljima ulaznica imamo nekoliko kartica kroz koje ćemo proći. Prva je kartica razgovori, gdje ćete pronaći interne i vanjske razgovore u vezi s ovom stavkom. Odgovorimo našem kupcu odavde. Nakon što odgovorite, vidjet ćete da je odbrojavanje počelo. Ako kupac ne vidi vaš odgovor u roku od jedne minute, on će mu biti poslan e-poštom i ovdje će se pojaviti ikona e-pošte. Na taj način nikada nećete izgubiti kontakt sa svojim klijentima. Također možete kreirati interne razgovore sa svojim korisnicima. Kliknite na ‘Stvori novi razgovor’, zatim na kartici internih poruka, kod spominjanja korisnika, ili kliknite ‘dodaj’ da uključite suigrače u razgovor. Ovi razgovori su samo interni i vaši korisnici ih neće moći vidjeti, čak ni na portalu.
Sljedeća kartica je kartica radnog vremena. Ovdje možete zabilježiti vrijeme provedeno na ovoj karti, bilo da se radi o vremenskim tablicama ili mjeračima vremena. Možete se pridružiti ulaznici i pokrenuti mjerač vremena klikom na gumb za početak rada ili klikom na početak mjerača vremena. Ili, možete ručno zabilježiti vrijeme klikom na ‘dodaj vremenski list’. Na vremenskoj tablici možete uključiti bilješke i status naplate. Zatim, imamo karticu aktivnosti. Ovo vam pokazuje povijest radnji poduzetih na ovoj karti, kao što je kada je kreirana, kada je dodijeljena osoba dodana i tako dalje.
Konačno, imamo karticu podzadaci i veze. Podzadaci se koriste za prepoznavanje kratkog ili jednostavnog rada koji je povezan s glavnom stavkom. To bi moglo biti za posao koji obavljate kako biste pomogli u ispunjavanju ove karte. Povezane stavke su mjesto gdje možete povezati dvije različite stavke i odlučiti kakav je odnos između njih. Na primjer, recimo da je ova karta povezana s ovom drugom kartom. Kada dodate vezu, lako je kretati se između njih.
Ulaznica do zadatka, tijek zadatka/projekta
Sada, ako vašoj tiketi treba više vremena za rješavanje i trebate napraviti dodatno planiranje da biste postigli rješenje, tada je možete promijeniti iz tiketa u zadatak. Da biste to učinili, jednostavno kliknite na ikonu i odaberite zadatak. Možete vidjeti da naš zadatak izgleda slično, a razgovori se održavaju. Međutim, sada možemo ocjenjivati napor u zadatku. Također možemo planirati napredak i procijeniti napor ovog zadatka. Ovdje kliknite na datume kako biste zadatku dali planirani raspored i planirani rad. Planirani rad je procjena koliko bi zadatak trebao trajati, na primjer procjena od 5 sati. Planirani rasporedi su datumi u kojima treba raditi na zadatku. Dakle, moglo bi početi u ponedjeljak i stići do petka. Također, dodajmo ograničenje ovome kao što je to da mora započeti na ovaj odabrani datum. Naša je karta sada premještena iz aplikacije za karte u aplikaciju zadataka. Svi naši zadaci smješteni su u ovoj aplikaciji.
Zadaci kao i projektne aplikacije važni su za planiranje i upravljanje vašim internim ili klijentskim projektima. Osim pretvaranja ulaznice u zadatak, možete stvoriti nove zadatke pomoću gumba za dodavanje i smjestiti ih u odgovarajuće projekte. Također možete stvoriti novi projekt pomoću gumba za dodavanje. Možete ispuniti svojstva projekta ovisno o vašem slučaju upotrebe. Na primjer, možete definirati je li projekt za određenu organizaciju korisnika, hoće li biti fakturiran i ako hoće, kako će se fakturirati. O fakturiranju i citiranju detaljnije ćemo govoriti kasnije u demonstraciji. Prilikom izrade projekta možete izraditi projekt od nule. U ovom slučaju ovdje biste odabrali prazno. Zatim, nakon stvaranja, kreirali biste, planirali i dodjeljivali zadatke. Također možete izraditi projekt iz predloška. To vam omogućuje kopiranje preko zadataka, zadataka, procjena ili drugih svojstava. Ovo je uobičajeni slučaj upotrebe za tvrtke koje imaju jednu ili više usluga koje svaki put prolaze kroz slične procese. Možete označiti postojeći projekt kao predložak odlaskom na ploču s detaljima projekta. Zatim ga označite kao predložak.
U našoj aplikaciji za zadatke također imamo radne preglede koji nam pomažu u planiranju i praćenju napretka. Tu je Ganttov pogled. Ovdje možete kliknuti i povući krajeve da biste promijenili planirano trajanje, pomicati ih na vremenskoj traci da biste promijenili planirane datume i povezati početke ili krajeve zadataka da biste stvorili ovisnosti. Plava boja predstavlja planirani raspored dok je zelena stvarni rad u tijeku. Stvarni napredak generira se na temelju zabilježenog vremena. Plava traka za projekt postaje tamnija jer je više zadataka zakazano u isto vrijeme. Zatim, imamo prikaz kalendara. Ovo je slično Ganttovom prikazu po tome što možete povlačiti stavke kako biste promijenili raspored planova. Tu je i prikaz opterećenja. Ovo je alat za upravljanje informacijskim resursima koji vam omogućuje da vidite koliko je planiranog posla svaki korisnik dodijelio u odnosu na to koliko dugo rade u danu.
Sada pogledajmo aplikacije na donjoj lijevoj navigaciji. Na vrhu imamo glasnika. To vam pokazuje vanjske razgovore kupaca i interne razgovore.
Sljedeća je aplikacija Timesheets. Za vaše zaposlenike, praćenje vremena može se obaviti korištenjem Timesheets. Aplikacija satnica prati sve zabilježene sate. Kao i druge aplikacije, možete filtrirati, sortirati i grupirati unose vremena kako biste dobili informacije koje su vam potrebne. Podatke o vremenskoj tablici također možete izvesti u CSV formatu. Također možete otvoriti pojedinosti vremenskog lista kako biste dobili više informacija. Ako ste admin korisnik, također možete izmijeniti vremenski list. Sljedeći je Centar znanja. U ovoj aplikaciji možemo upravljati člancima naše baze znanja, kategorijama baze znanja i spremljenim odgovorima. Članci se mogu kreirati pomoću gumba za dodavanje. Opis članka bit će sadržaj članka, a naziv naslov. Kada želite objaviti članak, dodajte ga u odgovarajuću kategoriju baze znanja. To će ga učiniti vidljivim u vašoj bazi znanja. Sljedeća kartica našeg centra znanja je kartica kategorije. Kategorije su način na koji vaši kupci pregledavaju vašu bazu znanja. Također možete koristiti nadređene kategorije za daljnju organizaciju svojih kategorija.
Na kraju su spremljeni odgovori, koji se nazivaju i unaprijed pripremljeni odgovori. Ovo su unaprijed napisani odgovori koji vam mogu pomoći da odgovorite na uobičajena pitanja. Možete stvoriti nove spremljene odgovore i njima upravljati odavde. Ako se vratimo na našu ploču s detaljima karte, možemo umetnuti spremljeni odgovor iz izbornika radnji našeg razgovora. Ovo će generirati unaprijed napisani odgovor, a zatim ga možemo poslati kupcu. Također možete poslati poveznice na članke ili umetnuti cijeli članak iz ovog izbornika za brzo pretraživanje. Ovdje se pojavljuju samo prikvačeni članci ili odgovori, ali možete pregledavati sve svoje članke i odgovore otvaranjem knjižnice znanja.
Više aplikacija – kupci, korisnici i analitika
Sljedeća aplikacija sadrži podatke o vašem klijentu. Kupci će biti automatski zarobljeni iz e-pošte i korisničkog portala. Mogu se dodati i ručno iz izbornika za dodavanje, putem uvoza ili integracija. Štoviše, možete dodati dodatne pojedinosti o kupcima i proučiti razgovore s klijentima, ulaznice i drugo. Na razini organizacije kupca također imamo postavke fakturiranja specifične za organizaciju kupca. Općenitije postavke faktura nalaze se u našim administratorskim postavkama koje ćemo uskoro vidjeti. Ali ako želite nadjačati svoje opće postavke fakture za određenog kupca, to možete učiniti ovdje. Na primjer, možete dodati određene porezne stope za kupce, popuste i još mnogo toga. Ispod toga također su postavke pretplaćenih sati organizacije korisnika. Možete postaviti njihov iznos blokade i cijenu te vidjeti povijest promjena ili preostale unaprijed plaćene sate na korisničkom računu.
Sljedeća je korisnička aplikacija. Korisnici su oni koji rade unutar naše glavne web aplikacije One-Desk, kao i mobilne aplikacije. Sada korisnici mogu biti u jednom ili više timova. Važna točka u vezi s timovima jest da prilikom izrade projekata dijelite projekte s jednim ili više timova. Ako se projekt ne dijeli s nekim, neće vidjeti projekt niti bilo koju kartu ili zadatak unutar njega. Ovo je jedan od načina da segmentirate svoj rad za više odjela ili da timove zainteresirate samo za ono što im je relevantno. Korisnik također može imati dopuštenja u timu. Kliknimo da otvorimo našeg korisnika. Ovdje je Jon u dva tima. Mogu postaviti njegovo dopuštenje u ovom timu da bude ograničeno, ograničavajući njegove sposobnosti u projektima koji se dijele s ovim timom.
Sljedeća kartica je naš korisnički kalendar. Ovdje možete kreirati godišnji odmor za korisnika. To će utjecati na njihovu dostupnost za značajke upravljanja radnim opterećenjem i resursima.
Sljedeća je kartica dopuštenja. Korisnik može biti admin ili ne-admin. Osobe koje nisu administratori nemaju pristup administratorskim postavkama i mogu imati različite dozvole za aplikacije. Na primjer, može im se dati manji pristup korisničkoj aplikaciji ili aplikaciji za rasporede.
Lasty su korisničke obavijesti, te postavke konfiguriraju hoće li ovaj korisnik primati e-poštu i druge obavijesti iz razgovora s klijentima ili drugim korisnicima. Sljedeća je naša analitička aplikacija. Ovdje su različite skupine grafikona i grafikona za analizu vaših ključnih pokazatelja uspješnosti. Pogledajte niz grafikona na vrhu za više grupiranja grafikona. Ako smatrate da su određeni grafikoni najkorisniji za vašu organizaciju, izradite prilagođenu nadzornu ploču klikom na ikonu prikaza. Odaberite grafikone koje želite na nadzornoj ploči, dajte im naziv i spremite ih na bočnu ploču. Također možete promijeniti datumski raspon ili filtrirati ove grafikone prema različitim svojstvima.
Sljedeća kartica ovdje su izvješća. Izvješća su način izdvajanja vaših podataka. Postoji nekoliko unaprijed izrađenih izvješća za odabir. Također možete izraditi prilagođena izvješća pomoću ovog čarobnjaka za izvješća. Prednost izvješća također je mogućnost slanja izvješća klijentima ili suigračima putem e-pošte prema rasporedu. Posljednja kartica je Aktivnosti, koja djeluje kao povijest radnji obavljenih s One-Desk-om. Na ovaj način, ako ikada imate bilo kakvih pitanja o tome kako je neki predmet postao na određeni način, možete vidjeti korake koje je poduzeo i tko je poduzeo da bi se doveo u to stanje.
Više aplikacija – aplikacija za financije
Zatim, imamo našu financijsku aplikaciju. Aplikacija Financije mjesto je gdje upravljate svojim fakturama, ponudama i proračunom.
Prva kartica je kartica za fakturiranje. Novu fakturu možete izraditi iz izbornika za dodavanje. One-Desk podržava fakturiranje za naplativo vrijeme, paušalne projekte ili unaprijed plaćene sate. Odaberite kupca za naplatu, a zatim ono za što želite fakturirati. Svoje račune možete poslati izravno s One-Deska putem e-pošte. Sljedeća kartica u našoj aplikaciji za financije su troškovi i prihod. Ovdje možemo procijeniti i pratiti naš proračun. Planirani stupci temelje se na vašim stopama i planiranom naporu vašeg rada. Stvarni stupci izračunavaju se kako vaš tim bilježi naplativo vrijeme.
Posljednja kartica je za Citati. Poput faktura, možete kreirati ponude pomoću gumba za dodavanje. Ponude se mogu dati za paušalne projekte ili unaprijed plaćene sate. U ovom slučaju paušalnih projekata možete generirati ponudu na temelju predloška projekta. Za blok sati, iznosi se temelje na cijeni i iznosu pretplaćenih sati korisnika. Poput faktura, ponude možete slati izravno s One-Deska na e-poštu svog klijenta. Vaši klijenti također mogu prihvatiti ponudu izravno iz svoje e-pošte.
Postavke administracije – mogućnosti konfiguracije i prilagodbe
Na kraju, na dnu imamo odjeljak za administraciju za postavke i postavke vaše tvrtke. U postavkama tvrtke možete promijeniti naziv i logotip svoje tvrtke. Možete definirati raspored rada za tjedan, vremensku zonu, promijeniti jezik tvrtke i definirati postavke podzadatka. Sljedeće su postavke e-pošte, koje na vrhu imaju neke kartice kroz koje ću proći. Prvi je centar za razmjenu poruka, koji prikazuje sve vaše automatske odgovore, automatiziranu e-poštu i sistemsku e-poštu. One-Desk je već stvorio određene automatizirane odgovore koje možete modificirati i mijenjati. Ovdje je automatizacija koja se pokreće kada se status tiketa ažurira. Evo same poruke. Možete konfigurirati poruku uključujući dinamička svojstva koja se automatski ugrađuju. Automatske e-poruke šalju se izravno na odabranu e-poštu. Često se koriste kao obavijest. Možete izraditi vlastite predloške e-pošte koji šalju putem pravila automatizacije. Na kraju su sistemske e-pošte. To su važne poruke e-pošte koje služe za slanje pozivnica korisnicima ili korisnicima. Neki od njih se mogu modificirati, ali se općenito ne preporučuje.
Sljedeće dvije kartice u našim postavkama administratora e-pošte su odlazne i dolazne kartice. Ove kartice prikazuju e-poruke poslane, isporučene ili neuspješno poslane u posljednja 72 sata. Sljedeća kartica ovdje je kartica Izgled. Ovdje možete urediti izgled i dojam e-poruka kako bi odgovarao robnoj marki vaše organizacije. Možete dodati potpis e-pošte ili zaglavlje, kao i konfigurirati svoje poruke ankete o zadovoljstvu. Posljednja kartica je kartica postavki, gdje možemo povezati našu e-poštu podrške. Kada se povežete, ovdje će dodati i dolazni i odlazni kanal. Postoji i niz filtara koji sprječavaju stvaranje tiketa za određene e-poruke, poput domene e-pošte ili retka predmeta.
Sljedeći odjeljak su integracije. One-Desk uključuje ugrađene integracije s nekim od vaših omiljenih aplikacija. Ako već koristite postojeći sustav u svojoj tvrtki, možete ga izravno integrirati s One-Deskom. Ili, ako na popisu ne vidite ono što koristite, uvijek možete pogledati ima li Zapier treće strane spremnu integraciju za vas. Zapier pruža način za automatizaciju tijeka rada između različitih web aplikacija, a oni imaju stotine aplikacija između kojih možete birati. Također podržavamo jednokratnu prijavu. Možete ga omogućiti korisnicima putem SAML 2.0 i Open ID-a, a korisnicima putem OpenID-a. Ako ste programer, također imamo dostupan API.
Sljedeća su prilagođena polja. Prilagođena polja mogu se dodati mnogim stvarima na vašim računima kao što su karte, zadaci ili profili kupaca. Prilagođena polja omogućuju vam snimanje informacija specifičnih za vaše potrebe. Jednostavno odaberite: stvorite prilagođeno polje i dajte mu naziv i vrstu podataka, a zatim ga dodajte u područje koje želite. Ovdje također možete stvoriti uvjete za svoja prilagođena polja. To će vam omogućiti da prikažete drugo polje ako kupac odabere određenu opciju. Na primjer, kada moji klijenti ispune moje polje Odjel ovdje, ako odaberu prodaju, želim da vide moje polje Odobrenje kupaca.
Sljedeće je naša automatizacija i konfiguracije umjetne inteligencije. Ovdje u centru za automatizaciju nalaze se sva naša pravila za automatizaciju. Automatizacija nam omogućuje izvođenje radnji na temelju različitih okidača. Postoji niz integracija izvan okvira koje objavljuju poruke ili ažuriraju statuse, a možete ih mijenjati kako želite. Automatizacija se može pokrenuti na ulaznicama, zadacima, člancima, vremenskim tablicama ili projektima. Prvo odaberite na čemu želite da radi. Automatizacija će se zatim pokrenuti na temelju definiranog stanja i zatim izvršiti radnju. Na primjer, mogu reći da se sve karte, kada se kreiraju, mogu dodijeliti sebi. Ili mogu filtrirati te karte, recimo ako karta dolazi od određenog kupca, bit će dodijeljena meni. Postoje mnoge druge opcije kao što je premještanje tiketa u projekt, promjena prioriteta ili slanje poruke.
Sljedeća kartica je za naše postavke bota. Prema zadanim postavkama imamo jednostavnog bota koji može pružiti generički pozdrav ili poruku vašim klijentima u chatu uživo kada ste na mreži ili izvan nje. Ovdje možete promijeniti poruku, ime i avatar bota, kao i opcije koje će bot predložiti vašem kupcu. Imamo i dodatak za AI bot. Možete započeti probu za AI agenta sa stranice za pretplatu. Zatim ovdje uključite AI bota. AI radi tako što uči iz vašeg One-Desk sadržaja. Pod AI korpusom možete odabrati iz kojeg će sadržaja bot učiti. Na ovaj način bot je posebno prilagođen podacima vaše tvrtke i uči kako se stvara više sadržaja. Nakon što je bot omogućen, pojavit će se vašim klijentima u live chatu, bazi znanja i web obrascima. Umjetna inteligencija može odgovarati na pitanja, odbijati prijave i podržavati samoposluživanje pružajući odgovore u vaše ime. AI također može pomoći agentima predlažući najbolje spremljene odgovore ili članke ili generirajući nove članke na temelju konteksta razgovora na koji agent odgovara.
Sljedeće su postavke ulaznica. Možete mijenjati do 10 različitih vrsta ulaznica. Možete promijeniti ikonu, kao i naziv vrste ulaznice. Ako kliknete na Upravljanje statusima, možete prilagoditi status životnog ciklusa za svaku omogućenu vrstu ulaznice. Omogućavanje vrsta ulaznica korisno je ako imate različite tijekove rada za različite usluge.
Ispod toga možete konfigurirati ploču s detaljima svojih ulaznica, poput uklanjanja svojstva koje ne koristite
Ako vaša tvrtka ima SLA, ugovore o razini usluge, možete ih izmijeniti ovdje. SLA vam omogućuju da postavite ciljeve razlučivosti i odgovora na temelju prioriteta vaše karte.
U postavkama zadataka možete vidjeti da je vrlo sličan ulaznicama. Možete omogućiti i onemogućiti do deset različitih vrsta zadataka i upravljati njihovim jedinstvenim statusima. Također, konfigurirajte ploču s detaljima zadatka i primijenite SLA. Iste postavke vrijede i za naše članke. U postavkama Timesheets također možete konfigurirati njihove ploče s detaljima uključujući dodavanje prilagođenih polja. Postoji i niz zadanih postavki i postavki koje možete definirati za svoj mjerač vremena i vremenske tablice. U postavkama korisnika možete upravljati vrstom korisnika koje imate i konfigurirati detalje korisničkog profila, uključujući sva prilagođena polja koja ste stvorili. Sljedeće postavke su za naše kupce. Kao i korisnici, možete kreirati različite vrste i konfigurirati ploču s detaljima.
U odjeljku Projekti i portfelji vrlo je sličan ulaznicama i zadacima. Možete omogućiti različite vrste projekata i portfelja. Također možete konfigurirati jedinstvene statuse životnog ciklusa za sve svoje vrste projekata i konfigurirati ploču s detaljima projekta. Sljedeći su Obrasci, koji se odnose na vaš interni obrazac za kreiranje, kada kreirate iz izbornika za dodavanje. Možemo urediti zadane postavke i svojstva koja se pojavljuju na obrascu. Također možemo izraditi više obrazaca za svaku vrstu karte. Ovo služi kao predložak. Možemo postaviti zasebno ime, zadane vrijednosti i svojstva u drugom obrascu koji smo stvorili. Sada kada kreiram kartu, koristeći ovaj obrazac, te su zadane vrijednosti već postavljene za mene. To čini ručno bilježenje karata mnogo bržim. Sljedeće su naše financijske postavke, možemo postaviti svoje troškove i razine fakturiranja. Svaku možete postaviti na različitim razinama, kao što je tim, kupac ili vrsta izvršene usluge. Zatim možete postaviti svoje cijene, po satu, s mjesečnim minimumom ili mješovito. Ovdje možete postaviti zadane vrijednosti za svoje fakture, kao što su bilješka fakture, zadani porez i drugo. Sljedeće su neke globalne postavke za unaprijed plaćene sate. Isto tako, One-Desk se integrira s QuickBooks Online za kopiranje ili slanje faktura za One-Desk. Na kraju su vrste usluga. Vrste usluga mogu se koristiti u vašim cijenama i stopama fakturiranja te na vremenskim tablicama. Ovdje možete upravljati svojim vrstama usluga ili zadanom vrstom usluge.
Sljedeće su naše postavke za aplikacije okrenute korisnicima. Ovdje možete izraditi dodatne korisničke aplikacije, preimenovati svoje aplikacije ili onemogućiti one koje nećete koristiti.
Ispod ovoga je izgled widgeta, gdje možete odabrati veličinu oblačića ili poruke u oblačiću widgeta. Ispod toga su općenite poruke koje se pojavljuju na stranici dobrodošlice vašeg widgeta. Sljedeće dvije kartice su za klasične ili mobilne postavke aplikacije. Postoje dvije vrste korisničkih aplikacija u One-Desku. Više o razlikama možete saznati na ovoj poveznici. Postavke ovdje će konfigurirati koje će se aplikacije pojaviti u klasičnom widgetu. Da biste dodali widget na svoje web mjesto, možete generirati isječak u nastavku. Ova postavka će generirati isječak za klasičnu verziju widgeta, ako više volite verziju prilagođenu mobilnim uređajima, možete generirati isječak na sljedećoj kartici. Ostale postavke messengera na lijevoj strani konfigurirat će izgled i postavke prijave mobilnog messengera. Sljedeće su postavke portala za ulaznice. Ovdje možete konfigurirati koje karte korisnici mogu vidjeti na portalu. Ispod toga su svojstva koja korisnik može vidjeti i urediti na tiketu nakon podnošenja.
Sljedeće su postavke web obrazaca, obrasci za vaše klijente. Možete urediti koja svojstva vaši klijenti mogu unijeti za izradu karte, dodati dodatna svojstva uključujući vaša prilagođena polja i učiniti polje obaveznim označavanjem okvira. Postavka baze znanja ovdje vam opet omogućuje konfiguriranje poruka u vašoj bazi znanja, plus dodavanje vaših kategorija odavde. I iznad su postavke izgleda za bazu znanja. Posljednje su postavke za klasični portal, ako se odlučite koristiti ovu verziju. Opet možete definirati koje stavke kupac može vidjeti i svojstva koja su vidljiva. Sada, kada ste spremni postati profesionalac, to možete učiniti sa svog probnog računa. Dobivate neograničen broj projekata i kupaca. Odaberite svoj plan ovisno o značajkama koje trebate. Tada plaćate na temelju broja korisnika. Korisnici su pojedinci koji se prijavljuju u glavnu web aplikaciju, dodijeljeni ulaznicama i tako dalje.
Time je završen webinar na jednom stolu za danas. Hvala vam na vašem vremenu! Ako želite više pojedinosti o bilo čemu što smo danas gledali, pogledajte naš video vodič ili bazu znanja ili se obratite našem timu za podršku putem live chata ili podrške na One-Desk dot com.