Il tuo account OneDesk invierà e-mail per una serie di motivi. Questo articolo spiega i diversi tipi di email che inviamo e come puoi modificare il contenuto di queste email per adattarle meglio alle tue esigenze.
Il modello di email:
Ogni volta che OneDesk invia un’e-mail per tuo conto, lo farà utilizzando il modello che configuri sul tuo account. Questo si trova sotto:
Amministrazione> impostazioni dell ’email
Qui puoi definire l’intestazione, la firma e gli indirizzi email di “visualizzazione” per la risposta e la mancata risposta. Questo è abbastanza semplice da usare, ma una cosa che potrebbe non essere ovvia è che se vuoi usare le immagini qui, devi copiarle e incollarle dal web (ad esempio il logo del tuo sito web).
Questo video fornisce una panoramica.
Notifiche di nuovi messaggi ai follower.
OneDesk ha il concetto di “follower” su ticket, attività e progetti. Quando aggiungi un follower a qualcosa, in pratica stai dicendo “avvisa questa persona di ogni nuova discussione su questa cosa”. Seguaci dei clienti vengono informati solo delle conversazioni pubbliche, mentre seguaci interni (i tuoi utenti) vengono informati di tutti i messaggi (pubblici o privati).
Questo è un aspetto fondamentale della collaborazione in OneDesk ma puoi disattivarlo per gli utenti nelle loro preferenze (vedi sotto). Tuttavia non può essere disattivato per i clienti. Se non desideri che un cliente riceva queste email, dovresti rimuoverlo come follower.
Il testo dell’e-mail e la riga dell’oggetto per queste notifiche di discussione sono interamente composti utilizzando il contenuto dei tuoi messaggi, utenti, tipi, elementi e altri contenuti, quindi non è necessario tradurli (poiché tutte queste cose possono essere modificate in altri modi).
Email di notifica del sistema:
Queste e-mail vengono inviate a clienti e utenti e sono utili per i flussi utente di OneDesk di base come registrazione, registrazione, ecc. Puoi modificare il contenuto di questi o persino disattivarli, ma tieni presente che ciò potrebbe interrompere il flusso dell’utente. Possono essere modificati in:
Amministrazione> Utenti (o clienti)> Email agli utenti
Preferenze utente
Alcune cose per le quali un utente può scegliere se desidera ricevere una notifica. Se scoprono di ricevere troppe notifiche, possono disattivarle nelle loro preferenze.
Questo può essere trovato sotto:
Utenti> (Te stesso)> Scrivimi su
- Modifiche all’assegnazione: Notifica quando vieni assegnato o annullato l’assegnazione di un elemento (attivato per impostazione predefinita).
- Discussioni che stai seguendo: Se non vuoi essere avvisato delle discussioni che stai seguendo.
- Nuovi utenti nei tuoi progetti: se vuoi essere avvisato quando gli utenti si uniscono (disattivato per impostazione predefinita).
- Accetta tutti gli inviti: Unisciti automaticamente a tutti i progetti a cui sei invitato (attivato per impostazione predefinita).
Email di automazione del flusso di lavoro.
OneDesk consente inoltre agli amministratori di inviare notifiche e-mail che vengono attivate in base alle condizioni che definiscono. Per impostazione predefinita, i nuovi account hanno esempi di questi per:
- “Risposta automatica ai nuovi biglietti” Pubblica automaticamente un messaggio di risposta sui nuovi ticket. Poiché i nuovi messaggi vengono inviati tramite e-mail, il richiedente lo riceverà.
- “Pubblica una discussione quando lo stato viene aggiornato” Pubblica un messaggio sul ticket quando lo stato è cambiato. Poiché i nuovi messaggi vengono inviati tramite e-mail, il richiedente lo riceverà.
Questi messaggi possono essere modificati o disattivati sotto:
Amministrazione> Biglietti (o attività)
Puoi anche creare le tue notifiche qui impostando una nuova automazione del flusso di lavoro che pubblica un messaggio quando si verifica un evento di attivazione. Le automatiche del flusso di lavoro possono fare molto di più che inviare e-mail: Per saperne di più qui.
Spero che questo articolo abbia aiutato a spiegare i diversi tipi di messaggi di posta elettronica inviati da OneDesk e come modificarli. Non esitare a chiedere se hai domande.