Se il tuo lavoro è gestire un utente finale o un’organizzazione di assistenza clienti, una cosa di cui hai davvero bisogno è il flusso di e-mail di supporto dentro e fuori il tuo dipartimento. Devi essere sicuro di catturare tutti i ticket in arrivo, così come tutte le risposte su quei ticket. Devi anche essere in grado di controllare tutte le email in uscita inviate dal tuo team e i messaggi sulle conversazioni che stanno avendo con i clienti.
Ovviamente OneDesk ti fornisce gli strumenti per inviare e ricevere in modo trasparente queste e-mail, ma quasi altrettanto importante, forniamo ai manager gli strumenti per essere sicuri che una determinata e-mail sia stata acquisita, inviata e consegnata.
Controllo della posta in uscita
Quando OneDesk invia un’e-mail per tuo conto, non vogliamo che ci sia alcun mistero al suo interno. A tal fine, forniamo il “Centro messaggi” che mostra tutte le regole di posta elettronica attive nel tuo account e ti consente di attivarle o disattivarle, modificare il contenuto e alterare la logica. Si prega di consultare il file video sul “Centro messaggi” per maggiori dettagli su questo.
Ti forniamo anche un registro di controllo (quasi) in tempo reale di tutte le e-mail inviate dal tuo account, in modo che tu possa rintracciarle con sicurezza. Se un cliente dice di non aver mai ricevuto un’e-mail, puoi controllare qui e se è stata inviata, consegnata o non consegnata te lo mostreremo.
Questo strumento può essere trovato in Amministrazione> impostazioni dell ’email> Estroverso
Per ogni e-mail trovata nell’elenco è possibile vedere lo stato di consegna e persino visualizzare i dettagli dell’e-mail. Nei dettagli dell’email mostriamo anche gli eventi restituiti dalla nostra API email per farti sapere cosa è successo. Se l’email è rimbalzata ti faremo sapere; se l’email è stata bloccata da uno spam-blocker ti faremo sapere.
Conserviamo le ultime 1000 e-mail inviate o le ultime 72 ore, a seconda di quale sia inferiore. È importante notare che se hai scelto di utilizzare il tuo server SMTP per la posta in uscita, non possiamo tenerne traccia per te. Per rintracciare un’e-mail in questo caso dovrai contattare l’amministratore di sistema responsabile del tuo server di posta.
Controllo della posta in arrivo
OneDesk acquisisce le e-mail che inoltrate automaticamente dai vostri indirizzi e-mail di supporto e crea i ticket corrispondenti nel vostro account OneDesk. Acquisiamo anche le risposte a queste e-mail in modo da poterle inserire nella conversazione sul ticket.
Pertanto forniamo anche un registro di controllo delle e-mail “in arrivo” in modo che tu possa tracciare anche tutte queste e-mail. Se un cliente afferma di aver inviato una risposta o inviato un ticket, questo ti farà sapere se l’abbiamo ricevuto.
Questo strumento può essere trovato sotto Amministrazione> impostazioni dell ’email> In arrivo
Per ogni email in questo elenco è possibile visualizzare le azioni intraprese da OneDesk come “Ticket creato” o “Messaggio aggiunto”. È inoltre possibile visualizzare i dettagli dell’e-mail e scaricare l’e-mail.
Visualizzando i dettagli dell’e-mail sarai in grado di vedere la cronologia degli eventi di quell’e-mail e un collegamento al biglietto creato.
Ancora una volta per queste e-mail, conserviamo le ultime 1000 e-mail inviate o le ultime 72 ore, a seconda di quale sia inferiore.
Se hai domande su come rintracciare un’e-mail, non esitare a chiedere di seguito oa contattarci via e-mail o chat.