L’ultima versione di OneDesk è in diretta! Questo mese abbiamo alcune funzionalità e miglioramenti fantastici e molto attesi.
- Fatturazione
- Integrazione in linea di QuickBooks
- Centro di automazione
- Filtraggio veloce
- Nuovi tipi di campi personalizzati
- Miglioramenti a e-mail, dispositivi mobili e altro
Presentazione: l’app per la fatturazione
Con questa versione OneDesk introduce la funzionalità di fatturazione all’interno dell’app. Questa è una nuova importante funzionalità che ti consentirà di fatturare ai tuoi clienti il lavoro che hai svolto per loro. Ci saranno articoli dettagliati scritti sul nostro blog e Knowledgebase nei prossimi giorni e settimane, ma ecco un riepilogo della funzionalità:
- Una nuova scheda “Fatturazione” è stata aggiunta all’interno dell’applicazione “Finanza”. Se questo è disattivato per il tuo account, puoi attivarlo in Amministrazione > App utente.
- Puoi creare nuove fatture dal menu ‘Aggiungi’. Seleziona l’organizzazione del cliente che stai fatturando e scegli se la fattura è specificata come “Mensile” o “Fuori programma”.
- Le fatture vengono generate nello stato “Bozza” e passano attraverso un flusso di lavoro che consiste in: Bozza -> Aperte -> Inviate -> Pagate. Tuttavia, le fatture possono anche essere contrassegnate come ‘Annullo’ o ‘Non riscuotibile’.
- Stato bozza: tutte le schede attività “fatturabili”, eseguite per l’organizzazione cliente selezionata e non precedentemente fatturate, possono essere aggiunte alla fattura. È inoltre possibile aggiungere altri elementi pubblicitari.
- Stato aperto: viene generata la data della fattura. La fattura non è più modificabile ma può essere spostata nuovamente in Bozza.
- Stato inviato: la fattura viene inviata tramite e-mail al cliente.
- Stato pagato: sposta la fattura sullo stato Pagato una volta ricevuto il pagamento per la fattura.
- Le opzioni di amministrazione consentono di specificare come calcolare le tariffe di fatturazione. Alcune delle molte opzioni qui sono per tariffe orarie, fisse o miste per: per tipo di servizio, per progetto, per team, per organizzazione cliente e molto altro.
- È inoltre possibile impostare le impostazioni predefinite dell’azienda per valuta, tasse, sconti, termini e altro.
- Sono disponibili nuove proprietà nel pannello dei dettagli dell’organizzazione del cliente che consentono di specificare il contatto di fatturazione, l’indirizzo di fatturazione e il simbolo di valuta specifico del cliente, tasse, sconti e altro.
- Integra con QuickBooks online per completare il ciclo!
Integrazione in linea di QuickBooks
Collega OneDesk a QuickBooks Online per fatturare ai clienti e sincronizzare i dati contabili!
Oltre alla nuova app Fatturazione, abbiamo rilasciato una nuova integrazione con QuickBooks Online (QBO). Quando colleghi OneDesk con i tuoi QuickBooks, si verifica quanto segue:
- Hai la possibilità di copiare una fattura su QBO con un clic.
- OneDesk aderisce alle tue impostazioni fiscali in QBO, piuttosto che a quelle presenti in OneDesk.
- Quando invii la tua fattura (e sei connesso a QBO), QuickBooks invierà la fattura anziché OneDesk.
- Ciò significa che se hai impostato il pagamento online in QBO, il tuo cliente può pagare la fattura online.
- Quando una fattura è contrassegnata come “Pagata” in QuickBooks, OneDesk aggiornerà lo stato della fattura su “Pagata”.
- Vengono sincronizzati anche il tipo di servizio, il cliente e il conto reddito predefinito.
Nuovo centro di automazione
L’automazione in OneDesk è migliore che mai! Abbiamo aggiunto un nuovo “Centro di automazione” in OneDesk per organizzare tutte le automazioni nel tuo account.
- Ora tutte le automazioni, che si tratti di ticket, attività, progetti o schede attività, sono centralizzate in un unico posto.
- Le automazioni sono organizzate in base a ciò su cui “eseguono”, al loro “trigger” e alle loro “azioni” per aiutarti a trovare facilmente l’automazione che stai cercando.
- Filtra le tue automazioni in base a un trigger, un’azione o altro, per vedere facilmente come vengono utilizzate automaticamente le varie proprietà. Ad esempio filtrare per vedere tutte le automazioni che assegnano un ticket.
- Le icone “Automatizza questo” ora vengono visualizzate nei menu delle proprietà in tutta l’app (per gli amministratori), consentendo di navigare rapidamente verso le automazioni pertinenti per aggiungerle, modificarle o disabilitarle.
Filtraggio veloce dalla griglia
Nelle versioni precedenti abbiamo aggiunto la possibilità di raggruppare e ordinare direttamente dalle intestazioni della griglia. Ora abbiamo anche aggiunto la possibilità di filtrare rapidamente. Ad esempio, dall’intestazione della colonna dello stato, filtra per ticket “Aperti”, quindi dal gruppo di intestazione dell’assegnatario per assegnatario.
- Gli indicatori nell’intestazione della colonna mostrano quali colonne stanno attualmente influenzando la vista.
- Fare clic per salvare la nuova vista nel pannello laterale.
- Per opzioni di filtro più avanzate, puoi comunque creare una vista personalizzata.
Campi Rich Text personalizzati (Note)
Una richiesta popolare era quella di aggiungere un nuovo tipo di dati Campo personalizzato per supportare l’inserimento di più righe e rich text. Il caso d’uso più comune era che gli utenti potessero aggiungere note a un ticket o a un’attività senza utilizzare i campi della descrizione o delle conversazioni. Questa funzionalità è stata aggiunta. Puoi creare un Rich Text CF in Admin > Custom Fields.
Campi personalizzati a selezione multipla (tagging)
Abbiamo anche aggiunto un nuovo tipo di dati Campo personalizzato che consente di selezionare più valori da un elenco. I valori selezionati vengono visualizzati come tag e ciascun valore può essere codificato a colori, visualizzato nella griglia, filtrato per e altro ancora.
Altri miglioramenti della posta elettronica
Come per ogni versione, continuiamo ad aggiungere miglioramenti alla nostra gestione della posta elettronica. Nelle versioni precedenti abbiamo aggiunto la connessione rapida per O365 e Gmail che consente di collegare facilmente sia la posta in entrata che quella in uscita. In questa versione abbiamo aggiunto quanto segue:
- Supporto per IMAP personalizzato utilizzando l’autenticazione di base. Abbiamo già supportato Custom SMTP, ma ora puoi anche connettere il tuo IMAP per monitorare l’ingresso, anche se non stai utilizzando O365 o Gmail, o xOAuth non è supportato.
- Monitoraggio dei token per Office 365. Può accadere che per qualche motivo O365 neghi la nostra connessione quando tenta di leggere nuove e-mail o di inviare e-mail utilizzando la tua casella di posta elettronica collegata. Monitoriamo questo errore e ti inviamo un’e-mail in modo che tu possa riconnetterti.
- Threading migliorato delle conversazioni all’interno di Outlook. Vari client Outlook possono spesso ignorare le intestazioni di posta elettronica standard e utilizzare le proprie regole per elaborare la posta elettronica. Ora abbiamo un’opzione per aggiungere il prefisso RE: a ogni risposta per agevolare il threading all’interno di Outlook. Puoi disabilitarlo se non ti piace.
- Una nuova utilità di controllo dello stato su ogni connessione e-mail. Se vuoi essere sicuro di essere connesso correttamente al tuo SMTP o IMAP, puoi verificare con un clic.
Miglioramenti per dispositivi mobili/MFA
- Nuovo flusso di accesso basato su token per l’app mobile e l’app ottimizzata per dispositivi mobili. Ciò è particolarmente utile per gli utenti SSO che non dispongono di una password.
- Una riorganizzazione di Amministrazione > App del cliente per dividere le funzionalità per il portale classico e OneDesk ottimizzato per i dispositivi mobili.
- Aggiunta una nuova pagina iniziale al messenger Mobile Friendly e semplificata l’interfaccia utente del messenger.
Accesso e miglioramenti 2FA
- Ora, per consentire agli utenti di accedere inizialmente al portale clienti, all’app mobile e al portale classico, saranno richiesti un nome di accesso e un token TOTP. Se 2FA è attivato per quell’utente, sarà richiesta anche una password.
- I codici 2FA ora vengono sempre inviati tramite i provider di posta elettronica di OneDesk. Pertanto, se si dispone di una configurazione SMTP personalizzata che non riesce per qualche motivo, sarà possibile accedere per correggerla.
- 2FA è ora disponibile per le app ottimizzate per dispositivi mobili, il portale classico e l’app mobile per gli utenti.
Altri miglioramenti:
- Gli SLA possono essere limitati all’orario di lavoro
- Usabilità migliorata sugli SLA
- Filtra determinate date in base a offset giorno/ora personalizzati. es: 13 ore dopo la data dell’ultima modifica