Se gestisci un’attività di servizi o progetti complessi, potresti avere familiarità con la “fatica da schede”. Si verifica quando tutte le tue esigenze sono sparse in diversi programmi. Questo significa dover passare continuamente da una scheda all’altra per controllare le date in un’applicazione, aggiornare il cliente via email, registrare il tempo in un’altra e copiare manualmente i dati tra tutte queste applicazioni. Quando i dati sono frammentati, è facile che qualcosa sfugga al controllo. Le consegne vengono saltate, le scadenze slittano o un traguardo viene raggiunto ma la fattura non viene mai inviata.
Potresti quindi chiederti: esiste un modo per tenere traccia di risultati, tempistiche e fatturazione in un unico posto? La risposta è sì. Si chiama approccio Unified Project Operations (Operazioni di Progetto Unificate). Ecco perché ne hai bisogno e come trovare lo strumento giusto.
Il costo degli utensili rotti
La maggior parte dei team inizia con un mix di strumenti gratuiti, documenti e fogli di calcolo assemblati insieme. Sebbene questo funzioni per un certo periodo, alla fine crea tre problemi principali:
- Il divario contestuale: il responsabile del progetto sa che il lavoro è terminato, ma il responsabile finanziario non sa che è il momento di fatturare al cliente.
- Tempistiche imprecise: se una consegna subisce un ritardo di due giorni, è necessario aggiornare manualmente la pianificazione e, potenzialmente, informare il cliente di una modifica al ciclo di fatturazione.
- Cecità di redditività: senza fatturazione e attività centralizzate, è quasi impossibile capire quanto tempo (e denaro) si sta impiegando rispetto a quanto si sta effettivamente guadagnando su un progetto specifico.
Cosa cercare – caratteristiche principali
Per centralizzare tutto, non basta un semplice gestore di attività. Serve una piattaforma che faccia da ponte tra l’esecuzione e la gestione finanziaria. Ecco tre pilastri fondamentali:
1. Risultati intermedi
Il tuo strumento non dovrebbe limitarsi a elencare le attività. Dovrebbe consentirti di impostare delle tappe fondamentali (Milestone) . Una tappa fondamentale segna una fase significativa di un progetto. Monitorandole nello stesso luogo delle attività, tutti possono vedere esattamente cosa è necessario fare per raggiungere la fase successiva.
2. Linee temporali visive (Gantt e Kanban)
Una cronologia statica è inutile. Serve una piattaforma in cui la cronologia sia chiaramente visibile e facilmente modificabile. Questo permette ai manager di individuare i colli di bottiglia e di condividere i progressi con il cliente.
3. Fatturazione e contabilità integrate
Questo è l’anello mancante nella maggior parte dei software di gestione dei progetti. Hai bisogno di uno strumento che ti permetta di:
- Collega una fattura direttamente a un risultato (progetto).
- Monitora in tempo reale le ore fatturabili e non fatturabili relative al tuo progetto.
- Crea facilmente una fattura a partire dal tempo fatturabile monitorato.
Dove si può effettivamente fare? Automazione dei servizi professionali (PSA)
Se stai cercando un unico posto dove gestire l’intero ciclo di vita del tuo progetto, non ti serve un semplice gestore di attività, ma un software PSA .
Mentre i tradizionali strumenti di gestione dei progetti si concentrano esclusivamente sulle modalità di svolgimento del lavoro, il software PSA si concentra sugli aspetti gestionali del lavoro stesso. Collega team e requisiti.
OneDesk – Caratteristiche principali di una moderna piattaforma PSA
Per monitorare in modo efficace risultati, tempistiche e fatturazione in un unico luogo, OneDesk è uno strumento PSA che offre diverse funzionalità avanzate assenti nelle applicazioni standard. OneDesk è uno strumento unico in grado di gestire l’intero ciclo di vita del progetto, dalla richiesta iniziale alla consegna, dalla fatturazione all’assistenza continua.
Ecco alcune delle caratteristiche principali:
1. Gestione semplificata dell’acquisizione dei progetti
L’idea di “avere tutto in un unico posto” nasce ancor prima dell’inizio del progetto. OneDesk offre un processo strutturato di acquisizione dei progetti. È possibile raccogliere le richieste direttamente via e-mail o tramite moduli personalizzati. Questo garantisce che ogni risultato promesso nella fase di vendita venga registrato e monitorato automaticamente.
2. Pianificazione delle risorse (capacità, diagramma di Gantt e Kanban)
Un progetto è valido solo quanto le persone che lo realizzano. OneDesk va oltre i semplici elenchi offrendo:
- Pianificazione della capacità: visualizza in tempo reale chi ha prenotazioni in eccesso e chi ha spazio per ulteriori incarichi.
- Diagrammi di Gantt: rappresenta graficamente le tue complesse tempistiche e scopri come un ritardo in una singola attività influisce sull’intero progetto.
- Lavagne Kanban: Offri al tuo team un metodo visivo per monitorare lo stato di avanzamento dei progetti, dalla fase “Da fare” alla fase “Completato”.
3. Fatturazione integrata del progetto
Questo è l’anello mancante nella maggior parte dei software di gestione progetti. Con OneDesk Project Billing, la fatturazione è integrata direttamente nel flusso di lavoro. Che si tratti di fatturazione oraria, a tariffa fissa o con un canone ricorrente, il software consente di monitorare ogni minuto. È possibile visualizzare a colpo d’occhio il tempo e i costi “effettivi”, assicurandosi di essere sulla strada giusta.
4. Attivatori automatici
Il software PSA elimina il lavoro amministrativo manuale grazie ai trigger automatici . È possibile impostare il sistema in modo che agisca in base a un’attività, un progetto o una richiesta. Per esempio:
- Quando viene inviata una richiesta, crea un progetto basato sul tuo modello.
- Quando un progetto raggiunge l’80% di completamento, invia una notifica al responsabile.
- Quando un’attività precedente è completata, contrassegnare l’attività successiva come “pronta per iniziare”.
5. Portale clienti centralizzato
La trasparenza è fondamentale per fidelizzare i clienti. OneDesk offre un Portale Clienti dove i tuoi clienti possono accedere e vedere esattamente per cosa stanno pagando. Invece di inviare report di stato manuali, puoi consentire ai clienti di:
- Monitoraggio dello stato di avanzamento delle attività: visualizza con precisione quali attività sono in corso di realizzazione e quali sono state completate.
- Comunicazione diretta: mantieni tutti i feedback e le conversazioni relativi al progetto all’interno della piattaforma, creando una traccia di controllo chiara.
Perché è la chiave per le aziende di servizi
Quando finalmente integri consegne, scadenze e fatturazione in OneDesk, il cambiamento nella tua attività è immediato:
- Pagamenti più rapidi: le fatture inviate non appena il lavoro viene approvato vengono pagate 3 volte più velocemente.
- Massima trasparenza: i clienti si sentono più sicuri quando possono visualizzare i progressi o le tempistiche.
- Decisioni basate sui dati: finalmente puoi rispondere alla domanda: “Quali progetti ci stanno effettivamente generando profitto?”
Pronti a smettere di cambiare strumento?
Se sei stanco di rincorrere gli aggiornamenti di stato e di confrontare fogli di calcolo per capire chi ti deve dei soldi, è ora di passare a un sistema integrato.
OneDesk è una piattaforma PSA di nuova generazione, progettata per colmare il divario tra l’esecuzione dei progetti e la trasparenza finanziaria. Abbiamo combinato un potente sistema di monitoraggio dei progetti con una fatturazione semplificata, in modo che possiate concentrarvi sulla crescita, non sulla sincronizzazione dei dati.
Provalo gratuitamente oggi stesso / Prenota una demo