A cosa serve la fatturazione?
In OneDesk, la funzionalità di fatturazione è progettata per essere strettamente connessa agli strumenti di monitoraggio del tempo. Le fatture vengono emesse in base alle ore fatturabili registrate per le organizzazioni dei clienti. Raccomandiamo la fatturazione per le aziende che lavorano su progetti per i clienti o forniscono servizi o supporto continui. Alcuni esempi popolari includono servizi di consulenza come IT o HR, o servizi di sviluppo e creativi come società di marketing o sviluppatori web. Questo video illustra come fatturare in OneDesk.
Accedi alla fatturazione
Le fatture in OneDesk insieme alle funzioni di gestione del budget si trovano nell’applicazione Contabilità. Questa si trova sotto più applicazioni, sulla barra laterale sinistra, indicata con il simbolo del dollaro. Per impostazione predefinita, gli utenti con livello non amministratore non hanno accesso all’app Financials. Se sei un utente a livello di amministratore e non vedi l’app, potrebbe essere perché è disattivata nel tuo account. Puoi attivarlo andando in Amministrazione> App utente> Attiva le app nascoste e abilita l’app Financials.
Aliquote
Prima di creare una fattura, è necessario impostare le tariffe di fatturazione. Questo può essere fatto dall’amministrazione> Finanziari.
Imposta le tue tariffe di fatturazione selezionando modifica accanto al livello di calcolo della fatturazione. Le tariffe di fatturazione si riferiscono agli importi che desideri fatturare ai tuoi clienti. Seleziona prima il livello di calcolo. Puoi scegliere tra una varietà di opzioni. Ad esempio, potresti addebitare in base a un tipo di servizio o in base a ciascun progetto specifico. Addebiterò in base ai tipi di servizi che sto eseguendo. Nota se desideri utilizzare i tipi di servizio, puoi modificarli e definirli dalla tua amministrazione, impostazioni delle schede attività.
Successivamente imposterò le mie tariffe orarie per ogni tipo di servizio. Puoi anche fare un minimo mensile. Ciò definirà una tariffa forfettaria fino a un numero definito di ore, con eventuali ore superiori addebitate a una tariffa oraria.
Salva le tue tariffe di fatturazione.
Ora creiamo la nostra fattura. Esaminerò altre impostazioni della fattura in seguito.
Crea una fattura
Fai clic su Aggiungi nella barra in alto e seleziona Fattura
Seleziona l’organizzazione a cui vuoi fatturare.
Puoi creare una fattura mensile o scegliere una fattura ‘ad hoc’. Puoi inviare la fattura mensile solo una al mese per organizzazione. Qui febbraio è disattivato e non selezionabile perché ho già fatturato a questa organizzazione per questo mese. Spunta resta nella scheda per passare direttamente alla fattura, quindi seleziona Salva bozza.
Ora la nostra nuova bozza di fattura è stata creata, sembra piuttosto vuota, perché non abbiamo aggiunto alcun tempo alla fattura!
Seleziona aggiungi orario. Ora dovresti sapere che solo le seguenti schede attività appariranno e saranno utilizzabili da questa fattura: le schede attività devono essere:
- Fatturabile
- Non già su un’altra fattura, e
- associato a questa organizzazione cliente . vale a dire la società A qui dovrebbe essere l’organizzazione del cliente fatturabile sulla scheda attività.
Tu e il tuo team dovreste compilare queste proprietà quando registrate le loro schede attività. Tuttavia è possibile per gli utenti a livello di amministratore modificare una scheda attività accedendo all’applicazione Schede attività, qui. Fare doppio clic sulla scheda attività e modificare la proprietà necessaria. Ad esempio lo stato fatturabile o l’organizzazione cliente fatturabile qui.
Torniamo alla nostra fattura e aggiungiamo ora le nostre schede attività.
Seleziona le schede attività che vuoi fatturare al tuo cliente. Gli elementi pubblicitari verranno generati automaticamente con le ore moltiplicate per le tue tariffe.
Puoi aggiungere altri elementi pubblicitari selezionando Aggiungi in basso. Ad esempio, puoi aggiungere una percentuale di sconto, una tassa o una riga personalizzata. Aggiungi il nome e il tipo dell’elemento pubblicitario. È abbastanza flessibile in quanto puoi scegliere come viene calcolato, un importo prima del totale parziale o una percentuale o un importo dopo il totale parziale. Prima di spostare la nostra fattura fuori dalla bozza, esaminiamo le impostazioni della fattura. Andiamo in amministrazione> Finanziari
Impostazioni fattura
Il primo è il pagamento dovuto oi termini di pagamento. Questi definiscono quando la fattura sarà dovuta. Quindi Net 30 imposterà la fattura a 30 giorni dopo il giorno in cui l’ho inviata al cliente.
Poi c’è il livello di dettaglio. Questo imposta se voglio mostrare i nomi delle mie attività sulla mia fattura. Il raggruppamento è sempre visualizzato e corrisponde alla tariffa di fatturazione. Quindi, se guardiamo la mia fattura, puoi vedere che i miei tipi di servizio sono visualizzati in alto qui. Questo perché la mia tariffa di fatturazione è impostata sul tipo di servizio. Se, ad esempio, avessi impostato le mie tariffe di fatturazione per ogni team che ha registrato il lavoro, questo verrebbe invece visualizzato come raggruppamento. Dal livello di dettaglio posso scegliere se voglio che i nomi delle attività o dei biglietti appaiano sulla fattura. Impostiamolo qui al livello di dettaglio dell’articolo. Ora andiamo a guardare di nuovo la mia fattura. Ora i nomi delle attività o dei ticket su cui ha lavorato il mio team vengono visualizzati negli elementi pubblicitari.
Le impostazioni successive sono predefinite, puoi impostare la valuta e gli elementi pubblicitari predefiniti. Questi aggiungeranno automaticamente le mie tasse o lo sconto a tutte le nuove fatture. Puoi anche impostare l’impostazione predefinita a livello di organizzazione personalizzata. Vai all’app dei clienti sul lato sinistro, fai doppio clic per aprire il profilo dell’organizzazione. Oppure puoi accedere all’organizzazione direttamente dalla fattura facendo clic sul nome dell’organizzazione. Puoi sovrascrivere le impostazioni predefinite e impostarne di nuove per le singole organizzazioni di clienti.
Torna alle nostre impostazioni di amministrazione. Aggiungi le istruzioni di pagamento per far sapere al tuo cliente come pagare, puoi aggiungere testo, passaggi puntati, link e altro qui. Questo apparirà nella parte inferiore della fattura quando la invii a un cliente.
Infine è l’integrazione con QuickBooks Online. Questa integrazione ti consente di copiare o inviare fatture direttamente tramite QuickBooks Online. Questa integrazione sarà trattata in modo approfondito in un altro video.
Assicurati di impostare il tuo logo e indirizzo dall’amministratore> preferenze aziendali. Questo apparirà sulla fattura che invieremo in seguito.
Ora con le nostre preferenze impostate, torniamo alla fattura e inviamola. Ora possiamo spostare la nostra fattura dalla bozza allo stato aperto. Aperta significa che la fattura è pronta per essere inviata. Prima di inviare, assicurati di aver aggiunto un contatto per la fatturazione all’organizzazione del tuo cliente. Ancora una volta passiamo al profilo dell’organizzazione e alle impostazioni della fattura. E aggiungi il nome di fatturazione e l’e-mail.
La nostra fattura è ora pronta. Possiamo visualizzarlo in anteprima prima dell’invio dal menu azioni qui in alto a destra. Possiamo vedere il nostro indirizzo e le istruzioni di pagamento.
Quando sei pronto, premi invio. La fattura verrà inviata all’e-mail dei nostri contatti di fatturazione.
Quando ricevi il pagamento dal tuo cliente, puoi contrassegnarlo come pagato in OneDesk. Inoltre, dalla nostra visualizzazione della griglia finanziaria possiamo vedere tutte le nostre fatture, ordinare, filtrare o raggruppare per tenere traccia di quali pagamenti sono scaduti e altro ancora.
In caso di domande, consulta la nostra knowledge base o contatta l’assistenza tramite live chat o all’indirizzo support@onedesk.com Grazie!