Trascrizione:
Questo video offre una panoramica delle impostazioni e-mail in OneDesk. Per configurare le impostazioni e-mail, fare clic sull’icona di amministrazione e fare clic su Impostazioni e-mail. Qui vedrai tutte le diverse opzioni di configurazione per la tua email. Sono divisi in quattro schede centro messaggistica, in uscita, in entrata e aspetto. Li esamineremo uno alla volta. Il centro messaggi ti offre una panoramica completa di tutte le email che inviamo per tuo conto e ti consente di gestirle anche da qui. I messaggi automatici pubblicano automaticamente i messaggi nelle conversazioni quando si verificano determinate regole. Qui è dove puoi gestirli. Quando un utente o un cliente non vede un messaggio entro un minuto, lo inoltriamo automaticamente via e-mail. Quindi non lo perdono. Questo in alto qui è quell’e-mail di inoltro. Quindi, se lo modifichi, puoi vedere che questa è la riga dell’oggetto. E ciò che include è la panoramica dell’elemento e tutti i messaggi che sono su quell’elemento in quel punto. Puoi inserire ulteriori proprietà. Puoi modificarlo qui e, se commetti errori, puoi ripristinare i valori predefiniti facendo clic su questa icona qui.
Più in basso, hai un elenco delle automazioni, che attualmente stanno inviando messaggi in determinate circostanze. E puoi vedere che sono tutti attivi. Per comprendere ciascuna di queste automazioni, puoi leggere quando viene pubblicata, a chi viene inviata e qual è il contenuto di ciò che viene pubblicato. Ad esempio, questa è la risposta automatica. Quindi, quando viene creato un nuovo biglietto utilizzando l’automazione a02, gli utenti e i clienti che stanno seguendo l’articolo, ricevono, caro tuo autore, grazie per aver inviato il tuo biglietto. Ti è stato assegnato un agente e così via. Se non viene visualizzato in tempo reale entro un minuto, verrai automaticamente segnalato da questo. Se desideri modificare la logica che invia questo, fai clic su automazione 02 e puoi modificare la logica su quando viene inviato e il contenuto del messaggio.
Le e-mail automatizzate sono simili, tranne per il fatto che invece di pubblicare messaggi in una conversazione, inviano direttamente l’e-mail. Ad esempio, questo notifica agli assegnatari quando il loro compito sta per scadere. Questi altri due, come puoi vedere, sono intatti al momento non spediti. Sono utilizzati da un’automazione disabilitata. Quindi, se desideri utilizzarlo, fai clic su automazione a12 e puoi abilitarlo. Questo qui riguarda le violazioni del contratto sul livello di servizio ed è disattivato per impostazione predefinita. Le e-mail di sistema sono le e-mail che OneDesk invia solo per il normale flusso di utilizzo di OneDesk. Ad esempio, quando viene creato un nuovo utente, riceve un’e-mail per informarlo che il suo account è stato creato. Questa automazione lo controlla. Ora non puoi controllare le regole su cui vengono inviate queste email, ma puoi modificarne il contenuto e puoi disattivarle completamente. Ti consigliamo vivamente di non disattivarli a meno che non sia assolutamente necessario. Questi sono per il normale flusso e funzionamento di OneDesk.
La scheda successiva è l’e-mail in uscita. Quando OneDesk invia un’e-mail per tuo conto, crea una voce qui. Puoi vedere chi l’ha ricevuto nell’oggetto quando è stato inviato. E abbiamo salvato le ultime 72 ore di email che abbiamo inviato per tuo conto. Puoi cercare lì dentro se stai cercando una particolare email. Puoi anche vedere se l’e-mail è stata consegnata o meno. Per scoprire maggiori dettagli, puoi fare clic su Visualizza dettagli e-mail e qui puoi vedere il contenuto dell’e-mail che è stata inviata. Ed ecco la cronologia degli eventi in ordine cronologico inverso. È stato appena patchato qui ed è stato ricevuto con successo in questo momento. L’e-mail in arrivo fa il contrario. Registra tutte le email che acquisiamo per tuo conto e le azioni che abbiamo intrapreso. Quindi, ad esempio, abbiamo ricevuto questa e-mail, inserisci l’oggetto, per favore aiutami a configurare il mio account. E abbiamo creato automaticamente un biglietto. Ancora una volta, puoi guardare i dettagli dell’email e puoi vedere quei dettagli qui di quello che è successo.
Una delle cose che vale la pena menzionare nella cosa in uscita è che puoi utilizzare il tuo server SMTP per la posta in uscita. Per farlo, seleziona questa casella e compila queste impostazioni. Per completare queste impostazioni, dovrai chiedere al tuo amministratore queste diverse impostazioni qui. C’è qualche guida di aiuto qui. E se non dovessi dimenticare di impostare i tuoi indirizzi email, che puoi trovare qui. Nella scheda Aspetto, puoi modificare l’aspetto delle tue email. Essenzialmente. È possibile modificare l’intestazione, la firma, i colori e gli indirizzi di visualizzazione. Quando vengono inviate le email.
Inoltre, alla fine, puoi aggiungere e-mail all’elenco dei blocchi. Ti consigliamo di aggiungere e-mail a questo elenco quando tali e-mail rappresentano una non persona. Quindi, ad esempio, se hai una casella di supporto o hai una casella di posta elettronica, è nel tuo flusso, non è una persona, ti consiglio di aggiungerla qui. Non verranno mai aggiunti come follower agli elementi e ciò impedirà che e-mail eccessivamente prolisse vengano inviate e ricevano molte e-mail in quella casella. C’è un’altra cosa che devi sapere per configurare la tua email, ed è l’inoltro automatico della posta che devi configurare. Per accedere alla tua richiesta di biglietti. Puoi vedere o le impostazioni dei tuoi biglietti, puoi vedere che hai un indirizzo email di creazione nel mio account, che si chiama acne04. La mia email per la creazione del biglietto è tickets@acne04.onedesk.com. Il tuo sarà formattato in modo simile con una particella diversa qui per rappresentare la tua organizzazione. Quello che vorrai fare è prendere questo indirizzo email e inoltrarlo automaticamente dalla tua casella di supporto. Quindi, se il tuo nome di dominio è acne04.com e il tuo indirizzo email di supporto è support@acme04.com. Quello che vorrai fare è l’inoltro automatico support@acne04.com a tickets@acne04.onedesk.com. Hai indirizzi di acquisizione e-mail per ogni singolo tipo di elemento che abiliti, sia che si tratti di biglietti, attività, eccetera.
È importante che quando imposti questo inoltro automatico, comprendi la differenza tra un inoltro automatico e un inoltro manuale. Quando inoltri manualmente, OneDesk lo acquisirà e creerà un ticket da esso, ma tratterà la persona che ha effettuato l’inoltro come richiedente. Quando imposti un inoltro automatico, passa automaticamente l’e-mail. E quando in effetti catturerà il mittente originale come richiedente, che è ciò che desideri la maggior parte delle volte. Quindi ecco qua. Queste sono le impostazioni della posta elettronica in OneDesk. Se hai domande, non esitare a fare clic su questa icona qui e chattare con noi. Grazie.