Trascrizione:
Le organizzazioni senza scopo di lucro funzionano come qualsiasi altra attività, anche se il profitto non è l’obiettivo primario. Con risorse limitate e finanziamenti da parte del governo, dei membri e dei donatori, le organizzazioni non profit faticano a investire in software e strumenti che potrebbero trasformare il loro flusso di lavoro. Ciò rende difficile la scelta del software appropriato in grado di ridurre il carico di lavoro. Queste organizzazioni hanno bisogno di soluzioni per la gestione delle parti interessate, una base di conoscenza per rispondere alle domande e la gestione dei progetti per pianificare raccolte di fondi o programmi di volontariato. Questo è il motivo per cui ha senso selezionare un software sfaccettato con caratteristiche versatili che potrebbero indirizzare una o più funzioni.
OneDesk è una combinazione di HelpDesk e Project Management in un’unica applicazione. Con OneDesk puoi supportare i tuoi clienti e gestire i progetti senza la necessità di acquistare, apprendere, integrare e passare da un’applicazione all’altra. OneDesk fornisce una soluzione chiavi in mano per le organizzazioni senza scopo di lucro per acquisire automaticamente le richieste delle parti interessate e rispondere in tempo. Se queste richieste richiedono ulteriore lavoro da parte tua, le attività possono essere assegnate ai tuoi team e completate entro le ore del progetto.
In questo pannello puoi creare progetti e portfolio. Questi portfolio fungono da contenitori per i tuoi progetti. I portfolio possono essere titolati in base al nome del cliente, all’organizzazione del cliente, al tipo di progetto o ai reparti della tua operazione che gestiscono i progetti assegnati.
Ciò consentirà di organizzare i progetti relativi ai rispettivi portfolio. È quindi possibile monitorare l’avanzamento dei progetti in questo specifico portfolio.
In ciascuno di questi progetti, sarai in grado di visualizzare le richieste delle parti interessate e gli incarichi pianificati utilizzando le applicazioni Ticket e Attività.
L’applicazione ticket consente di monitorare e gestire i ticket di supporto che arrivano a seguito delle richieste degli stakeholder. Queste richieste possono essere presentate in più modi.
Il primo modo è ricevere la richiesta tramite l’applicazione di chat dal vivo sul tuo sito web. L’applicazione di chat dal vivo di OneDesk è un’applicazione rivolta ai clienti orientata alla promozione della comunicazione con le parti interessate. Puoi personalizzare l’app aggiungendo i colori della tua azienda, il logo e includendo l’avatar del BOT. Una volta che il donatore ti ha inviato un messaggio tramite chat dal vivo, i membri del tuo team possono visualizzarlo nella loro applicazione Messenger, rispondere e creare il ticket dalla conversazione. In tal modo, OneDesk collega il ticket e la conversazione, consentendo al tuo team di visualizzare tutti i dati necessari da un’unica piattaforma.
Il secondo modo è inoltrare automaticamente la tua email di supporto all’indirizzo email che trovi qui. Quando una persona interessata invia un’e-mail al tuo indirizzo e-mail di supporto, OneDesk catturerà quell’e-mail e genererà un ticket. Tutte le informazioni critiche nell’e-mail verranno acquisite sul biglietto.
Ogni volta che uno stakeholder o un donatore invia una richiesta e-mail, OneDesk crea automaticamente un record del cliente e classifica il richiedente del biglietto in base alla sua organizzazione. In alternativa, i tuoi donatori, volontari o collaboratori possono anche inviare i biglietti tramite la funzionalità del portale clienti fornita da OneDesk.
Questo portale consente alle parti interessate di inviarti ticket, comunicare con i membri del tuo team e rivedere i loro ticket. Puoi abilitare le opzioni di visualizzazione per donatori potenziali ed esistenti o altri utenti finali per filtrare i biglietti in base al tipo di richiesta del biglietto, al progetto a cui appartiene e altro ancora.
Puoi impostare moduli web personalizzabili da completare per i tuoi stakeholder, che generano ticket sulla tua dashboard. Questi moduli possono richiedere alle parti interessate di fornire le informazioni necessarie per risolvere il problema. Puoi anche creare flussi di lavoro personalizzati che iniziano con questi moduli.
Il modulo web predefinito è simile a questo. Per personalizzare questo modulo web, fai clic qui. Sarai in grado di impostare determinati campi come richiesto, rinominare i campi esistenti e aggiungere campi aggiuntivi, inclusi i campi personalizzati.
Ad esempio, puoi creare un modulo web per potenziali donatori che potrebbero avere domande sui tuoi programmi di donazione. Possono accedere al tuo portale clienti e selezionare il modulo web intitolato “Programmi di donazione”. È quindi possibile aggiungere i campi standard o personalizzati per acquisire le informazioni appropriate necessarie per risolvere il ticket. È inoltre possibile configurare questi campi in modo che siano obbligatori per garantire l’acquisizione di tutte le informazioni necessarie.
Una volta che il tuo donatore completa il modulo web selezionato, genererai un ticket nella tua applicazione Ticket in OneDesk.
Il biglietto ti consente di vedere i dettagli che sono stati compilati sul modulo web. È quindi possibile assegnare questo ticket a un individuo, team o reparto specifico. OneDesk ti consente di assegnare più membri del team e reparti a un ticket. Tuttavia, puoi eliminare l’assegnazione manuale dei team automatizzando il processo.
Molte volte, le organizzazioni non profit tengono traccia delle richieste degli stakeholder formattando tali dati in fogli excel. Puoi convertire il tuo file excel in un file CSV e importarlo nel tuo account OneDesk.
OneDesk può automatizzare il tuo flusso di lavoro ed eliminare qualsiasi intervento manuale per indirizzare i ticket al team appropriato. Con le automazioni del flusso di lavoro di OneDesk, puoi indirizzare gli elementi a team e progetti, rispondere automaticamente agli utenti finali, aggiungere notifiche personalizzate e molto altro.
Molte organizzazioni senza scopo di lucro utilizzano le automazioni del flusso di lavoro di OneDesk per impostare assegnazioni automatiche per massimizzare l’efficienza. Il modo per farlo è navigare nelle impostazioni di amministrazione e fare clic sulla scheda del biglietto.
Puoi creare nuove automazioni del flusso di lavoro o modificarne una esistente. Seleziona l’utente o i team che desideri designare per il tipo di biglietto specifico. In questo modo, l’assegnazione ruoterà tra gli utenti ogni volta che viene creato un nuovo ticket. In tal modo, il tuo team sarà in grado di gestire il carico di lavoro in modo più efficiente. Una rotazione dei ticket distribuita in modo uniforme ti consentirà di fornire il miglior servizio ai tuoi stakeholder.
Un altro modo per aumentare la tua efficienza è utilizzare un’automazione per rispondere ai ticket dei tuoi stakeholder. Puoi farlo semplicemente creando una risposta automatica generata dal tuo BOT. Questo informerà il richiedente che è stato creato un ticket da parte tua e che il tuo team sta lavorando su di esso.
La comunicazione è una parte essenziale delle relazioni con gli stakeholder. Pertanto è necessario dare seguito a eventuali e-mail inviate da membri, donatori o volontari.
Se uno stakeholder desidera dare seguito al proprio ticket, può rispondere via e-mail o creare conversazioni direttamente dal portale. Questo messaggio apparirà nel messenger e sarà anche collegato a quel biglietto specifico.
I membri del tuo team possono rispondere a questa conversazione esistente per comunicare con l’utente finale o possono creare messaggi interni per i membri del loro team. Le conversazioni interne sono nascoste agli utenti finali in quanto vengono visualizzate come “Risposta interna”. Ciò è utile poiché consente ai membri del team di risolvere il ticket attraverso sforzi collaborativi e fornire informazioni più accurate allo stakeholder.
Inoltre, le parti interessate possono anche avviare il coinvolgimento tramite la funzione dell’applicazione Livechat in OneDesk. La live chat consente alle parti interessate di inviare allegati e condurre conversazioni in tempo reale. Poiché i formati di chat sono di natura istantanea, domande o problemi possono essere risolti immediatamente dai membri del tuo team. Oltre a ciò, la funzione di chat dal vivo di OneDesk registra anche la data e l’ora della conversazione, il che aiuta il tuo team a controllare il tempo di conversazione in caso di controversia.
I ticket richiedono un’azione immediata e possono essere risolti rapidamente. Tuttavia, quando un ticket diventa un lavoro a due livelli che comporta lavoro o pianificazione aggiuntivi, diventa un’attività. Puoi convertire quei ticket in un’attività o semplicemente creare una nuova attività nell’applicazione Attività. Successivamente diamo un’occhiata al lato di gestione del progetto di OneDesk.
I membri del tuo team possono registrare il loro tempo sulle attività in OneDesk e inserire la percentuale di completamento delle attività assegnate. Il lavoro viene registrato creando una scheda attività o eseguendo un timer di attività. Quando si invia una scheda attività, si compila quanto lavoro è stato svolto, lo stato corrente di questo elemento, la percentuale di completamento, ecc.
Ad esempio, puoi suddividere un grande progetto pianificando una raccolta fondi in semplici attività assegnandole ai membri del tuo team in base alla loro esperienza. Puoi anche creare un programma di pianificazione per un’attività specifica, aiutandoti a gestire le ore del progetto.
Comprendiamo che la pianificazione di raccolte fondi e la stesura del lancio dell’evento richiedono collaborazione. In tal caso, puoi eseguire conversazioni dal modulo attività. Interagendo con i membri del tuo team, puoi produrre una qualità del lavoro più elevata e coprire tutti i dettagli associati alla pianificazione degli eventi. Puoi anche allegare e inviare cartelle importanti a più persone o team, consentendo loro di individuare rapidamente gli allegati e scaricarli nei loro computer.
Puoi organizzare le tue attività all’interno della struttura del progetto o aggiungerle a diverse cartelle o portfolio all’interno del progetto. Potresti creare un modello di progetto per progetti ricorrenti simili, come i rapporti annuali o le newsletter. Clona semplicemente il progetto ogni volta che lavori su un progetto simile.
È possibile utilizzare le opzioni di visualizzazione standard o personalizzate per monitorare l’avanzamento di queste attività. I layout di visualizzazione standard in OneDesk sono i seguenti:
La visualizzazione ad albero dispone i ticket o le attività in una gerarchia.
La visualizzazione piatta mostra i ticket e le attività senza la struttura gerarchica.
Il diagramma di Gantt mostra la tua pianificazione rispetto al tuo lavoro effettivo e ti consente di creare dipendenze tra le attività per portare i membri del tuo team a completare un’attività prima di iniziare la successiva.
La scheda Stato organizza tutte le attività in base al loro stato del ciclo di vita. Puoi trascinare e rilasciare l’attività per modificarne lo stato.
La vista Calendario mostra tutte le pianificazioni delle attività per tenerti informato quando un’attività è in scadenza.
La dashboard organizza tutti i ticket sotto forma di grafici e grafici a torta. Questi grafici possono essere scaricati in diversi formati. Puoi utilizzare i grafici per il tuo rapporto annuale, newsletter o qualsiasi rapporto per i tuoi stakeholder.
Su OneDesk, puoi creare tutte le viste di cui hai bisogno per aiutarti a gestire i tuoi ticket e le tue attività. Le mie visualizzazioni ti consentono di personalizzare le visualizzazioni in base alle tue esigenze. Per creare le tue viste personalizzate, devi selezionare un layout e aggiungere filtri, gruppi e colonne.
OneDesk ti consente di creare report di schede attività, che sono file CSV che possono essere importati in Microsoft Excel. Questi report sono record di dati delle proprietà della scheda attività presentati in un formato dati tabulare. Nome dell’elemento, priorità, tipo di fatturazione, nome del richiedente sono alcune informazioni necessarie che possono essere visualizzate nei report delle schede attività. Tuttavia, altre informazioni critiche, come la percentuale di completamento, possono essere visualizzate per i rapporti interni. L’applicazione della scheda attività di OneDesk consente all’amministratore di approfondire la creazione di report. Pertanto, i report delle schede attività potrebbero mostrare dati interni come il nome dell’assegnatario, il team nominato e altro.
Puoi anche creare report più approfonditi in OneDesk.
Forse ti starai chiedendo come tutte le parti possano rimanere aggiornate. Per impostazione predefinita, le notifiche e-mail vengono inviate ai follower dei biglietti per qualsiasi cambiamento di stato o messaggio inviato. Allo stesso modo, le tue parti interessate possono cercare aggiornamenti nel loro portale clienti e possono essere stabilite notifiche aggiuntive con automazioni del flusso di lavoro.
Inoltre, puoi trovare integrazioni con altri servizi qui.
OneDesk ti consente di completare tutto il tuo lavoro su un’unica piattaforma. Puoi facilmente integrarti con software di contabilità come QuickBooks e creare i tuoi rapporti finanziari senza uscire dal tuo account OneDesk. Inoltre, puoi anche integrarti con altre applicazioni. OneDesk ha le sue integrazioni integrate che ti consentono di integrarti perfettamente con altri servizi. Puoi anche integrarti con le oltre 2000 applicazioni supportate da Zapier.
OneDesk ha tutte le funzionalità per semplificare il tuo flusso di lavoro. Con OneDesk puoi acquisire, automatizzare, gestire e tenere traccia dei tuoi ticket di supporto, consentendo a te e al tuo team di adottare le misure necessarie per risolvere immediatamente il problema. Con le funzionalità di gestione dei progetti di OneDesk, puoi assegnare il lavoro al team appropriato e tenere traccia dei progressi dei tuoi progetti in più layout di visualizzazione.
I membri del tuo team possono inviare le loro schede attività per tutto il loro lavoro, consentendoti di gestire meglio le tue ore. Inoltre, OneDesk aiuta anche a tenere aggiornati i tuoi stakeholder. Attraverso le applicazioni dei clienti come moduli web e portali clienti, i tuoi membri, donatori, volontari e collaboratori possono contattarti con richieste specifiche, eliminando i problemi associati ai lunghi thread di posta elettronica.
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