Er zijn tegenwoordig een aantal projectbeheeroplossingen op de markt die zijn ontworpen om een bedrijf te helpen hun diensten te stroomlijnen. Tools zoals interactieve Gantt-diagrammen, taaktoewijzing en teamsamenwerking verbeteren het plannings- en implementatieproces.
Het maakt echter niet uit van wat voor soort bedrijf u deel uitmaakt, u heeft te maken met klanten of klanten. Voor het grootste deel helpen projectmanagementtools u bij het intern beheren van projecten, maar ontbreekt het u aan de mogelijkheid om met klanten te communiceren of met hen te communiceren. Als u merkt dat u gedeelde inboxen beheert, vereisten bijhoudt of jongleert met verzoeken, kan het implementeren van helpdesksoftware de oplossing zijn.
Waarom een helpdesk toevoegen aan uw projectmanagementworkflow?
Helpdesk is niet alleen voor IT-diensten! Elke branche die aanvragen voor diensten of projecten binnenhaalt, kan gebruik maken van een helpdesk. Een helpdesk biedt eenvoudigweg een gecentraliseerde applicatie om verzoeken te ontvangen en te beheren. Een helpdesk is meer dan een gedeelde inbox, het biedt ondersteuningskanalen voor uw klanten, maar houdt de communicatie gecentraliseerd. Bovendien biedt een helpdesk tools om uw verzoeken efficiënt te ordenen, filteren en groeperen. Met de juiste helpdesk- en projectmanagementoplossing integreert u serviceverzoeken naadloos in uw workflow. In wezen kan het integreren en combineren van helpdesk- en projectmanagement uw diensten en processen stroomlijnen.
OneDesk biedt de unieke mogelijkheid van helpdesk- en projectbeheer in één applicatie. Met OneDesk kunnen helpdesk- en projectbeheer gescheiden worden gehouden of naadloos worden geïntegreerd. Met OneDesk kunt u verzoeken ontvangen, communiceren met uw klanten of team en projecten plannen vanuit één krachtige applicatie. Dankzij de unieke reeks functies biedt OneDesk bedrijven zowel schaalbaarheid als flexibiliteit. OneDesk kan uw hele projectlevenscyclus in één applicatie afhandelen, van het ontvangen van een verzoek tot teamsamenwerking en planning.
In dit artikel wil ik enkele methoden en voordelen onderzoeken van het combineren van een helpdesk in uw projectbeheerworkflow.
Manieren om de helpdesk in uw projectbeheer op te nemen
Conversies maken
Uw website is een belangrijk aanspreekpunt voor uw (potentiële) klanten. Naast e-mailintegratie bevat OneDesk meerdere klanttoepassingen (webwidget, livechat, aanvraagformulieren, een klantenportaal en kennisbank) die klanten een manier bieden om met uw merk in contact te komen. De websitewidget kan op uw site worden ingesloten, zodat klanten met één klik op de knop met uw bedrijf kunnen communiceren. Uw klantgerichte applicaties kunnen worden geconfigureerd om te passen bij uw merk en websitethema. De livechat stelt klanten en prospects in staat om direct antwoord te krijgen door met uw team te communiceren. Via de portal kunnen klanten de status van hun verzoeken of vragen bekijken. De kennisbank is een informatiecentrum. Schrijf artikelen over uw diensten of procedures die een klant naar eigen inzicht kan lezen. Klanttoepassingen kunnen met name handig zijn om potentiële klanten aan zich te binden en te converteren. In een competitieve markt kan het ontvangen van onmiddellijke antwoorden en persoonlijke ondersteuning het verschil zijn tussen een potentiële klant die uw diensten kiest of niet.
Serviceverzoeken beheren
Uw medewerkers of klanten kunnen serviceverzoeken of andere vragen indienen vanuit hun e-mail, via webformulieren, livechat of via applicaties van derden met behulp van integraties. Ongeacht hoe een verzoek wordt ingediend, OneDesk maakt een ticket aan, legt de relevante informatie vast en centraliseert de verzoeken in één applicatie. U kunt vervolgens reageren op klanten en verzoeken oplossen in OneDesk. OneDesk biedt vele manieren om verzoeken te organiseren en te beheren. Met aanpasbare werkweergaven kunt u verzoeken filteren of groeperen zoals u dat wilt. Bekijk bijvoorbeeld een lijst met alle verzoeken van een klantorganisatie, wijs taken toe aan uw team op het Kanban-bord, plan uw taken met een Gannt-diagram en nog veel meer. Met een traditionele gedeelde inbox ben je talloze uren bezig met het handmatig taggen, kleurcoderen en verplaatsen van verzoeken. Met OneDesk kunnen gefilterde weergaven eenvoudig worden gemaakt en opgeslagen om tussen te schakelen met slechts een klik op een knop. Een andere handige functie is workflowautomatisering. Automatiseringen verminderen repetitief werk. De automatiseringen van OneDesk zijn veelzijdig en flexibel. Stel automatiseringen in om dingen te doen als: e-mailsjablonen verzenden, aanvragen routeren, taken toewijzen, een project maken en nog veel meer.
Ontvang suggesties en ideeën
Naast verzoeken, kunt u door een helpdesk in uw projectbeheer op te nemen, klantensuggesties, productideeën, vereisten, bestellingen, onboarding of iets anders dat u maar kunt bedenken accepteren. Met OneDesk kunt u meerdere soorten tickets aanmaken. Tickettypes kunnen overeenkomen met alle unieke dingen die u wilt dat uw klanten kunnen indienen. Tickettypes hebben unieke pictogrammen, namen en levenscyclusstatussen. Net als bij andere verzoeken, staat alles gecentraliseerd in uw OneDesk-account. Ook kunt u eenvoudig tickets opnemen en koppelen in uw projectwerk.
Escaleer eventuele verzoeken of problemen
Een uniek kenmerk van OneDesk is de mogelijkheid om elk ticket om te zetten in een taak. Wat betekent dat? Welnu, klanten kunnen verzoeken of problemen als tickets indienen. U kunt het ticket vervolgens escaleren tot een taak, zodat u afhankelijkheden kunt maken, een planning kunt maken en inspanningspunten kunt toevoegen. Deze flexibiliteit stelt u in staat verzoeken te implementeren in uw grotere projecten, problemen te escaleren die meer werk vergen, of tickets gewoon gescheiden te houden van uw geplande werk. Laten we bijvoorbeeld zeggen dat ik een marketingbureau run. Mijn klanten of prospects kunnen offerteaanvragen of andere vragen als tickets indienen. Waarschijnlijk blijven deze verzoeken tickets. Maar als de klant aan een nieuw project wil beginnen, kan ik het ticket omzetten in een taak en deze opnemen in mijn projectplanning. Ik zou ook gekoppelde relaties tussen andere tickets kunnen creëren of tickets binnen het project van mijn klant kunnen houden, waardoor ik alle informatie kan behouden die ik nodig heb om mijn project met succes uit te voeren.
Klantrelaties opbouwen
Twee grote kenmerken van OneDesk die in veel projectbeheeroplossingen ontbreken, is de mogelijkheid om te delen, te communiceren en samen te werken met klanten. Sommige traditioneel ‘helpdesk’-functies, zoals klantapplicaties en e-mailbeheer, zijn juist heel bevorderlijk voor de samenwerking met klanten. Met OneDesk kunt u het klantenportaal gebruiken om taak- of ticketinformatie met klanten te delen. Dit betekent dat uw klant eenvoudig kan inloggen op de portal om de voortgang, status te bekijken, bijlagen te delen of een gesprek toe te voegen. OneDesk biedt ook e-mailbeheer, wat betekent dat u e-mails rechtstreeks in OneDesk kunt ontvangen en beantwoorden. E-mail kan aan taken worden gekoppeld, zodat u tijdens het werk in context kunt blijven en kunt samenwerken.
Ondersteuning en opvolging van uitgevoerde projecten
Als u een continue dienst of product levert, zoals software, is het natuurlijk belangrijk om naast uw diensten en ontwikkeling ook ondersteuning te bieden aan klanten. Dankzij de unieke mogelijkheden van OneDesk kunt u taken en projecten uitvoeren naast uw ondersteuningsvereisten zonder te betalen voor of te schakelen tussen meerdere applicaties. Nogmaals, omdat u tickets in taken kunt escaleren, kunt u, als een bug of probleem dat door een klant is ingediend, worden geëscaleerd, dit opnemen in uw project- of releaseschema. OneDesk biedt volledige helpdeskmogelijkheden samen met robuust projectbeheer. Zelfs als u een agile- of watervalmethode volgt, kan OneDesk aan die behoeften voldoen.
Meerdere afdelingen of teams bedienen
Zoals ik heb besproken, zijn er veel manieren om de helpdeskfuncties in uw projectbeheer op te nemen. Als alternatief zorgen de flexibele mogelijkheden van OneDesk ervoor dat het systeem meerdere teams of afdelingen kan bedienen. In plaats van te betalen voor en te schakelen tussen meerdere applicaties, kan elk team projecten beheren of ondersteuning bieden op één plek. Uw ondersteuningsteam kan bijvoorbeeld tickets afhandelen terwijl een ander team taken en projecten beheert. Met delen en machtigingen op team- en gebruikersniveau kan iedereen zich bezighouden met wat voor hem of haar relevant is.
Samenvatting van de voordelen
Het gebruik van een alles-in-één helpdesk en projectbeheertoepassing zoals OneDesk kan uw workflow stroomlijnen. Bouw merkloyaliteit en klantrelaties op door uw verzoeken te beheren en uw klantcommunicatie te verbeteren. Klanttoepassingen bieden meerdere mogelijkheden voor zelfbediening of indiening van verzoeken. Ongeacht hoe klanten contact opnemen, het is eenvoudig voor uw team om verzoeken te volgen, te beantwoorden en op te lossen. Ten slotte, omdat de projectbeheerfuncties van OneDesk naadloos zijn geïntegreerd in de helpdesk, kunt u verzoeken opnemen in of koppelen aan uw projecten. Op deze manier voldoet OneDesk aan de hele levenscyclus van een klant die een serviceverzoek indient, tot planning en de lancering van het voltooide project.