Budgetbewaking is een belangrijk aspect van succesvol projectbeheer. Met de nieuwe financiële app in OneDesk kunt u eenvoudig het budget van uw bedrijf inschatten, voorspellen en bewaken. Ongeacht de grootte van uw team of hoe u uw klanten factureert, de financiële app biedt flexibiliteit om kosten in te stellen en de financiën van uw bedrijf in realtime bij te houden.
Overzicht
- Prognosekosten en facturering
- Geplande versus werkelijke financiën
- Schatting winst
- Middelen toewijzen
- Integreer met urenstaten en urenregistratie (factureerbaar en niet-factureerbaar)
- Integreer met de projectbeheerworkflow
Gepland projectbudget
Het is belangrijk om de tijd bij te houden die aan projecten wordt besteed en de bijbehorende kosten voor elk bedrijf, maar dit geldt vooral voor bedrijven die klanten factureren op basis van serviceprojecten.
Maak een overzicht van uw projecten
Begin met het voorspellen van uw projecttijdlijnen, met name de geplande schema’s en geplande werkuren. De Financials-app in combinatie met de andere tools van OneDesk kan eenvoudig kosten en factuurbedragen voorspellen op basis van de tarieven die u instelt en stelt u in staat om geplande en werkelijke factuurbedragen en -kosten in realtime bij te houden.
Kostentarieven instellen
Om te beginnen met budgetteren, begint u met het instellen van de tarieven voor uw services. Een veelgebruikte methode is om voor elk afzonderlijk project een factureringstarief (per uur of vast) in te stellen. Een andere methode is om (uur of vast) factureringstarieven in te stellen op basis van het projecttype. Tarieven instellen op project of projecttype is het beste voor teams of bedrijven die vaste kosten voor services hebben. U moet ook de kosten voor uw projecten afwegen tegen uw factuurbedragen en dienovereenkomstig aanpassen. De kosten verschillen per bedrijf, maar kunnen bijvoorbeeld de loonkosten van werknemers zijn.
Laten we als voorbeeld een webontwikkelingsbedrijf nemen. Het bedrijf biedt twee hoofddiensten: website-ontwerp en website-ontwikkeling. Het bedrijf berekent klanten een uurtarief voor serviceprojecten en heeft ook medewerkers die aan de projecten werken die per uur worden betaald.
Laten we eerst de uurtarieven voor onze medewerkers instellen op basis van hun functie.
Zoals hierboven hebben we het kostentarief per team geselecteerd. Het loon van ons ontwerpteam is bijvoorbeeld 20/uur. Daarom worden onze kosten op projecten toegewezen aan leden van dit team berekend op basis van dit uurtarief.
Factureringstarieven instellen
Vervolgens kan ons bedrijf met behulp van het tarief per ‘projecttype’ afzonderlijke schattingen maken voor projecten met verschillende categorieën of vereisten. Daarom stellen we het factureringsberekeningsniveau in op ‘Projecttype’.
Zoals hierboven te zien is, heeft het bedrijf vastgesteld dat het factureringstarief voor projecten van het ‘ontwerptype’ $ 40 per uur is. Dit factuurbedrag is het bedrag dat het bedrijf aan hun klanten in rekening brengt voor ontwerpprojecten en zoals we zullen zien, wordt het gewogen tegen de kosten van de lonen van onze teams.
Ons bedrijf kan nu gewoon taken en projecten plannen. Gebruik de apps Taken en Projecten om op schema te blijven en doelen en deadlines te halen, prioriteiten te stellen voor taken en middelen toe te wijzen. (Zie de gerelateerde berichten voor meer informatie over projectbeheer met OneDesk)
Ik heb hierboven bijvoorbeeld het geplande werk voor onze ‘Wireframing’-taak ingesteld op 6 uur.
Terugkerend naar de financiële app, kunnen we hieronder zien dat op basis van mijn geplande uren voor taken en mijn projectkostentarief, mijn geplande kosten zijn gegenereerd, gebaseerd op 6 uur vermenigvuldigd met $ 20/h tot een totaal van $ 120,00. Ook wordt mijn geplande factureerbare bedrag gegenereerd op $ 40/uur gedurende 6 uur, in totaal $ 240,00. Mijn projecttotaal wordt berekend door het bedrag in alle taken in het ontwerpproject.
Controleer uw werkelijke kosten en factuurbedragen
De uurtarieven van mijn team zijn van toepassing op urenregistratiegegevens, dus elke ontwerper die aan het project is toegewezen, genereert bedragen voor de werkelijke kosten van het project waaraan ze werken op basis van de teamtarieven die we eerder hebben vastgesteld. Hierdoor kan de projectmanager in realtime de voortgang van het team volgen en of de geplande bedragen op schema liggen met het werk dat wordt uitgevoerd.
Zoals hieronder te zien is, heeft een van mijn ontwerpers een timesheet ingediend voor 2 uur werk. Bij $ 20/uur voor 2 uur bedragen mijn werkelijke kosten nu $ 40,00. Je kunt ook zien dat mijn werkelijke factureerbare bedrag is gegenereerd door het uitgevoerde werk, 2 uur tegen $ 40/uur voor $ 80,00. Ten slotte wordt de winst ($40) berekend op basis van het werkelijk factureerbare bedrag ($80) minus de daadwerkelijke kosten ($40).
Nu kan onze projectmanager dynamisch volgen of hun geplande kostenbudget op schema ligt met de werkelijke kosten. Met de financiële app is het eenvoudig om uw factureringstarieven dynamisch te schatten of opnieuw te beoordelen.
Laten we zeggen dat mijn taak langer duurt dan verwacht! Zoals hieronder te zien is, heeft mijn ontwerper in totaal 8 uur besteed aan de Wireframing-taak, 2 uur meer dan mijn geplande hoeveelheid.
Het werkelijke factureerbare bedrag is ook aangepast en we zouden onze klant moeten factureren of onze plannen dienovereenkomstig moeten aanpassen. Met de OneDesk Financials-app is het eenvoudig om uw financiën in de gaten te houden en in realtime op koers te blijven.
gerelateerde artikelen