Met OneDesk kunt u workflowautomatiseringen instellen, een reeks regels die zorgen voor repetitieve en tijdrovende taken. Door workflowautomatisering in te stellen, kan uw bedrijf tijd en geld besparen en de algehele productiviteit verhogen.
Inhoudsopgave
Automation Rules
Elke regel voor workflowautomatisering bestaat uit de volgende 3 delen:
- Filters die de item(s) definiëren waarop de regel wordt toegepast
- Een trigger die ervoor zorgt dat de actie wordt uitgevoerd
- Een of meer acties die OneDesk zal ondernemen
Voorbeelden van workflowautomatisering
Hieronder vindt u enkele handige workflowautomatiseringen die u kunnen helpen optimaal gebruik te maken van de workflowautomatisering van OneDesk. Sommige worden direct binnen OneDesk geactiveerd, andere moeten worden geactiveerd en sommige zijn nuttige suggesties voor veelvoorkomende workflows.
Al geactiveerd
1. Automatisch antwoorden op nieuwe tickets
Stuur een automatisch botantwoord naar de persoon die het aanmaken van een ticket activeert.
2. Sluit inactieve tickets die in afwachting zijn van de klant
Ruim uw werkruimte op door tickets automatisch te sluiten die inactief zijn geworden door inactiviteit van klanten.
3. Wijzig de status in behandeling wanneer de agent antwoordt
Verander automatisch de status van een ticket in ‘in afwachting van klant’ om tickets te identificeren die wachten op een antwoord van de klant.
4. Wijzig de status in behandeling wanneer de klant antwoordt
Wijzig automatisch de status van een ticket in ‘agent in behandeling’ om tickets te identificeren die de aandacht van een agent nodig hebben om een tijdige reactie te garanderen.
5. Als het percentage voltooid verandert van 0 in minder dan 100%, stelt u de status in op “in uitvoering”
6. Publiceer nieuwe tickets op het klantenportaal
Publiceer automatisch nieuwe tickets die zijn gemaakt naar het klantenportaal om uw klanten op de hoogte te houden van de voortgang.
7. Breng de aanvrager op de hoogte van een gesloten ticket
Laat de aanvrager van een ticket weten wanneer de levenscyclusstatus van het ticket is gewijzigd in ‘gesloten’.
8. Wanneer de status van het project is bijgewerkt, plaats dan een bericht
Stuur een automatisch bericht van de OneDesk-bot om de volgers van een project op de hoogte te stellen wanneer de status verandert.
9. Herinner de toegewezen personen aan komende taken
Stuur een herinnering naar de toegewezen OneDesk-gebruiker(s) van taken die eraan komen, zodat ze zich beter kunnen voorbereiden.
10. Wijzig de itemstatus in “gesloten” wanneer het percentage 100 . is
Stel de itemstatus in op “gesloten” wanneer het voltooiingspercentage van het item verandert in 100% om voltooide items bij te houden.
11. Stel de taakstatus in op “heropend” wanneer het percentage daalt van 100
Stel de itemstatus in op “heropend” wanneer het voltooiingspercentage wordt verlaagd van 100% om items te identificeren die meer werk nodig hebben.
12. Archiveer tickets die klaar zijn en de afgelopen maand niet zijn aangeraakt
Automatisch tickets archiveren wanneer ze in voltooide staat zijn en niet zijn gewijzigd in 30 dagen
Niet geactiveerd
1. Wanneer een nieuw item is gemaakt, stuur een e-mail naar Admin
2. Wijs automatisch nieuwe taken toe
Wijs automatisch nieuw gemaakte items toe aan een gebruiker of team in OneDesk.
Handige voorbeelden van automatisering
1. Wijs automatisch nieuwe items toe aan een persoon
Wijs automatisch nieuw gemaakte items toe aan een individuele gebruiker in uw OneDesk-team.
2. Informeer ondersteuning als een ticket na een bepaalde periode niet is gesloten
Zorg ervoor dat uw ondersteuningsteam automatisch op de hoogte wordt gesteld wanneer een ticket te lang duurt om op te lossen.
3. Organiseer items automatisch in projecten op basis van
Laat nieuw gemaakte items automatisch ordenen in verschillende projecten op basis van hun .
Voorbeeld: organiseer een item dat een bug is in zijn eigen project.
4. Wanneer een ticket per e-mail is aangemaakt, stuur dan een automatisch antwoord
Stuur een automatisch bericht terug naar de persoon die via e-mail contact met u opneemt om de gespreksstroom te starten.
5. Wijs specifieke items automatisch toe aan het juiste team
Wijs een item automatisch toe op basis van het type aan het team dat het meest geschikt is om de zorg af te handelen.
Voorbeeld: wijs een bugtaak toe aan het Dev Team.
6. Werk de volger van een item bij voor alle statuswijzigingen
Zorg ervoor dat wanneer iemand als volger is toegewezen, ze alle updates over de statuswijzigingen van het item ontvangen zodra ze zich voordoen.
7. Organiseer tickets in projecten op basis van e-maildomein
Wanneer een ticket is aangemaakt door een e-mail met een bepaald domein, voeg dan het ticket toe aan het project met de bijbehorende domeinnaam.
8. Wijzig tickettype op basis van urgente status in naam
Breng uw klanten op de hoogte dat ze “dringend” kunnen toevoegen aan de titel van hun e-mails/webformulierinzendingen en deze tickettypes automatisch kunnen wijzigen in een “dringend” ticket.
9. Wijs items met hoge prioriteit toe aan een manager
Als een ticket wordt verhoogd tot 5-sterrenprioriteit, verandert de toegewezen persoon onmiddellijk in de manager zodat het kan worden afgehandeld door de meest capabele persoon.
10. Als het item per e-mail is gemaakt, stuur dan een e-mail en wijs het toe aan een persoon
Wanneer een item is gemaakt op basis van een e-mail, stuur dan een bericht terug en wijs het automatisch toe aan een OneDesk-gebruiker.
11. Wanneer de status verandert, wijs dan opnieuw toe aan een ander team
Pas uw statussen aan om de teams te vertegenwoordigen die de verschillende fasen van een item afhandelen en wijs ze automatisch toe aan het juiste team als de status verandert.
Voorbeeld: wanneer het schrijfteam een artikel voltooit, werken ze de status bij en wordt het item automatisch opnieuw toegewezen aan het ontwikkelingsteam.
12. Wijs automatisch nieuwe tickets toe aan een persoon door Round-Robin
Wijs inkomende tickets automatisch door middel van rotatie toe aan elk lid van een groep naar keuze.
13. Archiveer een project nadat het is voltooid
14. Breng volgers van een project op de hoogte wanneer de vervaldatum verandert
15. Archiveer gesloten/voltooide tickets
16. Wanneer een ticket is aangemaakt met het trefwoord $critical, stelt u de ticketprioriteit in op 5 sterren.
17. Wanneer een ticket is gemarkeerd als gesloten, sluit u alle gesprekken.
18. Stuur een e-mailsjabloon voor een tevredenheidsonderzoek binnen 24 uur nadat een ticket is gesloten.
19. Deel automatisch een project met een klant wanneer het in een klantenportoflio wordt geplaatst.
20. Hoe inkomende tickets van een specifieke afzender te archiveren.
Je kunt tickets die binnenkomen vanuit een specifiek e-maildomein automatisch archiveren.
21. Sluit items wanneer een sleutelzin is gepost.
U kunt items automatisch sluiten wanneer een bepaald bericht wordt verzonden, zoals “#closeticket”.
22. Maak automatisch een nieuw klantproject voor artikelen wanneer artikelen worden aangemaakt in OneDesk
Telkens wanneer een nieuw item wordt gemaakt in OneDesk, verplaatst u het naar een project met items die door dezelfde klant zijn ingediend.
23. Wanneer u automatisch een nieuw item aanmaakt, kopieert u alle bijlagen van het activerende item
Wanneer een nieuw item wordt gemaakt door een automatisering, kopieer dan alle bijlagen die het item heeft dat de automatisering heeft geactiveerd, naar het nieuw gemaakte item.
