Als u uw OneDesk-account wilt vergrendelen om te beperken wat uw gebruikers kunnen zien en doen in OneDesk, zijn er een paar dingen waarmee u rekening moet houden:
Projecten – De eenheid van delen
Het mechanisme om te voorkomen dat uw gebruikers specifieke gegevens in uw account zien, is eenvoudig. Als je niet wilt dat een gebruiker bepaalde taken of tickets ziet, deel het project dan niet met hem. Om deze reden sturen sommige OneDesk-configuraties nieuwe tickets naar een door hen aangewezen project en vangen alle inkomende tickets op voordat ze worden gesorteerd.
Elke gebruiker ziet alleen tickets of taken binnen een project als het project met hem wordt gedeeld. Om gegevenstoegang tussen gebruikers te differentiëren, is het daarom gewoon een kwestie van uw projecten met de juiste mensen te delen.
Als u een beheerder bent, ziet u ook geen projecten waar u geen lid van bent, maar kunt u deelnemen aan deze projecten zonder uitgenodigd te worden. Niet-beheerders kunnen alleen toegang krijgen door te worden uitgenodigd door de projectmanager van dat project.
Ook kunnen klanten toegang krijgen tot de inhoud van projecten. Stel hiervoor de juiste instellingen in op het klantenportaal en voeg de klant toe aan het project.
Machtigingen op organisatieniveau
Niet elke gebruiker hoeft dezelfde machtigingen in uw account te hebben. Toegang tot deze opties vanuit het individuele gebruikersprofiel. Dit zijn de toegangsrechten die u kunt beheren:
Toegang tot applicaties : Dit bepaalt welke applicaties zichtbaar zijn voor de gebruiker. De opties zijn:
- Beheerder (alle applicaties) : Kan alles doen en toegang krijgen tot alle gegevens. U kunt meerdere beheerders hebben.
- Niet-beheerder: kan per applicatie machtigingen hebben. De applicaties waartoe u de toegang kunt configureren zijn: Tickets, Taken, Urenstaten, Klanten, Gebruikers, Projecten, Analytics, Messenger, Financieel.
- Elk van deze applicaties heeft verschillende toegangstypes, afhankelijk van de applicatie. In Tickets kan een niet-admin-gebruiker volledige toegang of beperkte toegang hebben. Volledige toegang heeft geen beperkingen voor de Tickets-applicatie. Beperkte toegang verbergt de tickets-applicatie voor de gebruiker, de gebruiker kan ook geen tickets maken of verwijderen.
Rollen op projectniveau
Zodra een project met een gebruiker is gedeeld, kunt u ook beperken wat ze binnen het project kunnen doen door hen een projectrol . Daar zijn ze:
- Projectmanager – Volledige toegang tot alle gegevens en machtigingen in het project, kan leden toevoegen of verwijderen en projectrollen wijzigen
- Projectleider – Volledige toegang tot alle gegevens en machtigingen in het project, kan geen leden toevoegen of verwijderen en projectrollen wijzigen
- Standaardlid – Heeft toegang tot alle gegevens in het project, maar kan alleen items wijzigen die ze hebben gemaakt of toegewezen, kunnen deelnemen aan discussies in het project
- Beperkt lid – Heeft toegang tot alle gegevens in het project, maar kan deze niet wijzigen, kan deelnemen aan discussies in het project
We raden u aan om het hoogste niveau van de rol toe te kennen waar u zich prettig bij voelt. Als dat niet het geval is, zullen uw beheerders tijd besteden aan het verlenen van verschillende machtigingen aan hun gebruikers in verschillende projecten wanneer gebruikers dingen tegenkomen die ze niet mogen doen.